Ситуация, когда сотрудник переносит или сокращает отпуск, который уже был рассчитан и выплачен в прошлом месяце (или даже в прошлом году), является одной из самых трудоемких в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Основная сложность заключается в том, что программа, следуя букве закона, стремится отразить изменения в том периоде, когда доход был фактически получен. Рассмотрим подробнее, почему это происходит и как мы можем повлиять на этот процесс, чтобы не «раскрывать» уже закрытые периоды и не подавать уточняющие расчеты по НДФЛ.
Для начала проанализируем ситуацию с точки зрения методологии программы. Согласно статье 223 Налогового кодекса РФ, датой фактического получения дохода в виде отпускных считается день их выплаты. Если отпускные за январь были выплачены 28 декабря, то для налогового учета это доход декабря. Когда мы в январе вводим документ-исправление и сокращаем количество дней отпуска, программа сторнирует (отменяет) часть начислений.
Поскольку исходное начисление было «декабрьским» (по дате выплаты), то и его уменьшение система автоматически относит к 28 декабря. В результате в регистре Учет доходов для исчисления НДФЛ появляется отрицательная сумма с датой получения дохода из прошлого периода. Это приводит к тому, что в отчетах «Анализ НДФЛ» и «6-НДФЛ» за прошлый период уменьшается база, что формально обязывает бухгалтера подать корректировочную отчетность.
Разберем самый корректный, с точки зрения сохранения данных в программе, способ «переноса» сторнированного дохода в текущий период. Если мы хотим, чтобы все движения зафиксировались в январе, нам придется вручную скорректировать записи в регистрах налогового учета.
Рассмотрим пошаговый алгоритм действий:
Отпуск в текущем месяце (январе). Укажем новые даты отпуска. Программа создаст сторно начислений и пересчитает налог.Учет доходов для исчисления НДФЛ. Мы увидим запись с минусом, где Дата получения дохода — 28.12.2018.Операция учета НДФЛ (раздел Налоги и взносы). Этот документ позволяет нам «перебросить» доход с одной даты на другую.Таким образом, мы «закрываем» дыру в декабре и переносим отрицательный доход в январь. В годовую отчетность за прошлый год изменения не попадут.
Если нам требуется более глубокое вмешательство в регистры, мы можем воспользоваться инструментом Перенос данных. Выясним, как это работает на практике. Документ находится в разделе «Администрирование». Он позволяет напрямую редактировать записи в регистрах накопления, минуя логику первичных документов.
Проанализируем, какие регистры нам потребуются. Основной интерес представляют Учет доходов для исчисления НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.
Посмотрим на пример заполнения:
Регистр: Учет доходов для исчисления НДФЛ
Сотрудник: Иванов И.И.
Дата получения дохода: 28.12.2018 (Старая дата)
Сумма дохода: 5000.00 (С плюсом, чтобы перекрыть сторно)
Регистр: Учет доходов для исчисления НДФЛ
Сотрудник: Иванов И.И.
Дата получения дохода: 25.01.2019 (Новая дата)
Сумма дохода: -5000.00 (Минус переносим сюда)
Важно помнить, что при использовании Переноса данных вы берете на себя полную ответственность за целостность базы. Этот метод требует четкого понимания того, как связаны между собой регистры начислений и регистры НДФЛ. Если вы измените доход, но не поправите исчисленный налог в соответствующем регистре, программа выдаст ошибку при следующей выплате зарплаты.
Часто пользователи жалуются, что даже если они не трогают документ Отпуск, при начислении зарплаты за следующий месяц программа все равно лезет в декабрь. Выясним причину. Это происходит из-за механизма регистрации необходимости перерасчетов.
Рассмотрим, как это исправить:
Начисление зарплаты и взносов перестанет автоматически сторнировать или доначислять суммы за прошлый период.Этот способ хорошо работает в связке с ручным исправлением дат, когда нам нужно просто «забыть» о том, что в программе зафиксировано расхождение, и мы планируем отрегулировать суммы вручную в текущих начислениях.
Когда мы сторнируем отпускные, у сотрудника часто образуется излишне удержанный налог (отрицательный НДФЛ). Посмотрим на ситуацию глазами бухгалтера. Программа не может просто так выплатить этот «минус» в ведомости, так как по закону возврат налога — это отдельная процедура.
Если мы хотим, чтобы сумма к выплате в январе увеличилась на сумму излишне удержанного налога с переплаты по отпуску, нам необходимо создать документ Возврат НДФЛ.
Разберем последовательность:
Возврат НДФЛ в январе.Проанализируем отличия учета НДФЛ от учета страховых взносов. В отличие от НДФЛ, который жестко привязан к дате выплаты, страховые взносы обычно сторнируются в месяце регистрации. То есть, если мы делаем исправление отпуска в январе, то сторно взносов отразится в отчете РСВ за 1 квартал текущего года, а не в уточненке за прошлый год.
Однако будьте внимательны: если сумма сторно превышает текущие начисления сотрудника в январе (образуется «отрицательная база» за месяц), программа может попытаться перенести этот минус в декабрь. В этом случае корректировки РСВ избежать будет сложнее, так как отрицательной базы в фондах быть не может.
Мы рассмотрели несколько способов решения проблемы «улетающего» сторно. Подведем итоги:
Начисление зарплаты.Помните, что любые ручные правки регистров НДФЛ могут «аукнуться» в конце года при формировании справок 2-НДФЛ и годового отчета 6-НДФЛ. Мы рекомендуем после каждой такой операции тщательно проверять отчет Проверка разд. 2 декларации 6-НДФЛ, чтобы убедиться в отсутствии перекосов между исчисленным и удержанным налогом.