← На главную

Проанализируем ситуацию, с которой часто сталкиваются компании, ведущие учет нескольких организаций в одной информационной базе 1С:Бухгалтерия 8. Допустим, ранее заработная плата по всем фирмам считалась непосредственно в самой Бухгалтерии. Однако с нового года было принято решение перевести расчет зарплаты одной (самой крупной или сложной) организации в специализированную программу 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Остальные компании должны по-прежнему считаться в Бухгалтерии.

Возникает главный вопрос: как правильно настроить систему? Ведь флажок «Учет зарплаты ведется во внешней программе» применяется ко всей базе целиком. Разберем по шагам доступные варианты архитектурных решений, их плюсы и подводные камни.

Суть проблемы: глобальная настройка учета зарплаты

В современных конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0) настройка «Учет зарплаты и кадров ведется» (со значениями «В этой программе» или «Во внешней программе») является глобальной константой для всей информационной базы. То есть, к сожалению, типовыми средствами нельзя указать, что для Организации А зарплата считается во внешней программе, а для Организации Б — внутри.

Некоторые пользователи пытаются использовать подход постоянного переключения интерфейса: менять галочку туда-сюда перед расчетом зарплаты. Выясним причину, почему так делать категорически нельзя:

1. Это не просто скрывает элементы в интерфейсе, а глобально меняет логику проведения ряда кадровых и зарплатных документов.
2. Переключение влияет на алгоритмы формирования удержаний, выплат и, что особенно важно, на процедуру закрытия месяца.
3. Регулярная смена этой настройки неизбежно приведет к непоправимым ошибкам в регистрах учета по НДФЛ и страховым взносам.

Посмотрим на практические решения, которые помогут корректно организовать работу.

Вариант 1. Выделение организации в отдельную базу (Рекомендуемый)

Рассмотрим подробнее самый надежный и правильный архитектурный вариант. Разделение баз — это то, что всегда рекомендуют опытные внедренцы 1С при возникновении конфликта учетных политик.

Суть метода:

1. Вы выгружаете ту самую «особенную» организацию в отдельную, чистую информационную базу 1С:Бухгалтерия 8.
2. В новой базе легально и навсегда устанавливаете константу «Учет зарплаты ведется во внешней программе».
3. Настраиваете стандартный, бесшовный обмен данными между новой базой Бухгалтерии и 1С:ЗУП.
4. Остальные организации остаются в старой базе, где сохраняется настройка учета «В этой программе».

Если руководству или бухгалтерии необходимо видеть общие обороты по всем компаниям (например, для холдингового учета), эту задачу следует решать не смешиванием данных в одной базе в ущерб корректности расчета зарплаты, а использованием программ для консолидации (например, 1С:Управление нашей фирмой или 1С:Управляющий), либо настройкой консолидированных отчетов через расширения.

Вариант 2. Смешанный учет с настройкой типовой синхронизации

Посмотрим на пример, когда разделить базы невозможно. В этом случае мы оставляем глобальную настройку «В этой программе». Для большинства организаций вы продолжаете начислять зарплату стандартными документами Бухгалтерии.

Для выделенной организации расчет ведется в 1С:ЗУП. Затем мы перегружаем проводки в Бухгалтерию с помощью типовой синхронизации формата Enterprise Data. В настройках обмена на стороне ЗУП необходимо задать фильтр: «Передавать данные только по выбранным организациям», выбрав нужную фирму.

Однако при таком подходе проанализируем нюансы и возможные проблемы:

1. Проблемы с выплатой зарплаты. При внутреннем учете Бухгалтерия ожидает, что документы ВедомостьВБанк и ВедомостьВКассу формируются на основании внутреннего документа начисления. При загрузке из ЗУП приедет сводный документ ОтражениеЗарплатыВБухучете и сами ведомости. Из-за отсутствия детальных начислений внутри БУХ, в зарплатных регистрах могут «зависнуть» фиктивные долги перед сотрудниками.
2. Задвоение справочников. Если сотрудники из вашей выделенной организации работают по совместительству в других организациях базы, высок риск задвоения элементов справочника ФизическиеЛица. Потребуется тщательное ручное сопоставление по СНИЛС, ИНН и ФИО перед первым обменом.
3. Синхронизация способов отражения. В ЗУП используется справочник СпособыОтраженияЗарплатыВБухУчете, и в Бухгалтерии есть аналогичный справочник, где жестко прописаны счета учета (например, Дт 26 Кт 70). Чтобы документы отражения формировали проводки корректно, наименования этих способов в обеих базах должны совпадать символ в символ.

Вариант 3. Использование расширений или веб-сервисов (Для программистов)

Если типовой функционал обмена не справляется со смешанным учетом, разработчик может реализовать собственную интеграцию. Рассмотрим подробнее два подхода к этой задаче.

Разработка веб-сервиса:
Вместо типового обмена, на стороне ЗУП создается документ «Отражение зарплаты в бухучете». Далее на стороне ЗУП публикуется веб-сервис, который отдает данные этого документа по запросу. В системе БУХ пишется обработка, которая обращается к веб-сервису, читает данные и производит их трансформацию: сопоставляет суммы, способы отражения, счета и субконто, формируя нужные бухгалтерские операции, игнорируя глобальные проверки конфигурации.

Использование расширений 1С:
Вместо написания веб-сервиса с нуля (что сложно поддерживать при частых обновлениях баз), сейчас предпочтительнее использовать механизм расширений. Программист пишет небольшое расширение для 1С:Бухгалтерии. База работает с включенным обменом через универсальный формат. Когда из ЗУП приходит пакет с документом ОтражениеЗарплатыВБухучете, код расширения перехватывает процесс загрузки. Оно корректно «раскладывает» суммы из ЗУП на нужные бухгалтерские счета, программно обходя блокировки, связанные с тем, что глобальная галочка учета зарплаты установлена в положение «В этой программе».

Подводя итог, если вы столкнулись с подобной задачей, мы настоятельно советуем начать с проработки Варианта 1 (разделение баз). Это избавит вас от множества скрытых ошибок в регистрах НДФЛ и постоянной борьбы с типовыми механизмами синхронизации 1С.