Приобретение базовой версии программы «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) — стандартная задача для малого и среднего бизнеса. Однако у практикующих бухгалтеров часто возникает вопрос: как правильно отразить эту покупку в учете? С одной стороны, лицензия на программу является бессрочной, с другой — ее стоимость крайне мала (около 7 400 – 10 000 рублей).
До недавнего времени этот вопрос вызывал бурные дискуссии на бухгалтерских форумах. Кто-то предлагал распределять расходы на 5 лет через счет 97, кто-то списывал сумму единовременно. С 1 января 2024 года правила игры кардинально изменились в связи с обязательным применением нового федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы».
В этой статье мы подробно разберем, как отражать покупку базовой версии «1С:ЗУП» в бухгалтерском и налоговом учете с применением современных стандартов и как это технически реализовать в программных продуктах «1С».
Давайте проанализируем, какие варианты использовали бухгалтеры ранее, так как это поможет понять логику текущих изменений. Традиционно при покупке программного обеспечения без ограничения срока действия в договоре применялись два подхода:
97.21 («Расходы будущих периодов»).20, 26 или 44 в периоде покупки. Минфин в своих письмах также допускал самостоятельное определение срока использования организацией, что позволяло установить этот срок равным, например, одному месяцу.Учет программы в качестве нематериального актива (НМА) до 2024 года был категорически запрещен, поскольку по старым правилам ПБУ 14/2007 к НМА можно было отнести только исключительные права на программное обеспечение. Базовая версия «1С:ЗУП» приобретается по лицензионному (неисключительному) договору, поэтому на баланс как НМА она не зачислялась.
С введением стандарта ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы» старые правила распределения расходов через счет 97 для программного обеспечения фактически упразднены. Давайте разберем по шагам ключевые изменения:
Посмотрим, как отразить покупку программы в бухгалтерском учете в соответствии с ФСБУ 14/2022. Затраты на приобретение малоценных НМА списываются в расходы текущего периода единовременно в момент их возникновения.
Использование счета 97 для этих целей в бухгалтерском учете теперь является методологической ошибкой. Программа должна быть списана сразу. Типовые проводки выглядят следующим образом:
Дебет 26 (44, 20) — Кредит 60.01 — Отражены затраты на покупку программы в составе текущих расходов (в БУ);
Дебет 19.04 — Кредит 60.01 — Отражен входящий НДС (если применимо);
Дебет 68.02 — Кредит 19.04 — НДС принят к вычету.
Обратите внимание на важный нюанс: несмотря на то, что в бухгалтерском балансе стоимость программы списана в ноль, организация обязана обеспечить контроль за использованием этого актива. Для этого необходимо организовать забалансовый учет программы. Вы можете использовать специальный забалансовый счет (например, 012) или вести отдельный реестр учета малоценных НМА.
Дебет 012 (или иной забалансовый счет) — Принята на забалансовый учет программа «1С:ЗУП Базовая».
Если ваша компания относится к субъектам малого предпринимательства и имеет право на упрощенный бухгалтерский учет, вы можете вообще не применять ФСБУ 14/2022 и списывать любые программные продукты сразу в затраты по обычным видам деятельности.
В налоговом учете правила амортизации активов не изменились: амортизируемым имуществом признаются объекты со стоимостью более 100 000 рублей. Соответственно, базовая версия «1С:ЗУП» стоимостью до 10 000 рублей не может быть признана амортизируемым имуществом в НУ.
У налогоплательщика есть два законных варианта отражения данных расходов в налоговом учете:
Вы имеете право списать расходы на покупку программы единовременно в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в момент ввода программы в эксплуатацию.
Преимущества: Полное совпадение бухгалтерского и налогового учета. У вас не будут возникать временные разницы по ПБУ 18/02, что значительно облегчит ведение учета и закрытие периода.
Если ваша учетная политика или налоговые консультанты требуют максимально консервативного подхода, вы можете распределить эти расходы в НУ на определенный срок. Поскольку в лицензионном соглашении «1С» срок использования не определен, по умолчанию применяется норма Гражданского кодекса РФ — 5 лет (60 месяцев).
Недостатки: Из-за того, что в БУ программа списывается сразу, а в НУ — в течение 5 лет, возникнут отложенные налоговые активы (ОНА) и временные разницы, которые придется администрировать.
Разработчики фирмы «1С» оперативно отреагировали на изменения законодательства и добавили новый удобный функционал в актуальные релизы программы начиная с 2024 года. Рассмотрим пошаговый алгоритм отражения покупки «1С:ЗУП Базовая» в интерфейсе конфигурации:
1С:Зарплата и управление персоналом 8. Базовая версия.26 «Общехозяйственные расходы»).97, а специализированный счет 76.18 «Приобретение прав на использование результатов интеллектуальной деятельности».При выполнении регламентной операции ЗакрытиеМесяца распределение расходов в НУ со счета 76.18 будет происходить автоматически ежемесячно.
Подводя итог, отметим: в современных реалиях списывать малоценную программу «1С:ЗУП Базовая» на 5 лет в бухгалтерском учете через 97 счет больше не нужно. Смело применяйте правила ФСБУ 14/2022, списывайте покупку в БУ единовременно на расходы и ставьте программу на забалансовый счет для контроля. В налоговом учете для сближения с бухгалтерским учетом также рекомендуется использовать единовременное списание.