Работа с внештатными исполнителями по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) имеет множество тонкостей в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Очень часто бухгалтеры сталкиваются с ситуацией, когда в первом месяце (например, в январе) сумма по договору успешно начисляется, а в следующем месяце (в феврале) программа «теряет» этот договор, и физическое лицо не попадает в документ начисления.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта ошибка, детально проанализируем математическую логику каждого способа оплаты договоров ГПХ в программе, выясним причины «каши» с НДФЛ и рассмотрим важные законодательные изменения в учете ГПХ, которые необходимо применять в повседневной практике.
Выясним причину проблемы, описанной в первом сообщении. Пользователь заключил договор ГПХ на весь 2018 год (с января по декабрь). В январе вознаграждение начислилось корректно, а в феврале документ Начисление зарплаты и взносов перестал видеть этот договор.
Причина крылась в настройках условий оплаты внутри самого документа Договор (работы, услуги). Пользователь выбрал третий способ оплаты: «В конце срока с ежемесячными авансовыми платежами», но допустил логическую ошибку при заполнении суммовых полей:
Проанализируем математический алгоритм, по которому программа 1С:ЗУП 3.1 рассчитывает такие договоры. Математика расчетов выглядит следующим образом:
// Алгоритм расчета ежемесячного аванса по договору ГПХ
Если ТекущийМесяц < МесяцОкончания Договора Тогда
Начислить = РазмерПлатежа;
ИначеЕсли ТекущийМесяц == МесяцОкончанияДоговора Тогда
Начислить = ОбщаяСуммаДоговора - СуммаВсехПредыдущихНачислений;
КонецЕсли;
Поскольку в первый же месяц начисления (в январе) программа начислила аванс в размере 5 000 рублей, лимит по договору был исчерпан на 100%. Математически это выглядит так: 5 000 (Общая сумма) - 5 000 (Январский аванс) = 0 рублей. Программа посчитала обязательства по договору полностью выполненными и закрытыми. Именно поэтому в феврале физлицо закономерно не попало в расчетный документ.
Правильное решение: если договор заключается на длительный период (например, на 12 месяцев) с ежемесячной выплатой фиксированной суммы, в поле «Сумма» необходимо указывать общую стоимость за весь период действия договора (в данном случае: 5 000 * 12 = 60 000 рублей), а в поле «Размер платежа» — сумму ежемесячной выплаты (5 000 рублей).
---
Для того чтобы избежать подобных ошибок, подробно рассмотрим особенности и механику работы каждого из трех способов оплаты, доступных в программе.
1. Однократно в конце срока
Этот способ предназначен для договоров, расчет по которым производится единоразово после сдачи всех работ. Сумма, зафиксированная в договоре, автоматически попадет в документ Начисление зарплаты и взносов строго в том месяце, на который приходится дата окончания договора. На протяжении всего срока действия договора (будь то 3 месяца или год) в промежуточных месяцах никаких начислений по нему происходить не будет.
2. В конце срока с ежемесячными авансовыми платежами
Этот вариант мы подробно разобрали выше. Он удобен, когда исполнителю ежемесячно выплачивается фиксированный аванс без оформления промежуточных актов приемки. Программа каждый месяц начисляет фиксированную сумму, указанную в поле «Размер платежа». В последний месяц действия договора система автоматически рассчитывает остаток (общая сумма за вычетом всех ранее выплаченных авансов) и начисляет его исполнителю.
3. По актам выполненных работ
Наиболее популярный и гибкий метод, который рекомендуют опытные специалисты. При выборе этого способа сумма, указанная в самом договоре, играет информационную роль. Начисления в программе производятся только на основании специального документа Акт приемки выполненных работ (который крайне рекомендуется создавать на основании исходного договора ГПХ для автоматического заполнения реквизитов).
Преимущества этого способа:
---
В сообщении 6 пользователь пожаловался на то, что при расчете договора ГПХ в марте по акту выполненных работ возникли серьезные проблемы с НДФЛ (налог рассчитывается некорректно, разъезжаются расчетные листки и отчет 6-НДФЛ).
Выясним причину этой проблемы. В учете договоров ГПХ ключевую роль играет дата фактического получения дохода. Согласно Налоговому кодексу РФ, для доходов по договорам ГПХ датой получения дохода всегда является день фактической выплаты денежных средств (перечисления на карту или выдачи из кассы), а не дата подписания акта и не последний день месяца.
Проанализируем, как эта логика работает внутри программы 1С:ЗУП 3.1:
Акт приемки выполненных работ (или Начисление зарплаты и взносов) есть обязательное поле «Планируемая дата выплаты».Ведомость в банк или Ведомость в кассу) программа фиксирует фактическую дату получения дохода по дате ведомости.Из-за этого несовпадения дат при последующем расчете зарплаты за апрель программа пытается выровнять учет: она сторнирует мартовский НДФЛ и начисляет его заново в апреле. Это приводит к хаосу в расчетных листках и к искажению квартальной отчетности по форме 6-НДФЛ.
Золотое правило для исправления проблем с НДФЛ по ГПХ: дата выплаты в документе Ведомость... должна строго соответствовать планируемой дате выплаты, указанной в документе-основании (акте или начислении). Если дата выплаты сдвинулась, обязательно откройте исходный Акт приемки выполненных работ (или документ начисления), измените там планируемую дату выплаты на фактическую, пересчитайте НДФЛ и только после этого проводите ведомость на выплату.
---
С момента публикации обсуждения на форуме законодательство претерпело кардинальные изменения. Рассмотрим наиболее важные новшества, которые теперь автоматизированы в 1С:ЗУП 3.1 и обязательны к исполнению:
Ранее выплаты по договорам ГПХ не облагались взносами на обязательное социальное страхование (ФСС). Теперь исполнители по договорам ГПХ застрахованы наравне со штатными сотрудниками. С их вознаграждений рассчитываются взносы по единому тарифу, включающему пенсионное, медицинское и социальное страхование. Исключение составляют только договоры, заключенные с индивидуальными предпринимателями (ИП) и самозанятыми гражданами.
Работодатели обязаны сообщать в Социальный фонд России (СФР) о начале и окончании действия договоров ГПХ. Сроки сдачи отчета крайне жесткие: отчет необходимо отправить не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения (расторжения) договора ГПХ.
Чтобы программа зафиксировала эти данные, в самом документе Договор (работы, услуги) необходимо установить флаг «Отразить в трудовой книжке» (или «Отразить трудовую деятельность» в зависимости от релиза). После этого на основании договора можно будет создать и отправить в СФР форму ЕФС-1.
Если договор ГПХ длится несколько месяцев, а оплата по нему производится только в конце срока, за неоплаченные месяцы у исполнителя все равно идет страховой стаж. В этом случае в отчете ЕФС-1 по стажу программа автоматически заполнит специальный код НЕОПЛДОГ или НЕОПЛАВТ за те периоды, в которых у застрахованного лица был действующий договор, но отсутствовали начисления.
---
При синхронизации данных программы 1С:ЗУП 3.1 с бухгалтерской программой 1С:Бухгалтерия 8 важно правильно определить счета учета расчетов. Способ отражения можно задать непосредственно в самом документе договора в поле «Учитывать как»:
---
Если выплата вознаграждения по договору ГПХ должна пройти в середине месяца (в межрасчетный период), использовать типовой документ Начисление зарплаты и взносов крайне неудобно, так как он рассчитан на итоговый расчет за весь месяц.
Для таких ситуаций в программе предназначен специальный документ — «Начисление по договорам» (его можно найти в разделе Зарплата -> Начисления по договорам). Рассмотрим особенности работы с ним:
Ведомость... и выплатить деньги исполнителю.Начисление зарплаты и взносов.