При ведении учета в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются со сложными хозяйственными ситуациями. Одна из таких проблем — выплата сотруднику обособленного подразделения доходов, не связанных с оплатой труда (например, арендной платы за автомобиль), со стороны головной организации. В этой статье мы подробно разберем, как методологически верно отразить подобные операции, избежать типичных ошибок с фиктивным кадровым учетом и разобраться в тонкостях распределения НДФЛ и стандартных налоговых вычетов между разными ИФНС.
Рассмотрим конкретный практический пример. У организации есть головной офис (зарегистрирован в ИФНС № 1, КПП 001) и обособленное подразделение, не выделенное на отдельный баланс (зарегистрировано в ИФНС № 2, КПП 002). В обособленном подразделении по трудовому договору работает сотрудник Иванов И. И. Ему положен стандартный налоговый вычет на ребенка (1400 рублей).
Параллельно головная организация заключает с Ивановым И. И. (как с физическим лицом) договор аренды транспортного средства. По закону арендная плата — это доход физического лица, не связанный с оплатой труда. Поскольку договор заключен с головным офисом, НДФЛ с этого дохода должен перечисляться в ИФНС № 1 (по месту нахождения головной организации), в то время как НДФЛ с заработной платы Иванова должен уходить в ИФНС № 2 (по месту нахождения обособленного подразделения).
Основная трудность, с которой сталкивается расчетная группа, заключается в хронологии выплат и применении стандартных налоговых вычетов. Арендная плата начисляется и выплачивается в середине месяца, то есть раньше, чем происходит расчет и выплата заработной платы за этот же месяц. Бухгалтеры требуют, чтобы стандартный вычет на ребенка применялся исключительно к заработной плате в обособленном подразделении, а доход от аренды в головной организации облагался НДФЛ в полном объеме без применения вычетов.
Для решения этой проблемы на практике часто предлагают создать «дубликат» сотрудника в справочнике Сотрудники, оформив фиктивный прием на работу по внутреннему совместительству в головную организацию. Мы настоятельно не рекомендуем использовать данный способ. Такой подход является грубой методологической ошибкой и приведет к следующим негативным последствиям в регламентированной отчетности:
Договор аренды автомобиля — это гражданско-правовая сделка, регулируемая Гражданским кодексом РФ, которая не имеет никакого отношения к трудовой деятельности. Поэтому отражать такие доходы кадровыми документами категорически нельзя.
Выясним, как отразить аренду автомобиля стандартными средствами программы 1С:ЗУП без создания фиктивных трудовых договоров. Для этого воспользуемся механизмом регистрации прочих доходов физических лиц.
Проанализируем пошагово процесс настройки и проведения документа:
Шаг 1. Включение настройки программы
Перейдем в раздел Настройка, выберем пункт Расчет зарплаты и перейдем по ссылке Настройка состава начислений и удержаний. На вкладке Прочие начисления установим флажок Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда. Сохраним настройки.
Шаг 2. Создание вида прочего дохода
Перейдем в справочник Виды прочих доходов физических лиц (раздел Выплаты). Создадим новый элемент, например, «Аренда автомобиля». В поле Вид дохода (для НДФЛ) укажем код дохода 2400 (Доходы от предоставления в аренду транспортных средств). В поле Категория дохода укажем Прочие доходы от аренды. Для страховых взносов установим статус Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами (согласно ст. 420 НК РФ).
Шаг 3. Регистрация начисления
Для начисления аренды перейдем в раздел Выплаты и создадим документ Начисление прочих доходов.
Рассмотрим особенности заполнения этого документа:
Получатель выберем физическое лицо Иванов И. И. непосредственно из справочника Физические лица (программа не потребует оформлять его как сотрудника).Подразделение в шапке документа укажем подразделение головного офиса (или оставим поле пустым, если головная организация не разделена на отделы). Именно этот реквизит определяет, к какой ИФНС и какому КПП будет отнесен исчисленный НДФЛ. Программа автоматически направит налог в ИФНС № 1.Теперь детально разберем ключевой методологический вопрос: почему требование расчетной группы «не применять детский вычет к аренде» противоречит законодательству и логике работы программы.
Обратимся к нормам Налогового кодекса РФ (ст. 218 НК РФ). Стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику за каждый месяц налогового периода налоговым агентом, выплачивающим доходы, облагаемые по ставке 13% (15%). При этом вычеты применяются к налоговой базе нарастающим итогом с начала года к первой по времени дате получения дохода в текущем месяце.
Посмотрим, как это реализуется в программе хронологически:
Начисление прочих доходов. Программа определяет, что это первый доход Иванова И. И. в текущем месяце. Поскольку у физического лица есть право на стандартный вычет, программа технически и законно обязана применить детский вычет в размере 1400 рублей именно к этому первому доходу. НДФЛ рассчитывается с учетом вычета и относится к ИФНС № 1.Начисление зарплаты и взносов по обособленному подразделению (ИФНС № 2). Программа анализирует доходы физического лица за месяц нарастающим итогом. Она видит, что вычет за текущий месяц уже был предоставлен 15-го числа при расчете аренды. Соответственно, к заработной плате в ОП вычет повторно не применяется. НДФЛ с зарплаты рассчитывается в полном объеме и относится к ИФНС № 2.Что произойдет, если бухгалтер попытается принудительно «очистить» вычеты в документе аренды?
Если вручную удалить вычет из документа Начисление прочих доходов от 15-го числа, программа начислит НДФЛ на аренду в полном объеме. Однако в конце месяца при проведении документа Начисление зарплаты и взносов алгоритм расчета НДФЛ обнаружит, что за текущий месяц у физического лица остался неиспользованный стандартный вычет. Программа автоматически применит его к заработной плате.
На первый взгляд, бухгалтерия получила то, что хотела. Но в этот момент возникает серьезная проблема с распределением налога между ИФНС. Расчет НДФЛ в 1С:ЗУП всегда происходит в разрезе физического лица нарастающим итогом по датам получения доходов. Из-за искусственного вмешательства в хронологию расчетов в регистрах учета НДФЛ возникнет перекос. Программа будет постоянно пытаться пересчитать и «выровнять» налог между ИФНС № 1 и ИФНС № 2, перенося копейки и рубли из одного подразделения в другое. В результате при формировании квартальной отчетности по форме 6-НДФЛ бухгалтер столкнется с хаосом в учете, неверным заполнением разделов 1 и 2 и бесконечными требованиями со стороны налоговых органов о предоставлении пояснений.
Важный вывод: Требование бухгалтерии разделять налоговые вычеты по обособленным подразделениям или видам доходов не имеет под собой законодательной основы. Вычеты предоставляются физическому лицу в целом по налоговому агенту (юридическому лицу), а не конкретному трудовому договору или конкретной ИФНС. Единственное верное решение — доверить автоматический расчет программе и не вмешиваться в хронологию предоставления вычетов.
Многие пользователи предполагают, что переход на версию КОРП поможет решить описанную проблему разделения вычетов. Выясним, так ли это.
Архитектура расчета НДФЛ в версиях ПРОФ и КОРП абсолютно идентична. Обе конфигурации базируются на одних и тех же правилах Налогового кодекса РФ, поэтому в версии КОРП стандартные вычеты точно так же будут привязываться к первой хронологической выплате физического лица и рассчитываться нарастающим итогом.
Однако версия КОРП предоставляет дополнительные удобства при регулярной работе с незарплатными доходами. Сравним возможности конфигураций:
| Функционал | ЗУП ПРОФ (3.1.7.87 и выше) | ЗУП КОРП |
|---|---|---|
| Регистрация разовых прочих доходов | Да, документом Начисление прочих доходов (вручную каждый месяц). |
Да, документом Начисление прочих доходов. |
| Автоматическое плановое начисление прочих доходов | Нет. Приходится создавать документ ежемесячно вручную для каждого арендодателя. | Да, доступен документ Плановые начисления прочих доходов, который позволяет назначить выплату аренды (например, на год вперед). |
| Учет НДФЛ по разным ИФНС в рамках одного физлица | Да, полностью поддерживается в разрезе подразделений. | Да, полностью поддерживается в разрезе подразделений. |
Как видим, переходить на версию КОРП только ради решения этой задачи не имеет смысла, так как в версии ПРОФ весь необходимый функционал для корректного разделения НДФЛ по разным ИФНС уже присутствует.
Подведем итоги и сформируем четкий план действий для бухгалтера:
Физические лица и специализированный документ Начисление прочих доходов.