Оформление ученического договора в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП 3.1) часто вызывает методологические споры среди бухгалтеров и кадровиков. Главная сложность заключается в том, что ученики могут быть как уже работающими в организации сотрудниками, так и сторонними лицами (соискателями), которые еще не приняты в штат. При этом выплачиваемая им стипендия имеет особый статус с точки зрения налогообложения и страховых взносов.
В рамках этой статьи мы подробно разберем, как правильно отразить ученический договор в программе 1С:ЗУП 3.1 для обеих категорий учеников, избежав искажения регламентированной отчетности и среднесписочной численности. Мы проанализируем законодательную базу, разберем пошагово настройки программы и предостережем вас от популярных ошибок, которые часто советуют на интернет-форумах.
Прежде чем перейти к настройкам в программе 1С:ЗУП 3.1, нам необходимо четко определить правовой статус ученического договора. Это позволит нам правильно настроить налоги и взносы.
Согласно статье 198 Трудового кодекса РФ, работодатель имеет право заключать ученический договор на профессиональное обучение или переобучение как с сотрудником организации, так и с лицом, ищущим работу (соискателем). Регулирование этого договора имеет важные особенности:
4800 («Иные доходы»).Теперь, понимая правовую и налоговую природу выплаты, рассмотрим, как реализовать учет в программе 1С:ЗУП 3.1.
Если ученик еще не принят на работу, он является обычным физическим лицом. Принимать его в штат по трудовому договору ради выплаты стипендии нельзя, так как это искусственно завысит среднесписочную численность организации и приведет к необходимости сдавать на него лишние кадровые отчеты (например, подраздел 1.1 формы ЕФС-1).
Для корректного отражения таких выплат в 1С:ЗУП 3.1 используется функционал регистрации незарплатных доходов. Рассмотрим этот процесс по шагам.
По умолчанию в программе может быть отключена возможность регистрации выплат физическим лицам, не являющимся сотрудниками. Чтобы активировать эту опцию, выполним следующие действия:
После включения настройки в программе появится специализированный справочник. Создадим в нем новый элемент для стипендии:
Стипендия по ученическому договору (соискатели).4800. В поле Категория дохода выберем значение Прочие доходы.Для ежемесячного начисления стипендии ученикам, не состоящим в штате, мы не используем стандартный документ начисления зарплаты. Вместо этого мы создаем специальный документ:
Стипендия по ученическому договору (соискатели).Физические лица, а не Сотрудники. Если ученика еще нет в базе, мы можем создать его прямо из этого интерфейса, заполнив его ФИО, ИНН, СНИЛС и паспортные данные. Оформлять прием на работу при этом не требуется!Важно помнить: документ Начисление прочих доходов регистрирует только факт возникновения дохода и удержания НДФЛ для налоговой отчетности. Сама выплата денежных средств (через кассу или банк) соискателям в ЗУП ПРОФ не проводится. Платежные поручения или расходные кассовые ордера необходимо оформлять непосредственно в бухгалтерской программе (например, в 1С:Бухгалтерии 3.0), куда эти данные выгрузятся с помощью документа Отражение зарплаты в бухучете.
Если ученический договор на повышение квалификации или переобучение заключается со штатным сотрудником, методика отражения кардинально меняется. Мы не можем использовать механизм прочих доходов, так как этот человек уже числится в программе как сотрудник и получает заработную плату.
В этом случае стипендия должна проходить через систему стандартных начислений организации и отражаться в его расчетном листке.
Нам потребуется настроить новое начисление с особым порядком налогообложения:
Стипендия по ученическому договору (сотрудники).4800. Категория дохода — Прочие доходы (оплата труда) или Прочие доходы.В зависимости от выбранной настройки на первом шаге, начислить стипендию можно двумя путями:
Если ваша компания использует КОРП-версию программы 1С:ЗУП, вам доступен гораздо более мощный специализированный функционал для работы с учениками:
Увольнение автоматически рассчитает сумму удержания за неотработанные дни обучения пропорционально оставшемуся времени.Рассмотрим популярные вредные советы, которые часто дают пользователи на форумах (как, например, в сообщениях №4, №12 и №13 нашего обсуждения), и разберем, почему их категорически нельзя применять.
Некоторые бухгалтеры предлагают принять соискателя на работу и тут же уволить его следующим (или этим же) днем, чтобы затем начислять ему «разовые выплаты бывшим сотрудникам».
Почему это плохо: Это грубейшее нарушение кадрового учета. Во-первых, вам придется сдавать по такому ученику отчеты ЕФС-1 о приеме и увольнении, что привлечет ненужное внимание Социального фонда. Во-вторых, даже один день нахождения в штате исказит среднесписочную численность организации за месяц, квартал и год. В-третьих, трудовая инспекция при проверке обязательно поинтересуется экономическим смыслом массовых однодневных приемов-увольнений и может квалифицировать это как притворную схему с целью ухода от налогов или взносов.
Часто предлагают оформить ученика по договору ГПХ на оказание услуг, обосновывая это тем, что «так проще начислить деньги стороннему лицу».
Почему это плохо: Предметом ученического договора является обучение, а не выполнение работ или оказание услуг (ст. 198 ТК РФ). В рамках ученического договора организация не получает от соискателя никакого материального результата или услуги. Оформление договора ГПХ приведет к тому, что вам придется начислять на эти суммы страховые взносы (ведь выплаты по договорам ГПХ облагаются взносами на ОПС, ОМС и ОСС). Это повлечет за собой прямые финансовые потери для организации в виде переплаты налогов и взносов.
Иногда на практике создают отдельную фиктивную организацию в справочнике Организации программы 1С:ЗУП, принимают туда студентов и начисляют им стипендии, чтобы они «не портили статистику основной фирмы».
Почему это плохо:
Этот метод усложняет учет, требует ведения двойной отчетности (ведь по фиктивной организации тоже придется сдавать нулевые или копеечные отчеты РСВ, ЕФС-1 и 6-НДФЛ), а также создает проблемы при синхронизации данных с бухгалтерской программой. Использование стандартного документа Начисление прочих доходов полностью решает проблему изоляции учеников от кадровой статистики без создания искусственных сущностей.
Правильный учет ученических договоров в 1С:ЗУП 3.1 зависит от статуса ученика. Для соискателей идеальным решением является использование документа Начисление прочих доходов, который регистрирует НДФЛ, исключает начисление взносов и не влияет на кадровую статистику. Для действующих сотрудников необходимо создать специальный вид начисления с аналогичными налоговыми настройками и начислять его в общем порядке. Следуя этим простым правилам, вы обеспечите идеальный порядок в учете и успешно пройдете любые проверки контролирующих органов.