При работе с крупными торговыми сетями и холдингами оптовые поставщики часто сталкиваются со специфической проблемой организации документооборота и взаиморасчетов. Суть затруднения заключается в следующем: у клиента есть множество розничных магазинов (точек доставки). Отгрузка товаров должна осуществляться на каждый магазин отдельно с оформлением индивидуального пакета сопроводительных документов (УПД, ТОРГ-12). Однако оплата за все эти отгрузки приходит от единого центрального офиса (головной организации) общей суммой по одной платежке, без какого-либо разделения по магазинам или конкретным накладным.
Если в системе 1С настроить каждый магазин как отдельного обособленного контрагента, то при получении общей платежки бухгалтер сталкивается с серьезной проблемой. В документе поступления денежных средств можно выбрать только одного контрагента, и распределить эту оплату по долгам других контрагентов-магазинов стандартными средствами становится невозможно. Начинается трудоемкий процесс ручной разбивки платежей или оформления бесконечных документов корректировки долга.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно и красиво настроить такую схему работы в программах 1С без программирования и доработок системы, используя только штатные механизмы холдингового учета.
Решение 1. Классическая схема «Холдинг» через разделение партнеров и контрагентов
Для начала разберем проверенную рабочую схему, которая отлично подходит для конфигураций «1С:Управление торговлей» (начиная с редакции 11.0 и выше), «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». Эта схема базируется на разделении понятий Партнер (управленческий учет, точка доставки, конкретный магазин) и Контрагент (регламентированный учет, юридическое лицо, плательщик).
Проанализируем пошагово процесс настройки такой структуры:
Создание головного партнера. В справочнике «Партнеры» создаем одну общую карточку, которая будет олицетворять собой всю торговую сеть (например, «Торговая сеть Ромашка»).
Создание контрагента для взаиморасчетов. Внутри карточки головного партнера создаем контрагента — юридическое лицо, от имени которого будут вестись все финансовые расчеты и которое будет присылать нам оплату на расчетный счет (например, ООО «Ромашка-Центр»).
Создание подчиненных партнеров-магазинов. Для каждого розничного магазина сети создаем отдельного партнера (например, «Магазин №1», «Магазин №2» и т.д.). В карточках этих магазинов в качестве родителя (головного партнера) обязательно указываем нашего ранее созданного головного партнера «Торговая сеть Ромашка». Важно: создавать отдельных контрагентов внутри этих партнеров-магазинов не нужно, если у них нет собственного уникального юридического лица, с которым ведутся отдельные расчеты.
Создание контрагентов для адресов доставки (при необходимости). Если для каждого магазина требуется выписывать документы на уникальные КПП или адреса, мы можем создать соответствующих контрагентов внутри головного партнера «Торговая сеть Ромашка», указав в их карточках правильные реквизиты (ИНН головной организации, уникальный КПП магазина, фактический и юридический адреса).
После того как структура холдинга настроена, рассмотрим, как правильно оформлять оперативные документы продажи:
При создании документов Заказ клиента или Реализация товаров и услуг в качестве клиента (партнера) мы выбираем конкретную торговую точку — например, «Магазин №1». Это позволит вести детальный аналитический учет продаж по конкретным точкам.
В поле «Контрагент» мы выбираем наше головное юрлицо — ООО «Ромашка-Центр». Чтобы система позволила выбрать контрагента, принадлежащего другому партнеру (родителю), в форме выбора контрагента необходимо установить флаг «Включая контрагентов родителей».
Переходим к настройке реквизитов печати. Чтобы в печатных формах ТОРГ-12 или УПД в качестве грузополучателя фигурировал именно конкретный адрес магазина с его уникальным КПП, переходим на вкладку «Дополнительно» (в заказе это гиперссылка «Реквизиты печати заказа», в реализации — «Реквизиты печати Торг-12»). В поле «Грузополучатель» выбираем контрагента, соответствующего этому магазину.
Выясним, как при такой настройке будет происходить разнесение оплаты. Когда от головной организации поступает общая платежка, бухгалтер создает документ Поступление безналичных денежных средств, выбирает в нем контрагента ООО «Ромашка-Центр» и переходит к подбору документов расчетов. Благодаря тому, что во всех реализациях на разные магазины плательщиком выступал именно этот головной контрагент, система выведет единым списком абсолютно все неоплаченные накладные по всем магазинам. Бухгалтеру остается лишь распределить пришедшую сумму по документам в полуавтоматическом режиме.
Для автоматизации заполнения реквизитов печати при выборе партнера-магазина, программисты могут использовать следующий концептуальный код в модуле формы документа продажи:
&НаКлиенте
Процедура ПартнерПриИзменении(Элемент)
ДанныеПартнера = ПолучитьДанныеПартнераСервер(Объект.Партнер);
Если ЗначениеЗаполнено(ДанныеПартнера.ГоловнойКонтрагент) Тогда
Объект.Контрагент = ДанныеПартнера.ГоловнойКонтрагент;
// Автоматически подставляем грузополучателя для корректной печати УПД
Объект.Грузополучатель = ДанныеПартнера.КонтрагентМагазина;
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Решение 2. Использование современных механизмов в актуальных версиях 1С (ред. 11.5 и выше)
Если вы работаете в современных версиях программных продуктов 1С (таких как «1С:Управление торговлей» редакции 11.5, «1С:Комплексная автоматизация 2.5» или «1С:ERP 2.5»), то описанную задачу можно решить еще проще благодаря встроенным механизмам централизованных договоров холдингов и обособленных подразделений.
Рассмотрим подробнее новые функциональные возможности программ:
1. Централизованные договоры холдинга
В актуальных конфигурациях реализована полноценная поддержка централизованных договоров. Мы можем настроить систему следующим образом:
Заключить один централизованный договор непосредственно с головным контрагентом холдинга.
В настройках этого договора включить опцию «Разрешена работа с подчиненными партнерами» или настроить доступность расчетов через головную организацию.
При такой настройке менеджеры могут свободно создавать заказы и оформлять отгрузки на подчиненные магазины-партнеры, ссылаясь на единый централизованный договор.
При регистрации входящего платежа от головного офиса система в форме расшифровки платежа позволит напрямую подобрать все заказы и накладные, оформленные на магазины-филиалы. Система автоматически зачтет оплату без необходимости ручного создания документов корректировки долга.
2. Использование обособленных подразделений в справочнике «Контрагенты»
Если магазины торговой сети фактически являются филиалами одного юридического лица (у них один и тот же ИНН, но разные КПП и адреса), то в 1С предусмотрен специальный вид контрагента:
Создаем головную организацию как юридическое лицо.
Для каждого магазина создаем отдельную карточку контрагента с видом «Обособленное подразделение юр. лица», где в специальном поле «Головной контрагент» указываем наш центральный офис.
При оформлении документов продажи на филиал система автоматически поймет структуру: в качестве Покупателя в УПД и при отправке документов по ЭДО будет указан головной офис с его ИНН, а в качестве Грузополучателя — адрес и КПП конкретного филиала-магазина. При этом взаиморасчеты будут автоматически накапливаться на головном контрагенте.
3. Онлайн-режим ведения взаиморасчетов
Использование современного онлайн-режима взаиморасчетов (включается в настройках системы по умолчанию) кардинально упрощает жизнь бухгалтера при распределении общих денег:
Программа производит автоматический зачет авансов и распределение платежей по принципу ФИФО в фоновом режиме.
Если отгрузки на разные магазины ведутся в рамках единого договора с головной компанией, то при проведении банковской выписки система самостоятельно распределит пришедший аванс под самые ранние неоплаченные накладные всех подчиненных магазинов, связанных с этим договором.
Сравнительный анализ подходов
Выбор конкретного метода зависит от структуры вашего клиента и используемой версии программы:
Схема «Партнеры-Магазины + Головной контрагент» (Решение 1) идеальна, если магазины сети принадлежат разным юридическим лицам (франчайзинг, сложная структура холдинга) или если вы работаете на более ранних релизах 1С (например, УТ 11.1 - 11.4). Она дает максимальную гибкость управленческого учета.
Схема с Обособленными подразделениями и Централизованными договорами (Решение 2) является наиболее современной и наименее трудозатратной. Ее рекомендуется использовать во всех новых внедрениях на платформе 1С v8.3 при работе в актуальных редакциях ERP, КА и УТ.
Применение любого из описанных методов избавит вашу компанию от хаоса во взаиморасчетах с сетевыми клиентами, исключит необходимость ручных корректировок долга и обеспечит формирование правильных печатных форм для доставки товаров.