При работе с крупными сетевыми клиентами или холдинговыми структурами нередко возникает ситуация: поставка продукции осуществляется в различные филиалы покупателя с уникальными КПП и фактическими адресами, однако договор заключен с головным офисом, и безналичная оплата поступает строго с расчетного счета головной компании. Выясним причину возникающих сложностей при ведении взаиморасчетов и разберем правильную схему оформления документов без регулярного создания ручных корректировок долга.
Когда менеджеры по продажам или операторы отгрузки создают документ Реализация товаров и услуг, они нередко выбирают в качестве покупателя конкретное обособленное подразделение контрагента, ориентируясь на адрес доставки и локальный КПП. При этом банковская выписка (документ Поступление безналичных ДС) регистрируется на головного контрагента, от которого поступили денежные средства.
В типовых регистрах взаиморасчетов конфигурации «1С:Управление торговлей» задолженность фиксируется в жестком разрезе аналитики Партнер, Контрагент и Договор/Объект расчетов. Если реализация проведена по одному юридическому лицу (филиалу), а оплата — по другому (голове), программа фиксирует разрыв: дебиторскую задолженность по филиалу и кредиторскую задолженность (аванс) по головной организации. В результате пользователю приходится на каждую оплату вводить документ Взаимозачет задолженности с видом операции «Перенос задолженности».
Включение функциональной опции Независимо вести партнеров и контрагентов в разделе НСИ и администрирование также не решает проблему автоматически, поскольку финансовые расчеты в регистрах все равно ведутся по конкретным юридическим лицам (элементам справочника Контрагенты).
Разберем по шагам, как настроить систему и оформлять документы, чтобы взаиморасчеты закрывались автоматически по головной организации, а печатные формы содержали корректные реквизиты филиала доставки.
Настройка справочника «Контрагенты». Откроем карточку головной организации и проверим наличие подчиненных обособленных подразделений. Филиалы должны быть заведены с видом Обособленное подразделение юридического лица. В их карточках обязательно указывается общий ИНН компании, уникальный локальный КПП, фактический адрес и ссылка в реквизите Головной контрагент.
Заполнение документа реализации. В документе Реализация товаров и услуг на вкладке Основное в поле Контрагент (или Клиент) указываем именно головную организацию. Это гарантирует, что финансовый долг пойдет на сторону договора и плательщика. Затем переходим на вкладку Доставка и в поле Грузополучатель выбираем требуемое обособленное подразделение с его конкретным КПП.
Регистрация оплаты. При поступлении платежа в документе Поступление безналичных ДС плательщиком выбирается головная организация. Так как реализация также оформлена на голову, программа автоматически закроет отгрузку без ручных корректировок.
Проанализируем ситуацию, когда покупатель требует выставить УПД (или счет-фактуру), где в строке 6б («ИНН/КПП покупателя») должен фигурировать КПП именно обособленного подразделения, а не головного офиса. Менять контрагента в первичном документе реализации не требуется. В конфигурации предусмотрен следующий механизм:
Сформируем документ Счет-фактура выданный на основании реализации.
Снимем признак Выставлен, чтобы открыть доступ к редактированию реквизитов документа.
В поле КПП покупателя нажмем кнопку выбора: система отобразит список всех КПП обособленных подразделений, привязанных к данному головному контрагенту. Выберем требуемый КПП филиала.
Установим признак Выставлен обратно и проведем документ.
В результате в печатных формах счета-фактуры и УПД в строке грузополучателя и строке покупателя будет выведен нужный КПП подразделения, при этом в регистрах накопления взаиморасчеты сохранятся строго на головном контрагенте.
Рассмотрим исключительный случай: когда филиалы покупателя наделены отдельными балансами, имеют свои расчетные счета и договоры поставки заключены напрямую с каждым обособленным подразделением. Если в договорах зафиксировано, что дебиторский долг числится за филиалом, но периодически оплату за него централизованно производит головная организация, применение документа Взаимозачет задолженности оправдано.
В этом случае в документе взаимозачета выбирается вариант операции Перенос задолженности, где долг переносится с контрагента-филиала на контрагента-голову для последующего схлопывания с полученным авансом. Однако в классической схеме, когда плательщиком по условиям договора выступает головная организация, использование механизма грузополучателя полностью устраняет необходимость рутинных ручных зачетов.