В розничной торговле ситуации с возвратом товаров покупателями возникают ежедневно. Если товар был оплачен платежной картой (через эквайринг), процесс оформления возврата усложняется из-за необходимости синхронизировать действия кассира, данные в программе 1С и фактические транзакции по банковскому терминалу. Особенно часто ошибки возникают в случаях, когда эквайринговый терминал (ЭТ) не подключен к компьютеру напрямую, и кассиру приходится выполнять все операции на терминале вручную.
В этой статье мы подробно разберем, почему в программе «1С:Управление торговлей» (редакция 11) зависают суммы возвратов в отчете «Контроль операций с денежными средствами», и как исправить ошибки оформления как «день в день», так и при возврате в последующие смены.
Проанализируем логику работы системы 1С. Любой безналичный платеж или возврат по карте в программе не считается завершенным в момент пробития чека. В системе 1С заложена двухфазная схема учета безналичных средств. Деньги, проходящие по терминалу, сначала попадают на промежуточный регистр учета — в так называемые «пути». Система ожидает официального подтверждения от банка-эквайера о том, что транзакция действительно была успешно проведена и расчеты завершены.
Основным регистром, который контролирует эти взаиморасчеты, является регистр накопления Расчеты по эквайрингу. Если цепочка документов не завершена, программа выдает рекомендацию: «Оформите эквайринговую операцию на возврат оплаты клиенту» или требует предоставить отчет банка. Давайте рассмотрим пошагово, как исправить самые распространенные ошибки кассиров.
Рассмотрим ситуацию, когда покупатель возвращает товар в день покупки (до закрытия кассовой смены). Кассир на автономном терминале сделал отмену платежа, деньги вернулись клиенту, но в программе 1С при оформлении чека на возврат кассир забыл нажать кнопку «Отменить оплату картами» и провел документ как возврат наличными.
Выясним причину проблемы. Из-за этой ошибки в программе ломаются сразу две цепочки учета:
Поскольку кассовая смена уже закрыта, отредактировать сам архивный чек ККМ напрямую программа не позволит. Нам потребуется скорректировать итоговый документ за день. Выполним следующие шаги:
-300 (вставьте сумму вашего возврата).После проведения скорректированного отчета нам необходимо закрыть взаиморасчеты с банком. Для этого создадим завершающий документ:
Разберем ситуацию, когда покупатель возвращает покупку через несколько дней после продажи. В этом случае оформление возврата через интерфейс РМК (Рабочее место кассира) и чек ККМ на возврат является методологически неверным. Такие операции оформляются через бэк-офис.
Для правильного отражения возврата в последующие смены необходимо строго соблюдать следующую цепочку документов:
Многие пользователи считают, что на этом цепочка завершена, однако сумма все равно продолжает висеть в отчете «Контроль операций...» как незавершенная. Выясним, почему это происходит. Программе необходим финальный шаг — подтверждение от банка о списании этой суммы с вашего расчетного счета.
Для завершения операции выполним следующие действия:
Если у вас возникли сомнения в правильности проведения документов, или отчет по-прежнему показывает расхождения, проанализируем движения документов по регистрам. Это поможет точно понять, на каком этапе произошел сбой в учете.
Для просмотра движений откроем документ (например, Отчет о розничных продажах или Эквайринговая операция), нажмем кнопку Отчеты — Движения документа. Обратим внимание на регистры:
Расчеты по эквайрингу — именно здесь формируются записи с плюсом (при продаже) и с минусом (при возврате). Если движения по этому регистру не сбалансированы, отчет контроля денежных средств будет сигнализировать об ошибках.Денежные средства в пути — регистр, контролирующий деньги, которые уже ушли со счета покупателя (или списались у нас при возврате), но еще не зачислены/не списаны по расчетному счету окончательно.Посмотрим на пример правильного движения по регистру Расчеты по эквайрингу при возврате «день в день»:
Регистр накопления "Расчеты по эквайрингу":
- Вид движения: Расход (уменьшение задолженности банка по эквайрингу)
- Аналитика учета: Эквайринговый терминал №1
- Сумма: -300.00 руб.
- Документ-регистратор: Отчет о розничных продажах
Если при анализе движений вы видите, что строка с отрицательной суммой по эквайрингу отсутствует, это подтверждает, что операция была проведена неверно (например, как наличная), и требует ручного исправления отчета о розничных продажах, как мы описали в Ситуации 1.
Чтобы избежать постоянного зависания мелких сумм и ручного сопоставления транзакций, проанализируем настройки вашего договора эквайринга. Перейдем в раздел Казначейство — Договоры подключения к платежным системам.
В карточке договора найдем важную настройку: «Вести детальный учет транзакций / сверять транзакции в отчете банка по эквайрингу». Рассмотрим два варианта ее использования: