При работе в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 бухгалтеры иногда сталкиваются с неприятной ситуацией: создается документ Депонирование зарплаты, выбирается проведенная Ведомость в кассу, однако при попытке подобрать сотрудника его просто нет в списке выбора. При этом в самой ведомости сотрудник присутствует, и сумма к выплате по нему заполнена.
В этой статье мы подробно разберем, по каким причинам программа может «скрывать» сотрудника из подбора в документе депонирования, и пошагово проанализируем пути решения этой проблемы — от простых логических проверок до исправления скрытых технических сбоев в регистрах системы.
Первое, с чего необходимо начать диагностику, — это выяснить, действительно ли за программой числится долг перед сотрудником, который можно задепонировать. Если сумма уже была выплачена другим документом или скорректирована, депонировать будет нечего.
Для детального анализа выполним следующие действия:
Анализ зарплаты по сотрудникам (или любой другой отчет по взаиморасчетам, например, Задолженность по зарплате).Документ Депонирование зарплаты очень чувствителен к последовательности проведения документов в информационной базе. Проверим следующие параметры:
Ведомость в кассу помечена на удаление, распроведена или находится в режиме редактирования, данные из нее не попадут в депонирование.Довольно частая ошибка — попытка повторно депонировать сумму, которая уже была обработана ранее. Возможно, другой ответственный сотрудник или вы сами ранее уже создали документ депонирования по этой ведомости, но забыли об этом, либо документ остался в базе непроведенным (черновиком).
Для проверки перейдем в раздел Выплаты — Депоненты (или Депонирования зарплаты). Внимательно изучите список документов. Если по данной ведомости уже существует проведенный или даже просто записанный документ депонирования на этого сотрудника, программа исключит его из повторного подбора во избежание задвоения сумм.
Если документ Депонирование зарплаты создается не по ссылке «Депонировать» непосредственно из самой ведомости, а вручную как новый документ через журнал документов, критически важно проверить заполнение шапки документа. Поле Организация в депонировании должно буква в букву совпадать с организацией, указанной в документе Ведомость в кассу. При наличии филиалов или схожих юридических лиц легко ошибиться, из-за чего список подбора окажется пустым.
Если все предыдущие шаги пройдены, взаиморасчеты верны, даты согласованы, но сотрудник так и не появляется в подборе, причина кроется в технических особенностях платформы 1С.
Рассмотрим две основные системные проблемы:
Сотрудники, открыть карточку нужного человека, внести минимальное изменение (например, поставить пробел в комментарии или изменить и вернуть обратно любую несущественную настройку) и нажать Записать и закрыть. При перезаписи карточки программа автоматически восстановит связи в служебных регистрах.Для наиболее точной диагностики программист или опытный пользователь может проверить движения ведомости по регистрам. Документ Ведомость в кассу делает движения по регистру накопления Взаиморасчеты с сотрудниками.
Мы можем написать простой запрос в консоли запросов или посмотреть движения документа через стандартные функции, чтобы убедиться, что запись по регистру сформировалась корректно и сумма закрыта правильным видом движения. Пример структуры запроса для проверки записей в регистре:
ВЫБРАТЬ
Взаиморасчеты.Сотрудник КАК Сотрудник,
Взаиморасчеты.Период КАК Период,
Взаиморасчеты.СуммаВзаиморасчетов КАК Сумма,
Взаиморасчеты.ГруппаФинансирования КАК ГруппаФинансирования
ИЗ
РегистрНакопления.ВзаиморасчетыССотрудниками КАК Взаиморасчеты
ГДЕ
Взаиморасчеты.Регистратор = &СсылкаНаВедомость
И Взаиморасчеты.Сотрудник = &ВыбранныйСотрудник
Если запрос возвращает пустую таблицу или некорректные суммы, проблему нужно искать в заполнении и расчете самой ведомости, а не в документе депонирования.
Подведем итог. Чтобы успешно депонировать зарплату сотрудника, выполните следующую цепочку действий: проверьте проведение ведомости, сопоставьте время документов (депонирование должно быть позже), сформируйте Анализ зарплаты по сотрудникам для контроля остатка долга и, при необходимости, просто перезапишите карточку сотрудника для обновления системных регистров 1С.