← На главную

При формировании стандартного отчета «Полный свод начислений, удержаний и выплат» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП 3.1) пользователи часто сталкиваются с тем, что начальное и конечное сальдо выводится одной свернутой суммой. В реальной практике бухгалтеру крайне важно видеть развернутую картину: сколько организация должна сотрудникам (задолженность по выплате зарплаты) и сколько сотрудники должны организации (переплаты, излишне выплаченные авансы). Свертка этих сумм искажает реальное состояние взаиморасчетов.

В рамках этой статьи мы подробно разберем, как решить эту задачу стандартными средствами платформы 1С:Предприятие 8.3 в режиме пользователя, не прибегая к программированию и изменению конфигурации.

Метод 1. Настройка развернутого сальдо через пользовательские поля СКД

Для того чтобы разделить входящее и исходящее сальдо на долг организации и долг сотрудника, мы воспользуемся мощным встроенным механизмом — Системой компоновки данных (СКД). Мы создадим четыре пользовательских вычислимых поля, которые будут автоматически распределять суммы в зависимости от их знака.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Откроем отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Перейти к нему можно через раздел меню Зарплата — Отчеты по зарплате.
2. В верхней панели отчета нажмем кнопку «Настройки...».
3. В нижней части открывшегося окна настроек переключим вид в режим «Расширенный» (по умолчанию обычно включен «Простой» режим). Это откроет нам доступ к вкладкам детальной настройки структуры отчета.
4. Перейдем на вкладку «Поля и сортировки». Именно здесь определяется список колонок, выводимых в отчет.
5. В правой части окна (в списке доступных полей) найдем папку «Пользовательские поля». Нажмем на нее правой кнопкой мыши или воспользуемся кнопкой «Добавить», выбрав пункт «Новое поле-выражение».
6. Создадим последовательно четыре новых поля. Для каждого поля необходимо указать понятное наименование и прописать формулу в поле «Выражение детальных записей» и «Выражение итогов»:

   Поле 1. Долг за организацией (начало)
   Это поле будет показывать сумму долга предприятия перед работником на начало периода (положительное входящее сальдо).
   Формула:
   

   Скопировать код

   
   Выбор Когда [Входящее сальдо месяца] > 0 Тогда [Входящее сальдо месяца] Иначе 0 Конец
   

   Поле 2. Долг за сотрудником (начало)
   Это поле отражает переплату сотруднику на начало периода. Поскольку в системе переплата может храниться со знаком минус, мы преобразуем ее в положительное число для удобства восприятия.
   Формула:
   

   Скопировать код

   
   Выбор Когда [Входящее сальдо месяца] < 0 Тогда -[Входящее сальдо месяца] Иначе 0 Конец
   

   Поле 3. Долг за организацией (конец)
   Показывает задолженность компании перед сотрудником на конец отчетного периода.
   Формула:
   

   Скопировать код

   
   Выбор Когда [Сальдо по итогам расчетов за месяц] > 0 Тогда [Сальдо по итогам расчетов за месяц] Иначе 0 Конец
   

   Поле 4. Долг за сотрудником (конец)
   Показывает задолженность сотрудника перед компанией на конец отчетного периода.
   Формула:
   

   Скопировать код

   
   Выбор Когда [Сальдо по итогам расчетов за месяц] < 0 Тогда -[Сальдо по итогам расчетов за месяц] Иначе 0 Конец
   

7. После создания всех четырех полей, вернемся на вкладку «Поля и сортировки». Установим флажки (галочки) напротив вновь созданных пользовательских полей, чтобы они вывелись в отчет.
8. Стандартные предопределенные поля Сальдо начальное и Сальдо конечное (которые выводили свернутый результат) можно отключить, просто сняв с них флажки в списке выбранных полей.
9. Нажмем кнопку «Закрыть и сформировать».

Теперь в нашем отчете вместо двух колонок со свернутыми итогами появятся четыре детальные колонки, четко разграничивающие долги сторон.

Важное ограничение метода пользовательских полей

Проанализируем важный нюанс работы СКД, о котором необходимо знать каждому бухгалтеру. Описанный выше метод создания пользовательских полей через простые формулы корректно работает только при формировании свода строго за один месяц.

Если мы попытаемся сформировать отчет за более длительный период (например, за квартал, полугодие или год), СКД начнет математически суммировать значения этих полей за каждый входящий в период месяц. В результате мы получим некорректные завышенные суммы долга, так как промежуточные ежемесячные остатки просто сложатся между собой. Для корректного развернутого сальдо за длительные периоды требуется более сложная доработка схемы компоновки данных на уровне структуры запроса, что обычно реализуется через внешние отчеты.

Метод 2. Загрузка готовой настройки отчета из файла XML

Если у вас есть готовый файл настроек (например, переданный коллегами или скачанный с профильного форума), вам не обязательно настраивать формулы вручную. Загрузить внешнюю настройку можно целиком в режиме 1С:Предприятие без использования Конфигуратора.

Выполним следующие шаги для загрузки настроек:

1. Откроем отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат».
2. В правом верхнем углу окна отчета нажмем кнопку «Еще».
3. В выпадающем меню выберем пункт «Прочее», а затем — «Изменить вариант отчета...».
4. В открывшемся окне настройки схемы компоновки данных снова нажмем кнопку «Еще» (расположенную в самом верху формы настройки варианта).
5. Выберем команду «Загрузить настройки...».
6. В диалоговом окне выберем нужный файл настроек формата .xml на вашем компьютере и подтвердим выбор.
7. Нажмем кнопку «Завершить редактирование».
8. Важно: Чтобы не потерять загруженную настройку при последующих открытиях программы, обязательно сохраните ее. Для этого нажмите «Еще» — «Варианты отчета» — «Сохранить как...». Введите понятное название (например, «Свод с развернутым сальдо») и укажите права доступа (для всех пользователей или только для себя).

Альтернативный подход: Переключение режима отображения взаиморасчетов

Выясним причину, почему иногда сальдо в отчетах по заработной плате не сходится с данными бухгалтерского учета (например, с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 70). В программе ЗУП 3.1 существует глобальная настройка, управляющая моментом отражения выплаты зарплаты.

Перейдем в раздел Настройка — Дополнительные настройки. Обратим внимание на блок «Показывать взаиморасчеты»:

• «По месяцам расчета зарплаты» (Зарплатное сальдо): Установлено по умолчанию. В этом режиме выплата майской зарплаты в июне закроет майское сальдо. То есть программа считает взаиморасчеты закрытыми в рамках того периода, «за» который они были начислены.
• «По данным бухучета» (Бухгалтерское сальдо): Если переключить настройку в это положение, программа начнет отражать операции строго по дате совершения (фактической дате выплаты). Майская зарплата, выплаченная в июне, будет отражена как долг организации на конец мая, и закроется только в июне.

Переключение этого тумблера в положение «По данным бухучета» часто помогает приблизить показатели управленческих отчетов ЗУП к привычной бухгалтеру ОСВ по счету 70, что упрощает поиск пересортицы и выявление реального сальдо расчетов.