← На главную

В государственных учреждениях часто возникает ситуация, когда сотрудники совмещают работу по основному государственному заданию (бюджет, КФО 4 или КФО 1) с оказанием платных услуг (внебюджет, КФО 2). Бухгалтеру-расчетчику крайне важно, чтобы в расчетном листке сотрудника, а также в отчетности для контролирующих органов, оклады, надбавки, налоги и удержания четко разделялись по источникам финансирования.

В рамках этой статьи мы подробно разберем, как правильно настроить такой учет в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.0» (ЗКГУ). Мы проанализируем различные методики, изучим иерархию настроек бухучета, рассмотрим автоматическое распределение затрат и определимся, какой способ выбрать именно вам.

Почему дублирование видов расчета — это плохая практика?

Часто у начинающих пользователей возникает соблазн пойти по самому очевидному пути: создать новые виды начислений (например, «Оклад (платные услуги)», «Ежемесячная надбавка (платые услуги)»), жестко прописать для них статью финансирования КФО 2 и назначать их сотрудникам. Рассмотрим, почему этот подход ошибочен:

1. Дублирование данных и усложнение базы. Количество видов расчетов в списке начислений увеличится вдвое. Это усложняет администрирование программы, расчет среднего заработка и последующее обновление конфигурации.
2. Проблемы при расчете среднего заработка. Если сотруднику начисляется два оклада по разным видам расчета, программа может некорректно рассчитать средний заработок для отпусков или больничных, так как придется вручную настраивать ведущие и вытесняющие начисления.
3. Трудоемкость кадрового учета. При изменении окладов кадровой службе придется вносить изменения по каждому дублирующему начислению отдельно.

Для решения этой задачи в 1С:ЗКГУ 3.0 заложен мощный встроенный функционал, позволяющий разделять затраты без дублирования начислений. Разберем его по шагам.

Шаг 1. Изучаем иерархию настроек бухучета в 1С:ЗКГУ 3.0

Прежде чем приступать к настройкам, нам необходимо понять, по какому принципу программа определяет, на какую статью финансирования (КФО) отнести то или иное начисление. В программе действует строгая иерархия приоритетов (от самого высокого к самому низкому):

1. Начисление (настройка в самом виде расчета на вкладке «Бухучет»).
2. Документ «Распределение основного заработка» (вводится ежемесячно для конкретных сотрудников).
3. Сотрудник (задается в карточке сотрудника в разделе «Выплаты, учет затрат» или через кадровые документы).
4. Должность (задается непосредственно в карточке должности).
5. Территория (актуально, если в учреждении ведется учет обособленных территорий).
6. Подразделение (задается в карточке подразделения).
7. Организация (общая настройка бухучета по умолчанию для всего учреждения).

Понимание этой цепочки приоритетов позволяет гибко управлять распределением затрат.

Шаг 2. Метод «Распределение основного заработка» (для одного трудового договора)

Если сотрудник выполняет работы по бюджету и платным услугам в рамках одного трудового договора, наилучшим решением будет использование механизма пропорционального распределения.

Рассмотрим, как это работает. При таком подходе у сотрудника остается один плановый вид расчета, например, обычный «Оклад по дням». Расчет оклада производится стандартной формулой:

Результат = ТарифнаяСтавкаМесячная * ВремяВДнях / НормаДней

Чтобы разделить полученную сумму между КФО 4 и КФО 2, мы ежемесячно (перед расчетом зарплаты) вносим документ Распределение основного заработка (раздел «Зарплата» — «Распределение основного заработка»):

1. Создаем новый документ и выбираем месяц регистрации.
2. В табличную часть добавляем нашего сотрудника.
3. Для каждого сотрудника указываем доли распределения. Например, мы можем задать, что 70% заработка относится на статью финансирования КФО 4, а 30% — на КФО 2. Программа также позволяет указывать доли в простых коэффициентах (например, «7» и «3», что система автоматически интерпретирует как 70% и 30%).

При окончательном расчете зарплаты программа автоматически разделит оклад и все зависимые надбавки (например, уральские, районные или процентные надбавки) в заданной пропорции. Более того, автоматически распределятся:

• НДФЛ (пропорционально начисленным суммам по каждому КФО).
• Страховые взносы (база для расчета берется общая, а исчисленные взносы делятся по источникам финансирования).
• Налоговые вычеты (например, стандартный вычет на ребенка распределится между КФО 4 и КФО 2).

Шаг 3. Автоматическое распределение на уровне Подразделения

Выясним, как автоматизировать этот процесс, если в учреждении есть целые отделы, сотрудники которых постоянно совмещают бюджетную и коммерческую деятельность в определенной пропорции. В этом случае нам не нужно создавать документы распределения вручную на каждого человека.

Перейдем в справочник Подразделения и откроем карточку нужного отдела. На вкладке «Бухучет и выплата зарплаты» установим флаг «Распределяется по счетам, субконто». Здесь мы можем задать фиксированное соотношение долей (например, КФО 4 — 60%, КФО 2 — 40%). Программа будет применять эту пропорцию ко всем начислениям сотрудников данного подразделения автоматически при расчете зарплаты.

Шаг 4. Оформление внутреннего совместительства (при наличии двух договоров)

Проанализируем другую ситуацию: сотрудник принят по основному месту работы по бюджету, а работы по платным услугам выполняет по отдельному трудовому договору (в свободное от основной работы время).

В этом случае, как справедливо отмечено на форуме, наиболее корректным решением будет оформление внутреннего совместительства:

1. В справочнике Сотрудники у нас появится две записи для одного и того же физического лица (например, «Иванов И.И. (основной)» и «Иванов И.И. (совместитель)»).
2. Для сотрудника-совместителя мы создаем документ Прием на работу.
3. В документе приема на работу на вкладке «Бухучет» мы жестко закрепляем статью финансирования КФО 2.

В результате в расчетном листке физического лица мы увидим две абсолютно независимые строки: оклад по основной должности (по КФО 4) и оклад по совместительству (по КФО 2). Все отчеты, включая своды и расчетные ведомости, будут разделять эти начисления автоматически.

Шаг 5. Альтернатива — совмещение должностей без создания второго сотрудника

Если кадровой службе не хочется плодить карточки сотрудников и оформлять отдельный табель учета рабочего времени, но при этом работы по платным услугам выполняются в течение основного рабочего дня, мы можем воспользоваться механизмом совмещения должностей.

Для этого выполним следующие действия:

1. В настройках состава начислений и удержаний включим возможность использования совмещения должностей.
2. Оформим документ Совмещение должностей (раздел «Кадры» — «Исполнение обязанностей, совмещения»).
3. В самом документе назначим сотруднику доплату (процентом от оклада или фиксированной суммой).
4. На вкладке «Бухучет» документа Совмещение должностей переопределим статью финансирования, выбрав КФО 2.

В расчетном листке сотрудник увидит свой основной оклад (КФО 4) и отдельной строкой «Доплату за совмещение» (КФО 2).

Шаг 6. Настройка среднего заработка (отпуска и больничные)

При раздельном учете КФО крайне важно настроить поведение среднего заработка. Перейдем в справочник Статьи финансирования. В карточке каждой статьи найдем блок «Использование в бухучете начислений по базе среднего заработка».

Мы рекомендуем установить значение «По базе среднего заработка». В этом случае, когда сотрудник пойдет в отпуск, программа автоматически проанализирует его доходы за предыдущие 12 месяцев и разделит сумму отпускных между КФО 4 и КФО 2 ровно в той пропорции, в которой он получал доходы в расчетном периоде.

Шаг 7. Синхронизация с 1С:Бухгалтерией государственного учреждения (БГУ)

Важно помнить техническую особенность: в программе 1С:ЗКГУ 3.0 отсутствует Единый план счетов (ЕПСБУ) и детальные коды бюджетной классификации (КБК). Справочники Статьи финансирования и Способы отражения зарплаты в бухучете в ЗКГУ — это лишь текстовые «маркеры».

Реальная привязка к КФО (2, 4, 1), КПС (КБК) и счетам дебета (например, 109.60 для платных услуг или 401.20 для бюджета) и кредита (302.11) происходит **на стороне 1С:БГУ**. При синхронизации данных БГУ считывает переданные из ЗКГУ маркеры и по настроенным правилам формирует правильные бухгалтерские проводки.

Таким образом, для успешного ведения учета платных услуг вам достаточно настроить статьи финансирования в ЗКГУ, связать их с сотрудниками или документами распределения, а детальную аналитику счетов завершить непосредственно в вашей бухгалтерской программе.