При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда во втором разделе формы 6-НДФЛ некорректно отображаются данные по сотрудникам, чьи налоговые вычеты превысили сумму начисленного дохода. Проблема проявляется в «пустой» строке 130 при заполненной строке 140 или в неверном определении крайнего срока уплаты налога (строка 120) для больничных листов. Рассмотрим подробнее причины этих явлений и разберем пошагово методы их устранения.
Проанализируем логику работы программы. В ЗУП 3.1 заполнение Раздела 2 формы 6-НДФЛ происходит не в момент начисления дохода, а в момент его выплаты, то есть при проведении документа Ведомость. Именно ведомость делает записи в регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ, на основании которого строится отчет.
Выясним основную причину отсутствия суммы в строке 130. Если сумма примененных вычетов полностью перекрывает доход, налоговая база становится равной нулю. В старых релизах программы (например, 3.1.6) алгоритм зачастую игнорировал такие блоки, если в них не было удержанного налога. Однако, согласно разъяснениям ФНС (письма от 05.08.2016 № БС-4-11/14373@, от 14.06.2016 № БС-3-11/2657@), доход в строке 130 должен указываться в полной сумме до вычетов и удержаний.
Чаще всего проблема кроется в том, что в документе Ведомость (на счета, в кассу или в банк) в расшифровке выплаты по кнопке «Изменить налог» колонка «Доход к выплате» оказывается пустой или содержит нулевое значение. Это происходит из-за пересортицы в регистрах, когда налог был рассчитан одним документом (например, Начисление зарплаты и взносов), а доход зарегистрирован другим (например, Больничный лист).
Посмотрим на пример, когда программа формирует странные записи с отрицательными суммами примененных вычетов. В 1С реализован механизм «перераспределения» прав на вычет. Если при расчете межрасчетного документа (больничного) был применен вычет, а позже при окончательном расчете зарплаты выяснилось, что этот вычет должен относиться к основному доходу (оплате труда), программа выполняет следующие действия:
Больничный лист.Начисление зарплаты и взносов.В итоге в регистре появляются записи, где сумма налога положительная (так как база увеличилась из-за снятия вычета), а сумма дохода — нулевая. При формировании 6-НДФЛ программа видит налог к удержанию, но не находит привязанного к нему «чистого» дохода, из-за чего строка 130 остается пустой.
Проанализируем ситуацию, когда для больничного листа крайний срок уплаты в строке 120 устанавливается не как последний день месяца, а как следующий рабочий день после выплаты. Это типичная ошибка для случаев, когда больничный выплачивается «с зарплатой».
Причина заключается в следующем: если расчет НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности был окончательно произведен или пересчитан в документе Начисление зарплаты и взносов, программа может присвоить этому налогу категорию дохода «Оплата труда» вместо «Прочие доходы (пособия)». Для оплаты труда срок уплаты по закону — следующий день после выплаты. В результате ЗУП «не видит» в этом налоге больничный лист, и дата в строке 120 становится некорректной (например, 12.02 вместо 28.02).
Рассмотрим способы решения проблемы, начиная от самых простых и заканчивая детальной правкой регистров.
Для корректного распределения вычетов и налогов в ЗУП 3.1 крайне важен порядок проведения документов. Попробуем выполнить следующие шаги:
Ведомостей за отчетный период по данному сотруднику.Начисление зарплаты и взносов.Больничный лист, Отпуск), проверьте, чтобы даты выплаты в них соответствовали реальной дате в будущей ведомости. Пересчитайте в них НДФЛ.Начисление зарплаты и взносов. Проверьте вкладку «НДФЛ»: там не должно быть лишних перерасчетов по предыдущим больничным, если вычеты применились корректно.Ведомость.Если последовательное перепроведение не помогло, или данных слишком много, можно воспользоваться «ручным» способом исправления связей дохода и налога прямо в выплате:
Ведомость, которой выплачивался доход.Начисление зарплаты, попробуйте изменить его на Больничный лист. Это поможет программе правильно определить крайний срок уплаты в строке 120.Для глубокого понимания того, почему данные попадают в отчет неверно, проанализируем записи регистра. Перейдите в меню «Все функции» (или «Функции для технического специалиста»), найдите Регистр накопления: Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Сделайте отбор по конкретному сотруднику.
Обратите внимание на поле Сумма дохода и Вид дохода. В ЗУП 3.1 для 6-НДФЛ критически важны записи с видом движения «Расход» (они делаются ведомостью и означают удержание налога). Если в записи «Расход» сумма дохода равна нулю, строка 130 будет пустой.
Пример структуры записи в регистре, которая приводит к ошибке:
Период: 09.02.2018
Вид движения: Расход
Сотрудник: Иванов И.И.
Дистанция: Основная
Сумма налога: 123
Сумма дохода: 0 <-- ПРИЧИНА ПУСТОЙ СТРОКИ 130
Документ-основание: Начисление зарплаты и взносов
Чтобы исправить это, необходимо добиться, чтобы в момент проведения ведомости программа «подтянула» остаток дохода. Это достигается либо пересчетом документов (как описано в Методе 1), либо ручной правкой документа Перенос данных, если вы только что перешли с версии 2.5.
Если программа упорно не выводит доход в строку 130, а налог в строке 140 при этом верный, можно прибегнуть к ручной правке самого отчета 6-НДФЛ. Важно помнить: сумма в строке 130 не влияет на расчет налоговых обязательств в бюджет, она носит информационный характер для ФНС. Однако её отсутствие может вызвать требование пояснений от налоговой инспекции.
В современных релизах (3.1.10 и выше) многие из этих ошибок уже исправлены разработчиками 1С на программном уровне. Если вы используете устаревшую версию (например, 3.1.6), настоятельно рекомендуем выполнить обновление конфигурации, так как алгоритмы формирования регламентированной отчетности постоянно совершенствуются вслед за изменениями законодательства.
Таким образом, мы выяснили, что основной причиной ошибок в 6-НДФЛ является разрыв связи между доходом и удержанным налогом в регистрах накопления. Тщательная проверка расшифровок в ведомостях и соблюдение хронологии расчетов позволяют решить большинство проблем без ручного вмешательства в итоговый отчет.