Вопрос корректного предоставления стандартных налоговых вычетов (на детей, на себя) при расчете заработной платы за первую половину месяца (аванса) является одним из самых обсуждаемых среди бухгалтеров. С учетом масштабных изменений в налоговом законодательстве, вступивших в силу в 2023 году, подходы к этому расчету в программах 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП) и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗКГУ) существенно изменились. В этой статье мы подробно разберем, как управлять механизмом вычетов и почему программа ведет себя именно так.
Ранее, до 1 января 2023 года, датой получения дохода в виде оплаты труда считался последний день месяца. Это позволяло игнорировать НДФЛ и вычеты при выплате аванса. Однако теперь, согласно статье 223 НК РФ, доход признается на дату фактической выплаты денег. Это означает, что даже «аванс» теперь является полноценным доходом, с которого нужно исчислить и удержать налог.
Проанализируем ситуацию, которая беспокоит многих расчетчиков: если предоставить стандартный вычет при расчете аванса (например, 20-го числа), сумма «на руки» сотруднику увеличится. Если же сотрудник сразу после аванса уволится или уйдет на длительный больничный, может возникнуть ситуация «переплаты» или невозможности удержать налог в конце месяца, так как сумма окончательного расчета окажется слишком малой. Рассмотрим, как решить эту задачу штатными средствами программы.
Для того чтобы стандартные вычеты не применялись в документе Начисление за первую половину месяца, а накапливались и учитывались только в конце месяца, в современных релизах 1С (начиная с 3.1.23.165 и выше) реализована специальная настройка. Разберем по шагам, где ее найти:
Здесь мы увидим два варианта выбора:
Начисление за первую половину месяца будет игнорировать наличие у сотрудника прав на вычеты, исчисляя НДФЛ с полной суммы начисления.Проанализируем последствия выбора второго варианта. При расчете аванса налог будет выше, а сумма к выплате — ниже. Это создает своего рода «страховой резерв» на случай изменения обстоятельств работы сотрудника во второй половине месяца. Все положенные вычеты будут применены позже — в документе Начисление зарплаты и взносов, что уменьшит итоговый налог за месяц и увеличит сумму окончательной выплаты.
Выясним причину, по которой программа по умолчанию стремится применить вычет к авансу. Согласно позиции ФНС, вычет должен предоставляться к налоговой базе, рассчитанной нарастающим итогом с начала года, при первой же выплате дохода в налоговом периоде (месяце).
Рассмотрим пример. У сотрудника есть право на вычет в размере 1 400 рублей. Сценарий А (настройка «ко всем выплатам»): В аванс начислено 20 000 руб. НДФЛ = (20 000 - 1 400) * 13% = 2 418 руб. К выплате = 17 582 руб. Сценарий Б (настройка «только в окончательный расчет»): В аванс начислено 20 000 руб. НДФЛ = 20 000 * 13% = 2 600 руб. К выплате = 17 400 руб.
Во втором случае 182 рубля (это 13% от вычета 1 400) фактически «зависают» до конца месяца и будут возвращены сотруднику при окончательном расчете.
Важно понимать, что современные версии 1С:ЗУП 3.1 строго контролируют цепочку «Исчислено — Удержано — Перечислено». Посмотрим на техническую сторону процесса. При проведении документа Начисление за первую половину месяца записи в регистры НДФЛ делаются с видом Расход для исчисленного налога. Реальное удержание происходит только в момент проведения документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу.
Если вы решите воспользоваться советами из старых обсуждений (как в сообщении 13) и применить внешние обработки для удаления НДФЛ или замены его на «псевдо-удержания» через Расчетную базу, это приведет к фатальным ошибкам в отчетности 6-НДФЛ. Программа не увидит связи между доходом и налогом, что вызовет расхождения в уведомлениях об исчисленных суммах налогов для ЕНП.
Рассмотрим ситуацию, предложенную в сообщении 2 форума: «поправить сумму к выплате вручную». С точки зрения современного учета в 1С, ручная правка суммы в ведомости без корректировки самого НДФЛ создаст «хвосты» в регистре Зарплата к выплате и НДФЛ к перечислению.
В документе Начисление за первую половину месяца на вкладке НДФЛ налог рассчитывается автоматически. Если вы используете настройку применения вычетов только в окончательный расчет, поле Примененные вычеты в этом документе останется пустым. Это корректное поведение системы, которое не требует вмешательства программиста или использования сторонних обработок.
Для крупных учреждений (ЗКГУ), где часто встречаются перерасчеты и возвраты, рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:
Начисление за первую половину месяца. Программа сама рассчитает НДФЛ без учета льгот.Начисление зарплаты и взносов программа увидит неиспользованный вычет за текущий месяц и применит его, уменьшив сумму налога.Такой подход полностью соответствует требованиям законодательства и избавляет расчетную группу от страха «переплатить» сотруднику, который может уволиться в середине месяца.
Подведем итог: гибкость настройки 1С позволяет выбрать консервативный метод (без вычетов в аванс) или прогрессивный (с вычетами в аванс). Главное — использовать штатные механизмы Учетной политики, а не пытаться обмануть систему через регистры или ручные правки, которые в условиях ЕНС и ЕНП могут привести к штрафным санкциям и ошибкам в налоговой отчетности.