При расчете заработной платы за первую половину месяца (аванса) в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом бухгалтеры часто сталкиваются с вопросом: как сделать так, чтобы сумма к выплате не уменьшалась на величину налога? Этот вопрос особенно остро стоял в прошлые налоговые периоды, но сохраняет свою актуальность в плане понимания методологии работы программы и сейчас. В данной статье мы подробно разберем, как решалась эта задача ранее, какие нормативные споры велись вокруг этого вопроса, и как изменился порядок учета НДФЛ с авансов в современных реалиях.
В рамках прежнего законодательства (действовавшего до 31 декабря 2022 года включительно) датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признавался последний день месяца, за который этот доход был начислен. На дату выплаты аванса доход еще не считался полученным с точки зрения Налогового кодекса РФ, поэтому исчислять и удерживать НДФЛ непосредственно в день выплаты аванса было нельзя.
Тем не менее, программа 1С:ЗУП в документе Начисление за первую половину месяца по умолчанию рассчитывала «предполагаемый» налог. Это делалось для подстраховки: если сотрудник отработает первую половину месяца, получит аванс, а во второй половине месяца не выйдет на работу (заболеет, уйдет в отпуск за свой счет или уволится), то при окончательном расчете за месяц у работодателя просто не останется начислений, из которых можно будет удержать налог. Чтобы избежать таких ситуаций и не загнать сотрудника в долги перед бюджетом и организацией, программа резервировала сумму налога, уменьшая сумму к выплате.
Если же организация, опираясь на разъяснения Минтруда, принимала решение выплачивать аванс в полном объеме (без уменьшения на налог), в программе применялся следующий практический алгоритм:
Начисление за первую половину месяца.НДФЛ.Ведомость в банк или Ведомость в кассу с видом выплаты «Аванс» программа автоматически подтягивала к выплате полную сумму начислений за первую половину месяца без каких-либо вычетов.Рассмотрим подробнее, к каким спорам приводил этот подход в бухгалтерском сообществе.
Желание бухгалтеров выплачивать аванс без вычета налога подогревалось официальными разъяснениями профильных ведомств:
НДФЛ в бюджет налоговым агентом до даты фактического получения дохода (которая на тот момент наступала строго в последний день месяца) категорически не допускается. Это расценивалось как уплата налога за счет собственных средств работодателя.Методисты фирмы 1С, в свою очередь, заложили в программу компромиссный вариант: налог в документе начисления аванса рассчитывался, но не считался удержанным и не подлежал немедленному перечислению в бюджет. Он лишь уменьшал сумму выплаты «на руки» в качестве превентивной меры безопасности налогового агента.
С 1 января 2023 года вступили в силу кардинальные изменения в Налоговом кодексе РФ (введенные Федеральным законом № 263-ФЗ), которые полностью прекратили любые споры о необходимости удержания налога с аванса:
Во-первых, было упразднено специальное правило, связывающее дату получения дохода в виде зарплаты с последним днем месяца (пункт 2 статьи 223 НК РФ утратил силу). Теперь датой фактического получения дохода для любых денежных выплат, включая заработную плату и аванс, признается день непосредственной выплаты денег сотруднику (перечисления на банковский счет или выдачи из кассы).
Во-вторых, на налогового агента была возложена прямая законодательная обязанность исчислять и удерживать НДФЛ при каждой выплате дохода. Поскольку аванс теперь признается полноценным доходом в день его выплаты, работодатель обязан удержать НДФЛ непосредственно при выплате аванса и перечислить его в бюджет в рамках Единого налогового платежа (ЕНП).
Таким образом, старая схема с ручным удалением строк на вкладке НДФЛ в документе начисления за первую половину месяца теперь является грубым нарушением законодательства РФ и неизбежно приведет к штрафным санкциям со стороны ФНС за невыполнение обязанностей налогового агента.
Проанализируем, как устроен современный механизм расчета аванса и налога в программе 1С:ЗУП редакции 3.1. Чтобы учет велся корректно, и у вас не возникало проблем с заполнением регламентированной отчетности 6-НДФЛ, рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:
Для того чтобы программа могла корректно исчислить налог, наиболее предпочтительным и методологически верным способом расчета является «Расчет за первую половину месяца». Настроить его можно в карточке сотрудника на вкладке «Оплата труда» или массово с помощью документа «Изменение аванса».
Создаем документ Начисление за первую половину месяца. При его расчете программа выполняет следующие действия:
НДФЛ автоматически производит расчет исчисленного налога, ориентируясь на планируемую дату выплаты аванса, указанную внизу документа.При формировании документов выплаты (Ведомость в банк, Ведомость на счета или Ведомость в кассу) с видом выплаты «Аванс» программа:
НДФЛ.6-НДФЛ.Попытки ручного вмешательства в распределение налога в ведомостях или документах начисления приведут к рассинхронизации регистров накопления по НДФЛ, «зависанию» остатков налога в программе и некорректному заполнению автоматических отчетов. В современных реалиях расчет и удержание налога с первой половины месяца — это обязательный технологический процесс, жестко контролируемый государством.