← На главную

В процессе работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются со следующей ситуацией: в организации появляется новый сотрудник, все кадровые документы оформлены, но при автоматическом заполнении ведомости на выплату аванса за текущий месяц табличная часть документа остается пустой. Это вызывает обоснованные опасения, ведь за задержку выплат работодателю грозят серьезные штрафы.

Давайте подробно разберем, почему программа ведет себя подобным образом, какие настройки и документы необходимо проверить и как решить эту проблему с учетом современных стандартов учета и последних изменений в законодательстве.

1. Влияние законодательства и обязательность предварительного расчета

Прежде всего, проанализируем ключевое изменение, произошедшее в учете начиная с 2023 года. Ранее в программе 1С:ЗУП 3.0/3.1 допускалось выплачивать аванс фиксированной суммой или процентом от тарифа напрямую через платежные ведомости без предварительного проведения расчетных документов. С переходом на новые правила исчисления НДФЛ ситуация кардинально изменилась.

Теперь расчет НДФЛ должен производиться при каждой выплате дохода, включая аванс. В связи с этим в программе 1С:ЗУП 3.1 заполнение документов Ведомость в банк или Ведомость в кассу с характером выплаты «Аванс» жестко завязано на предварительный расчет. Чтобы сотрудник попал в ведомость, необходимо соблюдение обязательного условия:

1. В программе должен быть создан и проведен документ Начисление за первую половину месяца (находится в разделе Зарплата -> Все начисления) за соответствующий месяц.
2. В данном документе должен быть произведен расчет по конкретному сотруднику.
3. Если документ начисления отсутствует, программа «не видит» сумм к выплате, и ведомость на аванс останется пустой.

2. Анализ даты приема сотрудника на работу

Рассмотрим стандартную ситуацию: сотрудник принят на работу во второй половине месяца (например, 16, 20 или 25 числа), а выплата аванса в организации назначена на 25 или 28 число. Выясним, почему программа не включает его в расчет:

• Расчетный период для аванса (первой половины месяца) длится строго с 1-го по 15-е число текущего месяца.
• Если сотрудник принят на работу 16-го числа или позже, то в периоде с 1 по 15 число у него нет фактически отработанного времени.
• Поскольку отработанное время за первую половину месяца равно нулю, документ Начисление за первую половину месяца начислит ему 0 рублей. Как результат, в ведомость на аванс сотрудник не попадет.

Решение: Если организация хочет выплатить такому сотруднику промежуточную сумму (чтобы соблюсти требование Минтруда о выплате зарплаты не реже чем каждые полмесяца), целесообразно использовать механизм разового начисления или выплатить межрасчетный аванс вручную, добавив строку в ведомость, однако технически в автоматический расчет за первую половину месяца такой сотрудник попадать не должен.

3. Проверка настроек детализации выплаты (Способ выплаты и счета)

Одной из наиболее частых причин «исчезновения» сотрудников из ведомостей является несовпадение аналитики выплаты в кадровом учете и в самой ведомости. Проведем детальную проверку карточки сотрудника и настроек организации:

1. Перейдем в карточку сотрудника и откроем вкладку Выплаты, учет затрат.
2. Проверим установленный способ выплаты. Возможные варианты: Зачислением на карточку (в рамках зарплатного проекта), Перечислением на счет в банке, Через кассу или Через раздатчика.
3. Сопоставим этот способ с создаваемой ведомостью. Если у сотрудника указана выплата через кассу, а мы заполняем документ Ведомость в банк, программа проигнорирует этого сотрудника.
4. Обратим внимание на конкретный Зарплатный проект. Если в организации ведется несколько зарплатных проектов в разных банках, и в ведомости выбран «Банк А», а у сотрудника в карточке закреплен «Банк Б», автоматическое заполнение не сработает. Данные должны строго совпадать.

4. Способ расчета аванса и период его действия

В более ранних версиях программы или при переносе данных из предыдущих конфигураций (например, ЗУП 2.5) критически важной деталью является настройка параметров аванса в кадровых документах. Разберем этот нюанс по шагам:

Параметры аванса задаются в документе Прием на работу или могут быть изменены специализированным документом Изменение аванса. Здесь указывается один из способов расчета:

• Расчет за первую половину месяца — наиболее предпочтительный и методологически верный способ.
• Фиксированной суммой.
• Процентом от тарифа.

Если выбран способ расчета фиксированной суммой или процентом, обязательно обратите внимание на поле Период действия (дата, с которой устанавливается данный аванс). Если дата начала действия этой настройки установлена позже, чем дата расчета или выплаты аванса (например, период действует с начала следующего месяца), программа не сможет рассчитать сумму к выплате в текущем периоде.

5. Конфликт документов и последовательность проведения

Иногда виной всему становится нарушение хронологии проведения документов в информационной базе 1С. Проанализируем типичные ошибки пользователей:

• Наличие итогового расчета за месяц: Если бухгалтер по ошибке или для предварительного анализа уже создал и проверил документ Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц, программа блокирует расчет аванса. Она считает, что окончательный расчет уже произведен. Чтобы исправить это, необходимо временно отменить проведение итогового начисления зарплаты, после чего перезаполнить ведомость на аванс.
• Опережающие ведомости: Если в текущем месяце сотруднику выплачивались межрасчетные суммы (например, отпускные или материальная помощь), и в платежной ведомости ошибочно был указан характер выплаты «Зарплата за месяц», программа зафиксирует, что окончательный расчет с сотрудником произведен. Ведомость на аванс по нему заполняться больше не будет. Решением будет исправление характера выплаты в межрасчетной ведомости на корректный (например, «Отпуск»).

6. Проблемы с ФОТ и непроведенными кадровыми приказами

Давайте проверим техническое состояние документов приема на работу нового сотрудника. Если при создании кадровых документов возникли сбои, программа может «потерять» сотрудника при расчете:

1. Убедимся, что документ Прием на работу проведен, а не просто записан. В списке документов рядом с ним должна стоять зеленая галочка проведения.
2. Проанализируем Фонд оплаты труда (ФОТ) сотрудника. Откроем вкладку Оплата труда в документе приема. Убедимся, что плановые начисления (например, Оклад по дням) введены корректно, их размер больше нуля, и установлена галочка активности начислений. Если ФОТ равен нулю, расчет за первую половину месяца также выдаст нулевой результат.

7. Наличие отрицательного сальдо (долга перед организацией)

Программа 1С:ЗУП 3.1 ведет взаиморасчеты с сотрудниками накопительным итогом с точностью до копеек. Рассмотрим ситуацию, когда у нового сотрудника может возникнуть долг:

• При переносе данных из других баз по сотруднику мог быть неверно введен начальный остаток (переплата).
• Если за сотрудником числится долг перед организацией, программа при заполнении ведомости на аванс автоматически уменьшит сумму к выплате на величину этого долга.
• Если сумма долга превышает или равна рассчитанной сумме аванса, итоговое значение к выплате составит 0 рублей, и строка с сотрудником в ведомость просто не добавится.

Решение: Проверьте взаиморасчеты с помощью отчета Задолженность по зарплате или Расчетный листок за предыдущие периоды, чтобы исключить влияние переходящих остатков.

8. Валютный контроль для иностранных граждан

Обратим внимание на статус гражданства нового сотрудника. В 1С:ЗУП реализован строгий контроль валютного законодательства РФ:

• Иностранные граждане (независимо от их статуса налогового резидентства) не могут получать заработную плату и авансы наличными денежными средствами через кассу организации. Это расценивается как незаконная валютная операция.
• Если вы попытаетесь заполнить документ Ведомость в кассу, программа автоматически исключит из нее всех иностранных сотрудников.
• Решение: Выплату аванса и зарплаты иностранным гражданам следует производить исключительно в безналичном порядке через документы Ведомость в банк или Ведомость на счета.

Шпаргалка для бухгалтера: пошаговый алгоритм проверки

Если новый сотрудник упорно не попадает в ведомость на выплату аванса, последовательно выполните следующие действия:

1. Проверьте, проведен ли документ Прием на работу и заполнена ли там тарифная ставка (ФОТ).
2. Убедитесь, что дата приема сотрудника — не позднее 15-го числа расчетного месяца (для стандартного аванса).
3. Проверьте наличие и проведение документа Начисление за первую половину месяца. Рассчитан ли в нем этот сотрудник?
4. Откройте карточку сотрудника (вкладка Выплаты, учет затрат) и сверьте способ выплаты с создаваемой ведомостью (Касса / Банк / Зарплатный проект).
5. Убедитесь, что в базе нет проведенных документов окончательного расчета (Начисление зарплаты и взносов) за этот месяц.
6. Проверьте отсутствие переплат и долгов по сотруднику с помощью отчета Расчетный листок.

Соблюдение этого простого регламента позволит вам оперативно находить технические ошибки ввода данных и гарантирует своевременную выплату аванса всем сотрудникам компании.