Разберем ситуацию, которая на практике вызвала много вопросов осенью 2023 года: по расчету по страховым взносам действительно возник переходный период, когда налоговая служба разрешила использовать рекомендованную форму, а в учетных программах постепенно появлялись обновления. Из-за этого у бухгалтеров возникло естественное сомнение: не нужно ли по аналогии ждать новую форму и для ЕФС-1, особенно если отчет сдается в электронном виде.
Сразу сформулируем основной вывод. За 3 квартал 2023 года ЕФС-1 следовало подавать не по новой, а по действующей на тот момент форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Для электронной отправки применялся формат, утвержденный Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п. То есть в октябре 2023 года оснований ждать новую форму ЕФС-1 не было.
Теперь рассмотрим подробнее, почему по РСВ и по ЕФС-1 сложилась разная ситуация, как это проверить по нормативной базе, и как действовать на практике, если вы формируете отчет в 1С и сомневаетесь, какую редакцию использовать.
Проанализируем причину путаницы. В 2023 году бухгалтеры одновременно работали с несколькими крупными изменениями:
после объединения ПФР и ФСС начала применяться единая форма ЕФС-1;
по РСВ осенью 2023 года ФНС отдельно направила рекомендованную форму и электронный формат;
в 1С обновления появлялись не одновременно по всем отчетам, из-за чего визуально могло казаться, что один отчет уже «новый», а второй еще «старый»;
пользователи часто ориентировались не на дату вступления в силу нормативного акта, а на сам факт его появления в новостях или в правовых системах.
Именно поэтому вопрос из обсуждения выглядит логично: если по РСВ появилась новая форма в 1С, не нужно ли ждать и новую форму ЕФС-1 для электронной сдачи?
Нет, по итогам 3 квартала 2023 года такой логики применять было нельзя. Для РСВ и для ЕФС-1 действовали разные нормативные режимы и разные даты обновления.
Рассмотрим нормативную основу по шагам. С 1 января 2023 года единая форма ЕФС-1, а также порядок ее заполнения были утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Этот документ начал действовать именно с 01.01.2023 и применялся в течение 2023 года.
Отдельно электронный формат для представления сведений по ЕФС-1 был утвержден Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п. То есть вопрос бумажной формы и вопрос электронного формата уже были урегулированы заранее, еще до начала 2023 года.
Из этого следует важный практический вывод: в октябре 2023 года для ЕФС-1 уже существовали и действующая форма, и действующий электронный формат. Поэтому ждать появления еще какого-то специального «нового электронного ЕФС-1» за 3 квартал 2023 года не требовалось.
Теперь посмотрим на РСВ, потому что именно сравнение с ним породило сомнение. По расчету по страховым взносам ФНС в сентябре 2023 года выпустила письмо от 26.09.2023 № БС-4-11/12322@, которым направила рекомендуемую форму расчета, порядок заполнения и формат представления в электронной форме. На практике это означало, что за 9 месяцев 2023 года в ряде случаев нужно было ориентироваться уже не только на прежний бланк, но и на разъяснения ФНС по новой рекомендованной форме.
Иначе говоря, по РСВ в октябре 2023 года действительно была специальная переходная ситуация. А вот по ЕФС-1 такой отдельной переходной истории на тот момент не возникало. Для него продолжали работать постановления № 245п и № 246п.
Разберем это еще проще:
РСВ — осенью 2023 года ФНС отдельно выпустила рекомендованную форму и формат.
ЕФС-1 — в 2023 году продолжала действовать форма, утвержденная еще в конце 2022 года, без необходимости ждать отдельный «осенний» переход на новый бланк именно для отчета за 3 квартал.
Поэтому ориентироваться на новости по РСВ при выборе формы ЕФС-1 было нельзя. Это два разных отчета с разными источниками регулирования.
Выясним причину, по которой ответ здесь однозначный. Нет, ждать новую форму ЕФС-1 за 3 квартал 2023 года не нужно было. На дату сдачи такого отчета новая форма, которая пришла на смену постановлению № 245п, еще не действовала.
Новая форма ЕФС-1 была утверждена значительно позже — Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. При этом сам приказ вступил в силу с 1 января 2024 года. Это ключевой момент. Даже если в конце 2023 года вы уже видели новости о новой форме или она появлялась в правовых базах и технологических обновлениях, к отчетности за 3 квартал 2023 года она не относилась.
Здесь важно не перепутать две даты:
дату утверждения документа;
дату вступления документа в силу.
Для бухгалтера значение имеет именно вторая дата. Если приказ утвержден в ноябре 2023 года, но начал действовать только с 01.01.2024, то применять его к отчету за 9 месяцев 2023 года нельзя.
Посмотрим на практическое решение без лишней теории. Если вы сдавали ЕФС-1 за 3 квартал 2023 года, то ориентироваться следовало на такую связку документов:
форма и порядок заполнения — Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п;
электронный формат — Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п.
Именно эта нормативная база действовала для отчетных периодов 2023 года. Поэтому при формировании отчета в программе, при проверке выгрузки, при контроле отправки через оператора ЭДО или через кабинет страхователя нужно было смотреть, поддерживает ли используемый релиз тот формат, который утвержден постановлением № 246п.
Если в 1С еще не было отображения какой-то «новой формы ЕФС-1», это само по себе не означало проблему. Наоборот, для сдачи за 3 квартал 2023 года это было нормально, потому что обязанность переходить на форму 2024 года еще не наступила.
Рассмотрим подробнее содержание отчета. Когда в разговоре говорят «ЕФС-1 за 3 квартал», чаще всего имеют в виду раздел 2 — сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. По сути, это тот блок, который пришел на смену прежней форме 4-ФСС.
Но здесь есть важная особенность. ЕФС-1 — это не единый сплошной отчет, который всегда сдается целиком. Это форма-конструктор. В нее включены разные разделы и подразделы, и заполнять нужно только те части, которые относятся к конкретной ситуации.
Поэтому за 3 квартал 2023 года вы могли сдавать:
только раздел 2 — если речь идет о квартальной отчетности по взносам на травматизм;
подраздел 1.1 — если в отчетном периоде были кадровые мероприятия или заключение/прекращение договоров ГПХ, по которым сведения подаются в иные сроки;
другие подразделы — если возникло специальное основание для их представления.
То есть сам вопрос «по какой форме сдавать ЕФС-1 за 3 квартал» обычно относится именно к квартальному блоку, но на практике всегда полезно уточнять, какой именно раздел вы формируете.
Разберем по шагам срок сдачи, потому что он помогает понять, какой нормативный акт нужно применять. Для раздела 2 формы ЕФС-1, который заменил 4-ФСС, сведения за 9 месяцев 2023 года нужно было представить не позднее 25 октября 2023 года.
Следовательно, на эту дату действовали именно постановления ПФР 2022 года. Ни приказ СФР № 2281, ни связанные с ним изменения не могли применяться к отчету, срок сдачи которого наступал еще в октябре 2023 года.
Это еще один способ быстро проверить себя: если отчет сдавался в октябре 2023 года, а новый акт вступал в силу только с января 2024 года, значит использовать нужно прежнюю форму.
Проанализируем ситуацию, которая чаще всего вводила в заблуждение. В конце 2023 года в профессиональных новостях и в обновлениях программ начали появляться сообщения о новой форме ЕФС-1. Из-за этого многие делали ошибочный вывод: раз новая форма уже утверждена, значит ее надо применять сразу ко всем ближайшим отправкам.
Но в бухгалтерской отчетности так работает не всегда. Рассмотрим подробнее:
нормативный акт может быть принят заранее;
программа может показать новую форму или подготовить обновление раньше фактического начала применения;
операторы отчетности могут заранее встроить новый формат, чтобы успеть к дате начала действия;
но обязанность страхователя возникает только с даты вступления нормы в силу.
Поэтому правильный алгоритм такой: сначала смотрим дату вступления в силу документа, а уже потом — наличие формы в программе. Если форма появилась в 1С, это еще не означает, что именно ее надо использовать для уже близкого отчета. Иногда она добавляется заранее.
Теперь разберем практический сценарий из вопроса. В программе 1С вы увидели новую форму РСВ, а по ЕФС-1 отдельного обновления под отчет за 3 квартал 2023 года не наблюдаете. Что делать?
Действуйте последовательно.
Проверьте нормативную базу отчета. Для ЕФС-1 за отчетные периоды 2023 года это постановления № 245п и № 246п. Если программа формирует отчет по этим правилам, этого достаточно.
Уточните, какой именно раздел ЕФС-1 вы сдаете. Для квартальной отчетности по травматизму обычно нужен раздел 2. Для кадровых событий — подраздел 1.1. Не нужно ждать «новую форму целиком», если в вашем случае используется уже действующий раздел.
Проверьте релиз программы и регламентированную отчетность. В 1С важно не только наличие формы как таковой, но и актуальность шаблона, проверки и выгрузки.
Сформируйте тестовую выгрузку. Если файл проходит внутреннюю проверку и принимается оператором или контрольным модулем, это дополнительный признак, что используется корректный формат.
Не переносите на ЕФС-1 логику РСВ. Даже если по одному отчету действует переходное письмо или рекомендованный формат, по другому отчету может продолжать действовать прежний нормативный комплект.
Главное правило: если для ЕФС-1 на ваш отчетный период действует прежняя форма, отсутствие «новой» формы в интерфейсе программы не является ошибкой.
Рассмотрим подробнее практическую проверку в 1С. Пользователи часто спрашивают не только о праве применять форму, но и о том, как убедиться, что программа действительно готова к сдаче. Универсальный порядок можно описать так:
обновите конфигурацию и комплект регламентированной отчетности до актуального релиза;
откройте список регламентированных отчетов;
выберите ЕФС-1 и нужный отчетный период;
убедитесь, что программа предлагает разделы, соответствующие отчетности 2023 года;
заполните отчет автоматически и выполните встроенную проверку;
сформируйте электронную выгрузку и проверьте ее через сервис отправки.
Конкретные названия команд и разделов в 1С могут отличаться в зависимости от конфигурации, например 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП, РегламентированнаяОтчетность, но логика везде одна: нужно проверить не «красоту бланка», а соответствие действующему формату и контрольным соотношениям.
Если говорить максимально предметно, бухгалтеру в 1С полезно контролировать:
актуальность самого релиза конфигурации;
актуальность модуля регламентированной отчетности;
корректность заполнения регистрационных данных организации;
наличие данных по начисленным взносам на травматизм для раздела 2;
корректность кадровых событий для подраздела 1.1.
Никаких специальных методов или функций 1С из обсуждаемой темы, которые бы «переключали» именно форму ЕФС-1 за 3 квартал 2023 года на особый режим, в данной задаче не требуется. Здесь вопрос решается не программным кодом, а правильным выбором нормативной редакции отчета.
Посмотрим на смысл ответа из обсуждения и развернем его в полноценное решение. Формулировка «форма не менялась» в бытовом смысле верна, но для страницы сайта ее лучше раскрыть более подробно, чтобы у читателя не осталось сомнений.
Правильнее объяснять так:
на отчетность за 3 квартал 2023 года распространялась форма ЕФС-1, утвержденная Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п;
для электронной сдачи применялся формат по Постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п;
отдельной «новой» формы, которую нужно было ждать именно для октябрьской сдачи ЕФС-1 за 9 месяцев 2023 года, не было;
новая форма ЕФС-1 была утверждена позже, Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, и вступила в силу только с 01.01.2024;
поэтому сравнение с РСВ некорректно: по РСВ в тот период был специальный переходный порядок, по ЕФС-1 — нет.
Разберем еще одну практическую ситуацию. Иногда бухгалтер ориентируется на нормативную базу правильно, но при отправке сталкивается с тем, что программа, оператор ЭДО или проверочный сервис сообщает о другой версии формата. Как поступить в таком случае?
Рассмотрим по шагам:
Сначала проверьте дату отправки и отчетный период. Если речь идет именно о 3 квартале 2023 года, используйте нормативную базу 2023 года.
Проверьте, не установлено ли у вас слишком раннее обновление регламентированной отчетности. Иногда техническое обновление может уже содержать формы следующего года.
Сверьте описание формата у оператора ЭДО. Для ЕФС-1 за 2023 год должна поддерживаться передача по формату, действовавшему в 2023 году.
Обновите программу до рекомендованного релиза производителя. Ошибка может быть не в самой форме, а в обработке выгрузки или контролях.
При необходимости сформируйте отчет повторно после обновления классификаторов и комплекта отчетности.
В подобных ситуациях важно отделять правовой вопрос от технического. С правовой точки зрения за 3 квартал 2023 года применяется форма по постановлению № 245п. Если технический сервис ведет себя иначе, это повод проверить настройки и версию, а не менять нормативную основу отчета по собственной инициативе.
Рассмотрим подробнее типичные ошибки, чтобы их избежать.
Переносят правила по РСВ на ЕФС-1. Это самая частая ошибка. То, что по одному отчету появилась рекомендованная форма, не означает автоматического изменения другого отчета.
Ориентируются на дату публикации новости, а не на дату вступления в силу. Для отчетности это принципиально важно.
Путают форму и формат. Бланк отчета и электронный формат его передачи — это разные элементы регулирования, хотя на практике они связаны.
Ждут «полного обновления» ЕФС-1, хотя нужен только один конкретный раздел. На деле форма сдается блоками, в зависимости от основания.
Считают отсутствие новинки в 1С ошибкой. Иногда это как раз признак того, что программа показывает корректную редакцию для текущего периода.
Если избежать этих пяти ошибок, вопрос выбора формы обычно решается очень быстро.
Посмотрим на пример понятного объяснения, которое можно использовать в работе с коллегами или клиентами.
«По РСВ за 9 месяцев 2023 года действительно была особая ситуация: ФНС выпустила рекомендованную форму и электронный формат. Но по ЕФС-1 в октябре 2023 года ничего ждать не нужно было. Для него уже действовали форма по постановлению ПФР № 245п и электронный формат по постановлению № 246п. Новая форма ЕФС-1 появилась позже и применяется только с 2024 года».
Такое объяснение удобно тем, что оно сразу отвечает на три вопроса:
почему возникло сомнение;
почему по ЕФС-1 не нужно ждать обновление;
какой документ применять на практике.
Теперь соберем решение в окончательную форму.
Правильный ответ на вопрос «по какой форме подавать ЕФС-1 за 3 квартал 2023 года» такой:
подавайте ЕФС-1 за 3 квартал 2023 года по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п;
для электронной сдачи используйте формат, утвержденный Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п;
новую форму ждать не нужно, потому что приказ СФР от 17.11.2023 № 2281 вступил в силу только с 01.01.2024;
не сравнивайте эту ситуацию с РСВ, поскольку по РСВ осенью 2023 года действовал отдельный переходный порядок по письму ФНС.
Представим ситуацию. Организация готовит квартальную отчетность в октябре 2023 года. В 1С уже заметно обновление по РСВ, а по ЕФС-1 бухгалтер не видит новой формы. Возникает вопрос: можно ли сдавать по старой?
Посмотрим на алгоритм действий.
Определим отчет: нужен именно ЕФС-1, а не РСВ.
Уточним отчетный период: это 9 месяцев 2023 года.
Проверим дату сдачи: для раздела 2 это 25 октября 2023 года.
Сверим нормативный акт, действующий на этот момент: это Постановление ПФР № 245п.
Проверим электронный формат: это Постановление ПФР № 246п.
Сделаем вывод: новую форму ждать не надо, отправляем по действующей редакции.
Как видим, решение получается простым, если идти не от внешнего вида формы в программе, а от даты действия нормативного акта.
Рассмотрим еще один нюанс, который иногда вызывает дополнительные вопросы. Что делать, если по какой-то причине отчет за 3 квартал 2023 года отправлялся уже после октября, например с опозданием?
Здесь нужно смотреть не только на дату отправки, но и на то, какая форма применялась к соответствующему отчетному периоду и какой формат принимала система на дату отправки. В общем случае для отчетности за период 2023 года ориентируются на форму, действовавшую для этого периода. Но при технической отправке в более поздний срок дополнительно приходится учитывать уже актуальные требования приемного шлюза и программного обеспечения.
Поэтому на практике лучше не доводить до такой ситуации. Если отчет сдается в установленный срок за 3 квартал 2023 года, сомнений нет: применяется редакция 2023 года. Если же речь идет о просроченной отправке значительно позже, тогда уже требуется отдельно проверять техническую совместимость на дату фактической подачи.
Но это уже другая задача. В рамках исходного вопроса, который касается обычной сдачи за 3 квартал 2023 года, ответ остается прежним: ждать новую форму не нужно.
Разберем по шагам несколько практических моментов, которые полезны именно тем, кто сдавал ЕФС-1 как квартальную отчетность по травматизму.
Заполняйте только необходимые разделы. Не нужно формировать все подразделы формы, если у вас основание только для раздела 2.
Проверяйте регистрационные данные страхователя. Ошибки в регистрационном номере, ИНН, КПП и наименовании приводят к отказам даже при правильном выборе формы.
Сверяйте базу и суммы начисленных взносов. Раздел 2 продолжает логику отчетности по травматизму, поэтому особое внимание нужно уделять тарифу, базе и расчету взносов.
Контролируйте численность и выплаты по договорам ГПХ. В зависимости от ситуации они влияют на состав сведений и на отдельные разделы ЕФС-1.
Не смешивайте в одном пакете сведения с разными основаниями и сроками. Для ЕФС-1 это принципиально важно, потому что у разных подразделов разные правила представления.
Именно из-за модульной природы ЕФС-1 бухгалтеру особенно важно сначала определить, какой раздел он сдает, и только потом проверять форму, формат и срок.
Проанализируем саму практическую ценность форумного вопроса. Он хорош тем, что отражает типичную ситуацию реальной работы:
бухгалтер видит несинхронные обновления в 1С;
сравнивает два разных отчета;
делает осторожный вывод и пытается заранее избежать отказа при электронной отправке;
ищет не общий комментарий, а именно ответ на вопрос «ждать или не ждать новую форму».
С практической точки зрения правильный профессиональный подход здесь такой: не ориентироваться только на интерфейс 1С или на обсуждение в чате, а проверять нормативный акт и дату его вступления в силу. Именно это позволяет быстро снять неопределенность.
Посмотрим на удобную формулировку для внутренней инструкции или базы знаний.
По ЕФС-1 за периоды 2023 года применять форму по Постановлению Правления ПФР № 245п.
Для электронной сдачи использовать формат по Постановлению Правления ПФР № 246п.
Не переносить переходные правила РСВ на ЕФС-1.
При появлении «новой формы» в новостях всегда проверять дату вступления документа в силу.
Если в 1С нет новой редакции ЕФС-1 под 3 квартал 2023 года, это не проблема, а ожидаемая ситуация.
Такая памятка помогает не только в конкретном вопросе за 2023 год, но и в дальнейшем: тот же принцип работает и по другим регламентированным отчетам.
Подведем итог и сформулируем окончательный ответ максимально четко.
ЕФС-1 за 3 квартал 2023 года нужно было подавать по форме, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Для электронной сдачи использовался формат по Постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п. Ждать новую форму для сдачи в октябре 2023 года не требовалось.
Причина проста: новая форма ЕФС-1 была утверждена позже, Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, и вступила в силу только с 01.01.2024. Поэтому сравнение с РСВ здесь не работает: по РСВ в тот период действительно был особый переходный порядок, а по ЕФС-1 продолжала действовать редакция 2023 года.
Если вы работаете в 1С, действуйте так: обновите программу, проверьте комплект регламентированной отчетности, сформируйте нужный раздел ЕФС-1 за 9 месяцев 2023 года и отправьте его по действующему формату. Отсутствие отдельной «новой формы» ЕФС-1 в программе на тот момент не означало, что нужно ждать обновление.
Информация носит справочный характер.