← На главную

Нередко организации предоставляют сотрудникам беспроцентные займы или займы под процент ниже двух третьих ключевой ставки Банка России. При этом график выдачи денежных средств может быть разбит на несколько траншей в течение длительного периода, а возврат тела займа запланирован единовременно в конце срока договора. Рассмотрим подробно, зачем и как правильно отражать такие операции в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом, как настроить автоматический расчет материальной выгоды и избежать ошибок при переходе между редакциями программы.

Зачем отражать займы сотрудникам в конфигурации 1С:ЗУП

В соответствии с нормами налогового законодательства РФ, при получении сотрудником беспроцентного займа (или займа с процентной ставкой менее 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ) у физического лица возникает налогооблагаемый доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование заемными средствами. Даже если основной долг не удерживается из текущей ежемесячной зарплаты, программа 1С:ЗУП необходима для:

1. Ежемесячного расчета суммы материальной выгоды исходя из фактического остатка задолженности и количества дней пользования средствами.
2. Исчисления НДФЛ с материальной выгоды (по установленной ставке 35% для резидентов) и последующего удержания налога из ближайших денежных выплат сотруднику.
3. Корректного отражения доходов и удержанного налога в регламентированной отчетности (в расчете 6-НДФЛ и справках о доходах).

Шаг 1. Оформление договора займа с выдачей несколькими траншами

Разберем по шагам, как зафиксировать выдачу займа частями в 1С:ЗУП редакции 3.1 без создания избыточного количества отдельных договоров:

1. Перейдем в раздел Зарплата — Займы сотрудникам и создадим документ Договор займа сотруднику.
2. Укажем сотрудника, организацию и дату заключения договора.
3. В переключателе способа предоставления займа выберем вариант «Несколькими траншами». При выборе этого режима в документе становится доступной табличная часть, в которой мы указываем планируемые даты (или месяцы) предоставления каждой части займа и соответствующие суммы траншей.
4. В поле процентной ставки укажем 0 %, так как заем является беспроцентным. По умолчанию в программе будет установлен флаг «Материальная выгода облагается НДФЛ» (снимать его следует только при наличии у сотрудника подтвержденного налоговым органом права на имущественный вычет по данному займу).

Шаг 2. Настройка условий погашения (возврат в конце срока)

Проанализируем условия задачи: заем выдается на 5 лет, и вся сумма возвращается сотрудником единовременно по окончании срока. Чтобы программа не удерживала тело займа из ежемесячной заработной платы, настроим блок погашения:

1. В поле условий возврата выберем вариант «По окончании срока (единовременно)» либо зададим отсрочку платежей по основному долгу на весь срок действия договора (на 60 месяцев).
2. Установим планируемую дату окончательного погашения займа.
3. Проведем документ Договор займа сотруднику. При такой настройке основной долг не попадет в удержания расчетных листков, однако база для расчета матвыгоды сформируется корректно.

Шаг 3. Регистрация фактической выдачи каждого транша

Планового графика траншей в договоре недостаточно для начала начисления материальной выгоды, так как налог должен начисляться только на фактически переданные суммы. Разберем порядок регистрации фактической выдачи средств:

1. В момент перечисления каждой отдельной части займа создаем на основании исходного договора документ Выдача займа сотруднику.
2. Указываем точную дату фактического перечисления денег и сумму текущего транша.
3. Программа автоматически увеличит остаток задолженности сотрудника с даты документа, и при следующем начислении зарплаты материальная выгода рассчитается строго с учетом изменившегося остатка долга.

Шаг 4. Ежемесячный расчет материальной выгоды и исчисление НДФЛ

Посмотрим, как происходит начисление в ежемесячном цикле:

1. При создании расчетного документа Начисление зарплаты и взносов перейдем на вкладку «Займы».
2. По кнопке Заполнить программа автоматически рассчитает сумму материальной выгоды по формуле: (2/3 ставки ЦБ РФ - Ставка по договору) / ДнейВГоду * ДнейПользования * ОстатокДолга.
3. На вкладке «НДФЛ» автоматически исчислится налог с полученной материальной выгоды по ставке 35%, который будет удержан при выплате зарплаты за соответствующий месяц.

Шаг 5. Окончательное погашение займа

Когда пятилетний срок истечет и сотрудник внесет всю сумму долга (в кассу предприятия или на расчетный счет), в программе необходимо оформить документ Погашение займа сотруднику. В документе указывается дата внесения платежа, сумма и способ взаиморасчетов. После проведения документа остаток задолженности обнулится, и начисление материальной выгоды в последующих месяцах прекратится.

Решение проблемы с задвоением материальной выгоды при переносе данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1

Выясним причину частой ошибки: если при переходе с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 завести договор займа исторической датой (например, декабрем 2017 года), то при начислении зарплаты за первый месяц в новой базе (январь 2018 года) программа регистрирует перерасчет за декабрь и повторно исчисляет НДФЛ с материальной выгоды, который уже был рассчитан и удержан в старой программе.

Для исправления и предотвращения этой ситуации применим один из следующих подходов:

1. Корректный ввод начального остатка: Оформляем договор займа в ЗУП 3.1 датой начала ведения учета (например, 01.01) с указанием фактического входящего остатка долга, не вводя документы выдачи за закрытые исторические периоды.
2. Очистка очереди перерасчетов: Если договор уже внесен первоначальной исторической датой, перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты. Найдем в списке зарегистрированные системой автоматические перерасчеты по данному сотруднику за прошлые периоды и удалим их до проведения первого документа Начисление зарплаты и взносов.

Ограничения и нюансы учета

Обратим внимание на технические особенности конфигурации 1С:ЗУП 3.1:

1. Документ Изменение условий договора займа сотруднику предназначен для корректировки процентной ставки или срока, но не поддерживает изменение уже утвержденного графика траншей. Если фактические суммы или даты будущих траншей изменились, корректировку вносят непосредственно в первоначальный договор либо регистрируют новый транш отдельным документом договора.
2. При настроенной синхронизации с бухгалтерской программой (1С:Бухгалтерия предприятия) флаг единовременной фиксации выдачи в договоре блокируется: проводки по выдаче денежных средств формируются на стороне бухгалтерии, а в ЗУП каждый транш подтверждается отдельным документом Выдача займа сотруднику для точного сопоставления дат начисления материальной выгоды.