← На главную

При подготовке годовой отчетности по НДФЛ организации с разветвленной филиальной сетью сталкиваются со сложной задачей: необходимо проконтролировать полное совпадение доходов, вычетов и исчисленного налога между справками 2-НДФЛ и расчетами 6-НДФЛ. Если обособленных подразделений десятки или сотни (например, 180 филиалов со своими комбинациями КПП и ОКТМО), ручная построчная сверка исключена. Разберем основные причины расхождений и системные способы решения этой задачи с помощью инструментов программы 1С.

Причины расхождения показателей между формами

Прежде чем приступать к сопоставлению цифр, выясним, из-за чего данные годового расчета 6-НДФЛ и реестров справок 2-НДФЛ могут не сходиться в рамках одного и того же подразделения:

1. Особенности учета вычетов и материальной помощи. Выплаты с кодом дохода 2760 (материальная помощь) уменьшаются на необлагаемый вычет с кодом 503 в пределах лимита 4000 рублей. Если выплата в пределах не облагаемой налогом суммы была проведена начислением без привязки к коду дохода НДФЛ, она не попадает в регистры учета. Также при ручных правках или превышении лимита по физическому лицу, работавшему в нескольких подразделениях, вычет может не отразиться в справке 2-НДФЛ, но попасть в строку 030 расчета 6-НДФЛ по сумме документа-начисления.
2. Рассинхронизация накопления в регистрах. Отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ строятся на основании нескольких взаимосвязанных регистров накопления: УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ, ИсчисленныйНДФЛ, РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ и ПредоставленныеСтандартныеИСоциальныеВычетыПоНДФЛ. Если в программе применялись ручные корректировки документами ОперацияУчетаНДФЛ или ПерерасчетНДФЛ, где движения заполнены не по всем регистрам одинаково, возникает разрыв в показателях между формами.
3. Перемещение работников между обособленными подразделениями. Если сотрудник в течение налогового периода переводился между филиалами, вычеты могли уменьшить налоговую базу в одном КПП/ОКТМО сильнее начисленного там дохода, что приводит к перекосам сумм при формировании отдельных отчетов по налоговым инспекциям.
4. Изменение реквизитов регистрации в ИФНС в течение года. При смене КПП или ОКТМО доходы делятся на два периода. Если часть документов начисления или выплаты была перепроведена задним числом с неверным выбором подразделения или регистрации, показатели разъезжаются между старой и новой налоговой инспекцией.

Способ 1. Штатная проверка контрольных соотношений в 1С

Рассмотрим самый быстрый способ предварительной проверки, заложенный в типовой функционал регламентированной отчетности 1С:

1. Сформируем и сохраним в информационной базе все необходимые комплекты документов: расчеты 6-НДФЛ за год и справки 2-НДФЛ по всем подразделениям.
2. Откроем отчет 6-НДФЛ по конкретному обособленному подразделению и воспользуемся кнопкой Проверить — Проверить контрольные соотношения.
3. Программа автоматически выполняет не только внутридокументный контроль, но и междокументную сверку с зарегистрированными справками 2-НДФЛ по совпадающей паре значений «КПП + ОКТМО». При наличии расхождений система выводит навигатор ошибок с указанием конкретных строк и сумм нестыковок.

Способ 2. Сверка через Универсальный отчет по регистрам налогового учета

Если в базе сотни подразделений и нужно локализовать расхождение на уровне физических лиц и документов, настроим типовой Универсальный отчет:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Универсальный отчет.
2. В шапке отчета выберем тип объекта Регистр накопления и укажем регистр РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ (таблица Остатки и обороты).
3. Откроем окно Настройки, переключимся в режим Расширенный и настроим группировки строк в следующем порядке:
   1. РегистрацияВНалоговомОргане (позволяет сгруппировать данные по КПП/ОКТМО подразделений);
   2. ФизическоеЛицо;
   3. Регистратор.
4. На вкладке Поля и сортировки добавим показатели: СуммаПриход (исчисленный налог), СуммаРасход (удержанный налог). Для проверки доходов аналогичным образом сформируем отчет по регистру УчетДоходовДляИсчисленияНДФЛ, выведя поле СуммаДохода и поле КодДохода.
5. Сформируем отчет. Полученная ведомость сразу выявит физических лиц, по которым суммы исчисленного налога расходятся с расчетной базой, а регистратор покажет первичный документ, создавший расхождение.

Способ 3. Использование отчета «Анализ НДФЛ по месяцам»

Для поиска ошибок в разрезе налоговых баз и вычетов проанализируем данные с помощью отчета Анализ НДФЛ по месяцам (раздел Зарплата — Отчеты по зарплате):

1. Установим проверяемый налоговый период (календарный год).
2. В расширенных настройках отчета установим группировку: Регистрация в ИФНС — Ставка налогообложения — Сотрудник.
3. В таблице отчета сопоставим общую сумму начисленного дохода, сумму предоставленных налоговых вычетов (включая необлагаемые части материальной помощи по кодам 503) и итоговую налоговую базу. Это позволяет быстро найти подразделение, где сумма предоставленных вычетов превышает пределы или искажает базу налога.

Способ 4. Алгоритм для автоматизированной сверки выгруженных XML-файлов

Когда все 180 отчетов выгружены на диск в виде файлов выгрузки формата ФНС, сверку можно автоматизировать с помощью внешней обработки. Разберем ключевые правила, которые необходимо заложить в алгоритм разбора файлов:

1. Исключение неактуальных справок. В файлах справок 2-НДФЛ по каждому физическому лицу (идентификация по связке ИНН / СНИЛС и номеру справки) необходимо отбирать данные только с максимальным значением реквизита НомКорр (номер корректировки). Справки, у которых НомКорр = 99, являются аннулирующими и должны полностью исключаться из расчета итогов.
2. Связка файлов по регистрационным данным. Сопоставление файлов 2-НДФЛ и 6-НДФЛ выполняется строго внутри одного блока значений: ОКТМО + КПП.
3. Контрольные формулы для проверки:
   1. Сумма показателей СумДох (общий доход) по всем действующим справкам 2-НДФЛ обособленного подразделения должна строго равняться значению строки 020 раздела 1 расчета 6-НДФЛ по соответствующей ставке.
   2. Сумма всех предоставленных вычетов из справок 2-НДФЛ должна сходиться со значением строки 030 раздела 1 расчета 6-НДФЛ.
   3. Сумма реквизитов НалИсчисл по всем физическим лицам в справках подразделения должна быть равна строке 040 раздела 1 расчета 6-НДФЛ.

Способ 5. Использование проверочных утилит ФНС

Если нет возможности писать собственную обработку для парсинга сотен файлов, воспользуемся бесплатными официальными программами форматно-логического контроля, распространяемыми ФНС (например, утилитами контроля отчетности). Загрузим в программу папку со всеми выгруженными файлами 6-НДФЛ и 2-НДФЛ одновременно. Программа выполнит пакетную перекрестную проверку контрольных соотношений по всем парам файлов и сформирует единый текстовый протокол с перечнем обособленных подразделений, по которым выявлены числовые расхождения.