← На главную

При оформлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда рассчитанный программой среднедневной заработок отличается от того, который ранее был определен для больничного листа по беременности и родам (БиР). В большинстве случаев расчетные годы совпадают, суммы начисленной заработной платы за два предшествующих года одинаковы, однако итоговое количество учитываемых календарных дней оказывается разным. Разберем подробно, почему возникает такая разница и как правильно проверить данные в программах 1С.

Основные причины расхождения количества дней и среднего заработка

По законодательству расчет пособий по беременности и родам, а также по уходу за ребенком до 1,5 лет производится по единым правилам: учитывается заработок за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая, деленный на число календарных дней в расчетном периоде за вычетом исключаемых периодов. Выясним причины, из-за которых расчетные дни или база могут отличаться:

1. Наступление страховых случаев в разных календарных годах. Если отпуск по беременности и родам начался в одном году (например, в конце 2023 года), а отпуск по уходу за ребенком оформляется уже в следующем (в 2024 году), то для каждого пособия берется свой расчетный период. Для БиР расчетными будут 2021 и 2022 годы, а для пособия до 1,5 лет — 2022 и 2023 годы. Соответственно, суммы и дни будут абсолютно разными.
2. Корректировки и документы-исправления расчетного периода задним числом. Период отпуска по БиР составляет минимум 140 календарных дней. За это время в базе 1С могли проводиться изменения в документах за прошлые периоды (например, сторнирование, перерасчеты отпусков, ввод запоздавших больничных или документов Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)). Больничный по БиР рассчитывался до внесения этих правок, а документ назначения пособия до 1,5 лет создается позже и учитывает все новые движения.
3. Данные справок от других страхователей (входящие справки о заработке). Пособие по беременности и родам сотрудница вправе получать у каждого работодателя отдельно, если она занята у нескольких страхователей, а пособие по уходу за ребенком назначается только по одному месту работы с учетом заработка от всех работодателей. Если данные документа Справка для расчета пособий (входящая) были введены, дополнены или изменены уже после проведения больничного листа по БиР, то количество исключаемых дней в новом документе изменится.
4. Замена расчетных лет. Проверим, не была ли установлена замена одного или двух расчетных лет в одном из документов. Если в больничном листе замена лет применялась, а в отпуске по уходу до 1,5 лет — нет (или были выбраны другие годы), расчетные показатели не совпадут.
5. Ручные корректировки исключаемых дней. В форме расчета среднего заработка пользователь мог вручную отредактировать количество исключаемых дней или базу в одном из документов, не повторив эти действия во втором.

Где искать расхождение и как проверить данные в 1С

Рассмотрим по шагам порядок диагностики и поиска расхождений между документами в 1С:Зарплата и управление персоналом:

1. Сравнение формы расшифровки среднего заработка. Откроем последовательно исходный документ Больничный лист и документ Отпуск по уходу за ребенком. Нажмем кнопку с изображением карандаша рядом с полем расчета среднего заработка. В открывшейся форме Ввод данных для расчета среднего заработка проанализируем строки расчетных лет: сверим общее количество календарных дней, число дней болезни/ухода и итоговое количество дней для деления. Это позволит сразу локализовать год, в котором возникла разница.
2. Анализ специализированных регистров 1С. Сведения для пособий ФСС формируются автоматически при проведении документов и сохраняются в регистрах:
   • Данные о времени для расчета среднего заработка (ФСС) — хранит детальную информацию обо всех исключаемых днях с привязкой к сотруднику, месяцу и документу-регистратору;
   • Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) — содержит облагаемую базу заработка.
   С помощью универсального отчета по регистру Данные о времени для расчета среднего заработка (ФСС) с отбором по сотруднику и годам расчетного периода посмотрим, какие документы-регистраторы сформировали записи по исключаемым дням.
3. Проверка входящих справок о заработке с предыдущих мест работы. Перейдем в журнал справок и проверим табличную часть Дни болезней, ухода за детьми и др. документа Справка для расчета пособий (входящая). Убедимся, что данные о днях исключаемых периодов указаны корректно.

Порядок исправления расхождений

Разберем действия по устранению обнаруженных несоответствий:

1. Если расхождение вызвано ошибочным проведением документов за прошлые периоды задним числом, найдем документ-регистратор через движения регистра времени и отменим проведение некорректного документа либо внесем в него верные данные.
2. Если изменились данные входящей справки о заработке, убедимся, что в ней корректно заполнены все периоды нетрудоспособности.
3. В документе назначения отпуска по уходу за ребенком нажмем кнопку пересчета среднего заработка, чтобы обновить сведения на основании актуальных движений регистров.
4. Если необходимо привести расчет к историческим значениям без изменения закрытых периодов, скорректируем количество исключаемых дней вручную непосредственно в форме расшифровки среднего заработка.