Рано или поздно любой розничный магазин, торгующий алкогольной продукцией, сталкивается с проблемой, когда фактические остатки на полках кардинально расходятся с данными, зарегистрированными в системе ЕГАИС. Это происходит по разным причинам: несвоевременное проведение актов списания, пересортица, кражи, бой или технические сбои при передаче данных на кассе. В этой статье мы подробно разберем, как правильно провести инвентаризацию алкоголя в программе 1С:Розница 2.2 и выровнять остатки, избежав при этом блокировок со стороны контролирующих органов.
Проанализируем ситуацию, описанную пользователями на форуме, и выделим ключевые технологические аспекты, которые часто упускают из виду новички. Мы разберем по шагам правильный алгоритм работы с маркированной продукцией и пивом.
Рассмотрим первую серьезную ошибку, упомянутую в обсуждении. Один из пользователей пишет, что они перенесли весь алкоголь на Регистр №2, из-за чего там образовалось огромное количество виртуальных остатков. Это крайне опасная ситуация.
Важное правило законодательства: перенос маркированного (крепкого) алкоголя на Регистр №2 (Торговый зал) в настоящее время полностью запрещен. Более того, списание крепкого алкоголя со второго регистра заблокировано на уровне УТМ (Универсального транспортного модуля). Если у вас на Регистре №2 «зависли» виртуальные остатки старого партионного алкоголя, списать их стандартным документом АктСписанияЕГАИС из программы уже не получится.
Если вы столкнулись с подобной проблемой, алгоритм действий будет следующим:
В сообщениях форума часто звучит идея: «Давайте спишем недостачу с причиной Порча или Недостача, тогда система не потребует сканировать марки». Это опасное заблуждение, которое гарантированно приведет к отказу со стороны ЕГАИС.
Согласно действующим правилам помарочного учета, для любого акта списания маркированной продукции (независимо от выбранной вами причины: «Порча», «Недостача», «Хищение» или «Потери») система ЕГАИС требует обязательного указания уникальных штрихкодов акцизных марок (в формате DataMatrix). Исключений здесь нет. Если вы отправите акт списания без кодов марок, ЕГАИС мгновенно вернет ошибку: «Количество указанных марок не соответствует количеству списываемой продукции».
Выясним, как решить эту проблему, если бутылок (а значит, и самих марок для сканирования) физически нет в магазине.
Представим типичную ситуацию: по данным ЕГАИС у вас числится 2000 бутылок крепкого алкоголя, а на полках магазина по факту стоит всего 100 бутылок. Куда делись остальные 1900 — проданы без проведения по кассе в прошлые периоды или утеряны. Физических марок у вас нет. Как их списать?
Разберем детальный план действий в программе 1С:Розница:
Шаг 1. Запрос остатков по Регистру №3
Регистр №3 — это виртуальный регистр ЕГАИС, который хранит информацию обо всех акцизных марках, закрепленных за вашей организацией. Нам необходимо отправить запрос в ЕГАИС, чтобы получить актуальный список всех марок, которые числятся за нашей торговой точкой в системе.
Шаг 2. Проведение фактической инвентаризации
Параллельно мы должны провести честную ревизию на складе. Вооружитесь 2D-сканером и отсканируйте каждую из 100 бутылок, которые реально стоят на полках. В программе 1С:Розница эти марки будут зафиксированы как фактически присутствующие.
Шаг 3. Сопоставление списков и вычисление недостачи
Теперь у нас есть два списка марок:
Методом исключения (который можно автоматизировать в 1С или выполнить путем выгрузки списков в Excel и сопоставления таблиц) мы находим те самые 1900 марок, которых физически нет в магазине. Логику этого процесса можно представить следующим образом:
// Примерный алгоритм сопоставления марок в учетной системе
СписокМаркиЕГАИС = ПолучитьОстаткиМарокРегистра3();
СписокРеальныеМарки = ПолучитьМаркиС ФактическогоСклада();
СписокК Списанию = Новый Массив;
Для Каждого СтрокаМарок Из СписокМаркиЕГАИС Цикл
Если НЕ СписокРеальныеМарки.Найти(СтрокаМарок.КодМарки) Тогда
СписокК Списанию.Добавить(СтрокаМарок.КодМарки);
КонецЕсли;
КонецЦикла;
Шаг 4. Формирование Акта списания
Создаем документ АктСписанияЕГАИС с Регистра №1. Переносим в табличную часть полученный список из 1900 утерянных марок. В качестве причины списания указываем «Недостача» или «Порча». Отправляем документ в ЕГАИС. Только после этого ваши виртуальные остатки в системе ЕГАИС придут в полное соответствие с фактическим наличием товара на полках.
С немаркированным алкоголем (пиво, сидр, пуаре, медовуха) работать значительно проще, однако и здесь произошли важные законодательные изменения, которые необходимо учитывать.
АктСписанияЕГАИС с причиной «Недостача».Рекомендуем настроить в программе регулярный контроль остатков и проводить мини-инвентаризации хотя бы раз в месяц. Это позволит избежать накопления критических расхождений, которые впоследствии будет крайне трудно исправить вручную.