← На главную

При выполнении регламентных операций в конфигурации 1С:Управление производственным предприятием (УПП) специалисты и бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда общепроизводственные (счет 25) и общехозяйственные (счет 26) расходы не закрываются регламентным документом Расчет себестоимости. При этом проведение документа сопровождается сообщениями об ошибках: "С подразделением организации не связано ни одно подразделение" или "Обнаружены отрицательные остатки по регистрам учета затрат".

Рассмотрим по шагам основные причины возникновения подобных проблем и проанализируем последовательность действий для их устранения.

1. Проверяем связь между подразделениями и подразделениями организаций

В 1С:УПП параллельно ведется управленческий и регламентированный учет. Для корректной работы расширенной аналитики учета затрат (РАУЗ) необходимо строгое соответствие между объектами двух справочников:

1. Подразделения (управленческий учет);
2. Подразделения организаций (регламентированный учет).

Проанализируем первичные документы поступления расходов (например, Поступление товаров и услуг или Требование-накладная). Если в табличной части документа в колонке Подразделение указано одно значение, а в колонке Подразделение организации — другое (или если связи между ними были разорваны из-за переименования элементов справочника), система не сможет сопоставить ключи аналитики при расчете себестоимости.

Порядок действий:

1. Откроем справочник Подразделения организаций и убедимся, что для каждого элемента заполнено реквизитное поле связи с соответствующим Подразделением управленческого учета.
2. Проверим, не переименовывались ли подразделения в текущем периоде. Если справочники редактировались задним числом, необходимо перезаполнить и перепровести документы вводов затрат.

2. Настраиваем регистр сведений "Способы распределения статей затрат"

Выясним причину, почему регламентный алгоритм пропускает отдельные статьи расходов по подразделению. Одной из частых причин является отсутствие записи в регистре распределения затрат для вновь введенных статей или новых подразделений.

Разберем процесс настройки правил распределения:

1. Перейдем в интерфейс Заведующий учетом.
2. Откроем раздел Учетная политика (бухгалтерский учет) — Распределение затрат (или регистр сведений Способы распределения статей затрат организаций).
3. Создадим новую запись для подразделения и статьи затрат, по которым счет не закрывается.
4. Укажем способ распределения, аналогичный тем статьям и подразделениям, по которым закрытие проходит успешно.
5. Обратим внимание на реквизит Период: дата начала действия правила должна быть меньше или равна началу месяца, в котором впервые возникли нераспределенные расходы.

3. Диагностируем аналитику в первичных документах

Причиной зависания остатков на 25 и 26 счетах часто становятся ошибки заполнения реквизитов в документах Поступление товаров и услуг и Акт об оказании услуг производственного характера:

1. Удаленные или помеченные на удаление статьи затрат: если в документе выбрана статья затрат, которая впоследствии была дублирована или помечена на удаление, документ Расчет себестоимости не сможет корректно сформировать движения.
2. Заполнение ненужной аналитики: если по общехозяйственной статье затрат в документе поступления заполнено субконто Аналитика (которое не требуется по методологии или не предусмотрено для данной статьи), возникает разрыв по ключам аналитики РАУЗ на входе и выходе.
3. Рассогласование видов учета (БУ и НУ): при отражении затрат необходимо контролировать соответствие счетов учета БУ и НУ. Например, указание счета 25.01 по бухгалтерскому учету и 25.02 по налоговому учету должно быть методически обосновано, иначе образуются постоянные или временные разницы, зависающие в регистре Учет затрат (бухгалтерский и налоговый учет).

4. Поиск отрицательных остатков с помощью отчета "Ведомость по учету затрат"

Для детального анализа расхождений используем отчет Ведомость по учету затрат. Сформируем отчет с максимальной детализацией по следующим измерениям:

• Раздел учета;
• Счет учета;
• Подразделение / Подразделение организации;
• Статья затрат;
• Аналитика затрат.

Если в отчете обнаруживаются суммовые или количественные остатки с противоположным знаком (минусы), это указывает на то, что списание затрат происходит по иным ключам аналитики, чем их приход. В таких случаях для выравнивания аналитики без изменения проводки первичных документов можно использовать специализированный документ Корректировка прочих затрат.

5. Пошаговый алгоритм исправления ошибки незакрытия счетов

1. Отменим проведение документа Расчет себестоимости за текущий и все последующие периоды.
2. Проверим корректность связей в справочниках Подразделения и Подразделения организаций.
3. Проверим регистр Способы распределения статей затрат организаций на наличие актуальных записей с правильным периодом.
4. Проведем экспресс-проверку первичных документов (Поступление товаров и услуг) на предмет пустых или помеченных на удаление статей затрат, а также лишней аналитики.
5. Выполним перепроведение документов за закрываемый период.
6. Повторно запустим проведение документа Расчет себестоимости.