← На главную

При применении упрощенной системы налогообложения с объектом «Доходы минус расходы» учет затрат на оплату труда в программе 1С имеет свои особенности. Нередко возникает ситуация, когда начисленная в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» заработная плата выгружается в «1С:Бухгалтерию» документом Отражение зарплаты в регламентированном учете и сразу списывается в Книгу учета доходов и расходов (КУДиР), даже если фактической выплаты сотрудникам еще не было или платежные документы отменены. Разберем по шагам, по каким правилам программа признает расходы на оплату труда, где кроются типовые ошибки и как наладить корректный учет.

Принцип последнего события при признании расходов на оплату труда

В соответствии с налоговым законодательством расходы на оплату труда признаются при УСН кассовым методом только после выполнения двух условий:

1. Заработная плата должна быть фактически начислена сотруднику.
2. Сумма оплаты труда должна быть фактически выплачена сотруднику (через кассу или банк).

Следовательно, расход в КУДиР регистрируется по дате наступления последнего события:

1. Если сначала проведено начисление (например, 31 января), а затем выплата (5 февраля), то запись в КУДиР формируется документом выплаты — Списание с расчетного счета или Выдача наличных (РКО).
2. Если выплата была авансом (например, 20 января), а начисление проведено в конце месяца (31 января), то расход признается документом Отражение зарплаты в регламентированном учете (или Начисление зарплаты) на дату 31 января.

Если начисление и выплата происходят в один календарный день, критически важно контролировать точное время документов: начисление по времени должно предшествовать документу выплаты.

Разделение заработной платы, НДФЛ и страховых взносов

Проанализируем важный нюанс учета: заработная плата «на руки», удержанный налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и начисленные страховые взносы признаются в расходах независимо друг от друга:

1. Зарплата на руки принимается к расходам сразу в момент фактической выплаты работникам (при наличии начисления).
2. НДФЛ и страховые взносы признаются расходами только после их фактической уплаты в составе ЕНП и распределения на соответствующие налоги/взносы регламентными документами учета ЕНС. Выплата зарплаты сотруднику не делает удержанный НДФЛ автоматически признанным расходом.

Механизм работы регистров налогового учета УСН

Для отслеживания условий признания расходов 1С использует партионный учет в специализированных регистрах накопления. Ключевым регистром является Расходы при УСН.

Рассмотрим, как меняются статусы расходов по оплате труда:

1. При проведении документа начисления создается приходная запись в регистр Расходы при УСН со статусом «Не оплачено».
2. При проведении документа выплаты программа списывает статус «Не оплачено» в регистре Расходы при УСН и одновременно делает запись в регистр Книга учета доходов и расходов (раздел I).
3. Если документы проводятся в обратном порядке (выплата аванса), платежный документ фиксирует статус «Не списано», который закрывается в момент последующего начисления.

Если программа включает расход в КУДиР в момент начисления (при отсутствии фактических выплат в текущем периоде), это свидетельствует о том, что в регистре Расходы при УСН уже числился аванс за прошлый период или зависли некорректные остатки.

Типичные причины сбоев и способы их устранения

Выясним, какие ошибки чаще всего приводят к некорректному заполнению КУДиР:

1. Некорректный ввод начальных остатков.

   Если остатки взаиморасчетов по счету 70 были внесены через Операция, введенная вручную, бухгалтерское сальдо сформируется, но регистры УСН останутся пустыми. Программа при первой выплате зарплаты сочтет эту сумму авансом. В результате при проведении первого начисления этот «аванс» закроется и попадет в КУДиР без реальной выплаты текущей зарплаты. Ввод остатков необходимо выполнять исключительно через специализированный документ Ввод начальных остатков по счету 70 с установленным признаком налогового учета по УСН и детализацией по документам задолженности.

2. Сводный учет зарплаты вместо учета по сотрудникам.

   В настройках зарплаты («Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Порядок учета зарплаты») при выгрузке из внешней программы рекомендуется устанавливать детализацию «По каждому сотруднику». При сводном учете программа не может сопоставить персонифицированные выплаты с начислениями конкретных физлиц, что приводит к зависанию партий в регистрах УСН.

3. Дублирование физических лиц.

   При синхронизации данных между ЗУП и Бухгалтерией могут возникать дубли в справочнике Физические лица. Если начисление прошло по одной карточке сотрудника, а выплата привязана к ее дублю, закрытия партии в регистре Расходы при УСН не произойдет.

4. Неверный вид операции в платежных документах.

   В банковских и кассовых документах важно указывать корректный вид операции: «Выплата заработной платы по ведомостям» или «Выплата заработной платы работнику» с обязательной привязкой к документу Ведомость на выплату зарплаты (в банк или кассу). Если выбрать операцию «Прочее списание», регистры УСН не сформируют нужных движений.

Диагностика и восстановление последовательности

Для исправления ошибок и поиска расхождений выполним следующие действия:

1. Откроем отчет Анализ состояния налогового учета по УСН и сопоставим разделы «Оплата труда» и «Расходы, уменьшающие налоговую базу».
2. Сформируем Универсальный отчет по регистру накопления Расходы при УСН с отбором по виду расхода «Зарплата». Проверим колонки «Статус расхода» и «Партия (документ возникновения)» на наличие зависших незакрытых сумм.
3. Выполним процедуру Групповое перепроведение документов для восстановления хронологической цепочки взаиморасчетов.
4. Запустим регламентную операцию Зачет авансов по налогу УСН в процедуре закрытия месяца.
5. Если перепроведение прошлых закрытых периодов недопустимо, скорректируем записи регистров документами Корректировка регистров или внесем ручные правки с помощью документа Запись книги учета доходов и расходов (УСН).