← На главную

При оформлении кадровых изменений для сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудница сначала выходит на работу на условиях неполного рабочего дня с сохранением государственного пособия, а затем решает снова полностью вернуться в декрет. В этот момент при автоматическом заполнении документа Табель учета рабочего времени в днях отсутствия вместо лаконичного обозначения ОЖ появляется запись вида ОЖ 6 (или с другим количеством часов неполной смены).

Разберем подробно, почему программа так себя ведет, как устроены кадровые регистры и какие способы позволяют получить корректный табель без указания лишних часов.

Причины появления рабочих часов рядом с кодом целодневного отсутствия

Выясним причину такого поведения конфигурации. В программах на обычных формах (таких как 1С:Зарплата и Управление Персоналом ред. 2.5 или 1С:Управление производственным предприятием) логика заполнения документа Табель учета рабочего времени опирается на кадровую историю сотрудника:

1. Фиксация графика в кадровом перемещении. Когда сотрудница выходила на неполный рабочий день, документом Кадровое перемещение организаций ей был назначен график сокращенного рабочего времени (например, 30-часовая рабочая неделя с 6-часовым рабочим днем). Эта запись зафиксировалась в регистре сведений сведений о графиках работы сотрудников.
2. Механика заполнения документа «Табель учета рабочего времени». Табличная часть документа табеля технически хранит пары реквизитов: вид времени и количество часов. При автозаполнении алгоритм считывает действующий график из кадровой истории. Видя в календаре рабочий день с нормой 6 часов, программа проставляет факт целодневного отсутствия (ОЖ), но при этом выводит плановую продолжительность смены из назначенного графика (6 часов) как объем не отработанного по графику времени.
3. Ошибочная цепочка документов. Если при повторном уходе в декрет оформляется еще одно кадровое перемещение с тем же сокращенным графиком, где просто прекращаются начисления по окладу, программа продолжает считать, что сотрудница трудится по 6-часовому графику.

Способ 1. Использование типового кадрового отчета Т-13 вместо документа табеля

Проанализируем методику учета рабочего времени, заложенную разработчиками 1С. В типовых конфигурациях применяется метод отклонений: если у сотрудника нет отклонений от графика, документ Табель учета рабочего времени вводить не требуется вовсе — начисления рассчитываются исходя из графика и кадровых документов.

Если сотрудница полностью находится в отпуске по уходу за ребенком, воспользуемся следующей схемой:

1. Открываем кадровый отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) через интерфейс кадрового учета или меню отчетов.
2. Формируем отчет за нужный месяц. Поскольку отчет собирает данные напрямую из регистров отклонений и кадровых состояний, код ОЖ выводится в нем как целодневная неявка без указания часов.
3. Если в вашей организации принято формировать документ Табель учета рабочего времени сплошным списком по подразделению, перед проведением документа просто удалим строку с декретницей либо исключим ее из заполнения.

Способ 2. Корректировка кадровой истории и возвращение исходного графика

Если проведение электронного документа Табель учета рабочего времени строго регламентировано локальными актами предприятия, разберем по шагам, как привести в порядок кадровую историю:

1. Оформляем возврат сотрудницы на ее первоначальный график работы полного дня (или пятидневный 40-часовой график), который действовал до выхода на неполный день. Это выполняется документом Кадровое перемещение организаций.
2. В табличной части начислений прекращаем оплату по окладу и сопутствующие надбавки (северные, районные), сохраняя выплату пособий по уходу за ребенком.
3. Если программа продолжает подтягивать часы (например, 8 часов вместо 6), проверяем документ отпуска по уходу за ребенком. Для изменения условий оплаты в типовом функционале предназначен документ Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком, где прекращаются плановые начисления за отработанное время без ввода избыточных кадровых приказов.

Способ 3. Проверка параметров начисления и вида времени

Посмотрим на настройки начисления, регистрирующего отсутствие. Если в плане видов расчета нарушена классификация времени, табель будет требовать ввод часов:

1. Переходим в план видов расчета Основные начисления организаций.
2. Находим начисление Отпуск по уходу за ребенком без оплаты.
3. Переходим на вкладку Время и проверяем, чтобы переключатель вида времени находился в положении Неотработанные полные смены, а также командировки.
4. В поле вида времени по классификатору использования рабочего времени должен быть выбран предопределенный элемент Отпуск по уходу за ребенком.

Способ 4. Ручная корректировка ячеек документа

Рассмотрим оперативное решение ситуации, когда закрыть расчетный период нужно срочно, а перепроведение кадровой цепочки за прошлые месяцы невозможно:

1. Открываем проведенный документ Табель учета рабочего времени за текущий месяц.
2. В строке сотрудницы в ячейках рабочих дней находим значения ОЖ и расположенные под ними цифры 6.
3. Вручную очищаем поле с часами, оставляя только буквенный код ОЖ.
4. Проводим документ. При формировании печатной формы Т-13 из самого документа часы в ячейках отображаться не будут.

Методические нюансы: прерывание отпуска и перерасчет среднего заработка

Разберем важный законодательный и методологический момент, с которым часто связана эта ошибка. Нередко бухгалтеры оформляют прерывание отпуска на один день и новый ввод отпуска с целью искусственно увеличить средний дневной заработок для пособия:

1. Законодательная база. Согласно Федеральному закону № 255-ФЗ расчетным периодом для исчисления пособия по уходу за ребенком являются два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая.
2. Один страховой случай. Кратковременный выход на работу (хоть на один день, хоть на несколько месяцев) в период ухода за тем же ребенком не начинает новый страховой случай. Право на замену расчетных лет или расчет из нового заработка в рамках ухода за одним и тем же ребенком не возникает.
3. Ошибки в программе. Ввод нового документа Отпуск по уходу за ребенком вместо корректировки действующего создает фиктивный страховой случай, перезаписывает регистры расчета и приводит к некорректным записям в регистре сведений Состояние сотрудников организаций. Корректное отражение повторного ухода в декрет — это прекращение плановых оплат труда через документ изменения условий или отмену плановых начислений, сохраняя первичный отпуск по уходу.