← На главную

На практике бухгалтеры и расчетчики часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудник возмещает причиненный работодателю материальный ущерб в рассрочку. При этом возникает ряд сопутствующих задач: как корректно зарегистрировать удержание на несколько месяцев вперед, что делать при досрочном увольнении сотрудника, как приостановить удержание на период декрета и как не допустить автоматического зачета долгов организации за счет детских пособий. Разберем по шагам, как правильно настроить учет в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 с использованием типовых механизмов.

1. Настройка постоянного удержания с контролем предела

Типичная ошибка пользователей — создание множества отдельных документов Удержание по прочим операциям на каждый будущий месяц. Это приводит к загромождению базы, трудностям при отслеживании остатка долга и ошибкам при внезапном увольнении работника.

Вместо ввода документов на будущие периоды настроим долгосрочное удержание через механизм ограничения предельной суммой:

1. Откроем журнал Зарплата → Алименты и другие постоянные удержания.
2. Создадим документ Удержание по прочим операциям (или Удержание в счет возмещения ущерба).
3. Укажем сотрудника и дату начала действия удержания.
4. Установим ежемесячный размер удержания (фиксированной суммой или процентом от заработка).
5. Установим флажок Прекратить удержание по достижению предела и в поле Предел укажем полную сумму задолженности сотрудника перед организацией.

При такой настройке ежемесячный документ Начисление зарплаты и взносов будет удерживать указанную сумму ровно до тех пор, пока общая сумма всех удержаний не достигнет заданного лимита. Как только долг будет полностью закрыт, удержание автоматически прекратится без необходимости ввода дополнительных документов.

2. Действия при досрочном увольнении сотрудника

Если сотрудник увольняется раньше, чем закончился срок рассрочки, и стороны договорились удержать весь остаток долга из окончательного расчета, проанализируем порядок действий:

1. Создаем штатный документ Увольнение.
2. Программа автоматически рассчитает начисленные суммы (заработная плата, компенсация отпуска) и заполнит вкладку Удержания суммой текущего планового платежа.
3. На вкладке Удержания вручную скорректируем сумму удержания за ущерб, увеличив ее до полного остатка долга. При этом важно помнить об ограничениях статьи 138 ТК РФ: размер удержаний по инициативе работодателя при каждой выплате не может превышать 20% (а в отдельных случаях по заявлению работника — в пределах начисленного дохода за вычетом НДФЛ).
4. Если ранее по сотруднику все же были ошибочно введены документы на будущие периоды, перейдем в журнал Алименты и другие постоянные удержания, установим в шапке отбор по нужному сотруднику и удалим либо скорректируем даты окончания в документах будущих месяцев.

3. Приостановка удержания на период отпуска по уходу за ребенком

С выплат по беременности и родам, а также с пособий по уходу за ребенком производить удержания за материальный ущерб запрещено законодательством (ст. 101 Федерального закона № 229-ФЗ). Если сотрудница уходит в декрет, а долг еще не погашен, удержание необходимо временно «заморозить»:

1. Создадим документ Прекращение планового удержания (раздел Зарплата → Алименты и другие постоянные удержания).
2. Укажем сотрудника, прекращаемое удержание и дату начала отпуска по уходу за ребенком.
3. Когда сотрудница выйдет на работу и у нее возобновятся начисления по оплате труда, введем новый документ Удержание по прочим операциям, где укажем оставшуюся сумму долга в поле предела.

4. Защита пособий от зачета долгов при выплате

Разберем ситуацию, когда за сотрудником числится задолженность перед организацией по заработной плате, но ему начисляется пособие или доплата за счет работодателя. Бухгалтеру требуется выплатить пособие в полном объеме, не уменьшая его на сумму долга.

В 1С:ЗУП 3.1 взаиморасчеты с сотрудниками ведутся строго в разрезе Видов доходов исполнительного производства:

1. Код 1 — заработная плата и прочие доходы, с которых допускаются удержания с ограничением размера.
2. Код 2 (или 4) — периодические (или единовременные) пособия и социальные компенсации, на которые взыскание не обращается.

Если долг образовался по начислениям с видом дохода «1», а пособие начислено по виду дохода «2», программа разделяет эти суммы в регистрах взаиморасчетов. Чтобы корректно сформировать выплату:

1. Перейдем в раздел Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу/на счета).
2. В поле Выплачивать укажем Зарплата за месяц.
3. В поле Вид дохода обязательно выберем значение 2 - Доходы, на которые не может быть обращено взыскание (периодические).
4. Нажмем кнопку Заполнить. В ведомость попадет только начисленное пособие в полной сумме. Долг по коду «1» учтен не будет и останется за сотрудником.

Обратим внимание: выбор значения Отпуска по уходу за ребенком в реквизите Выплачивать предназначен исключительно для сумм, рассчитанных отдельными межрасчетными документами. Если начисление производилось ежемесячным документом Начисление зарплаты и взносов, выбор этого способа выплаты не подберет строки, поэтому следует использовать вариант Зарплата за месяц с фильтром по коду вида дохода.

5. Автоматический контроль лимитов взысканий

Чтобы программа сама контролировала допустимый процент удержаний и накапливала задолженность, если заработка недостаточно для полного списания, включим штатный функционал ограничения взысканий:

1. Перейдем в Настройка → Расчет зарплаты.
2. Установим флажки Ограничивать сумму удержаний процентом от заработной платы и Учитывать задолженность по взысканиям при расчете удержаний.
3. В конце каждого расчетного месяца после документа Начисление зарплаты и взносов будем формировать документ Ограничение взысканий (раздел Зарплата).

Документ Ограничение взысканий автоматически уменьшит сумму текущего удержания до разрешенного законодательством предела, а разницу перенесет в регистр задолженности на следующий расчетный месяц.

6. Отчеты для контроля задолженностей и удержаний

Для проверки корректности взаиморасчетов и действующих условий удержаний используем специализированные отчеты программы:

1. Плановые удержания сотрудников (раздел Зарплата → Отчеты по зарплате) — формирует список всех действующих постоянных удержаний с размерами, пределами и датами окончания.
2. Задолженность в разрезе видов доходов исполнительного производства (раздел Выплаты → Отчеты по выплатам) — наглядно отображает остатки долгов раздельно по зарплате и по защищенным социальным выплатам.
3. Анализ взаиморасчетов с сотрудниками — позволяет проследить историю начислений, удержаний и выплат за любой выбранный период.