Как изменить коды доходов по НДФЛ для премий в программах 1С:ЗиК БУ и 1С:ЗиК 7.7?

Периодические изменения в налоговом законодательстве приводят к необходимости разделения или изменения кодов доходов по НДФЛ для различных выплат. Например, производственные премии отражаются по коду 2002, а непроизводственные или праздничные выплаты — по коду 2003 вместо ранее привычного кода 2000. При этом у пользователей возникает закономерный вопрос: как корректно обновить коды доходов в учетных базах 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 и 1С:Зарплата и кадры 7.7, не испортив данные прошлых закрытых периодов?

Разберем детально механизм формирования налоговых движений в программах 1С и рассмотрим пошаговые варианты решения этой задачи.

Почему простого изменения кода в начислении недостаточно

Проанализируем техническую сторону вопроса. В программе 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8 налоговый учет строится на движениях регистров. Код дохода, указанный в плане видов расчета, считывается программой непосредственно в момент расчета и проведения первичного документа начисления. Сформированная запись фиксируется в регистре накопления НДФЛ сведения о доходах.

Если мы просто зайдем в справочник начислений и изменим код дохода с 2000 на 2002, программа применит эту настройку исключительно к новым документам. В закрытых прошлых периодах суммы останутся привязаны к старым кодам, пока документы не будут пересчитаны или перепроведены.

Однако массовое групповое перепроведение документов за прошлые периоды несет серьезные риски:

1. Код дохода напрямую определяет дату фактического получения дохода в рамках формирования отчетности 6-НДФЛ. Для кода 2002 датой признается последний день месяца начисления, а для кодов типа 2003 или 4800 — день выплаты денег. Смена кода может сдвинуть даты и разорвать сформированные отчетные периоды.
2. Повторный расчет и перепроведение документов в закрытом периоде могут спровоцировать нежелательный автоматический пересчет сумм НДФЛ и смещение стандартных налоговых вычетов.

Перед началом любых манипуляций обязательно создаем резервную копию информационной базы.

Способ 1. Создание новых видов начислений (рекомендуемый подход)

Самый безопасный и методически правильный способ — не трогать старые расчеты, а создать для начислений новые виды выплат с актуальными кодами доходов.

Разберем по шагам порядок действий:

1. Переходим в меню настройки начислений: Предприятие -> Настройка расчета зарплаты -> Основные начисления (или Дополнительные начисления в зависимости от того, как учитывается премия).
2. Находим текущий вид расчета премии, открываем его и копируем (по кнопке Добавить копированием).
3. В наименовании нового начисления указываем понятное отличие (например, «Премия за производственные результаты (код 2002)»).
4. На закладке Налоги (или НДФЛ) в реквизите Код дохода выбираем правильное значение из классификатора.
5. Сохраняем новый вид расчета.
6. В старом виде расчета можно добавить в наименование пометку «(НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ)», чтобы расчетчики не выбирали его по ошибке.
7. Начиная с нужной даты (например, с нового года), назначаем сотрудникам новое начисление в плановом порядке либо выбираем его в разовых документах премирования.

Этот вариант гарантирует, что закрытые периоды и уже сданная отчетность не изменятся, а новые начисления будут автоматически формировать правильные проводки и движения по регистрам.

Способ 2. Корректировка движений регистров без перепроведения документов

Если требуется скорректировать данные за прошлый период внутри текущего года без вмешательства в алгоритмы расчета заработной платы, воспользуемся специализированным документом корректировки.

Выполним следующие действия:

1. Открываем меню Расчет зарплаты -> Налоги и взносы -> Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН.
2. Создаем новый документ и переходим на закладку НДФЛ: доходы и налоги.
3. Для каждого сотрудника вводим две строки на сумму переносимого дохода:
   • Первая строка: указываем старый код дохода (например, 2000) и сумму дохода с отрицательным знаком (сторнирование).
   • Вторая строка: указываем новый код дохода (например, 2002) и ту же сумму дохода с положительным знаком.
4. Проводим документ.

В результате регистр НДФЛ сведения о доходах будет содержать корректную аналитику, а итоговые справки 2-НДФЛ и формы 6-НДФЛ сформируются с правильными кодами без необходимости пересчета самих начислений зарплаты.

Способ 3. Изменение кода и перепроведение документов только текущего года

Если отчетность за прошлый год уже сдана по старым правилам, а в текущем году начисления производились со старым кодом, можно применить перепроведение, ограничив период исключительно текущим годом.

План действий:

1. В плане видов расчетов меняем код дохода на нужный.
2. Открываем обработку Групповая обработка справочников и документов.
3. Выбираем тип объекта — Документы, указываем документы начисления премий (например, Премии сотрудников или Начисление зарплаты).
4. Устанавливаем жесткий отбор по дате: строго с начала текущего года по текущую дату. Документы прошлого года отбирать нельзя.
5. Выполняем действие Изменить: Провести документ.

Особенности исправления кодов в программе «1С:Зарплата и Кадры 7.7»

В конфигурации 1С:ЗиК 7.7 действует строгая помесячная фиксация расчетного периода. Откат расчетного периода назад для исправления старых годов нарушает последовательность в Журнале расчетов и категорически не рекомендуется.

Для работы в 1С 7.7 применяем следующий алгоритм:

Для текущих и будущих начислений:

1. Открываем меню: Справочники -> Расчет зарплаты -> Виды расчетов.
2. Находим нужное начисление премии и открываем его карточку.
3. Переходим на закладку Налоговый учет (или НДФЛ).
4. В реквизите Код дохода по НДФЛ выбираем актуальный код из классификатора и сохраняем изменения. Все последующие расчеты будут использовать новый код автоматически.

Для закрытых периодов прошлого года при подготовке отчетности:

1. Открываем регламентированную обработку Подготовка сведений для ИФНС.
2. Формируем реестры и справки по сотрудникам.
3. В сформированной справке открываем табличную часть доходов сотрудника и вручную переносим суммы начислений с одного кода дохода на другой перед окончательной выгрузкой файлов в налоговую инспекцию.