← На главную

При ведении учета заработной платы на стыке отчетных и налоговых периодов бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда данные расчетной ведомости (или свода начислений) за январь не совпадают с доходами в справке 2-НДФЛ и расчете 6-НДФЛ. Типичный пример: в январе проводится больничный лист, который пересчитывает и сторнирует часть начисленной зарплаты за декабрь прошлого года. В своде начислений за январь итоговая сумма уменьшается на величину сторно, а в справке 2-НДФЛ за январь доход отражается в полном объеме, без учета декабрьского уменьшения. Разберем по шагам, почему возникает такая разница и какими способами можно привести учет в порядок.

Причина расхождения между зарплатным и налоговым учетом

Проанализируем природу этого поведения программы. Расхождение обусловлено различиями между правилами бухгалтерского учета затрат на оплату труда и нормами Налогового кодекса РФ:

1. В расчетных ведомостях и сводах начисления группируются по расчетному периоду (месяцу начисления). Любые перерасчеты и сторно, введенные документами января, относятся к текущему расчетному месяцу — январю.
2. В налоговом учете по НДФЛ для доходов в виде оплаты труда (код дохода 2000) датой фактического получения дохода признается последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому сторнирование декабрьской зарплаты программа относит к налоговой базе декабря прошлого налогового периода, а не января текущего года.

Таким образом, программа ведет себя методически штатно: доход января отражается полностью, а уменьшение базы относится к прошлому году. Однако на практике такое поведение может приводить к расхождениям между формами отчетности или требовать подачи корректировок. Рассмотрим, как решить эту проблему с помощью типовых инструментов и корректировки регистров.

Способ 1. Использование штатного перерасчета и корректирующей отчетности

Прежде чем прибегать к ручным правкам движений, рассмотрим методологически правильный порядок действий без вмешательства в регистры:

1. Оформление документа «Перерасчет НДФЛ». В конфигурации присутствует специализированный документ Перерасчет НДФЛ, который позволяет зафиксировать уменьшение исчисленного налога за прошлый период в текущем расчетном месяце автоматически, без риска нарушения ссылочной целостности.
2. Подача уточненных отчетов за прошлый налоговый период. Поскольку уменьшился доход декабря, формируются уточненная справка 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ за прошлый год, где доход и исчисленный налог уменьшаются на сумму сторно. При этом доход января остается в полном объеме, что полностью соответствует налоговому законодательству.
3. Возврат излишне удержанного налога. Обратите внимание: автоматически зачесть налог между разными налоговыми периодами нельзя. Если у сотрудника образуется излишне удержанный НДФЛ за прошлый год, в программе оформляется документ Возврат НДФЛ на основании письменного заявления работника.

Способ 2. Корректировка периода действия в первичном документе

Если требуется, чтобы сумма сторно уменьшила налоговую базу именно января текущего года, разберем настройку расчетного документа:

1. Открываем документ-исправление (например, январский больничный лист, выполнивший перерасчет).
2. Переходим на вкладку с результатами перерасчета начислений за прошлый период.
3. Вручную изменяем период действия для сторнирующей строки: вместо декабря указываем текущий месяц — январь.
4. Проводим документ и выполняем расчет НДФЛ за январь. В этом случае и сторно дохода, и уменьшение налога останутся внутри текущего налогового периода, а показатели ведомости и справки 2-НДФЛ сойдутся без расхождений.

Способ 3. Ручная корректировка регистров накопления по НДФЛ

Если перерасчет уже закрыт прошлыми периодами и требуется вручную перенести доходы и налог между месяцами, проанализируем структуру регистров, которые формируют справку 2-НДФЛ.

Для ручной правки учета по НДФЛ в конфигурации «Зарплата и управление персоналом 2.5» предназначен типовой документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН (меню «Налоги и взносы»). Использование этого документа предпочтительнее универсального документа Перенос данных, так как он содержит готовые табличные части с контролем обязательных реквизитов.

Если корректировка выполняется напрямую через движения регистров накопления, обязательно корректируются следующие взаимосвязанные регистры:

1. Регистр накопления «НДФЛ сведения о доходах» (НДФЛСведенияОДоходах). Именно из него заполняются суммы полученных доходов в справке 2-НДФЛ. Чтобы уменьшить доход января, вносится запись с отрицательной суммой по соответствующему коду дохода и ставке налогообложения.
2. Регистр накопления «НДФЛ расчеты с бюджетом» (НДФЛРасчетыСБюджетом). В справке 2-НДФЛ графа «Исчислено» заполняется по записям этого регистра с видом строки Начисление. Чтобы уменьшить исчисленный налог вслед за доходом, создается запись с видом строки «Начисление» и отрицательной суммой налога.
3. Регистр накопления «НДФЛ к зачету». Фиксирует суммы налога, подлежащие зачету или возврату при перерасчетах. Если не отразить в нем изменения, программа при последующих выплатах заработной платы не сможет корректно рассчитать сумму налога к удержанию.
4. Регистр накопления «Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ». Корректируется в случае, если необходимо вручную перераспределить удержанные и перечисленные суммы налога.

После проведения корректирующих документов обязательно перезаполняем отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ и сверяем контрольные соотношения: показатели налоговой базы и исчисленного налога должны полностью соответствовать данным скорректированных регистров.