Как разделить начисленный и удержанный НДФЛ по подразделениям при кадровых перемещениях в 1С:УПП 1.3

При ведении зарплатного и кадрового учета в конфигурации 1С:Управление производственным предприятием 1.3 (подсистема расчета зарплаты которой базируется на архитектуре 1С:ЗУП 2.5) бухгалтеры и расчетчики часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудники в течение одного расчетного месяца перемещаются между различными подразделениями организации. В таких случаях возникает необходимость сформировать отчетность или управленческий анализ по суммам доходов и НДФЛ в разрезе каждого подразделения, где фактически трудился работник.

Однако стандартные механизмы регламентированного учета относят исчисленный и удержанный налог целиком к текущему (последнему) подразделению сотрудника. Разберем детально, почему это происходит и какими способами можно получить корректную разбивку.

Причины возникновения проблемы в архитектуре конфигурации

Для понимания логики работы программы проанализируем поведение ключевых регистров и документов:

1. Расчет документа «Начисление зарплаты работникам организаций»: на вкладке Основные начисления заработная плата корректно разбивается на строки по периодам действия и подразделениям в соответствии с кадровыми документами (Кадровое перемещение организаций). Но на вкладке НДФЛ типовой алгоритм рассчитывает налог общей суммой за месяц нарастающим итогом с начала года и при проведении делает запись в регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом только по подразделению, актуальному на момент проведения документа или конец расчетного месяца.
2. Неделимость стандартных налоговых вычетов: вычеты по НДФЛ (регистр Предоставленные стандартные и социальные вычеты по НДФЛ) применяются к первому хронологическому доходу сотрудника в расчетном месяце. Программа не распределяет вычет пропорционально между базами разных подразделений, что делает невозможным простое умножение ставки налога на базу каждого подразделения.
3. Фиксация удержания налога при выплате: удержание НДФЛ регистрируется документом Зарплата к выплате организаций. Ведомость формируется на определенную дату и подтягивает подразделение, в котором сотрудник числится на дату выплаты. В результате удержанный налог записывается на новое подразделение, даже если часть дохода относится к предыдущему.
4. Регламентированная специфика формы 6-НДФЛ: отчетность 6-НДФЛ платформенно формируется исключительно в разрезе регистраций в ИФНС (комбинаций КПП и ОКТМО). Для обычных (необособленных) структурных подразделений все данные автоматически сворачиваются под реквизитами головной организации.

Способ 1. Использование служебных регистраций в налоговом органе

Если требуется, чтобы типовые отчеты и форма 6-НДФЛ автоматически разделяли доходы и налоги по подразделениям, рассмотрим настройку подразделений как обособленных:

1. Перейдем в справочник Подразделения организаций.
2. Откроем карточку подразделения и установим признак обособленного подразделения.
3. Создадим или выберем карточку регистрации в ИФНС. Если подразделения территориально не являются обособленными и сдавать отчетность нужно в одну налоговую, можно создать служебные (виртуальные) записи с одинаковыми значениями ИНН, КПП и ОКТМО, но разными наименованиями в справочнике.

В этом случае расчетный механизм УПП 1.3 будет считать подразделения самостоятельными центрами налогового учета, разделяя расчет НДФЛ и ведомости на выплату по каждому из них.

Способ 2. Раздельный расчет заработной платы несколькими документами

Если менять справочники подразделений нежелательно, разберем по шагам регламент ввода документов при перемещении сотрудника в середине месяца:

1. Перед проведением кадрового перемещения создаем первый документ Начисление зарплаты работникам организаций, в котором рассчитываем сотрудника за фактически отработанный период в старом подразделении. Проводим документ: налог фиксируется за первым подразделением.
2. Проводим документ Кадровое перемещение организаций со сменой подразделения.
3. В конце месяца создаем второй документ Начисление зарплаты работникам организаций, рассчитывающий сотрудника за оставшиеся дни в новом подразделении.
4. Аналогично формируем раздельные документы Зарплата к выплате организаций с указанием соответствующего подразделения в шапке документа.

Способ 3. Ручная корректировка налога в документе начисления

Рассмотрим вариант без создания нескольких расчетных документов:

1. Заполняем и рассчитываем документ Начисление зарплаты работникам организаций за полный месяц.
2. Переходим на вкладку НДФЛ.
3. Находим строку расчета по сотруднику, разбиваем ее вручную на две строки: в первой указываем старое подразделение и исчисленную сумму налога, приходящуюся на него, во второй — новое подразделение и оставшуюся часть налога.
4. Проводим документ. При проведении регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом сформирует раздельные движения по каждому подразделению.

Способ 4. Разработка отчета с пропорциональным распределением на СКД

Если разделение налога необходимо исключительно для управленческих целей и внутреннего контроля, наиболее надежным решением является создание внешнего отчета на базе системы компоновки данных (СКД).

Посмотрим на логику построения запроса. Прямое соединение таблиц по равенству подразделения вызовет искажение данных из-за того, что налог зафиксирован только на одном подразделении. Поэтому рассчитаем налог пропорционально доходам:

1. Выбираем доходы сотрудника в разрезе подразделений из регистра расчета ОсновныеНачисленияРаботниковОрганизаций (и ДополнительныеНачисленияРаботниковОрганизаций).
2. Выбираем общий исчисленный налог сотрудника за месяц из регистра накопления НДФЛРасчетыСБюджетом.
3. В вычисляемых полях СКД производим расчет распределенного налога по формуле:

НалогПодразделения = ОбщийНалог * (ДоходПодразделения / ОбщийДоход)

Пример фрагмента текста запроса для отчета:

ВЫБРАТЬ
    ОсновныеНачисления.Сотрудник КАК Сотрудник,
    ОсновныеНачисления.ПодразделениеОрганизации КАК Подразделение,
    ОсновныеНачисления.ПериодРегистрации КАК ПериодРегистрации,
    СУММА(ОсновныеНачисления.Результат) КАК ДоходПодразделения
ПОМЕСТИТЬ ВТ_Доходы
ИЗ
    РегистрРасчета.ОсновныеНачисленияРаботниковОрганизаций КАК ОсновныеНачисления
ГДЕ
    ОсновныеНачисления.ПериодРегистрации МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
СГРУППИРОВАТЬ ПО
    ОсновныеНачисления.Сотрудник,
    ОсновныеНачисления.ПодразделениеОрганизации,
    ОсновныеНачисления.ПериодРегистрации
;

ВЫБРАТЬ
    НДФЛ.ФизЛицо КАК ФизЛицо,
    НДФЛ.Период КАК ПериодРегистрации,
    СУММА(НДФЛ.Сумма) КАК НалогВсего
ПОМЕСТИТЬ ВТ_Налоги
ИЗ
    РегистрНакопления.НДФЛРасчетыСБюджетом КАК НДФЛ
ГДЕ
    НДФЛ.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
СГРУППИРОВАТЬ ПО
    НДФЛ.ФизЛицо,
    НДФЛ.Период

Такой подход позволяет в любой момент получить аналитическую картину начислений и расчетного налога по каждому подразделению, не нарушая типовую методологию ведения регламентированного учета в 1С:УПП 1.3.