← На главную

В практике государственных и бюджетных учреждений нередко возникает ситуация, когда в течение отчетного периода расходы на оказание услуг или выполнение работ списывались напрямую на финансовый результат текущего года (дебет счета 401.20 «Расходы текущего финансового года»). Если учредитель или вышестоящая организация требует сформировать показатели себестоимости и обороты по счету 109.00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг», возникает вопрос: как правильно и с минимальными трудозатратами исправить данные в программе «1С»?

Рассмотрим методологические нюансы этой задачи, проанализируем ошибки применения прямых ручных проводок и разберем практические способы решения проблемы в зависимости от того, закрыт ли отчетный период.

Почему нельзя делать «технические» ручные проводки Дт 109 – Кт 401.20?

Первое решение, которое часто приходит на ум при сжатых сроках, — это ввести в конце месяца или года ручную операцию вида Дт 109.60 Кт 401.20 с последующим списанием Дт 401.20 Кт 109.60 или Дт 401.10 Кт 109.60. Проанализируем, к каким последствиям приводят такие искусственные корректировки:

1. Задвоение оборотов и искажение форм отчетности. Искусственное создание оборотов между счетами 109.00 и 401.20 напрямую искажает Отчет о финансовых результатах деятельности (ф. 0503721 / ф. 0503121). При автоматическом заполнении форм суммы расходов по соответствующим кодам КОСГУ продублируются, а контрольные соотношения казначейства не сойдутся.
2. Разрушение аналитического учета себестоимости. Счет 109.00 требует строгого ведения трехуровневой аналитики (номенклатурные группы/виды деятельности, номенклатура услуг или продукции, статьи и виды затрат). Ручная операция не формирует корректных движений в регистрах накопления учета затрат, что делает невозможным штатное закрытие месяца регламентными документами программы.
3. Нарушение инструкций по бухучету. Согласно действующим нормам Инструкции № 174н (№ 162н/183н), себестоимость оказанных услуг и выполненных работ со счета 109.60 списывается в дебет счета 401.10.130 (доходы от оказания платных услуг/работ) или на уменьшение соответствующих доходов, но не «зацикливается» на счет 401.20.

Вариант 1: Пакетное исправление первичных документов в открытом периоде

Если годовая отчетность еще не сдана или период открыт для редактирования, наиболее правильный и чистый способ — перенаправить затраты в первичных документах со счета 401.20 на счета группы 109.00 (109.60 — прямые затраты, 109.70 — накладные расходы, 109.80 — общехозяйственные расходы). Чтобы не перебирать каждый документ вручную, воспользуемся штатным инструментом групповой обработки.

Разберем порядок действий по шагам:

1. Проверим учетную политику учреждения. Перейдем в настройки учетной политики в программе и убедимся, что включен учет производственных затрат на счетах 109.00, а также заданы базы распределения для накладных и общехозяйственных расходов.
2. Создадим резервную копию базы данных. Перед выполнением любых массовых изменений обязательно выгрузим архивную копию информационной базы.
3. Откроем обработку «Групповое изменение реквизитов». Перейдем в раздел Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов.
4. Настроим отбор документов. Выберем виды документов, в которых отражались расходы:
   • Поступление услуг, работ;
   • Акт списания материалов / Требование-накладная;
   • Отражение зарплаты в бухучете;
   • Авансовый отчет.
   В параметрах отбора установим условие: Счет дебета Равно 401.20 и укажем нужный период (например, текущий финансовый год).
5. Заменим реквизиты. В табличной части изменения реквизитов укажем новый счет дебета (например, 109.60 или 109.80) и заполним обязательную аналитику: субконто «Номенклатура», «Виды затрат» и «Номенклатурные группы». Нажмем кнопку Изменить реквизиты.
6. Выполним регламентное закрытие затрат. После того как документы перепроведены, перейдем к помесячному закрытию счетов затрат. Для этого последовательно за каждый месяц проведем документ Закрытие счетов производственных затрат (или Списание затрат по услугам). Программа автоматически распределит накладные и общехозяйственные расходы на прямые затраты и закроет счет 109.60 на финансовый результат (дебет счета 401.10).

Вариант 2: Исправление ошибок прошлых лет, если отчетность уже утверждена

Если отчетность за прошлый год уже сдана и утверждена учредителем, вносить изменения в проведенные первичные документы закрытого периода категорически запрещено стандартом «Учетная политика, оценочные значения и ошибки».

В этом случае исправление выполняется в текущем периоде с использованием специальных счетов учета исправлений ошибок прошлых лет:

1. Оформим документ Операция (бухгалтерская) текущей датой (датой обнаружения ошибки).
2. Сторнируем ранее отраженные расходы по счету 401.20 с применением счета 401.28 (или 401.29, если ошибка выявлена органом контроля):
   Скопировать код

   
   Дт 401.28.ХХХ Кт 302.ХХ.73Х  -Сумма (Сторно)
   Дт 401.28.ХХХ Кт 303.ХХ.73Х  -Сумма (Сторно)
   Дт 401.28.ХХХ Кт 105.ХХ.44Х  -Сумма (Сторно)
   

3. Отразим правильное отнесение затрат на финансовый результат через счета закрытия производственных затрат с признаком исправления ошибок прошлых лет (счета 401.18 / 401.19):
   Скопировать код

   
   Дт 401.18.13Х Кт 302.ХХ.73Х  Сумма
   Дт 401.18.13Х Кт 303.ХХ.73Х  Сумма
   Дт 401.18.13Х Кт 105.ХХ.44Х  Сумма
   

4. Данные операции автоматически попадут в форму 0503773 (0503173) «Сведения об изменении остатков валюты баланса» по соответствующей строке изменений прошлых лет.

Какие расходы нельзя переносить на счет 109?

Обратим внимание: даже при полном переходе на расчет себестоимости через счет 109.00 не все расходы учреждения должны туда попадать. Ряд затрат относится исключительно на счет 401.20 и не включается в себестоимость услуг:

1. Налог на имущество организаций и земельный налог (КОСГУ 291), если учетной политикой они не признаны общехозяйственными расходами;
2. Штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров или законодательства (КОСГУ 292–295);
3. Расходы, связанные со списанием, консервацией и ликвидацией основных средств и непроизведенных активов;
4. Чрезвычайные расходы и расходы по возмещению ущерба.

Таким образом, использование штатной групповой обработки реквизитов первичных документов позволяет быстро и без искажения регистров регламентированного учета перевести затраты на счета 109-й группы, сохранив целостность регламентированной отчетности и Главной книги.