Разберем ситуацию, когда инспекция направила требование с формулировкой о расхождении между суммами выплат по форме 6-НДФЛ и расчету по страховым взносам за 2025 год, а сумма в 6-НДФЛ оказалась больше примерно на 2 млн рублей. На практике такая ситуация встречается очень часто, и сама по себе она не означает ошибку. Более того, ФНС прямо разъясняла, что показатели 6-НДФЛ и РСВ могут не совпадать, потому что они формируются по разным правилам. Также ФНС указывала, что требовать пояснения только из-за такого расхождения по отмененному междокументному контрольному соотношению неправомерно.
Но на практике требование все равно может прийти. Поэтому правильный подход такой: не спорить только на уровне общих фраз, а спокойно разложить расхождение по причинам и показать, из каких именно выплат оно сложилось. Рассмотрим подробнее, почему 6-НДФЛ может быть больше РСВ, какие суммы чаще всего дают крупную разницу и как по шагам проверить свои данные, чтобы либо подтвердить корректность отчетов, либо найти реальную ошибку.
Сначала зафиксируем главное. В 6-НДФЛ доходы отражаются по правилам главы 23 НК РФ, то есть по правилам исчисления НДФЛ. Для денежных доходов ключевое значение имеет дата фактического получения дохода. Для большинства денежных выплат это день выплаты дохода, в том числе перечисления на банковский счет. Для зарплаты после изменений, действующих с 2023 года и далее, для целей НДФЛ также применяется дата выплаты. Это следует из статьи 223 НК РФ и разъяснений по заполнению 6-НДФЛ.
В РСВ логика другая. База по страховым взносам формируется по правилам главы 34 НК РФ. Для плательщиков, производящих выплаты физическим лицам, объект обложения определяется как выплаты и иные вознаграждения в рамках трудовых отношений и отдельных гражданско-правовых договоров, а дата осуществления выплат для целей страховых взносов определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений. Иными словами, РСВ живет по принципу начисления, а 6-НДФЛ — по дате фактической выплаты дохода. Именно поэтому между формами неизбежно появляются переходящие суммы на стыке кварталов и годов.
Из этого следует практический вывод: сравнивать “общую сумму выплат” в 6-НДФЛ и “общую базу” в РСВ напрямую нельзя без расшифровки. Даже если все заполнено идеально, цифры могут отличаться и иногда весьма существенно. Особенно заметной разница становится в конце года, когда в одном отчете уже отражена выплата декабрьской зарплаты прошлого года, а в другом — еще сидит начисленная, но не выплаченная зарплата декабря текущего года.
Теперь рассмотрим типовые причины, из-за которых сумма в 6-НДФЛ бывает больше суммы в РСВ. В вопросе с форума уже названы три важные причины: зарплата декабря 2024 года, выплаченная в январе 2025 года; аренда автомобиля у сотрудника; дивиденды. Все три причины действительно могут увеличивать показатель 6-НДФЛ без соответствующего увеличения базы по страховым взносам. Но обычно этим список не ограничивается.
Это самая частая и самая крупная причина. Если зарплата за декабрь 2024 года была начислена в декабре 2024 года, то в РСВ она попала именно в 2024 год, потому что для взносов важен месяц начисления. Но если фактически выплатили эту зарплату в январе 2025 года, то для 6-НДФЛ этот доход относится уже к 2025 году, потому что для НДФЛ важна дата выплаты. В результате одна и та же сумма увеличит 6-НДФЛ за 2025 год, но не увеличит РСВ за 2025 год.
Именно поэтому в годовом сопоставлении 6-НДФЛ за 2025 год нередко оказывается больше РСВ за 2025 год на сумму декабрьской зарплаты 2024 года, выплаченной в январе 2025 года. Это нормальное расхождение, и его обязательно нужно включить в пояснение в инспекцию.
Есть и зеркальная ситуация. Если зарплата за декабрь 2025 года была начислена в декабре 2025 года, но выплачена только в январе 2026 года, то для РСВ эта сумма уже вошла в 2025 год, а для 6-НДФЛ она попадет только в 2026 год. Это расхождение работает в противоположную сторону: оно делает РСВ больше, чем 6-НДФЛ. Но при полном анализе его тоже нужно учитывать, потому что итоговая разница между формами — это всегда сальдо нескольких разнонаправленных причин.
Если в вашей ситуации 6-НДФЛ больше РСВ, то сумма невыплаченной на 31.12.2025 зарплаты будет эту разницу уменьшать. Поэтому, когда вы пытаетесь “собрать” 2 млн рублей только из очевидных причин, обязательно проверьте, не съедает ли часть этой разницы декабрь 2025 года, который уже включен в РСВ, но еще не включен в 6-НДФЛ. На форумах именно этот момент часто упускают из виду.
Дивиденды отражаются в 6-НДФЛ, потому что это доход физического лица, с которого налоговый агент удерживает НДФЛ. При этом дивиденды не относятся к выплатам в рамках трудовых отношений и не образуют объект обложения страховыми взносами. В НК РФ дивиденд определяется как доход от участия в организации, а не как трудовое вознаграждение. Следовательно, дивиденды вполне закономерно увеличивают 6-НДФЛ и никак не влияют на РСВ.
На практике именно дивиденды могут дать очень заметную сумму расхождения, особенно если в течение года было одно крупное распределение прибыли. Если разница между 6-НДФЛ и РСВ большая, обязательно проверьте не только годовую сумму дивидендов, но и дату их фактической выплаты. Иногда бухгалтер помнит сумму начисления или решение участников, но для 6-НДФЛ важен именно момент выплаты дохода.
Если с работником заключен именно договор аренды транспортного средства без экипажа, то арендная плата является его доходом для целей НДФЛ и попадает в 6-НДФЛ по дате выплаты. Но такая выплата связана не с трудовыми отношениями и не с выполнением работ или оказанием услуг, а с передачей имущества во временное пользование. Поэтому арендная плата по такому договору, как правило, не входит в объект обложения страховыми взносами. Судебная и разъяснительная практика это подтверждает.
Здесь есть важная деталь. Нужно внимательно посмотреть предмет договора. Если у вас не чистая аренда без экипажа, а договор смешанный либо аренда с экипажем, либо в выплатах отдельно выделено вознаграждение за управление автомобилем, услуги водителя, обслуживание, выполнение работ, тогда часть суммы может рассматриваться уже как объект для страховых взносов. Поэтому при проверке расхождений обязательно поднимите сам договор и платежные документы, а не ограничивайтесь названием операции в учете.
Следующий блок причин связан с договорами ГПХ. В зависимости от предмета договора одна и та же выплата может по-разному отражаться в РСВ. Например, вознаграждение по договору на выполнение работ или оказание услуг обычно входит в объект обложения взносами, а вот выплаты по договорам, связанным с передачей имущества в пользование, — нет. Поэтому если в организации есть не только аренда автомобиля, но и аренда оборудования, аренда помещения у физлица, лицензионные договоры, договоры отчуждения исключительных прав, договоры займа с процентами и другие нетрудовые выплаты физлицам, они тоже могут увеличивать 6-НДФЛ без увеличения РСВ.
Практически это означает следующее: нужно проверять не только сотрудников, но вообще все выплаты физическим лицам, если они попадают в 6-НДФЛ. Очень часто крупная разница возникает не из-за зарплаты, а из-за того, что в течение года были разовые выплаты учредителю, арендодателю, подрядчику, автору или иному физлицу, и часть этих выплат не образует базу по взносам.
Еще одна распространенная причина — суммы, которые относятся к выплатам работникам, но в силу статьи 422 НК РФ полностью или частично не облагаются страховыми взносами. Это могут быть отдельные виды материальной помощи, компенсации, суточные в пределах норм, некоторые выплаты при увольнении в необлагаемой части, платежи по добровольному личному страхованию и медицинскому обслуживанию при соблюдении условий, компенсации отдельных расходов и другие выплаты из перечня статьи 422 НК РФ. При этом для НДФЛ режим может быть иным: где-то доход полностью освобожден, где-то частично облагается, где-то облагается полностью. Из-за этой разницы база 6-НДФЛ и РСВ тоже расходится.
Здесь важно не делать автоматический вывод, что если выплата не облагается взносами, то она обязательно должна полностью попасть в 6-НДФЛ. Для некоторых необлагаемых НДФЛ доходов отражение в 6-НДФЛ имеет свои особенности. Поэтому при анализе расхождений нужно смотреть каждую выплату отдельно: является ли она объектом для взносов, облагается ли НДФЛ, в какой части облагается и по какой дате попадает в отчетность. ФНС еще в прежних разъяснениях указывала, что часть доходов, полностью выведенных из-под НДФЛ, вообще может не отражаться в 6-НДФЛ. Это дополнительно ломает “прямое” сравнение отчетов.
Когда бухгалтер сверяет 6-НДФЛ и РСВ, он часто мыслит только зарплатой сотрудников. Но 6-НДФЛ может включать выплаты любым физическим лицам, по которым организация выступает налоговым агентом. РСВ же касается базы по страховым взносам, то есть в первую очередь выплат в рамках трудовых отношений и некоторых ГПД. Поэтому если в течение 2025 года были выплаты учредителям, арендодателям, бывшим работникам, исполнителям по отдельным договорам, авторам, наследникам, получателям материальной выгоды или иным физлицам, они могли повлиять на 6-НДФЛ, но не войти в РСВ полностью или частично.
Наконец, нельзя исключать и техническую ошибку. Иногда расхождение действительно вызвано неправильной настройкой начисления в учетной системе или неверным видом дохода. Например, бухгалтер мог ошибочно отнести выплату к доходу, облагаемому НДФЛ, но не настроить базу по взносам; либо наоборот — начисление должно было участвовать в базе взносов, но у него снят нужный признак. Возможна и обратная ситуация: в 6-НДФЛ сумма попала дважды из-за сторно, пересчета, повторной выплаты, переноса между ведомостями или некорректной даты документа.
Если сумма расхождения действительно большая и не складывается из очевидных причин, то искать нужно прежде всего в аналитике по видам начислений и по конкретным физлицам. Простое сравнение итогов по отчетам почти никогда не помогает найти источник проблемы.
Теперь разберем практический алгоритм, который поможет не просто назвать возможные причины, а собрать доказательную расшифровку для ответа в ФНС и одновременно убедиться, что ошибки нет.
Сначала выделим все суммы, которые вошли в 6-НДФЛ за 2025 год по дате выплаты, но по своей природе не должны формировать базу по страховым взносам. В первую очередь сюда включим дивиденды, аренду имущества у физлиц, иные нетрудовые выплаты, а также суммы, не являющиеся объектом обложения взносами.
Затем отдельно посчитаем переходящие суммы между годами: декабрь 2024, выплаченный в январе 2025, и декабрь 2025, выплаченный в январе 2026. Эти суммы почти всегда искажают прямое сопоставление “год к году”.
После этого посмотрим на выплаты, которые частично или полностью исключаются из базы по взносам по статье 422 НК РФ, но при этом могли участвовать в 6-НДФЛ полностью или частично.
Далее сделаем пофизлицевую сверку: сравним по каждому физическому лицу общую сумму дохода, отраженную для НДФЛ, с суммой выплат, входящих в базу по взносам.
И только если после такой детализации останется необъяснимый остаток, будем искать ошибку в документах начисления, выплатных ведомостях, настройках начислений и датах получения дохода.
Рассмотрим подробнее удобную рабочую модель. Сделаем не одно число “разница 2 млн”, а таблицу причин. В ней отдельно выделим:
зарплату декабря 2024 года, выплаченную в январе 2025 года;
дивиденды, выплаченные в 2025 году;
арендную плату по договорам аренды имущества у физлиц;
иные выплаты, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами;
суммы, исключаемые из базы по статье 422 НК РФ;
корректирующие суммы по декабрю 2025 года, которые вошли в РСВ, но не вошли в 6-НДФЛ;
необъяснимый остаток, если он останется после всех проверок.
Когда вы разложите сумму именно так, часто становится видно, что “не хватает” не так уж много. И вот этот остаток уже реально можно искать через документы. Иначе бухгалтер пытается держать в голове десятки выплат за год и теряется в общей цифре.
Поскольку речь идет именно о годовых отчетах за 2025 год, обязательно проверим не только январь 2025 года, но и январь 2026 года. Это критично. Если в 6-НДФЛ за 2025 год вошли выплаты января 2025 года за декабрь 2024 года, а в РСВ за 2025 год уже сидит начисление декабря 2025 года, выплаченное в январе 2026 года, то между формами возникает двойной временной сдвиг. Именно он нередко и дает крупную разницу, которая на первый взгляд кажется “ошибкой на миллионы”, хотя в действительности складывается из двух декабрей и нескольких крупных нетрудовых выплат.
Проанализируем ситуацию на простом примере. Допустим:
зарплата декабря 2024 года — 900 000 рублей, выплачена в январе 2025 года;
дивиденды, выплаченные в июле 2025 года — 600 000 рублей;
аренда автомобиля у сотрудника за 2025 год — 300 000 рублей;
иные выплаты физлицам, не образующие объект для взносов — 250 000 рублей;
зарплата декабря 2025 года — 700 000 рублей, выплачена в январе 2026 года.
Тогда на сопоставление это повлияет так:
6-НДФЛ будет больше на 900 000 + 600 000 + 300 000 + 250 000 = 2 050 000 рублей;
но РСВ будет больше на 700 000 рублей из-за начисленной, но не выплаченной зарплаты декабря 2025 года;
итоговая разница между 6-НДФЛ и РСВ составит 2 050 000 - 700 000 = 1 350 000 рублей.
Посмотрим на вывод из примера: когда бухгалтер пытается собрать разницу только из причин, увеличивающих 6-НДФЛ, он может удивляться, почему “не сходится”. Но на самом деле часть расхождения работает в противоположную сторону. Поэтому анализ нужно делать симметрично.
Если вы работаете в 1С, проверку удобнее строить не от регламентированных отчетов, а от первичных начислений и выплат. Даже если конкретная конфигурация может отличаться, общий подход остается одинаковым: сверяем данные по НДФЛ, по страховым взносам и по видам начислений.
В первую очередь поднимите документы и отчеты по следующим блокам:
начисление зарплаты за декабрь 2024 года и ведомости на ее выплату в январе 2025 года;
начисление зарплаты за декабрь 2025 года и ведомости на ее выплату в январе 2026 года;
документы по начислению и выплате дивидендов;
договоры аренды с физлицами и документы выплаты арендной платы;
все прочие выплаты физлицам, не являющиеся обычной зарплатой;
начисления с особыми правилами обложения взносами;
корректировки, сторно, перерасчеты и возвраты за 2025 год.
Если говорить языком 1С, особенно полезно проверить настройки самих начислений: участвует ли начисление в НДФЛ, входит ли в базу страховых взносов, какой вид дохода указан, не выбран ли ошибочно другой код или иной порядок налогообложения. В зависимости от конфигурации это могут быть настройки вида начисления, реквизиты налогообложения, параметры учета НДФЛ и взносов, а также регистры, в которых хранится информация о доходах и базе.
Рассмотрим подробнее, где чаще всего скрывается техническая ошибка. Когда расхождение не объясняется переходящими суммами и очевидно необлагаемыми выплатами, проверяйте следующие признаки по каждому проблемному начислению:
включается ли начисление в налоговую базу по НДФЛ;
по какой дате доход учитывается для НДФЛ;
входит ли начисление в базу страховых взносов;
какой вид дохода выбран для НДФЛ;
не относится ли начисление ошибочно к выплатам по ГПД или наоборот;
не оформлена ли одна операция двумя разными документами;
нет ли сторнирующей записи без зеркального отражения в другом налоге;
не была ли сумма повторно выплачена или повторно проведена ведомостью.
Особенно внимательно проверяйте начисления с ручными изменениями и разовые выплаты. Именно они чаще всего дают нестандартное поведение в отчетности.
Когда кажется, что вы уже учли и дивиденды, и аренду, и декабрьский переход, а до общей разницы все равно чего-то не хватает, обычно проблема прячется в одном из следующих блоков:
материальная помощь, частично освобождаемая от взносов или НДФЛ;
компенсации работникам, особенно если часть из них не облагается по статье 422 НК РФ;
суточные и командировочные выплаты, где облагается только превышение норм;
выплаты при увольнении, где есть необлагаемая часть;
ГПХ с неоднозначным предметом договора;
выплаты бывшим работникам;
проценты, материальная выгода, доходы по ценным бумагам и иные особые виды доходов;
перерасчеты прошлых периодов, проведенные в текущем году.
Поэтому, если разница большая, не ограничивайтесь только штатными работниками и зарплатой. Рассматривайте все выплаты физическим лицам за год.
Формально позиция для такого ответа есть. ФНС указывала, что суммы налоговой базы, учитываемой в расчете по форме 6-НДФЛ, и данных базы для исчисления страховых взносов в РСВ могут не совпадать. Кроме того, ФНС разъяснила, что направление требований по отмененному междокументному контрольному соотношению не допускается.
Но на практике лучше не ограничиваться только этой фразой. Рассмотрим, почему. Если вы ответите сухо: “формы формируются по разным правилам”, инспекция может прислать новое требование, а у вас все равно останется внутренний вопрос, нет ли реальной ошибки. Поэтому рациональнее дать содержательное пояснение: указать, что расхождение связано с различием принципов отражения доходов, и дополнительно перечислить конкретные суммы, которые сформировали разницу. Такой ответ и правовую позицию сохраняет, и показывает, что вы контролируете данные.
Разберем по шагам, что включить в пояснение:
указать, что различие между 6-НДФЛ и РСВ обусловлено разными правилами формирования показателей: 6-НДФЛ — по дате фактической выплаты дохода, РСВ — по дате начисления;
сослаться на статью 223 НК РФ для НДФЛ и нормы главы 34 НК РФ о страховых взносах;
отдельно перечислить суммы переходящей зарплаты между 2024, 2025 и 2026 годами;
отдельно перечислить дивиденды;
отдельно перечислить арендную плату по договорам аренды имущества у физлиц;
если есть — выделить иные выплаты, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами или освобождаемые от них;
сделать итоговый вывод, что представленные расчеты заполнены корректно, а расхождение является объективным и экономически объяснимым.
Если после проверки вы обнаружите ошибку, тогда вместо пояснения нужно уже корректировать отчетность. Но пока ошибка не доказана, расхождение само по себе не является основанием автоматически считать любой из отчетов неверным.
Выясним признаки, при которых стоит насторожиться:
разница не объясняется переходящими выплатами между декабрем и январем;
в разнице нет дивидендов, аренды, выплат по договорам передачи имущества, необлагаемых компенсаций и других понятных причин;
остаток разницы после расшифровки остается значительным;
по отдельным сотрудникам суммы доходов явно выглядят нелогично;
в 1С были ручные исправления, сторно, переносы документов, замена видов начисления;
есть подозрение на неверную дату выплаты или двойное отражение дохода.
Если наблюдается хотя бы несколько таких признаков, нужно уже не просто писать пояснение, а проводить внутреннюю сверку по документам.
Посмотрим на рабочую последовательность действий, которую удобно применять в бухгалтерии.
Сформируйте перечень всех выплат физическим лицам за 2025 год с разбивкой по видам доходов.
Отдельно отметьте выплаты, попадающие в 6-НДФЛ по дате перечисления денег.
Отдельно отметьте начисления, входящие в базу по взносам в 2025 году.
Выделите платежи января 2025 года за декабрь 2024 года.
Выделите начисления декабря 2025 года, выплаченные уже в 2026 году.
Сделайте список выплат, которые облагаются НДФЛ, но не облагаются взносами.
Сделайте список выплат, частично освобождаемых от взносов или НДФЛ.
Сопоставьте итоговые суммы и определите остаток.
По остатку проверьте конкретные документы, виды начислений и проводки.
Такой подход почти всегда позволяет либо полностью собрать расхождение, либо быстро выявить документ, где сидит ошибка.
Поскольку в вопросе отдельно упомянута аренда автомобиля у сотрудника, рассмотрим эту часть подробнее. Для целей проверки нужно ответить на три вопроса:
это действительно договор аренды транспортного средства без экипажа, а не договор оказания услуг;
не включены ли в выплаты суммы, которые по своей сути являются вознаграждением за управление автомобилем или иные услуги;
правильно ли в учете разделены арендная плата и возможные компенсации или иные выплаты.
Если по документам это чистая аренда без экипажа, то логика обычная: сумма участвует в НДФЛ и не участвует в страховых взносах. Если же договор смешанный, то часть выплаты может попасть в базу по взносам. Поэтому именно по аренде автомобиля полезно перепроверить не только отчет, но и юридическую конструкцию самого договора.
По дивидендам тоже есть типичная ошибка восприятия. Бухгалтер иногда смотрит на протокол распределения прибыли и считает сумму “дивидендами за год”, но в 6-НДФЛ важна не дата решения, а дата фактической выплаты дохода физическому лицу. Поэтому для сверки нужно брать именно фактические выплаты дивидендов в 2025 году. Тогда вы увидите реальную сумму, которая должна увеличивать 6-НДФЛ и не должна входить в РСВ.
На форуме автор пишет, что уже видит декабрьскую зарплату 2024 года, аренду и дивиденды, но до 2 млн не добирается. Это очень знакомая ситуация. Разница “на глаз” почти всегда недооценивается по трем причинам:
в расчет не включают декабрь 2025 года, который работает в обратную сторону;
учитывают только крупных работников, но забывают про выплаты другим физлицам;
смотрят по начислению, а не по дате фактической выплаты, хотя для 6-НДФЛ это критично.
Поэтому, если сумма не сходится в уме, это еще не значит, что где-то ошибка. Чаще это означает, что нужно сделать не приблизительную оценку, а формальную расшифровку по документам.
Сформулируем главный вывод. Когда сумма выплат по 6-НДФЛ за 2025 год больше суммы выплат по РСВ, это может быть нормальной ситуацией, если в 6-НДФЛ вошли:
зарплата за декабрь 2024 года, выплаченная в январе 2025 года;
дивиденды, выплаченные физлицам;
арендная плата по договорам аренды имущества у физлиц;
иные выплаты, облагаемые НДФЛ, но не образующие базу по страховым взносам;
отдельные выплаты, по которым для НДФЛ и взносов действуют разные правила отражения.
Одновременно РСВ за 2025 год может включать начисления декабря 2025 года, не выплаченные до конца года, и это уже будет увеличивать РСВ относительно 6-НДФЛ. Поэтому итоговое расхождение всегда нужно анализировать комплексно, а не по одной причине.
Если перевести все сказанное в рабочую рекомендацию, действуйте так:
не воспринимайте само расхождение как автоматическую ошибку;
соберите расшифровку разницы по видам выплат и по переходящим суммам;
отдельно проверьте дивиденды, аренду и декабрьские выплаты на стыке годов;
по остаточной разнице проверьте настройки начислений и документы в 1С;
если ошибка не выявлена, подготовьте пояснение в ФНС с конкретными причинами расхождения;
если ошибка выявлена, сдайте корректировку именно по тому отчету, где найдено искажение.
Такой подход позволяет одновременно решить две задачи: корректно ответить инспекции и не пропустить реальную проблему в учете.
Подведем итог. Вопрос “почему 6-НДФЛ больше РСВ” почти никогда не решается одной фразой и почти никогда не означает ошибку сам по себе. Разница возникает потому, что 6-НДФЛ отражает доходы по правилам НДФЛ, а РСВ — по правилам страховых взносов. В годовой сверке за 2025 год прежде всего нужно проверить переходящую зарплату между 2024, 2025 и 2026 годами, дивиденды, аренду автомобиля у сотрудника и другие выплаты физлицам, которые облагаются НДФЛ, но не входят в базу по взносам. Только после такой детализации имеет смысл искать реальную ошибку в настройках начислений, документах и датах выплат.
Информация носит справочный характер