Рассмотрим ситуацию подробно. Организация получила уведомление о вызове в налоговую инспекцию для дачи пояснений. В уведомлении указано, что по банковскому счету выявлены перечисления денежных средств с видом платежа или назначением «зарплата» за 2025 год, например на сумму 100 000 рублей. При этом по данным РСВ и 6-НДФЛ налоговая инспекция видит меньшую базу и делает вывод о занижении базы по НДФЛ и страховым взносам.
Проблема в том, что по данным самой организации таких перечислений с назначением «зарплата» на указанную сумму нет. Есть выплаты работникам, есть возможные перечисления самозанятым по договорам и актам, есть чеки НПД, но сумма, указанная инспекцией, не совпадает с внутренней расшифровкой. При телефонном разговоре инспектор сообщает, что сумма пришла из управления, а сама инспекция не может пояснить, какие именно платежи в нее вошли. Дополнительно инспектор предлагает поименно расписать всех самозанятых и выплаты по месяцам, хотя в самом уведомлении такой запрос прямо не сформулирован.
Разберем, как действовать в такой ситуации: что именно отвечать, нужно ли сразу раскрывать всех самозанятых, как подготовить пояснения, какие отчеты сформировать в 1С и как не признать лишнюю недоимку там, где ее нет.
Начнем с правовой основы. Налоговая инспекция вправе вызвать налогоплательщика, плательщика страховых взносов или налогового агента для дачи пояснений. Такой вызов обычно оформляется уведомлением. Основанием может быть анализ отчетности, данных расчетного счета, сведений из банков, контрольных соотношений, информации по ЕНС, РСВ, 6-НДФЛ и другим источникам.
Вызов для дачи пояснений — это не доначисление налога и не доказанная недоимка. Это приглашение объяснить расхождения, которые инспекция увидела в своих аналитических данных. Поэтому не начинайте ответ с признания ошибки, если вы ее не выявили. Сначала проведите собственную сверку и дайте пояснения по своим учетным данным.
В рассматриваемой ситуации важно отделить три разных действия налоговой:
Вызов для дачи пояснений. Инспекция просит пояснить расхождение и может предложить явиться лично или направить письменный ответ.
Требование о представлении пояснений или документов. В нем обычно более четко указано, какие документы, за какой период и по каким операциям нужно представить.
Акт проверки или решение о доначислении. Это уже следующая стадия налогового контроля, где должны быть конкретные доказательства нарушения.
Если в уведомлении написано только о банковских операциях с видом платежа «зарплата» и предполагаемом занижении базы, но не перечислены конкретные платежи, даты, получатели и реквизиты документов, отвечайте именно на поставленный вопрос. Не расширяйте ответ до полного добровольного раскрытия всех подряд гражданско-правовых отношений, если инспекция этого не запросила надлежащим образом.
Проанализируем логику инспекции. Налоговая видит банковские операции. По назначению платежа, коду вида дохода, реестру зарплатного проекта или аналитике банка платеж может быть отнесен к зарплатным. Затем инспекция сравнивает сумму таких банковских выплат с базой по 6-НДФЛ и РСВ.
Но такое сравнение не всегда корректно. Причин несколько.
Банковская выплата — это сумма к перечислению на руки, а база по НДФЛ — это начисленный доход до удержания налога. Если работнику начислено 114 943 рубля, удержан НДФЛ 14 943 рубля и на карту перечислено 100 000 рублей, то банковская выплата 100 000 рублей не равна налоговой базе. Сравнивать ее с базой как с начислением нельзя без восстановления суммы «грязными».
В РСВ отражается база для страховых взносов, а она не всегда равна базе 6-НДФЛ. Есть выплаты, облагаемые НДФЛ, но не облагаемые взносами, и наоборот возможны технические различия по периодам и датам отражения.
В назначении платежа может быть ошибочно указан текст «зарплата». Например, бухгалтер мог выбрать шаблон платежа, банк мог классифицировать платеж по внутреннему признаку, а фактически перечисление относилось к подотчету, возврату займа, выплате по договору ГПХ или оплате самозанятому.
Выплаты самозанятым не являются зарплатой при наличии действующего статуса НПД, договора, акта и чека. Но если отношения фактически трудовые, инспекция может поставить вопрос о переквалификации. Для этого одного факта периодических выплат недостаточно, нужно анализировать совокупность признаков.
Сумма, полученная инспекцией из аналитической системы, может быть технической выборкой. Если инспектор сам не может пояснить, какие платежи вошли в 100 000 рублей, налогоплательщик не обязан угадывать состав этой суммы.
Поэтому правильная стратегия — не спорить эмоционально, а подготовить укрупненную сверку выплат физическим лицам по данным организации. Именно такой подход предложен в полезном ответе из обсуждения: не расписывайте поименно всех самозанятых без необходимости, а сделайте обобщенный анализ со своими цифрами.
Разберем самый важный момент. Инспекция берет условные 100 000 рублей банковских перечислений и отнимает от них базу по 6-НДФЛ. При этом в 100 000 рублей НДФЛ уже может быть удержан, если это действительно зарплата. В таком случае расчет инспекции методологически неверен.
Посмотрим на пример.
Работнику начислена зарплата 114 943 рубля. НДФЛ по ставке 13% составил 14 943 рубля. На карту перечислено 100 000 рублей.
Если инспекция видит в банке 100 000 рублей и сравнивает эту сумму с базой 6-НДФЛ, она сравнивает разные показатели:
100 000 рублей — сумма выплаты после удержания НДФЛ;
114 943 рубля — налоговая база или начисленный доход до удержания НДФЛ;
14 943 рубля — удержанный налог.
Поэтому в пояснениях нужно прямо указать: банковские перечисления физическим лицам не являются самостоятельной налоговой базой по НДФЛ и страховым взносам. Налоговая база формируется по данным начисленных доходов и выплат, которые признаются объектом налогообложения, а не по одному лишь тексту назначения платежа.
Если инспекция считает, что в банковскую сумму вошли именно зарплатные выплаты, попросите ее уточнить состав операций: даты, суммы, получателей, назначение платежей, реквизиты расчетных документов и источник классификации «зарплата». Без этого невозможно подтвердить или опровергнуть именно ту сумму, которую инспекция называет занижением.
Рассмотрим вопрос отдельно. Инспектор по телефону предлагает поименно расписать всех самозанятых и выплаты по месяцам. Но в уведомлении, как следует из ситуации, речь идет о банковских операциях с видом платежа «зарплата». Прямого требования представить реестр самозанятых в уведомлении нет.
В такой ситуации не стоит добровольно превращать ответ на вопрос о зарплатных банковских операциях в широкую проверку всех отношений с самозанятыми. Правильнее действовать так:
Сначала дайте укрупненную сверку всех выплат физическим лицам за 2025 год.
Отдельно выделите выплаты работникам по трудовым договорам.
Отдельно выделите выплаты физическим лицам по договорам ГПХ, если они были.
Отдельно выделите выплаты плательщикам НПД, если они были.
Отдельно выделите подотчетные суммы, возвраты займов, компенсации и прочие платежи, не образующие базу по НДФЛ и страховым взносам.
Укажите, что детализация по конкретным исполнителям и документам может быть представлена при получении отдельного требования с указанием перечня запрашиваемых документов и операций.
Такой ответ выглядит добросовестно: вы не игнорируете инспекцию, но и не раскрываете лишний массив персональных данных без конкретного запроса. Если инспекция действительно хочет проверить самозанятых, она может направить отдельное требование. Тогда уже нужно будет готовить договоры, акты, чеки, подтверждение статуса НПД и пояснения по характеру работ.
Теперь разберем блок с самозанятыми, потому что инспекция может попытаться включить такие выплаты в «зарплатную» аналитику. Сам по себе статус самозанятого и наличие чеков НПД не гарантируют отсутствие налоговых рисков. Налоговая проверяет не только документы, но и фактическое содержание отношений.
Рассмотрим признаки, которые могут указывать на подмену трудовых отношений:
исполнитель оказывает услуги постоянно, из месяца в месяц;
договор заключен не на конкретный результат, а на выполнение трудовой функции;
оплата фиксированная и ежемесячная, похожая на зарплату;
исполнитель подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка заказчика;
заказчик устанавливает график работы;
исполнитель работает на территории заказчика и использует его рабочее место;
заказчик контролирует процесс труда, а не только результат;
самозанятый ранее был работником этого же заказчика менее двух лет назад;
в договоре нет конкретного объема работ, акты формальные, а чеки содержат общее описание услуг;
исполнитель фактически включен в штатный производственный процесс организации.
Но важно подчеркнуть: периодичность выплат сама по себе не доказывает трудовые отношения. Например, бухгалтер, дизайнер, курьер, специалист по рекламе или мастер может регулярно оказывать услуги по отдельным заданиям, если есть конкретный результат, договор, акт и чек НПД. Поэтому в пояснениях не признавайте автоматически, что выплаты самозанятым являются зарплатой только потому, что они повторялись.
Если в организации действительно были самозанятые, подготовьте внутренний пакет защиты, даже если пока не отправляете его полностью в ИФНС. В него включите:
договоры с самозанятыми;
акты выполненных работ или оказанных услуг;
чеки НПД;
проверку статуса самозанятого на дату выплаты;
задания, заявки, технические задания, переписку по результату работ;
доказательства отсутствия трудовой функции, графика, рабочего места и подчинения внутреннему распорядку;
расшифровку, почему выплаты не включены в РСВ и 6-НДФЛ.
Теперь разберем практическую часть. Вместо поименного списка всех самозанятых подготовьте таблицу по группам выплат. Такая таблица поможет показать инспекции, что вы провели сверку и понимаете структуру платежей.
Рекомендуемая структура таблицы:
Выплаты работникам по трудовым договорам. Укажите сумму начисленного дохода, сумму удержанного НДФЛ, сумму перечисления на карты и базу по страховым взносам.
Выплаты по договорам ГПХ физическим лицам без статуса НПД. Укажите, включены ли они в 6-НДФЛ и РСВ, какие суммы облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Выплаты плательщикам НПД. Укажите общую сумму выплат, наличие чеков НПД и основание невключения в 6-НДФЛ и РСВ.
Подотчетные суммы. Укажите, что это не доход физического лица при наличии авансовых отчетов и подтверждающих документов.
Возвраты займов, компенсации, возвраты ошибочных платежей. Укажите, почему они не образуют налоговую базу.
Иные выплаты физическим лицам. Расшифруйте их экономический смысл укрупненно.
В пояснении можно указать, что по данным организации перечисления с видом платежа «зарплата» в сумме, указанной в уведомлении, не выявлены. Если сумма инспекции не совпадает с вашими данными, напишите: «Состав операций, включенных налоговым органом в сумму 100 000 рублей, из уведомления определить невозможно».
Такой текст важен. Он фиксирует, что вы не отказываетесь пояснять, но не можете комментировать неизвестную выборку. Налоговый орган должен конкретизировать, какие именно платежи считает зарплатными.
Теперь посмотрим, какие отчеты и объекты 1С помогут подготовить пояснения. Конкретные названия могут немного отличаться в зависимости от конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Комплексная автоматизация или доработанная база. Но логика проверки одинаковая.
Разберем по шагам.
Сформируйте отчет по начислениям зарплаты. В 1С используйте отчеты типа Свод начислений, удержаний и выплат, Полный свод начислений, удержаний и выплат, Расчетная ведомость или аналогичный зарплатный отчет.
Проверьте 6-НДФЛ. Используйте документ или отчет 6-НДФЛ, а также расшифровки по строкам раздела 2 и приложениям по физическим лицам.
Проверьте НДФЛ по сотрудникам. Сформируйте Анализ НДФЛ по документам-основаниям, Анализ НДФЛ по месяцам, Карточка учета НДФЛ или похожие отчеты.
Проверьте страховые взносы. Используйте Анализ взносов в фонды, Карточка учета страховых взносов, Расчет по страховым взносам и расшифровки раздела 3 РСВ.
Проверьте банковские документы. Откройте Банковские выписки, документы Списание с расчетного счета, Ведомость в банк, Ведомость на счета и реестры зарплатного проекта.
Проверьте выплаты самозанятым. Если учет ведется в типовой базе, ищите документы, связанные с выплатами физическим лицам, договорами, актами и чеками НПД. В некоторых базах используются документы Поступление услуг, Списание с расчетного счета, договоры с видом расчетов с поставщиком или отдельные подсистемы для работы с самозанятыми.
Сверьте КОСГУ, статьи движения денежных средств или аналитику платежей, если учет ведется с расширенной аналитикой. Иногда ошибка возникает из-за неверной статьи ДДС, когда платеж самозанятому или подотчетному лицу попадает в зарплатную группу.
Отдельно проверьте назначение платежа в банке. Бывает, что в платежном поручении указано «оплата по договору», но банк или зарплатный проект классифицировал операцию как зарплатную. Бывает и обратная ситуация: в платежном поручении ошибочно оставлен текст «зарплата», хотя по документам это оплата услуг самозанятому или физическому лицу по ГПХ. В пояснении нужно опираться на первичные документы и учетную природу платежа, а не только на текст банковского шаблона.
Рассмотрим рабочий алгоритм сверки.
Выгрузите банковские операции за 2025 год по всем счетам организации.
Отберите все платежи физическим лицам.
Разбейте платежи по категориям: зарплата, ГПХ, НПД, подотчет, займы, компенсации, прочее.
Отдельно отметьте платежи, где в назначении есть слова «зарплата», «аванс», «окончательный расчет», «вознаграждение», «услуги», «самозанятый», «НПД», «под отчет».
Сравните зарплатные перечисления с ведомостями на выплату зарплаты.
Сравните начисленную зарплату с разделом 2 формы 6-НДФЛ.
Сравните базу по страховым взносам с приложением 1 и разделом 3 РСВ.
Проверьте, что выплаты самозанятым подтверждены чеками НПД и не попали в 6-НДФЛ и РСВ.
Проверьте, что выплаты по ГПХ физическим лицам без НПД корректно отражены в 6-НДФЛ и РСВ, если они облагаются.
Сформируйте итоговую сводную таблицу и приложите ее к пояснениям.
Главная цель сверки — показать, что данные отчетности не занижены, а сумма из банковского анализа ИФНС либо сформирована некорректно, либо включает выплаты, которые не являются объектом обложения НДФЛ и страховыми взносами.
Теперь подготовим структуру письменных пояснений. Ответ должен быть деловым, спокойным и конкретным. Не пишите, что инспекция «сама не знает», откуда взялась сумма. Лучше сформулируйте нейтрально: «Из уведомления невозможно определить состав операций, включенных налоговым органом в указанную сумму».
Используйте такую структуру ответа:
Укажите реквизиты уведомления: номер, дату, ИФНС, период.
Напишите, что организация провела сверку банковских операций, 6-НДФЛ и РСВ за 2025 год.
Укажите, что перечисления с видом платежа «зарплата» в сумме, названной инспекцией, по данным организации не выявлены.
Поясните, что банковская сумма перечислений не равна налоговой базе по НДФЛ, поскольку зарплата перечисляется за минусом удержанного НДФЛ.
Поясните, что база по страховым взносам формируется по начисленным выплатам, признаваемым объектом обложения, а не по всем платежам физическим лицам.
Приложите укрупненную таблицу выплат физическим лицам.
Отдельно укажите, что выплаты плательщикам НПД при наличии чеков и гражданско-правовых документов не включаются в 6-НДФЛ и РСВ.
Попросите при необходимости конкретизировать перечень операций, которые инспекция относит к зарплатным, с указанием дат, сумм, получателей и реквизитов платежных документов.
Не признавайте недоимку, если по результатам вашей сверки она не подтверждается.
Посмотрим на пример текста, который можно адаптировать под свою организацию. Это не код 1С, а пример делового ответа для ИФНС.
Пример:
«В ответ на уведомление о вызове для дачи пояснений сообщаем, что организацией проведена сверка банковских операций по расчетным счетам, данных бухгалтерского и налогового учета, расчета 6-НДФЛ и расчета по страховым взносам за 2025 год.
По данным организации перечисления денежных средств с видом платежа “зарплата” в сумме, указанной в уведомлении, не выявлены. Состав операций, включенных налоговым органом в указанную сумму, из уведомления определить невозможно, поскольку в уведомлении не приведены даты платежей, получатели, реквизиты расчетных документов и назначение конкретных платежей.
Обращаем внимание, что сумма банковских перечислений физическим лицам не является самостоятельной налоговой базой по НДФЛ и страховым взносам. По выплатам работникам налоговая база по НДФЛ формируется исходя из начисленного дохода, тогда как перечисление на банковскую карту производится за вычетом удержанного НДФЛ. База по страховым взносам формируется исходя из выплат и вознаграждений, признаваемых объектом обложения страховыми взносами.
По результатам сверки данные, отраженные организацией в расчете 6-НДФЛ и расчете по страховым взносам за 2025 год, соответствуют данным налогового учета. Занижение налоговой базы по НДФЛ и страховым взносам организацией не установлено.
В 2025 году организацией также осуществлялись выплаты физическим лицам, не являющиеся заработной платой, в том числе выплаты плательщикам налога на профессиональный доход по гражданско-правовым договорам при наличии актов и чеков НПД, а также иные выплаты, не образующие объект обложения НДФЛ и страховыми взносами. Укрупненная расшифровка выплат физическим лицам прилагается.
При необходимости просим направить перечень конкретных банковских операций, отнесенных налоговым органом к выплатам с видом платежа “зарплата”, с указанием дат, сумм, получателей и реквизитов платежных документов, для подготовки дополнительных пояснений».
Такой текст не спорит с инспекцией в резкой форме, но фиксирует главное: вы не подтверждаете недоимку, просите конкретику и показываете, что провели сверку.
Рассмотрим, как можно описать приложение к пояснениям. Не обязательно сразу делать поименный реестр всех самозанятых, если его не запросили. Начните с общей таблицы.
Пример структуры приложения:
Всего перечислено физическим лицам по расчетному счету за 2025 год — сумма по данным банка.
В том числе зарплата работникам — сумма перечислений по ведомостям, сумма начисленного дохода, сумма удержанного НДФЛ, сумма базы по страховым взносам.
Выплаты по договорам ГПХ физическим лицам без НПД — сумма, отраженная в 6-НДФЛ и РСВ.
Выплаты плательщикам НПД — сумма, не включенная в 6-НДФЛ и РСВ при наличии чеков НПД.
Подотчетные суммы — сумма, подтвержденная авансовыми отчетами.
Возвраты займов и иные необлагаемые перечисления — сумма и краткое основание.
Итого расхождений по данным организации не установлено — итоговый вывод.
Если инспекция позже направит требование именно по самозанятым, тогда подготовьте отдельную детальную таблицу: ФИО исполнителя, ИНН, дата договора, предмет договора, дата акта, сумма выплаты, дата и номер чека НПД, назначение платежа, подтверждение статуса НПД на дату выплаты. Но на первом этапе по вызову о «зарплатных» банковских платежах достаточно укрупненной расшифровки.
Разберем отдельный сценарий. При проверке вы обнаружили платежи физическим лицам, где в назначении ошибочно указано «зарплата», но фактически это были не зарплатные выплаты. Например, оплата самозанятому, выплата под отчет или возврат займа.
В этом случае не скрывайте проблему, а объясните ее через первичные документы. Напишите, что текст назначения платежа был указан некорректно или сформирован по банковскому шаблону, но экономическое содержание операции подтверждается документами.
Пример формулировки:
«По отдельным платежам в назначении платежа использован общий банковский шаблон, содержащий слово “зарплата”. Фактически указанные перечисления не являются оплатой труда работников. Экономическое содержание операций подтверждается договорами, актами, чеками НПД, авансовыми отчетами и регистрами бухгалтерского учета».
После этого проверьте внутренние настройки банка и 1С, чтобы такая ошибка не повторялась. В документах Списание с расчетного счета, Ведомость в банк, шаблонах платежных поручений и статьях движения денежных средств используйте корректные назначения: «оплата услуг по договору», «оплата самозанятому, НПД», «выдача под отчет», «возврат займа» и так далее.
Если инспекция в уведомлении указала дату и время явки, не игнорируйте вызов. Даже если инспектор по телефону говорит, что достаточно письменных пояснений, лучше направьте ответ официально по ТКС, через личный кабинет или иным установленным способом и сохраните подтверждение отправки.
Если вы не планируете приходить лично, в ответе можно указать:
«Пояснения по вопросам, указанным в уведомлении, представлены в письменной форме. При необходимости представления дополнительных пояснений просим направить конкретизированный запрос с перечнем операций и документов».
Если решили идти в инспекцию, заранее подготовьте позицию. Не давайте устных признаний о занижении базы, если это не подтверждено расчетами. Возьмите с собой:
копию уведомления;
письменные пояснения;
сводную таблицу выплат физическим лицам;
расшифровку зарплаты по 6-НДФЛ и РСВ;
несколько примеров первичных документов, если они нужны для пояснения логики;
доверенность представителя, если идет не руководитель.
На встрече просите инспекцию конкретизировать сумму: какие платежи, по каким датам и каким получателям включены в аналитику. Если инспекция не может назвать состав суммы, зафиксируйте, что дополнительные пояснения возможны после получения конкретного перечня операций.
Рассмотрим важный вопрос: нужно ли сразу сдавать уточненки? Нет, автоматически подавать уточненный 6-НДФЛ или РСВ только из-за вызова не нужно.
Подавайте уточненные расчеты только тогда, когда по собственной проверке вы действительно выявили ошибку:
начисленная зарплата не попала в 6-НДФЛ;
выплаты по ГПХ физическим лицам ошибочно не включены в 6-НДФЛ;
облагаемые страховыми взносами выплаты не включены в РСВ;
самозанятый утратил статус НПД на дату выплаты, а организация не удержала НДФЛ и не начислила взносы;
договор с самозанятым фактически содержит признаки трудовых отношений, и организация решила самостоятельно исправить отчетность;
допущена ошибка в периоде, сумме дохода, коде дохода, ставке НДФЛ или базе по взносам.
Если же по данным учета отчетность заполнена правильно, а расхождение вызвано ошибочной банковской классификацией или некорректной аналитикой инспекции, подавайте только пояснения. Уточненка в такой ситуации может навредить, потому что создаст впечатление признания ошибки.
Даже если поименно самозанятых в первом ответе не раскрываем, внутреннюю проверку провести нужно. Разберем контрольный список.
Проверьте статус НПД на дату каждой выплаты. Если на дату оплаты исполнитель не был самозанятым, риск НДФЛ и страховых взносов возрастает.
Проверьте чеки НПД. Чек должен быть сформирован на вашу организацию, с корректной суммой, датой, ИНН заказчика и понятным описанием услуги.
Сверьте сумму чека и платежа. Если сумма платежа не совпадает с чеком, подготовьте объяснение: частичная оплата, несколько чеков, возврат, корректировка.
Проверьте договор. В договоре должен быть результат услуги или работы, а не трудовая функция вроде «ведение отдела», «работа менеджером», «исполнение обязанностей бухгалтера по графику».
Проверьте акты. В актах указывайте конкретно выполненные работы или оказанные услуги, а не формальную фразу «услуги за месяц» без содержания.
Проверьте бывших сотрудников. Если самозанятый был вашим работником менее двух лет назад, выплаты по договору с ним не должны облагаться НПД в отношении бывшего работодателя.
Проверьте график и подчинение. Не должно быть приказов о рабочем времени, табелей, должностных инструкций и внутреннего контроля как по работнику.
Проверьте регулярность. Регулярность сама по себе не запрещена, но при фиксированной ежемесячной оплате и одинаковой функции риск выше.
Если после такой проверки рисков нет, в пояснениях достаточно указать, что выплаты плательщикам НПД подтверждены договорами, актами и чеками, поэтому в базу по 6-НДФЛ и РСВ не включались.
Иногда инспекторы устно говорят: если выплаты самозанятым периодические, значит это трудовые отношения. Рассмотрим, как правильно реагировать.
Не спорьте с инспектором в формате «это неправда». Сформулируйте профессионально: периодичность выплат является одним из возможных индикаторов риска, но не является самостоятельным и достаточным доказательством трудовых отношений. Для переквалификации нужно анализировать совокупность обстоятельств: предмет договора, наличие трудовой функции, график, подчинение, рабочее место, контроль процесса, документы по результату работ, бывший статус работника и другие признаки.
В письменных пояснениях можно использовать такую формулировку:
«Выплаты плательщикам НПД осуществлялись в рамках гражданско-правовых договоров за конкретные оказанные услуги. Исполнители не включались в штатное расписание, не подчинялись правилам внутреннего трудового распорядка, им не устанавливался график работы, рабочее место не предоставлялось, оплата производилась на основании документов, подтверждающих результат оказанных услуг, с формированием чеков НПД. Оснований для включения указанных выплат в налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам организация не установила».
Такой текст подходит, если он соответствует реальным обстоятельствам. Не используйте его механически, если фактически самозанятые работали как штатные сотрудники.
Теперь рассмотрим неблагоприятный вариант. В ходе сверки выяснилось, что инспекция частично права. Например, одному физическому лицу по договору ГПХ без статуса НПД выплатили вознаграждение, но забыли включить его в 6-НДФЛ и РСВ. Или самозанятый утратил статус НПД, но чек не сформировал.
В такой ситуации действуйте по шагам:
Определите сумму ошибки по каждому физическому лицу и месяцу.
Рассчитайте НДФЛ, страховые взносы, пени и возможные последствия.
Проверьте возможность удержания НДФЛ у физического лица.
Подайте уточненный 6-НДФЛ, если ошибка затрагивает расчет НДФЛ.
Подайте уточненный РСВ, если ошибка затрагивает базу по страховым взносам.
Уплатите недоимку и пени через ЕНС.
В пояснениях укажите, что по результатам самостоятельной проверки выявлены и исправлены конкретные ошибки, если принято решение их исправить.
Не нужно исправлять отчетность «на всякий случай» по всей сумме, которую назвала инспекция, если вы не понимаете ее состав. Исправляйте только подтвержденные ошибки.
Рассмотрим тактику ответа. Основная ошибка налогоплательщика — начать подробно оправдываться по тем вопросам, которых инспекция официально не задавала. Если уведомление касается «занижения базы из-за банковских операций с видом платежа зарплата», отвечайте по этому предмету.
Не делайте в первом ответе следующее:
не прикладывайте полный поименный реестр всех самозанятых без отдельного требования;
не пишите, что «возможно, это самозанятые», если сами не уверены;
не признавайте, что периодические выплаты самозанятым являются трудовыми отношениями;
не соглашайтесь с расчетом недоимки, если инспекция сравнила выплаты «на руки» с базой;
не подавайте уточненки до завершения собственной проверки;
не используйте эмоциональные формулировки о том, что инспекция не знает, откуда взяла сумму;
не игнорируйте уведомление, даже если оно составлено неидеально.
Вместо этого дайте спокойную позицию: сверку провели, сумму инспекции не подтверждаем, состав операций из уведомления неясен, отчетность соответствует налоговому учету, при необходимости просим конкретизировать перечень платежей.
Разберем разумный комплект приложений. Не перегружайте ответ сотнями документов, если инспекция не запрашивала их прямо. На первом этапе достаточно сводных материалов.
Сводная таблица выплат физическим лицам за 2025 год.
Расшифровка зарплатных выплат по данным 1С.
Свод по 6-НДФЛ: начисленный доход, налоговая база, исчисленный и удержанный НДФЛ.
Свод по РСВ: база по страховым взносам и начисленные взносы.
Пояснение по выплатам НПД общей суммой.
При необходимости — несколько примеров платежей, чтобы показать ошибочную классификацию банка или инспекции.
Договоры с самозанятыми, акты и чеки лучше держать готовыми. Но направляйте их полным комплектом только при отдельном требовании или если они критически нужны для подтверждения вашей позиции по конкретным платежам.
Чтобы подобные вызовы не повторялись, проанализируем настройки платежей. В 1С и клиент-банке часто используются шаблоны назначений платежа. Ошибка в шаблоне может привести к тому, что платежи физическим лицам будут выглядеть как зарплатные.
Проверьте следующие объекты и настройки:
Ведомость в банк — используйте только для реальных зарплатных выплат сотрудникам.
Списание с расчетного счета — выбирайте корректный вид операции: оплата поставщику, прочие расчеты с контрагентами, выдача под отчет, возврат займа.
Статьи движения денежных средств — не относите выплаты самозанятым к статье «Оплата труда».
Договоры контрагентов — для самозанятых и исполнителей по ГПХ используйте корректный вид договора и аналитику расчетов.
Физические лица и Контрагенты — не смешивайте сотрудника и исполнителя в одной аналитике без необходимости.
Начисление зарплаты — проверяйте, что в зарплатные начисления не попадают выплаты, которые должны отражаться как услуги стороннего исполнителя.
Отражение зарплаты в бухучете — сверяйте проводки по зарплате и взносам с данными 6-НДФЛ и РСВ.
Банковские выписки — проверяйте назначение платежа после загрузки из клиент-банка.
Если используете зарплатный проект, убедитесь, что через него перечисляются только выплаты работникам. Не проводите через зарплатный проект оплату самозанятым, подотчетные суммы и прочие расчеты, если банк затем классифицирует такие операции как зарплату.
Теперь сформулируем практическое решение. Если организация не видит у себя перечислений с видом платежа «зарплата» на сумму, указанную ИФНС, и инспекция сама не может объяснить состав этой суммы, не нужно поименно расписывать всех самозанятых только на основании телефонного разговора.
Действуйте так:
Проведите внутреннюю сверку банка, 6-НДФЛ и РСВ за 2025 год.
Сформируйте укрупненную таблицу всех выплат физическим лицам.
Выделите в таблице зарплату, ГПХ, НПД, подотчет, займы и прочие выплаты.
Проверьте, что зарплата в 6-НДФЛ отражена в начисленных суммах, а банковские выплаты произведены за минусом НДФЛ.
Проверьте, что база РСВ соответствует облагаемым выплатам, а не всем банковским перечислениям физическим лицам.
По самозанятым проверьте договоры, акты, чеки НПД и статус на дату выплаты.
В письменном ответе укажите, что сумма из уведомления по данным организации не подтверждается.
Попросите инспекцию конкретизировать перечень операций, включенных в указанную сумму.
Не признавайте недоимку и не подавайте уточненные расчеты, если ошибка не выявлена.
Полный поименный реестр самозанятых готовьте только при отдельном требовании или при необходимости подтвердить конкретные спорные платежи.
Главная мысль: ответ должен быть не поименным оправданием по всем самозанятым, а сверкой ваших учетных данных с выводом о том, что занижение базы не подтверждено. Если инспекция хочет проверить конкретные операции, она должна назвать эти операции.
Вызов в налоговую по занижению базы НДФЛ и страховых взносов из-за банковских платежей с видом «зарплата» не означает, что недоимка уже доказана. Банковская выплата не равна налоговой базе: зарплата перечисляется за вычетом НДФЛ, а база по страховым взносам определяется по правилам главы 34 НК РФ, а не по одному назначению платежа.
Если сумма, указанная ИФНС, не совпадает с вашими данными, подготовьте укрупненный анализ выплат физическим лицам: зарплата, ГПХ, самозанятые, подотчет, займы и прочие операции. В ответе укажите, что перечисления с видом платежа «зарплата» на указанную сумму не выявлены, а состав операций из уведомления определить невозможно. Попросите налоговый орган конкретизировать платежи.
Поименно расписывайте самозанятых только тогда, когда это действительно запрошено или нужно для защиты по конкретным операциям. До этого достаточно указать общую сумму выплат НПД и наличие договоров, актов и чеков. В 1С проверьте 6-НДФЛ, Расчет по страховым взносам, Свод начислений, удержаний и выплат, Анализ НДФЛ, Анализ взносов в фонды, Банковские выписки, Списание с расчетного счета и Ведомость в банк.
Информация носит справочный характер