Рассмотрим ситуацию подробно. Организация сдала годовой расчет 6-НДФЛ за 2025 год. ФНС прислала требование и указала на расхождение: сумма по строке 160 расчета 6-НДФЛ за 2025 год не совпадает с суммой удержанного налога в справках о доходах физических лиц, которые входят в состав годового расчета как Приложение 1. При этом в справках сумма исчисленного и удержанного НДФЛ одинаковая, а в самом расчете по разделу 2 сумма исчисленного налога по строке 140 больше суммы удержанного налога по строке 160.
Выясним причину. Зарплату за декабрь 2025 года выплатили уже в 2026 году. Бухгалтер включил декабрьскую зарплату и НДФЛ с нее в справки о доходах за 2025 год по начислению, как это часто делали раньше. Но после изменений, действующих с 2023 года, такой подход для НДФЛ неверный. Для целей НДФЛ зарплата признается доходом на дату фактической выплаты, а не на последний день месяца начисления. Значит, если зарплата за декабрь 2025 года выплачена в январе 2026 года, для НДФЛ это доход 2026 года.
Правильное решение: подайте уточненный расчет 6-НДФЛ за 2025 год и исключите из него декабрьскую зарплату, выплаченную в 2026 году, вместе с НДФЛ по этой зарплате. В ответе на требование ФНС укажите, что расхождение возникло из-за ошибочного включения зарплаты за декабрь 2025 года, выплаченной в январе 2026 года, в справки о доходах за 2025 год, и что представлен уточненный расчет.
Проанализируем ситуацию по строкам расчета. В годовом 6-НДФЛ есть раздел 1, раздел 2 и Приложение 1 со справками о доходах физических лиц. Раздел 2 показывает обобщенные суммы доходов, налоговой базы, исчисленного и удержанного НДФЛ. Приложение 1 расшифровывает эти суммы по каждому физическому лицу.
В рассматриваемой ситуации бухгалтер сделал так:
Начислил зарплату за декабрь 2025 года в декабре 2025 года.
Выплатил зарплату за декабрь 2025 года в январе 2026 года.
Включил декабрьскую зарплату в справки о доходах за 2025 год.
Отразил исчисленный НДФЛ с декабрьской зарплаты в сумме строки 140 расчета за 2025 год.
Не включил удержание этого НДФЛ в строку 160 за 2025 год, потому что фактически налог удержан уже в 2026 году при выплате зарплаты.
На первый взгляд кажется, что все логично: зарплата начислена за декабрь 2025 года, значит ее хочется показать в годовом отчете за 2025 год. Но для НДФЛ такая логика после 01.01.2023 не применяется. НДФЛ ориентируется не на месяц начисления зарплаты в бухгалтерском смысле, а на дату фактического получения дохода работником.
Если зарплата за декабрь 2025 года выплачена в январе 2026 года, она не должна попадать в годовой 6-НДФЛ за 2025 год ни в раздел 1, ни в раздел 2, ни в Приложение 1.
Рассмотрим подробнее правило, которое изменило привычный порядок. До 2023 года для зарплаты действовало специальное правило: датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признавался последний день месяца, за который она начислена. Поэтому бухгалтеры привыкли включать декабрьскую зарплату в доходы декабря, даже если выплата происходила в январе.
С 2023 года это специальное правило отменено. Теперь для денежных доходов применяется общий подход: датой фактического получения дохода считается день выплаты дохода, в том числе день перечисления денег на счет работника. НДФЛ налоговый агент исчисляет на дату фактического получения дохода и удерживает непосредственно при выплате дохода.
Разберем на примере. Зарплата за декабрь 2025 года начислена 31.12.2025, но перечислена работникам 10.01.2026. Для бухгалтерского учета это может быть расход декабря 2025 года. Но для НДФЛ это доход января 2026 года, потому что работники фактически получили деньги 10.01.2026. НДФЛ с этой выплаты также исчисляется и удерживается 10.01.2026.
Следовательно, такую выплату нужно отражать в отчетности по НДФЛ за 2026 год, а не за 2025 год. Она попадет в расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года и затем в годовые справки о доходах за 2026 год.
Посмотрим, что должно быть в расчете 6-НДФЛ за 2025 год, если вся зарплата за декабрь 2025 года выплачена в январе 2026 года.
В строку 120 раздела 2 за 2025 год не включайте сумму декабрьской зарплаты, выплаченной в январе 2026 года.
В строку 130 не включайте вычеты, относящиеся к этой выплате, если они применяются именно к доходу, дата получения которого приходится на 2026 год.
В строку 131 не включайте налоговую базу по декабрьской зарплате, выплаченной в 2026 году.
В строку 140 не включайте исчисленный НДФЛ с декабрьской зарплаты, выплаченной в январе 2026 года.
В строку 160 не включайте НДФЛ с этой выплаты, потому что удержание произошло уже в 2026 году.
В строки 020–026 раздела 1 за 2025 год не включайте НДФЛ с этой выплаты, потому что срок перечисления налога относится к 2026 году.
В Приложение 1 к расчету за 2025 год не включайте эту зарплату и НДФЛ по ней в справки работников.
Итоговое правило простое: если дата выплаты зарплаты — январь 2026 года, то для НДФЛ это доход 2026 года. В годовом 6-НДФЛ за 2025 год такой выплаты быть не должно.
Теперь разберем, где должна появиться декабрьская зарплата, выплаченная в январе 2026 года. Она отражается в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года.
В расчете за 1 квартал 2026 года покажите:
сумму декабрьской зарплаты, выплаченной в январе 2026 года, по строке 120 раздела 2;
налоговую базу по этой выплате по строке 131;
исчисленный НДФЛ по строке 140;
удержанный НДФЛ по строке 160;
сумму НДФЛ к перечислению по соответствующей строке раздела 1 в зависимости от даты удержания и срока уплаты;
эту же выплату в годовой справке о доходах за 2026 год, когда будете сдавать годовой расчет за 2026 год.
Посмотрим на пример. Зарплата за декабрь 2025 года составила 100 000 рублей. НДФЛ — 13 000 рублей. Деньги перечислены работнику 12.01.2026. В расчете за 2025 год эти 100 000 рублей и 13 000 рублей не отражаем. В расчете за 1 квартал 2026 года отражаем доход 100 000 рублей, исчисленный налог 13 000 рублей и удержанный налог 13 000 рублей.
Разберем логику требования ФНС. Налоговая инспекция сравнивает показатели расчета 6-НДФЛ и справок о доходах физических лиц. В годовом расчете справки являются частью самого расчета, поэтому их показатели должны быть согласованы с обобщенными строками раздела 2.
Если в справках за 2025 год показан удержанный НДФЛ с декабрьской зарплаты, а в строке 160 раздела 2 за 2025 год этот налог не отражен, возникает расхождение. ФНС видит, что по физическим лицам налог якобы удержан в большей сумме, чем указан в общей строке удержанного налога. Поэтому инспекция запрашивает пояснения.
При этом программа отправки отчета, например Контур, может не показать ошибку на этапе сдачи. Это не означает, что отчет заполнен правильно. Сервис отправки обычно проверяет формат, обязательные реквизиты и часть контрольных соотношений. Но смысловую ошибку с неправильным налоговым периодом выплаты программа может не заблокировать. Налоговая может выявить расхождение уже после приема отчета при камеральной проверке.
Если причина расхождения — включение декабрьской зарплаты, выплаченной в январе 2026 года, в справки за 2025 год, одних пояснений недостаточно. Нужно исправить отчетность.
Разберем по шагам, как ответить инспекции. В такой ситуации не нужно доказывать, что разница допустима. Нужно признать техническую или методологическую ошибку в заполнении годового расчета и подать уточненный 6-НДФЛ за 2025 год.
Сначала пересчитайте годовой 6-НДФЛ за 2025 год без декабрьской зарплаты, выплаченной в 2026 году.
Проверьте, что декабрьская зарплата исключена из строк 120, 131, 140 и из справок в Приложении 1 за 2025 год.
Проверьте строку 160: в ней должен остаться только НДФЛ, фактически удержанный в 2025 году.
Сформируйте уточненный расчет 6-НДФЛ за 2025 год с номером корректировки.
Отправьте уточненный расчет в ФНС.
В ответ на требование направьте пояснение, что уточненный расчет представлен.
Текст пояснения можно сформулировать так:
«В ответ на требование о представлении пояснений по вопросу расхождения суммы удержанного налога по строке 160 расчета 6-НДФЛ за 2025 год и суммы удержанного налога в справках о доходах физических лиц сообщаем следующее. Расхождение возникло в связи с ошибочным включением в справки о доходах за 2025 год заработной платы за декабрь 2025 года, фактически выплаченной в январе 2026 года, и НДФЛ с указанной выплаты. Поскольку дата фактического получения дохода в виде заработной платы определяется по дате выплаты дохода, указанная заработная плата относится к доходам 2026 года и подлежит отражению в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года, а также в справках о доходах за 2026 год. Организацией представлен уточненный расчет 6-НДФЛ за 2025 год, в котором показатели приведены в соответствие с порядком заполнения».
Если уточненный расчет еще не отправлен, сначала отправьте его, а затем направьте пояснение. В ответе лучше не писать, что отчет заполнен верно, если декабрьская зарплата фактически была включена в справки за 2025 год. Правильнее указать, что ошибка исправлена уточненным расчетом.
Рассмотрим важный момент. Поскольку справки о доходах входят в состав годового расчета 6-НДФЛ, отдельно исправить только справки без корректировки расчета обычно недостаточно. Нужно сформировать уточненный годовой расчет целиком.
В уточненном расчете проверьте не только Приложение 1, но и раздел 2. Если в строках 120 и 140 тоже сидит декабрьская зарплата, выплаченная в январе, ее нужно убрать и оттуда. Иначе справки станут правильными, но раздел 2 останется ошибочным.
Разберем типовой набор исправлений:
Уменьшите строку 120 на сумму декабрьской зарплаты, выплаченной в январе 2026 года.
Уменьшите строку 131 на налоговую базу по этой выплате.
Уменьшите строку 140 на сумму исчисленного НДФЛ с этой выплаты.
Не меняйте строку 160 по этой выплате, если она и так не была включена в удержанный налог за 2025 год.
Исключите доход и НДФЛ с этой выплаты из справок работников за 2025 год.
Проверьте, что сумма исчисленного налога по справкам соответствует строке 140 после исправления.
Проверьте, что сумма удержанного налога по справкам соответствует строке 160 после исправления.
Главная цель корректировки — привести годовой расчет за 2025 год к кассовому правилу НДФЛ: показываем только те доходы, дата фактического получения которых приходится на 2025 год.
Разберем отдельный случай. Иногда за декабрь выплачивают аванс в декабре, а окончательный расчет — в январе. Тогда нельзя просто убрать всю декабрьскую зарплату из 2025 года. Нужно разделить выплату по датам фактического получения дохода.
Если первая часть зарплаты за декабрь 2025 года выплачена, например, 25.12.2025, то эта часть является доходом 2025 года. НДФЛ с этой суммы исчисляется и удерживается в декабре 2025 года. Ее нужно показать в 6-НДФЛ за 2025 год и в справках за 2025 год.
Если вторая часть зарплаты за декабрь 2025 года выплачена, например, 10.01.2026, то эта часть является доходом 2026 года. Ее нужно показать в 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года и затем в справках за 2026 год.
Посмотрим на пример. Работнику начислена зарплата за декабрь 2025 года 120 000 рублей. 25.12.2025 выплачен аванс 50 000 рублей, НДФЛ удержан с этой выплаты в декабре. 10.01.2026 выплачена оставшаяся часть 70 000 рублей, НДФЛ удержан в январе. В расчете за 2025 год отражаем только декабрьскую выплату 50 000 рублей и налог с нее. В расчете за 1 квартал 2026 года отражаем январскую выплату 70 000 рублей и налог с нее.
Проверяйте не месяц начисления, а конкретные даты выплат. Для НДФЛ каждая выплата зарплаты анализируется по дате фактического перечисления работнику.
Посмотрим на частый вопрос: всегда ли строки 140 и 160 должны совпадать? Нет, не всегда. Строка 140 показывает исчисленный НДФЛ, а строка 160 — удержанный НДФЛ. В некоторых ситуациях они действительно могут отличаться.
Например, разница возможна при натуральных доходах, материальной выгоде, невозможности удержания налога, возврате излишне удержанного налога, отдельных переходящих операциях или ошибках прошлых периодов. Но в ситуации с обычной зарплатой, выплаченной после 2023 года, нельзя оставлять в 2025 году исчисленный НДФЛ с дохода, который фактически получен в 2026 году.
Иными словами, сама по себе разница между строками 140 и 160 не всегда является ошибкой. Но конкретно в рассматриваемой ситуации ошибка возникла не из-за допустимого расхождения, а из-за неправильного периода отражения декабрьской зарплаты.
Теперь разберем практическую проверку в 1С. Точные названия команд могут отличаться в зависимости от конфигурации и версии программы, но общий подход одинаковый для 1С:ЗУП и зарплатного блока 1С:Бухгалтерии.
Проверьте документ начисления зарплаты за декабрь. Обычно это Начисление зарплаты и взносов. Обратите внимание на дату выплаты, указанную в документе или используемую программой для учета НДФЛ.
Проверьте документы выплаты зарплаты: Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета. Для НДФЛ важна фактическая дата выплаты в ведомости.
Сформируйте отчет Анализ НДФЛ по месяцам и посмотрите, в какой налоговый период попала зарплата за декабрь, выплаченная в январе.
Сформируйте отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику по одному проблемному работнику и проверьте дату получения дохода.
Проверьте отчет Проверка раздела 2 6-НДФЛ, если он доступен в вашей конфигурации.
Перезаполните регламентированный отчет 6-НДФЛ за 2025 год после исправления документов выплаты.
Проверьте Приложение 1 к годовому расчету: декабрьская зарплата, выплаченная в январе 2026 года, не должна быть в справках за 2025 год.
Перезаполните расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года и убедитесь, что эта зарплата отражена уже там.
Если программа уже сформировала годовые справки за 2025 год по начислению, проанализируем причину. Часто проблема возникает из-за неверной даты выплаты в документе начисления или ведомости, ручной корректировки НДФЛ, старых настроек учета, незаполненных ведомостей либо того, что отчет был сформирован до окончательного проведения документов выплаты.
Не исправляйте проблему ручной правкой только в печатной форме отчета. Исправьте исходные документы и учет НДФЛ, затем перезаполните регламентированный отчет. Иначе при следующем заполнении 1С снова подтянет старые данные.
Рассмотрим полезные объекты и отчеты 1С, которые помогают найти причину расхождения:
Начисление зарплаты и взносов — используйте для проверки суммы начисления и планируемой даты выплаты.
Ведомость в банк — используйте для проверки фактической даты перечисления зарплаты на счета работников.
Ведомость в кассу — используйте, если зарплата выплачивается наличными.
Ведомость на счета — используйте, если в вашей конфигурации применяется такой документ выплаты.
Операция учета НДФЛ — используйте только для специальных корректировок, когда стандартными документами исправить учет невозможно. Не применяйте ее без анализа причины ошибки.
Анализ НДФЛ по месяцам — используйте для сверки доходов, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по месяцам налогового периода.
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — используйте для детальной проверки одного физического лица.
6-НДФЛ в разделе регламентированной отчетности — используйте для формирования первичного и уточненного расчета.
Приложение 1 — используйте для проверки справок о доходах физических лиц в составе годового расчета.
Если в 1С декабрьская зарплата попадает в справки за 2025 год, хотя выплата была в январе 2026 года, сначала проверьте дату выплаты. Если в ведомости стоит дата января 2026 года, а доход все равно попадает в 2025 год, проверьте, не было ли ручных корректировок, перепроведите документы в хронологическом порядке и перезаполните отчет.
Разберем контрольную сверку. Перед отправкой уточненного расчета за 2025 год сравните показатели в трех местах: раздел 2, раздел 1 и справки в Приложении 1.
Сумма дохода по справкам за 2025 год должна соответствовать доходам, дата фактического получения которых приходится на 2025 год.
Сумма исчисленного НДФЛ по справкам должна соответствовать строке 140 раздела 2 по соответствующей ставке.
Сумма удержанного НДФЛ по справкам должна соответствовать строке 160 раздела 2 по соответствующей ставке.
Строка 160 должна отражать налог, фактически удержанный в 2025 году.
Строки раздела 1 должны отражать суммы налога к перечислению по срокам, связанным с удержанием в соответствующих периодах.
Декабрьская зарплата, выплаченная в январе 2026 года, должна отсутствовать в годовых справках за 2025 год.
Та же зарплата должна присутствовать в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года.
Если после исправления строка 140 стала меньше на сумму НДФЛ с январской выплаты, а строка 160 осталась прежней или изменилась только по другим реальным операциям 2025 года, это нормально. Главное, чтобы справки перестали содержать налог с дохода, который относится к 2026 году.
Посмотрим на второй отчетный период. Если зарплата за декабрь 2025 года, выплаченная в январе 2026 года, уже правильно отражена в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года, уточнять расчет за 1 квартал 2026 года не нужно. Достаточно исправить годовой расчет за 2025 год.
Если же в расчете за 1 квартал 2026 года эта выплата не отражена, нужно исправить и 2026 год. В этом случае подайте уточненный расчет за 1 квартал 2026 года, включив туда доход, исчисленный НДФЛ, удержанный НДФЛ и сумму налога к перечислению по правильному сроку.
Разберем логику: нельзя просто убрать выплату из 2025 года и забыть о ней. Она должна быть отражена в том периоде, где находится дата фактической выплаты. Если дата выплаты — январь 2026 года, отчетный период — 1 квартал 2026 года.
После исправления обязательно проверьте, не получилось ли двойное отражение. Такая ошибка возникает, если декабрьская зарплата осталась в годовом расчете за 2025 год и одновременно попала в расчет за 1 квартал 2026 года. В результате один и тот же доход оказывается показан дважды в разных налоговых периодах.
Разберем проверку:
Откройте справку работника за 2025 год и убедитесь, что в ней нет выплаты, фактически перечисленной в январе 2026 года.
Откройте данные по работнику за 2026 год и убедитесь, что январская выплата отражена в 2026 году.
Сравните расчетные листки с отчетами по НДФЛ. Расчетный листок показывает начисление за месяц, а НДФЛ-отчетность показывает доход по дате выплаты. Эти показатели не обязаны совпадать по календарному году.
Проверьте, что сумма январской выплаты не увеличивает доходы 2025 года в Приложении 1.
Не ориентируйтесь только на начисления зарплаты. Для НДФЛ сверяйте именно дату фактической выплаты и дату удержания налога.
Проанализируем, почему ошибка распространена. Многие бухгалтеры годами заполняли справки о доходах так, чтобы годовая зарплата совпадала с начислениями за январь — декабрь. Это было привычно, потому что раньше для зарплаты дата фактического получения дохода была привязана к последнему дню месяца начисления.
После изменения правил с 2023 года подход поменялся. Теперь зарплата за декабрь, выплаченная в январе, переходит в следующий налоговый период. Поэтому бухгалтерская годовая сумма начислений и сумма дохода для НДФЛ за год могут отличаться.
Например, в бухгалтерском учете за 2025 год начислена зарплата за 12 месяцев: с января по декабрь. Но в НДФЛ за 2025 год попадут выплаты, фактически полученные работниками в 2025 году. Если декабрьская зарплата выплачена в январе 2026 года, она будет доходом 2026 года. Если в январе 2025 года выплачивалась зарплата за декабрь 2024 года, она, наоборот, могла быть доходом 2025 года.
Так формируется кассовый сдвиг: год начисления и налоговый год по НДФЛ не всегда совпадают. Это нормально, если отчет заполнен по дате выплаты.
Чтобы не повторять ошибку, зафиксируйте внутреннее правило по заполнению НДФЛ-отчетности. Рассмотрим готовую формулировку:
«При заполнении расчета 6-НДФЛ и справок о доходах физических лиц доходы в виде заработной платы отражаются по дате фактической выплаты работнику. Зарплата за декабрь, выплаченная в январе следующего года, включается в расчет 6-НДФЛ за 1 квартал следующего года и в справки о доходах за следующий налоговый период. В годовой расчет за истекший год такая выплата не включается».
Дополнительно закрепите порядок проверки:
перед сдачей годового 6-НДФЛ сформируйте список всех выплат с 1 по 31 декабря;
отдельно сформируйте список выплат, произведенных в январе следующего года за декабрь;
проверьте, какие выплаты попали в годовые справки;
проверьте, что январские выплаты не включены в справки прошлого года;
сверьте строки 120, 140, 160 с отчетами по НДФЛ в 1С.
Подведем итог. Расхождение между строкой 160 расчета 6-НДФЛ за 2025 год и суммой удержанного налога в справках возникло из-за неправильного включения декабрьской зарплаты, выплаченной в январе 2026 года, в справки за 2025 год. После 01.01.2023 зарплата для целей НДФЛ признается доходом на дату выплаты, поэтому такая зарплата относится к 2026 году.
Действуйте так:
Исключите из расчета 6-НДФЛ за 2025 год зарплату за декабрь 2025 года, выплаченную в январе 2026 года.
Исключите НДФЛ с этой выплаты из строки 140 и из справок за 2025 год.
Не включайте эту выплату в строку 160 за 2025 год, потому что удержание произошло в 2026 году.
Покажите зарплату и НДФЛ в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2026 года.
Подайте уточненный годовой расчет 6-НДФЛ за 2025 год.
В ответ на требование ФНС напишите, что представлен уточненный расчет, а расхождение возникло из-за ошибочного включения выплаты 2026 года в справки за 2025 год.
Правильный ответ ФНС в этой ситуации — не пояснять расхождение как допустимое, а исправить расчет. Декабрьская зарплата, выплаченная в январе 2026 года, должна быть в отчетности 2026 года, а не 2025 года.
Информация носит справочный характер