Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск, отпускные уже были начислены и выплачены заранее, а затем работник написал заявление на увольнение с датой увольнения внутри отпуска. На практике в такой ситуации часто возникает вопрос: нужно ли удерживать отпускные за весь период после даты увольнения или только за те дни отпуска, которые оказались предоставлены авансом?
Разберем по шагам на примере из вопроса. Сотрудник принят на работу 20.05.2022. Ему предоставлен отпуск, который должен был продолжаться по 15.10.2023. Отпускные были начислены и выплачены заранее, еще в сентябре. Затем сотрудник, находясь в отпуске, написал заявление об увольнении. Заявление было подано 20.09.2023, а уволить работник просил 04.10.2023. На дату увольнения выяснилось, что у сотрудника есть отпуск, использованный авансом, — 2,33 календарного дня.
Главный вывод такой: удерживайте не отпускные за весь период с 05.10.2023 по 15.10.2023, а сумму за неотработанные дни отпуска, предоставленные авансом. То есть ориентируйтесь не просто на календарные дни после увольнения, а на итоговый отпускной баланс работника на дату увольнения.
Проанализируем ситуацию с даты увольнения. По общему правилу работник вправе расторгнуть трудовой договор, предупредив работодателя письменно не позднее чем за две недели. Течение срока предупреждения начинается на следующий день после получения работодателем заявления. При этом работник может указать в заявлении конкретную дату увольнения, а работодатель может согласиться уволить его этой датой.
В рассматриваемой ситуации важно не то, что отпуск был оформлен до 15.10.2023, а то, что трудовые отношения прекращаются 04.10.2023. Именно на эту дату нужно выполнить окончательный расчет: начислить положенные выплаты, определить компенсацию за неиспользованный отпуск либо удержание за отпуск, использованный авансом.
Разберем ключевой момент. Если работник увольняется 04.10.2023, то после этой даты он уже не является работником организации. Поэтому период с 05.10.2023 по 15.10.2023 не может рассматриваться как фактически использованный отпуск в рамках продолжающихся трудовых отношений. Но это не означает, что нужно автоматически удержать отпускные именно за все эти календарные дни. Нужно пересчитать весь отпускной расчет на дату увольнения и определить, сколько дней отпуска работник фактически заработал, сколько использовал и сколько осталось к компенсации или удержанию.
Посмотрим на распространенную ошибку. Бухгалтер видит, что отпуск был оплачен по 15.10.2023, а увольнение оформляется 04.10.2023. Кажется логичным удержать отпускные за дни с 05.10.2023 по 15.10.2023, потому что работник эти дни «не догулял». Но такой подход слишком упрощенный.
Правильнее рассматривать не отдельный кусок отпуска после даты увольнения, а общий расчет отпускных прав работника на дату увольнения. При увольнении нужно определить:
сколько дней ежегодного отпуска работник заработал за все рабочие годы с даты приема;
сколько дней отпуска он уже использовал до увольнения, включая текущий отпуск только по дату увольнения включительно;
сколько дней отпуска осталось неиспользованными и подлежит компенсации;
есть ли дни отпуска, предоставленные авансом, за которые можно удержать отпускные;
есть ли выплаты при окончательном расчете, из которых можно произвести удержание с учетом ограничений.
То есть период с 05.10.2023 по 15.10.2023 сам по себе не является самостоятельным основанием для удержания. Он влияет на пересчет, потому что отпуск фактически заканчивается датой увольнения. Но итоговое удержание определяется через отпускной баланс: заработанные дни минус использованные дни.
Рассмотрим подробнее порядок действий. Если отпуск был оплачен заранее по 15.10.2023, но работник увольняется 04.10.2023, прежний расчет отпускных нужно пересмотреть. Фактически отпуск, который учитывается в расчетах с работником, должен быть определен по дату увольнения включительно.
В примере из обсуждения отпуск, судя по данным, начался 18.09.2023 и был оформлен по 15.10.2023. Если работник увольняется 04.10.2023, то в отпуске он фактически находился с 18.09.2023 по 04.10.2023 включительно. Это 17 календарных дней.
Далее нужно определить, сколько дней отпуска работник имел право использовать к дате увольнения. Если к моменту увольнения он уже заработал право на большее количество дней, чем фактически использовал, ему нужно начислить компенсацию за неиспользованный отпуск. Если использовал больше, чем заработал, возникает удержание за использованный авансом отпуск.
В обсуждаемой ситуации после пересчета получилось, что работник фактически использовал 17 календарных дней, а компенсация за неиспользованный отпуск составляет примерно 8,67 календарного дня. Тогда всего к оплате по отпускному блоку получается:
17 календарных дней — фактически использованная часть отпуска до даты увольнения;
8,67 календарного дня — компенсация за неиспользованный отпуск;
25,67 календарного дня — общий объем дней, который должен быть оплачен с учетом увольнения.
Если же работнику ранее оплатили полный отпуск на 28 календарных дней, то разница составит:
28 - 25,67 = 2,33 календарного дня.
Именно эти 2,33 дня и являются отпуском, оплаченным сверх положенного. Поэтому удержание нужно рассчитывать за 2,33 календарного дня, а не за все календарные дни с 05.10.2023 по 15.10.2023.
Выясним причину, почему при увольнении во время отпуска может одновременно возникнуть и пересчет отпускных, и компенсация за неиспользованный отпуск. На первый взгляд это выглядит странно: работник ведь уже находится в отпуске, зачем еще считать компенсацию?
Но при увольнении нужно закрыть все расчеты по отпускам. Если работник заработал больше дней отпуска, чем успел фактически использовать до даты увольнения, работодатель обязан выплатить компенсацию за оставшиеся неиспользованные дни. Это правило применяется независимо от того, что часть отпуска уже была оплачена ранее.
В нашем примере отпуск был оформлен до 15.10.2023, но увольнение происходит 04.10.2023. Поэтому отпускные, начисленные за дни после увольнения, уже не должны оставаться как оплата отпуска. Однако у работника может быть право на компенсацию за другие неиспользованные дни. В результате часть ранее выплаченных отпускных фактически перекрывается компенсацией при увольнении.
Именно поэтому нельзя рассуждать так: «Он не догулял 11 дней, значит удерживаем 11 дней». Нужно рассуждать иначе: «Определим, сколько дней должно быть оплачено работнику на дату увольнения в целом, и сравним с тем, сколько уже оплачено».
Разберем по шагам общий алгоритм расчета отпускных дней. Он пригодится не только для этой ситуации, но и для любых случаев увольнения, когда сотрудник уже использовал отпуск авансом или, наоборот, имеет остаток отпуска.
Определите рабочий год сотрудника. Рабочий год считается не по календарному году, а с даты приема. Если сотрудник принят 20.05.2022, первый рабочий год — с 20.05.2022 по 19.05.2023, второй — с 20.05.2023 по 19.05.2024.
Проверьте периоды, включаемые и не включаемые в отпускной стаж. Например, часть отпусков без сохранения заработной платы свыше установленного лимита может сдвигать рабочий год. Поэтому обязательно проверьте, были ли длительные административные отпуска, периоды отсутствия без сохранения места работы и другие исключаемые периоды.
Определите количество месяцев отпускного стажа. Для ежегодного основного отпуска 28 календарных дней часто используется расчет 28 / 12 = 2,33 календарного дня за месяц отпускного стажа. При этом нужно учитывать правила округления неполных месяцев отпускного стажа.
Определите общее количество заработанных дней отпуска. Рассчитайте, сколько дней отпуска сотрудник заработал с даты приема до даты увольнения, с учетом уже закрытых рабочих лет и текущего рабочего года.
Вычтите уже использованные дни отпуска. Учтите все отпуска, которые сотрудник использовал ранее, а текущий отпуск учитывайте только по дату увольнения включительно.
Определите результат. Если итог положительный, начислите компенсацию за неиспользованный отпуск. Если итог отрицательный, рассчитайте удержание за отпуск, использованный авансом.
В обсуждаемой ситуации сотрудник был принят в мае 2022 года и увольняется в октябре 2023 года, то есть он действительно отработал больше 11 месяцев. Но это не означает, что можно автоматически оплатить весь новый отпускной год без анализа использованных отпусков. Нужно проверить, сколько дней он уже брал ранее, за какие рабочие годы эти отпуска были предоставлены и не было ли периодов, которые сдвигают отпускной стаж.
Теперь посмотрим на числовой пример. В вопросе указано, что отпускные за период с 01.10.2023 по 15.10.2023 составили 17 542,05 руб. за 15 календарных дней. Средняя сумма на один календарный день по этому фрагменту расчета:
17 542,05 / 15 = 1 169,47 руб.
Если авансом использовано 2,33 календарного дня, предварительная сумма удержания составит:
1 169,47 × 2,33 = 2 724,87 руб.
Но рассмотрим важное уточнение. В обсуждении справедливо указано, что сумма может немного измениться, потому что при увольнении нужно не просто взять старую дневную сумму из ранее начисленных отпускных, а корректно пересчитать отпускные и компенсацию по правилам расчета среднего заработка.
Для отпускных, начисленных в сентябре, расчетный период был с сентября 2022 года по август 2023 года. А для компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении 04.10.2023 расчетный период может сдвинуться: обычно берутся 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу события, то есть период до месяца увольнения. Если увольнение в октябре 2023 года, расчетный период для компенсации — с октября 2022 года по сентябрь 2023 года, если нет специальных особенностей и исключаемых периодов.
В самом обсуждении был упомянут период с августа 2022 по сентябрь 2023, но в практическом расчете обязательно проверьте настройки программы, дату события, состав расчетного периода и исключаемые периоды. В типовом порядке для среднего заработка расчетным периодом являются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сохраняется средний заработок или начисляется компенсация.
Поэтому правильный подход такой:
пересчитайте отпускные по фактическому периоду отпуска до даты увольнения;
рассчитайте компенсацию за неиспользованный отпуск на дату увольнения;
сравните ранее выплаченную сумму с тем, что должно быть начислено в окончательном расчете;
определите итоговую сумму к удержанию или к доплате.
Не ограничивайтесь механическим расчетом 17 542,05 / 15 × 2,33, если программа пересчитывает средний заработок для компенсации по другому расчетному периоду. Такой расчет можно использовать как предварительную проверку, но окончательную сумму нужно брать из корректного расчета увольнения.
Рассмотрим отдельный вопрос: нужно ли пересчитывать сентябрь, если отпускные были начислены и выплачены 14.09.2023, а увольнение оформляется 04.10.2023?
В обычной ситуации сентябрь как уже закрытый месяц пересчитывать не нужно только из-за того, что работник позже решил уволиться. На дату начисления отпускных работодатель действовал на основании действующего приказа на отпуск. Работник имел право находиться в отпуске по утвержденные даты и до даты увольнения мог отозвать заявление, если для этого были законные основания и на его место не был приглашен другой работник в порядке перевода.
Окончательный расчет выполняйте в день увольнения. Именно в документе увольнения нужно отразить корректировку отпускных расчетов, компенсацию за неиспользованный отпуск или удержание за отпуск, использованный авансом.
При этом важно различать два понятия:
пересчет сентябрьской выплаты как ошибочной — обычно не требуется, если на момент выплаты отпуск был оформлен правильно;
окончательный расчет при увольнении — обязателен, потому что на дату увольнения меняется состав причитающихся работнику выплат.
Иными словами, не исправляйте сентябрь как ошибочный месяц без необходимости. Оформите расчет увольнения в октябре, отразите там удержание или зачет ранее выплаченных сумм и проверьте налоговые последствия.
Проанализируем НДФЛ. Если отпускные были начислены и выплачены заранее, с них уже удержали НДФЛ. Если затем часть отпускных сторнируется или удерживается как излишне выплаченная сумма, налоговую базу нужно скорректировать в зависимости от выбранного способа отражения удержания.
В 1С:ЗУП обычно есть два варианта учета удержания за отпуск, использованный авансом:
как сторно начислений — тогда уменьшаются начисления, а вместе с ними корректируются налоговая база по НДФЛ и база по страховым взносам;
как обычное удержание — тогда сумма отражается как удержание из выплат работника, а порядок влияния на НДФЛ и взносы зависит от настроек и методики учета.
В современных релизах 1С:ЗУП способ учета выбирается в настройках расчета зарплаты. Поэтому перед расчетом проверьте, как в вашей базе настроено удержание за использованный авансом отпуск. Это важно, потому что результат по НДФЛ, страховым взносам и отражению в бухгалтерском учете может отличаться.
Если вы рассчитываете удержание вручную и получили сумму 2 724,87 руб., НДФЛ с этой суммы по ставке 13% действительно составляет примерно 354,23 руб., то есть при округлении 354 руб. или 355 руб. в зависимости от правил округления в программе и конкретной налоговой базы. Но в окончательном расчете не рассчитывайте НДФЛ отдельно «на глаз». Дайте программе пересчитать налог по всей налоговой базе месяца увольнения с учетом отпускных, премии, компенсации и удержания.
Правильнее проверять не только сумму удержания, но и итоговый НДФЛ по сотруднику за месяц увольнения. Особенно это важно, если в октябре есть премия, алименты, компенсация отпуска и другие выплаты.
В вопросе указано, что с отпускных уже были удержаны алименты. Посмотрим, как действовать аккуратно. Алименты удерживаются с дохода работника в установленном размере. Если позднее часть отпускных сторнируется или признается излишне выплаченной, может возникнуть ситуация, когда алименты были удержаны с суммы, которая после увольнения уменьшается.
На практике порядок действий зависит от исполнительного документа, настроек программы, состава доходов и того, как именно отражено удержание отпускных: как сторно начисления или как обычное удержание. Поэтому в 1С нужно проверить:
какая сумма дохода остается у работника после пересчета;
как программа пересчитала базу для алиментов;
не превысили ли удержания допустимые ограничения;
есть ли в месяце увольнения другие выплаты, например премия, из которых можно удержать задолженность.
Если алименты уже перечислены получателю, не корректируйте их произвольно без анализа исполнительного документа и расчетной базы. Сначала сформируйте окончательный расчет, проверьте расчетный листок, удержания, исполнительные листы и только после этого принимайте решение о корректировках.
В обсуждаемой ситуации было уточнено, что другого дохода у сотрудника в октябре не будет, но затем выяснилось, что ему начислена премия. Это важно, потому что удержание за отпуск, использованный авансом, можно произвести только из сумм, причитающихся работнику при окончательном расчете, с учетом ограничений по удержаниям.
Разберем ограничения. По общему правилу размер удержаний из заработной платы ограничен. Обычно при каждой выплате можно удержать не более 20% суммы, причитающейся работнику, если федеральным законом не предусмотрен иной размер. Для отдельных удержаний, например по исполнительным документам, могут применяться другие пределы. Если одновременно есть алименты и удержание за отпуск авансом, нужно особенно внимательно проверить очередность и предельный размер удержаний.
Если суммы окончательного расчета недостаточно, работодатель не может просто удержать больше установленного лимита. Оставшуюся задолженность можно погасить добровольно, если работник согласен вернуть деньги. Но принудительно взыскать такую сумму бывает проблематично, потому что удержание за неотработанные дни отпуска допускается именно из выплат при увольнении и в пределах закона.
Поэтому действуйте так:
начислите все выплаты при увольнении: зарплату, премию, компенсацию отпуска и другие положенные суммы;
рассчитайте НДФЛ;
рассчитайте алименты и другие обязательные удержания;
определите доступную сумму для удержания за отпуск авансом с учетом лимитов;
если задолженность больше доступной суммы, предложите работнику добровольно вернуть остаток.
Рассмотрим важное исключение. Удержание за неотработанные дни отпуска разрешено не при любом увольнении. Если работник увольняется по собственному желанию, как в рассматриваемой ситуации, удержание возможно. Но если увольнение происходит по отдельным основаниям, удержание за неотработанные дни отпуска не производится.
К таким основаниям относятся, например, некоторые случаи прекращения договора не по инициативе работника и не из-за его виновного поведения: ликвидация организации, сокращение численности или штата, призыв на военную службу, восстановление прежнего работника и другие специальные случаи, предусмотренные трудовым законодательством.
Поэтому перед удержанием обязательно проверьте основание увольнения. В документе увольнения и приказе должно быть понятно, по какой статье прекращается трудовой договор. Если это увольнение по инициативе работника, удержание за отпуск авансом обычно допустимо. Если основание льготное и входит в перечень исключений, удержание делать нельзя, даже если отпуск фактически был предоставлен авансом.
Теперь посмотрим на практическую часть в 1С. В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом основной документ для окончательного расчета — Увольнение. Именно в нем рассчитываются выплаты при увольнении, компенсация отпуска, удержание за использованный авансом отпуск, НДФЛ и итоговая сумма к выплате.
Разберем общий порядок работы в 1С:ЗУП:
Откройте раздел Кадры.
Перейдите к документам приема, перевода и увольнения сотрудников.
Создайте документ Увольнение.
Укажите сотрудника и дату увольнения 04.10.2023.
Проверьте основание увольнения, например увольнение по инициативе работника.
Перейдите к расчету компенсации отпуска.
Проверьте остатки отпусков на дату увольнения.
Убедитесь, что программа учитывает текущий отпуск только по дату увольнения.
Рассчитайте документ и проверьте результат на вкладках начислений, удержаний и НДФЛ.
В документе Увольнение может использоваться реквизит, связанный с компенсацией основного отпуска. В зависимости от версии программы и настроек в нем может отображаться компенсация неиспользованного отпуска или удержание за использованный авансом отпуск. Если программа определила отрицательный остаток отпуска, она может рассчитать удержание. Если остаток положительный, будет рассчитана компенсация.
Также проверьте настройки способа учета удержаний. В 1С:ЗУП они находятся в настройках расчета зарплаты и состава начислений и удержаний. Обычно встречаются варианты учета удержания за отпуск авансом как сторно начислений или как обычного удержания. Эти настройки влияют на НДФЛ, страховые взносы и отражение в бухгалтерском учете.
Рассмотрим, какие объекты и документы 1С помогают найти причину расхождений:
Увольнение — основной документ окончательного расчета. В нем проверьте дату увольнения, основание увольнения, компенсацию отпуска, удержания, НДФЛ и сумму к выплате.
Отпуск — документ, которым был оформлен первоначальный отпуск. Проверьте период отпуска, количество дней, расчетный период и сумму отпускных.
Начисление зарплаты и взносов — используйте для проверки начислений месяца, если в базе расчеты выполняются через общий зарплатный документ.
Ведомость — проверьте, какие суммы уже выплачены сотруднику и когда.
Исполнительный лист — если удерживаются алименты, проверьте настройки удержания и базу для расчета.
Отражение зарплаты в бухучете — проверьте, как удержание или сторно отразилось для бухгалтерского учета.
Ввод остатков отпусков — используйте, если остатки отпусков были перенесены из другой базы или требуют корректировки.
Перенос данных — применяйте осторожно для технических корректировок регистров, если типовой расчет после переноса данных работает некорректно.
Операция учета взносов — может понадобиться в сложных случаях корректировки базы по страховым взносам, особенно если используется сторно прошлых начислений.
В типовой ситуации ручной код 1С писать не нужно. Задача решается настройками и корректным заполнением документов. Код нужен только при нетиповых доработках, ошибках переноса данных или специальных отчетах для анализа отпускных остатков.
Разберем контрольный список. После расчета документа Увольнение не ограничивайтесь проверкой одной итоговой суммы. Посмотрите расчет подробно:
Проверьте дату увольнения. Она должна быть 04.10.2023, если именно этой датой прекращается трудовой договор.
Проверьте фактические дни отпуска. Текущий отпуск должен учитываться только по дату увольнения включительно, то есть с 18.09.2023 по 04.10.2023, если отпуск начался 18 сентября.
Проверьте остаток отпуска. Убедитесь, что программа правильно определила, есть ли компенсация или удержание.
Проверьте расчетный период среднего заработка. Для ранее начисленных отпускных и для компенсации при увольнении расчетный период может отличаться.
Проверьте НДФЛ. Убедитесь, что налог пересчитан по итоговой налоговой базе, а не вручную только с суммы удержания.
Проверьте алименты. Если есть исполнительный лист, убедитесь, что удержания не превышают допустимые пределы и рассчитаны с правильной базы.
Проверьте сумму к выплате. Если есть премия, она может дать источник для удержания задолженности.
Проверьте расчетный листок. В нем должны быть понятны начисления, удержания и итоговая сумма.
Если программа показывает к удержанию именно 2,33 дня, а не весь период с 05.10.2023 по 15.10.2023, это соответствует логике расчета. Дни после увольнения участвуют в пересчете через общий отпускной баланс, но не обязательно полностью превращаются в удержание.
Посмотрим, как можно объяснить ситуацию сотруднику простыми словами. Это полезно, потому что работник может считать, что если отпуск был оплачен по 15 октября, то деньги за весь период должны остаться у него.
Объясните так:
Работнику был предоставлен и оплачен отпуск до 15.10.2023.
Трудовой договор прекращается 04.10.2023.
Поэтому отпуск после 04.10.2023 уже не может продолжаться как ежегодный отпуск у данного работодателя.
На дату увольнения работодатель обязан сделать окончательный расчет.
В окончательном расчете учитываются фактически использованные дни отпуска, компенсация за неиспользованные дни и ранее выплаченные суммы.
После пересчета оказалось, что работнику излишне оплачено 2,33 календарного дня.
Именно за эти 2,33 дня производится удержание, если для этого есть выплаты и соблюдены ограничения по удержаниям.
Такое объяснение помогает показать, что работодатель не удерживает деньги произвольно за весь «недогулянный» период, а закрывает расчет по отпускным правам на дату увольнения.
Разберем пример в учебном формате. Допустим, работнику был оформлен отпуск на 28 календарных дней с 18.09.2023 по 15.10.2023. Затем он увольняется 04.10.2023.
Фактически отпуск до даты увольнения: 17 календарных дней.
Компенсация за неиспользованный отпуск на дату увольнения: 8,67 календарного дня.
Всего дней, подлежащих оплате с учетом увольнения: 17 + 8,67 = 25,67 календарного дня.
Ранее оплачено: 28 календарных дней.
Излишне оплачено: 28 - 25,67 = 2,33 календарного дня.
Если средний дневной заработок по соответствующему расчету составляет 1 169,47 руб., предварительная сумма удержания:
2,33 × 1 169,47 = 2 724,87 руб.
Но окончательно сумму нужно определить после пересчета отпускных и компенсации в документе увольнения. Если средний заработок для компенсации при увольнении отличается от среднего заработка, использованного для первоначальных отпускных, итоговая сумма удержания может немного отличаться.
Теперь сформулируем решение по сути вопроса. Удерживать нужно не за период с 05.10.2023 по 15.10.2023, а за количество дней отпуска, которые на дату увольнения оказались использованы авансом. В рассматриваемом примере это 2,33 календарного дня.
При этом выполните не простой расчет по датам, а полный окончательный расчет:
пересчитайте отпуск по дату увольнения 04.10.2023 включительно;
рассчитайте компенсацию за все неиспользованные дни отпуска на дату увольнения;
определите итоговую разницу между ранее выплаченными отпускными и суммой, которая должна быть оплачена при увольнении;
удержите только сумму за неотработанные дни отпуска, если увольнение допускает такое удержание;
соблюдайте ограничения по размеру удержаний;
проверьте НДФЛ, алименты, страховые взносы и отражение в бухгалтерском учете.
Сентябрьские отпускные не нужно пересчитывать как ошибку задним числом только потому, что работник позже уволился. Окончательный расчет сделайте датой увольнения. До этой даты работник имел право изменить свое решение в пределах правил трудового законодательства, а отпуск был оформлен и оплачен на законном основании.
Проанализируем ошибки, которые чаще всего возникают при увольнении во время отпуска.
Удерживают все дни после даты увольнения. Это неверно, если у работника одновременно есть заработанные, но неиспользованные дни отпуска. Нужно считать общий отпускной баланс.
Не рассчитывают компенсацию за неиспользованный отпуск. Даже если работник был в отпуске, при увольнении нужно определить все неиспользованные дни на дату увольнения.
Берут старый средний заработок без проверки. Для компенсации при увольнении расчетный период может отличаться от расчетного периода первоначальных отпускных.
Не проверяют основание увольнения. В некоторых случаях удержание за отпуск авансом запрещено.
Удерживают больше допустимого лимита. Даже если задолженность рассчитана правильно, удержать ее можно только в пределах установленных ограничений.
Не учитывают алименты и исполнительные документы. При наличии алиментов нужно проверить базу удержания и предельные размеры удержаний.
Исправляют прошлый месяц без необходимости. Если отпуск был правомерно начислен в сентябре, корректнее закрыть ситуацию окончательным расчетом в октябре.
Не проверяют остатки отпусков после переноса данных. Если база 1С была перенесена из другой программы, остатки отпусков могут быть некорректными.
Если 1С показывает сумму, отличающуюся от ручного расчета, не спешите исправлять документ вручную. Разберем, что проверить в первую очередь:
Проверьте расчетный период. Для отпускных и компенсации при увольнении он может быть разным.
Проверьте исключаемые периоды. Больничные, отпуска без оплаты и другие периоды могут влиять на средний заработок.
Проверьте премии. Премии могут включаться в средний заработок по специальным правилам.
Проверьте остатки отпусков. Сравните данные программы с кадровыми документами.
Проверьте рабочий год. Длительные неоплачиваемые отпуска могут сдвигать границы рабочего года.
Проверьте настройки удержания за отпуск авансом. Вариант «сторно начислений» и вариант «обычное удержание» дают разные последствия.
Проверьте дату увольнения. Если указана неверная дата, программа рассчитает другое количество дней.
Проверьте документ отпуска. Возможно, отпуск был введен не на тот период или содержит ручные корректировки.
После проверки сформируйте расчетный листок и расшифровку среднего заработка. Это позволит увидеть, за счет чего появилась разница: из-за дней, среднего заработка, компенсации, премии, НДФЛ или удержаний.
Подведем итог. В ситуации, когда работник был в отпуске по 15.10.2023, но увольняется 04.10.2023, не нужно автоматически удерживать отпускные за все дни с 05.10.2023 по 15.10.2023. Нужно выполнить окончательный расчет на дату увольнения.
Если после пересчета получается, что работник использовал авансом только 2,33 календарного дня, удерживайте сумму именно за 2,33 дня. При этом рассчитайте компенсацию за неиспользованный отпуск, пересчитайте налоговую базу, проверьте алименты и соблюдайте ограничения по удержаниям.
В 1С:ЗУП оформите ситуацию документом Увольнение. Проверьте остатки отпусков, расчет среднего заработка, вкладки начислений, удержаний и НДФЛ. Если есть премия в месяце увольнения, она может быть источником для удержания, но удержание все равно должно укладываться в законные пределы.
Главная логика такая: удержание определяется не количеством календарных дней после даты увольнения, а итоговым количеством неотработанных дней отпуска на дату увольнения.
Информация носит справочный характер