← На главную

В практике работы бухгалтера нередко возникает ситуация, когда сотрудники часть месяца или даже полный месяц находятся в простое. Если в начале месяца сотрудникам уже был начислен и выплачен аванс (начисление за первую половину месяца), а затем вводится документ Простой, отстранение от работы, программа 1С:ЗУП 3.1 не всегда корректно учитывает ранее выданные суммы. Это приводит к завышению сумм к выплате в итоговой ведомости и «свистопляске» в отчете 6-НДФЛ.

Проанализируем ситуацию: документ Простой, отстранение от работы является межрасчетным. В отличие от итогового документа Начисление зарплаты и взносов, он не содержит механизмов автоматического зачета аванса. Разберем по шагам, почему это происходит и какими способами можно добиться правильного отражения данных в учете.

Выясним причину: почему аванс не зачитывается автоматически?

В системе 1С:ЗУП 3.1 аванс, рассчитанный документом Начисление за первую половину месяца, фиксирует доход и исчисленный НДФЛ на дату выплаты этого аванса. Когда мы вводим Простой, отстранение от работы за тот же период, программа видит в нем новое, отдельное начисление. Поскольку это межрасчетный документ, он «не знает» о том, что за первую половину месяца деньги уже были получены сотрудником в качестве зарплаты.

Ситуация осложняется тем, что с 2023 года НДФЛ исчисляется на дату фактической выплаты. Если просто начислить простой сверху, программа сформирует в регистрах НДФЛ еще одну запись о доходе, что приведет к задвоению налоговой базы и неверному заполнению уведомлений об исчисленных суммах налогов.

Способ 1. Разделение периода простоя (Практический метод)

Этот метод подходит, если вы хотите максимально быстро получить нужный результат «на руки», не создавая новых видов начислений. Рассмотрим, как это реализовать:

1. Разделим период простоя на две части: первая часть — с 1-го по 15-е число месяца (период аванса), вторая часть — с 16-го по конец месяца.
2. Введем первый документ Простой, отстранение от работы за первую половину месяца. В нем вручную скорректируем сумму начисления таким образом, чтобы она соответствовала «грязной» сумме аванса.
3. Введем второй документ за оставшуюся часть месяца.
4. При формировании ведомости на выплату простоя программа подтянет данные из документов, но нам все равно придется проконтролировать итоговое сальдо сотрудника, чтобы не выплатить лишнего.

Важно: этот способ требует много ручной работы и правок в документах, что может быть чревато ошибками при большом штате сотрудников.

Способ 2. Использование схемы «Разовое начисление + Сторно»

Проанализируем более изящный с точки зрения методологии 1С вариант, который позволяет «легализовать» выплаченные суммы в регистрах НДФЛ. Суть метода заключается в использовании технических разовых начислений для перекрытия авансовых сумм.

Разберем алгоритм действий:

1. Создаем Разовое начисление с категорией дохода Прочее или Оплата труда (в зависимости от учетной политики).
2. В документе указываем положительную сумму на дату выплаты аванса (это подтвердит доход в 6-НДФЛ).
3. В этом же или следующем документе вводим отрицательную сумму (сторно) на ту же величину, но с датой выплаты основного начисления за месяц.
4. В регистрах 1С это отразится следующим образом:
   Скопировать код

   
   17.04 (Дата аванса) ... +Доход (Сумма аванса)
   06.05 (Дата выплаты зарплаты) ... -Доход (Сумма аванса)
   

5. Таким образом, итоговое начисление по документу Простой «схлопнется» с техническим сторно, и в ведомость попадет только реальный остаток к выплате.

Способ 3. Перенос расчета простоя в итоговый документ НЗИВ

Посмотрим на ситуацию под другим углом. Если простой длится полный месяц, мы можем отказаться от использования межрасчетного документа Простой как основания для выплаты. Вместо этого выполним следующие действия:

1. Зарегистрируем период простоя документом Простой, отстранение от работы, но в поле Выплата укажем С зарплатой. В этом случае документ только зафиксирует отсутствие сотрудника и рассчитает сумму, но не создаст движений по выплате.
2. Рассчитаем итоговый документ Начисление зарплаты и взносов (НЗИВ).
3. Документ Начисление зарплаты и взносов — это единственный документ в системе, который полноценно «видит» документ Начисление за первую половину месяца.
4. При расчете в НЗИВ программа автоматически вычтет ранее рассчитанный аванс из общей суммы простоя. В ведомость на выплату зарплаты попадет корректная сумма (Разница = Весь месяц простоя - Аванс).

Преимущество: Это самый «чистый» способ с точки зрения типовой конфигурации. Регистраторы НДФЛ закроются корректно, и в 6-НДФЛ доход будет отражен без разрывов.

Способ 4. Ручная корректировка ведомости

Если аванс уже выплачен, а документ Простой проведен как межрасчетный и вы не хотите его переделывать, остается вариант корректировки в «последней миле» — в ведомости на выплату.

Рассмотрим порядок действий:

1. Создаем ведомость на выплату по документу Простой.
2. Программа заполнит сумму «К выплате» целиком за весь месяц.
3. Нажимаем дважды на сумму в колонке К выплате. В открывшемся окне расшифровки добавляем строку с отрицательным значением, выбрав в качестве документа-основания тот самый Начисление за первую половину месяца, которым был начислен аванс.
4. Сумма к выплате уменьшится на величину аванса.
5. Внимание: Обязательно проверьте колонку НДФЛ к перечислению. Налог должен быть рассчитан только с той части простоя, которая выплачивается сверх аванса (если аванс уже был облагаем налогом).

Рекомендации по отражению в 6-НДФЛ

Выясним, на что обратить внимание при проверке отчета 6-НДФЛ после таких правок:

• Дата получения дохода: Убедитесь, что для части дохода, выплаченной в аванс, стоит дата фактической выплаты аванса. Для остатка — дата выплаты по ведомости простоя.
• Исчисленный и удержанный налог: Если вы правили ведомости вручную, воспользуйтесь документом Пересчет НДФЛ в конце месяца, чтобы программа «собрала» все разрозненные записи по регистрам и выровняла суммы.
• Код дохода: Оплата простоя обычно проходит по коду 2000 или 2012 (в зависимости от причины простоя), убедитесь, что в настройках начисления в 1С стоит правильный код, чтобы он не конфликтовал с кодом обычного аванса.

Подведем итог: Самым надежным и методически верным способом является расчет простоя в общем документе Начисление зарплаты и взносов с предварительной регистрацией периода простоя. Это избавляет бухгалтера от необходимости ручной правки регистров и гарантирует корректность заполнения налоговой отчетности.