Проанализируем ситуацию: российская организация постоянно продает товары в Беларусь и должна подтверждать ставку НДС 0% по экспорту в страну ЕАЭС. Бухгалтер заходит в сервис ФНС «Офис экспортера», ожидает увидеть там документы для формирования подтверждающего перечня, но кабинет пустой. Возникает вопрос: откуда в «Офисе экспортера» берутся данные, кто должен их отправлять, нужно ли российскому экспортеру вручную вносить номера и даты заявлений, и как правильно действовать, если сведений в кабинете нет.
Короткий вывод: при экспорте товаров в Беларусь не ищите в «Офисе экспортера» таможенные декларации на товары как основной документ подтверждения. Беларусь входит в ЕАЭС, поэтому по обычной поставке из России в Беларусь используется не декларация на товары, а заявление белорусского покупателя о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. Российский экспортер формирует не реестр таможенных деклараций, а Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по форме КНД 1150035.
Разберем подробнее. Данные в «Офисе экспортера» появляются не потому, что российский продавец сам заносит туда каждую отгрузку. Для экспорта в ЕАЭС сведения появляются после того, как покупатель в Беларуси подаст заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в свой налоговый орган, налоговый орган страны импортера обработает и подтвердит это заявление, а затем сведения по межведомственному обмену поступят в российскую ФНС. После этого российский экспортер может увидеть заявление в сервисе и включить его в перечень.
Рассмотрим подробнее важное различие. В «Офисе экспортера» есть разные блоки для разных видов подтверждающих документов. Для классического экспорта в третьи страны используются реестры сведений из деклараций на товары. Там действительно можно видеть данные, связанные с таможенным декларированием. Но при продаже товаров в Беларусь, Казахстан, Армению или Киргизию внутри ЕАЭС таможенного оформления на границе в обычном смысле нет, поэтому декларации на товары по такой поставке может не быть.
Для экспорта из России в Беларусь в целях подтверждения НДС 0% ключевую роль играет заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. Его оформляет не российский продавец, а белорусский покупатель как импортер. Покупатель заявляет в своей стране ввоз товаров, отражает косвенные налоги и получает отметку своего налогового органа. После подтверждения сведения должны попасть в информационный обмен между налоговыми органами государств ЕАЭС.
Поэтому если в кабинете пусто, это не обязательно ошибка российского бухгалтера. Часто это означает, что заявление еще не подано покупателем, еще не подтверждено белорусской налоговой, еще не передано в российскую ФНС, попало не в тот отчетный период или в заявлении указаны ошибочные реквизиты продавца.
Разберем по шагам, что обычно нужно российскому экспортеру для подтверждения нулевой ставки по поставке товаров в Беларусь.
Договор или контракт с покупателем из государства ЕАЭС. В нашем случае это договор с белорусским покупателем. Если поставка идет через посредника, анализируем договорную цепочку отдельно.
Транспортные, товаросопроводительные или иные документы, подтверждающие перемещение товаров из России в Беларусь. Это могут быть CMR, транспортная накладная, товарная накладная, УПД, экспедиторские документы и другие подтверждения фактической отгрузки и доставки.
Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметкой налогового органа страны импортера. Для поставки в Беларусь такое заявление оформляет белорусский покупатель.
Вместо представления части бумажного комплекта можно использовать электронный Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов по КНД 1150035, если сведения по заявлениям доступны налоговому органу и могут быть сопоставлены.
Декларация по НДС за период, в котором подтверждается ставка 0%. Документы и перечни представляются одновременно с декларацией, если подтверждение собрано в срок.
Срок подтверждения по экспорту в ЕАЭС — 180 календарных дней с даты отгрузки или передачи товаров. Поэтому в работе с постоянным экспортом в Беларусь важно вести отдельный контроль сроков по каждой реализации. Не ждите окончания квартала, чтобы впервые спросить покупателя о заявлении. Запрашивайте статус заявления сразу после отгрузки и контролируйте получение отметки.
Теперь разберем главный вопрос автора: кто должен что-то отправить, чтобы в «Офисе экспортера» появились сведения.
Схема такая:
Российская организация отгружает товар белорусскому покупателю со ставкой НДС 0% при наличии оснований для экспорта в ЕАЭС.
Белорусский покупатель принимает товар к учету и оформляет у себя заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
Белорусский покупатель представляет это заявление в налоговый орган Республики Беларусь и исполняет обязанности по косвенным налогам в своей стране.
Налоговый орган Республики Беларусь подтверждает заявление или обрабатывает его в установленном порядке.
Электронная копия сведений передается по обмену между налоговыми органами государств ЕАЭС.
Российская ФНС получает сведения и делает их доступными для проверки и формирования перечня.
Российский экспортер видит заявление в «Офисе экспортера» в разделе, связанном с заявлениями, и включает его в перечень КНД 1150035.
Из этой схемы видно: российский бухгалтер не может самостоятельно «создать» в сервисе ФНС заявление белорусского покупателя так, чтобы оно стало подтвержденной электронной копией из страны импортера. Можно внести реквизиты заявления в учетную систему, можно сформировать отчет, можно отправить перечень, но само исходное заявление должно пройти через импортера и налоговый орган страны импортера.
Выясним причину пустого кабинета. Самые частые варианты следующие.
Выбран неправильный отчетный период. В «Офисе экспортера» сведения отображаются в разрезе отчетного периода. При входе сервис может показывать текущий квартал, а вам нужны заявления за прошлый квартал или за конкретный период отгрузки. Сначала измените отчетный период и проверьте вкладку повторно.
Вы смотрите не тот блок сервиса. Для Беларуси ищите не реестр деклараций на товары, а раздел «Заявления», вкладку «Список заявлений» и вкладку «Перечень заявлений (КНД 1150035)». Если смотреть только блоки с декларациями на товары, может сложиться впечатление, что данных нет, хотя для ЕАЭС нужен другой раздел.
Белорусский покупатель еще не подал заявление. Пока импортер не оформил заявление в своей стране, российской ФНС нечего получить по обмену.
Заявление подано, но еще не подтверждено налоговым органом страны импортера. Между подачей заявления покупателем и появлением сведений у российского экспортера может быть временной разрыв.
Сведения еще не дошли по межгосударственному обмену. Даже если покупатель прислал копию заявления с отметкой, в сервисе ФНС оно может появиться позже.
В заявлении указаны ошибочные реквизиты российского продавца. Например, ошиблись в ИНН, наименовании, реквизитах счета-фактуры или документа отгрузки. Тогда заявление может не сопоставиться с вашим налогоплательщиком.
Покупатель оформил заявление не на ту поставку или не включил часть товаров. При постоянных поставках в Беларусь важно сверять не только номер и дату заявления, но и суммы, номенклатуру, документы реализации и период.
Используются фильтры в сервисе. Проверьте, не установлен ли отбор по номеру, периоду, стране покупателя или другому параметру.
Доступ в кабинет выполнен не по той организации. Если бухгалтер обслуживает несколько юридических лиц, проверьте, что вход выполнен именно за нужного экспортера.
Практический вывод: пустой «Офис экспортера» — это повод не вручную набивать все подряд, а сначала проверить период, раздел, статус заявлений у белорусских покупателей и наличие сведений в сервисах ФНС.
Рассмотрим подробнее вопрос ручного ввода. Здесь важно разделить работу в «Офисе экспортера» и работу в 1С.
В «Офисе экспортера» для формирования перечня обычно выбирают заявления, которые уже доступны в сервисе. Если в блоке заявлений отображается, что сведения отсутствуют, значит сервис не видит заявлений, доступных для включения в перечень за выбранный период. Самостоятельный ручной ввод в кабинете не заменяет поступление электронной копии заявления из страны импортера.
В 1С ситуация другая. В программе можно вручную указать номер и дату отметки о регистрации заявления, если покупатель прислал эти реквизиты. Например, в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 реквизиты заявления можно указать в документе Реализация (акт, накладная, УПД) через данные доставки и отметку о регистрации заявления. Затем на основании этих данных можно сформировать регламентированный отчет Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
Но ручной ввод в 1С не означает, что сведения уже есть у ФНС. Поэтому действуем аккуратно: если покупатель прислал заявление с отметкой, внесите реквизиты в 1С, сформируйте учетные документы и одновременно проверьте, поступила ли электронная копия заявления в российскую ФНС. Если в сервисе проверки или в «Офисе экспортера» сведений нет, сохраняйте копию заявления и транспортные документы, а также запросите у покупателя уточнение статуса.
Разберем по шагам рабочий порядок в сервисе.
Войдите в «Офис экспортера» по организации, которая является российским продавцом по экспортным поставкам.
Выберите нужный отчетный период. Не ограничивайтесь текущим кварталом, если подтверждаете поставки прошлых периодов.
Перейдите в раздел «Заявления».
Откройте вкладку «Список заявлений». Именно здесь должны отображаться заявления, доступные для включения в перечень.
Проверьте состав сведений: номер отметки о регистрации заявления, дату отметки, раздел заявления с реквизитами продавца, код покупателя, наименование покупателя, страну покупателя.
Если нужные заявления есть, перейдите к формированию «Перечня заявлений (КНД 1150035)».
На шаге наполнения перечня выберите заявления, которые относятся к подтверждаемым отгрузкам.
Сформируйте перечень и направьте его в налоговый орган через сервис.
Проконтролируйте статус отправки и получение результата обработки. Не ограничивайтесь нажатием кнопки отправки: убедитесь, что документ принят или разберите уведомление об отказе.
Посмотрим на важный практический момент. Если в сервисе доступно несколько заявлений по одному покупателю, не включайте их механически все подряд. Сверьте их с вашими реализациями, суммами, датами отгрузки и счетами-фактурами. Перечень должен подтверждать конкретные экспортные операции, отраженные в декларации по НДС.
Теперь разберем основной проблемный сценарий: кабинет пустой, а клиент постоянно продает в Беларусь.
Проверьте период. Установите квартал, в котором ожидаете увидеть заявления. Если поставка была в конце квартала, заявление покупатель мог оформить уже в следующем периоде. Проверьте соседние периоды.
Проверьте правильный раздел. Для Беларуси откройте «Заявления», а не блоки по декларациям на товары.
Запросите у белорусского покупателя копию заявления. Попросите прислать заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметкой налогового органа. В запросе сразу укажите, что нужны номер отметки, дата отметки, сумма, реквизиты продавца и документы отгрузки.
Проверьте реквизиты российского продавца в заявлении. Особенно внимательно проверьте ИНН, наименование, номер и дату счета-фактуры или УПД, стоимость и валюту документов.
Проверьте поступление электронной копии заявления через сервис ФНС проверки заявлений. Если заявление есть у покупателя, но его нет в российской базе, нужно понять, это временная задержка или ошибка в данных.
Если реквизиты ошибочны, попросите покупателя исправить заявление у себя. Российский экспортер не исправит белорусское заявление самостоятельно.
Если срок подтверждения подходит к концу, соберите полный пакет документов. Не полагайтесь только на ожидание автоматической подгрузки. Подготовьте договор, транспортные документы, копию заявления с отметкой и переписку с покупателем.
Если подтверждение не собрано в 180-дневный срок, отработайте порядок неподтвержденного экспорта. Начислите НДС по неподтвержденной операции в установленном порядке, а после получения подтверждения заявите вычет или восстановите корректный порядок учета по правилам НК РФ.
Таким образом, если «Офис экспортера» пустой, не считайте это нормой, но и не воспринимайте как техническую неисправность автоматически. Сначала выясним, оформил ли белорусский покупатель заявление и дошли ли сведения до российской ФНС.
Теперь посмотрим на работу в 1С. Для постоянных поставок в Беларусь настройте учет так, чтобы документы реализации, подтверждение нулевой ставки и перечень заявлений формировались последовательно.
В 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 проверьте функциональность внешней торговли. В разделе Главное откройте Функциональность, затем проверьте блок Внешняя торговля. Должен быть включен признак, связанный с экспортом товаров, в том числе в ЕАЭС. Без этой настройки нужные реквизиты и операции могут не отображаться в документах.
В карточке белорусского покупателя проверьте страну регистрации и налоговые реквизиты. Для покупателя из Беларуси в карточке Контрагенты должна быть корректно указана страна. Это влияет на заполнение документов и дальнейшую аналитику экспортных операций.
В документе Реализация (акт, накладная, УПД) укажите ставку НДС 0% и заполните данные доставки. В части доставки выберите страну реализации из ЕАЭС. Если покупатель уже прислал заявление о ввозе, внесите номер и дату отметки о регистрации заявления. Эти реквизиты затем используются для формирования перечня.
Если продажа идет через посредника, используйте документ Отчет комиссионера (агента). На вкладке реализации проверьте покупателя, страну, сведения о счетах-фактурах и отметку о регистрации заявления. Для посреднических схем особенно важно не перепутать, в каком разделе заявления находятся реквизиты продавца.
После получения подтверждения заполните документ Подтверждение нулевой ставки НДС. Обычно он находится в разделе Операции — Регламентные операции по НДС. Включите в документ реализации, по которым ставка 0% подтверждена. Этот документ помогает программе корректно отразить экспорт в декларации по НДС.
Затем сформируйте регламентированный отчет Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. В 1С его можно создать через Отчеты — Регламентированные отчеты — Создать — Налоговая отчетность. При создании выберите нужный период: месяц или квартал, в зависимости от порядка представления.
Разберем заполнение перечня в 1С более подробно.
Откройте регламентированный отчет Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
На титульном листе проверьте ИНН, КПП, наименование организации, налоговый орган и отчетный период.
В поле, связанное с декларацией, укажите код декларации по НДС 1151001, если отчет подается вместе с декларацией по НДС.
Нажмите «Заполнить». Программа заполнит сведения на основании документов реализации, в которых указаны реквизиты заявлений.
Проверьте раздел заявления с реквизитами продавца. Для обычной поставки купли-продажи обычно используется раздел 1. Для отдельных посреднических ситуаций может использоваться раздел 3.
Проверьте код страны покупателя. Для Республики Беларусь используется код страны по ОКСМ 112.
Сверьте номер и дату отметки о регистрации заявления с документом, полученным от белорусского покупателя.
Проверьте суммы и соответствие реализациям, которые отражены в разделе 4 декларации по НДС как подтвержденный экспорт.
Выполните проверку отчета штатными средствами 1С.
Выгрузите или отправьте отчет через подключенный сервис электронной отчетности.
Если 1С не заполняет перечень автоматически, выясним причину. Обычно проблема в том, что в реализации не указана страна реализации из ЕАЭС, не заполнена отметка о регистрации заявления, не включена функциональность внешней торговли, неверно указан контрагент или документ Подтверждение нулевой ставки НДС не заполнен по нужной реализации.
Рассмотрим спорный практический вопрос. Допустим, белорусский покупатель прислал заявление с отметкой, бухгалтер внес номер и дату в 1С, перечень сформировался, но в «Офисе экспортера» сведений по этому заявлению нет.
Технически перечень можно сформировать в 1С на основании введенных реквизитов и отправить через систему отчетности, если формат отчета поддерживается. Но с точки зрения налогового контроля риск остается: инспекция будет сопоставлять реквизиты заявления с данными, которые поступили от налогового органа страны импортера. Если в базе ФНС сведений нет, инспекция может запросить подтверждающие документы или признать подтверждение недостаточным в соответствующей части до устранения расхождений.
Поэтому действуем так: не ограничивайтесь ручным перечнем. Если в «Офисе экспортера» пусто, запросите у покупателя подтверждение статуса заявления и проверьте поступление электронной копии. Если срок сдачи декларации близко, подготовьте полный комплект документов, чтобы ответить на возможное требование.
Чтобы не вести долгую переписку, сразу направьте покупателю конкретный перечень сведений. Попросите прислать:
копию заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметкой налогового органа Республики Беларусь;
номер отметки о регистрации заявления;
дату отметки о регистрации заявления;
сведения о том, в каком разделе заявления указаны реквизиты российского продавца;
сумму поставки, указанную в заявлении;
реквизиты УПД, счета-фактуры, накладной или иного отгрузочного документа, на основании которого заполнено заявление;
подтверждение, что заявление принято или подтверждено налоговым органом покупателя;
информацию, подавалась ли корректировка заявления, если первоначальные сведения были ошибочными.
Дополнительно попросите покупателя проверить, правильно ли в заявлении указан российский продавец. Ошибка в ИНН или наименовании может привести к тому, что заявление не появится у нужной российской организации в сервисе.
Если клиент постоянно продает в Беларусь, создадим рабочий порядок. Это позволит не вспоминать про подтверждение НДС 0% в последний момент.
Заведите реестр экспортных отгрузок. Включите туда дату реализации, номер УПД, покупателя, сумму, валюту, ставку НДС, дату отгрузки, крайний срок 180 дней, номер заявления, дату отметки и статус проверки в ФНС.
После каждой отгрузки отправляйте покупателю напоминание о необходимости оформить заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
Раз в неделю или раз в две недели проверяйте, появились ли заявления в сервисе проверки и в «Офисе экспортера».
После получения заявления от покупателя сверяйте его с реализацией в 1С.
Вносите номер и дату отметки в документ Реализация (акт, накладная, УПД) или другой предусмотренный механизм учета.
Перед сдачей декларации по НДС формируйте Подтверждение нулевой ставки НДС и перечень КНД 1150035.
Не включайте в подтвержденный экспорт реализации, по которым нет заявления или есть сомнения в корректности реквизитов.
По поставкам, где подходит срок 180 дней, принимайте отдельное решение: ждать подтверждение, сдавать документы, отражать неподтвержденный экспорт или готовить уточнение после получения заявления.
Такой реестр можно вести в таблице, но для бухгалтерского учета все равно важно корректно заполнить документы 1С. Таблица помогает управлять сроками, а документы 1С формируют декларацию и регламентированные отчеты.
Разберем неприятный, но частый сценарий: товар отгружен, срок идет, а покупатель в Беларуси не присылает заявление.
Сначала напомните покупателю, что заявление нужно не только ему для учета импорта, но и российскому продавцу для подтверждения ставки НДС 0%. Попросите указать статус: заявление не подано, подано, принято, подтверждено, возвращено на исправление или подана корректировка.
Если покупатель не отвечает, зафиксируйте переписку. Для налогового учета это не заменяет заявление, но показывает, что продавец предпринимал действия для получения подтверждения. Одновременно подготовьте остальные документы: договор, УПД, транспортные документы, платежные документы при необходимости внутреннего контроля, переписку по поставке.
Если 180 дней истекли, а подтверждение не собрано, проанализируйте порядок отражения неподтвержденного экспорта. Обычно в такой ситуации налоговую базу нужно пересчитать по ставке, применяемой для реализации на внутреннем рынке, и отразить операцию как неподтвержденную. После последующего получения подтверждения можно восстановить право на применение нулевой ставки и заявить соответствующие налоговые последствия в установленном порядке.
Посмотрим на связь «Офиса экспортера», 1С и декларации по НДС. Если документы собраны в срок, экспортные операции со ставкой 0% отражаются как подтвержденные. В 1С для этого используется документ Подтверждение нулевой ставки НДС, после чего данные попадают в декларацию по НДС.
Если документы не собраны в течение 180 календарных дней, экспорт считается неподтвержденным в соответствующей части. В этом случае бухгалтеру нужно начислить НДС по такой реализации и отразить операцию в декларации как неподтвержденную. После того как документы будут получены позже, можно заявить вычет ранее исчисленного налога по правилам, предусмотренным для последующего подтверждения.
Поэтому не смешивайте два действия: формирование перечня и отражение НДС. Перечень заявлений подтверждает документальную часть, а декларация отражает налоговые последствия. Если перечень не сформирован из-за отсутствия заявлений, проверьте, можно ли подтвердить ставку полным комплектом документов или нужно временно отразить неподтвержденный экспорт.
Рассмотрим подробнее сверку заявления белорусского покупателя. Не достаточно проверить только номер и дату. Сверьте следующие данные:
российский продавец указан именно тот, кто отгрузил товар;
ИНН и наименование продавца не содержат ошибок;
покупатель соответствует контрагенту в 1С;
страна покупателя — Республика Беларусь;
номер и дата УПД, счета-фактуры или накладной совпадают с вашими документами;
сумма поставки соответствует реализации или понятна причина частичного включения;
номенклатура и количество не противоречат отгрузочным документам;
есть отметка налогового органа покупателя;
если была корректировка, используйте актуальные реквизиты последнего подтвержденного варианта.
Если выявили ошибку, попросите покупателя исправить заявление в своей стране. Не пытайтесь «подогнать» российский перечень под ошибочное заявление без анализа. При камеральной проверке расхождения могут привести к запросу документов или отказу в подтверждении части операций.
Иногда данные в сервисе есть, но бухгалтер не может включить их в подтверждение конкретной реализации. Например, сумма не совпадает, заявление относится к другому УПД, указан другой покупатель или период.
В такой ситуации не включайте заявление в перечень автоматически. Сначала сверим его с первичными документами. Если это заявление действительно относится к вашей поставке, но есть техническое расхождение, запросите у покупателя пояснение и при необходимости корректировку заявления. Если заявление относится к другой поставке, включите его в перечень только вместе с той реализацией, которую оно подтверждает.
При постоянных поставках в Беларусь один покупатель может оформлять несколько заявлений за период. Также возможно, что одна поставка попадает в заявление частично, а остаток будет отражен позже. Поэтому важно вести аналитику по каждой реализации, а не только по контрагенту в целом.
Если нужно объяснить ситуацию клиенту, используйте такую логику. Для Беларуси данные в «Офисе экспортера» не возникают из российской реализации автоматически. Сначала белорусский покупатель должен оформить импорт у себя и подать заявление в свою налоговую. После обработки сведения передаются в российскую ФНС. Только затем российский экспортер видит заявление и формирует перечень.
Если в кабинете пусто, это значит, что по выбранному периоду ФНС не видит доступных заявлений. Нужно проверить период, раздел «Заявления», статус заявлений у покупателя и корректность реквизитов. Вручную заменить этот обмен российский продавец не может. В 1С можно ввести номер и дату заявления для учета и формирования отчета, но для надежного подтверждения нужно, чтобы сведения были подтверждены и сопоставимы.
Подведем итог. В ситуации с экспортом в Беларусь в «Офисе экспортера» нужно работать не с декларациями на товары, а с заявлениями о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. Если кабинет пустой, сначала выберите правильный отчетный период и откройте раздел «Заявления». Если заявлений нет и там, запросите у белорусского покупателя копии заявлений с отметкой налогового органа и проверьте, поступили ли их электронные копии в российскую ФНС.
В 1С включите функциональность внешней торговли, корректно оформляйте Реализация (акт, накладная, УПД) со ставкой НДС 0%, указывайте страну реализации из ЕАЭС и реквизиты отметки о регистрации заявления после получения их от покупателя. Затем используйте Подтверждение нулевой ставки НДС и формируйте регламентированный отчет Перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
Главная практическая рекомендация: не ждите, что «Офис экспортера» сам покажет все поставки в Беларусь сразу после реализации. Постройте процесс контроля: отгрузка в 1С, запрос заявления у покупателя, проверка поступления сведений в ФНС, внесение реквизитов в 1С, формирование подтверждения ставки 0%, отправка перечня и контроль статуса обработки.
Информация носит справочный характер