Рассмотрим ситуацию подробно. ООО зарегистрировано по адресу места жительства директора, фактический офис находится в арендованном помещении в том же городе, но в другом районе. Сотрудники сначала работали удаленно, затем фактически начали работать в арендованном помещении. После создания стационарных рабочих мест организация направила в ИФНС сообщение о создании обособленного подразделения. Возникает практический вопрос: нужно ли теперь оформлять дополнительные соглашения к трудовым договорам, подавать ЕФС-1 в СФР или сдавать какие-то отдельные уведомления в ИФНС о том, что сотрудники «переведены» в обособленное подразделение?
Краткий вывод такой: само по себе создание обычного обособленного подразделения и фактическое размещение работников в арендованном офисе не всегда означает кадровый перевод. Если трудовые договоры содержат только город и наименование работодателя, а арендованный офис находится в том же населенном пункте, то обычно речь идет не о переводе, а о перемещении или уточнении рабочего места. В таком случае отдельную форму ЕФС-1 только из-за «пересадки» сотрудников в офис подавать не нужно.
Но разберем по шагам, потому что итог зависит от трех обстоятельств: что написано в трудовых договорах, находится ли офис в той же местности, и наделено ли обособленное подразделение самостоятельными полномочиями по выплате зарплаты и отчетности.
Начнем с налоговой части. Для целей НК РФ обособленное подразделение возникает не потому, что организация решила назвать помещение «офисом», а потому что выполняются специальные признаки.
Проанализируем основные признаки:
Подразделение территориально обособлено от адреса самой организации.
По этому адресу оборудованы стационарные рабочие места.
Рабочие места созданы на срок более одного месяца.
Если ООО зарегистрировано по месту жительства директора, а сотрудники фактически работают в арендованном помещении по другому адресу, то с налоговой точки зрения действительно может возникнуть обособленное подразделение. При этом не имеет значения, есть ли у него отдельный баланс, отдельный расчетный счет, отдельный руководитель, отдельная печать или самостоятельные полномочия. Для налоговой регистрации достаточно территориальной обособленности и стационарных рабочих мест.
Поэтому сообщение в ИФНС о создании обособленного подразделения по форме С-09-3-1 в такой ситуации подано правильно, если арендованный офис используется дольше одного месяца и там оборудованы рабочие места сотрудников.
Важно не путать два разных понятия:
Обособленное подразделение для налогового учета — возникает по правилам НК РФ при наличии стационарных рабочих мест по адресу, отличному от адреса организации.
Обособленное структурное подразделение для трудового договора — имеет значение для кадровых документов, если подразделение указано как место работы или если оно находится в другой местности.
Именно из-за этой разницы у бухгалтеров и кадровиков часто возникает путаница. Налоговое обособленное подразделение может быть зарегистрировано, но это еще не значит, что каждого работника автоматически нужно «переводить» кадровым приказом и подавать по нему ЕФС-1.
Рассмотрим налоговую отчетность. Если организация уже направила сообщение С-09-3-1 о создании обособленного подразделения, то отдельного уведомления в ИФНС именно о том, что конкретные сотрудники начали работать в этом подразделении, обычно не подают.
Налоговая инспекция ставит на учет само обособленное подразделение. Персональный список работников, которых «прикрепили» к этому подразделению, через отдельную форму в ИФНС не направляется.
То есть в описанной ситуации не нужно искать специальную форму наподобие «уведомления о переводе сотрудников в ОП». Такой отдельной формы для обычного случая нет.
Но после регистрации ОП нужно правильно вести налоговый учет по зарплатным налогам. Разберем, что меняется.
По НДФЛ учитывайте, к какому месту относится доход работников. Если сотрудники фактически работают в обособленном подразделении, НДФЛ с их доходов обычно относится к месту нахождения этого подразделения.
В уведомлениях об исчисленных суммах налогов проверяйте правильные КПП и ОКТМО.
В 6-НДФЛ отражайте доходы и налог по месту учета организации и по месту нахождения обособленного подразделения в зависимости от того, где работают сотрудники.
По страховым взносам отдельная отчетность по ОП возникает не всегда. Если подразделение не имеет собственного расчетного счета и не наделено полномочиями начислять выплаты физическим лицам, страховые взносы и РСВ обычно остаются на головной организации.
Главная мысль: сообщение о создании ОП — это одно действие. Отдельное сообщение о переводе работников в ИФНС — другое действие, которого для обычного случая не требуется. Но после создания ОП нужно настроить зарплатный и налоговый учет так, чтобы НДФЛ и отчетность формировались с правильными реквизитами.
Теперь разберем вопрос по СФР. Сейчас используется форма ЕФС-1. Старые названия вроде «СФР-1» часто употребляют в разговорной речи, но для кадровых мероприятий нас интересует именно подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — сведения о трудовой деятельности.
Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подают не при любом внутреннем изменении в организации, а при определенных кадровых мероприятиях. Например, при приеме, увольнении, переводе на другую постоянную работу, приостановлении или возобновлении трудового договора, начале или окончании договора ГПХ и в других установленных случаях.
Для нашей ситуации ключевое слово — перевод. Нужно определить, был ли у сотрудников именно перевод на другую постоянную работу или только перемещение внутри той же организации.
Разберем принцип:
Если у работника меняется трудовая функция, должность или постоянное структурное подразделение, которое было указано в трудовом договоре, это может быть перевод.
Если работника переводят вместе с работодателем в другую местность, это также перевод и требует оформления.
Если работника перемещают на другое рабочее место в той же местности у того же работодателя без изменения условий трудового договора, это обычно не перевод.
В описанной ситуации трудовые договоры были типовые: указан город и наименование компании, но не указан точный адрес офиса и не указано конкретное обособленное подразделение. Арендованный офис находится в том же городе. При таких исходных данных само размещение работников в арендованном помещении обычно не создает кадрового мероприятия «перевод» для ЕФС-1.
Следовательно, если работники продолжают выполнять прежнюю трудовую функцию, должности не меняются, условия трудового договора не меняются, а офис расположен в той же местности, подавать ЕФС-1 с мероприятием ПЕРЕВОД не нужно.
Рассмотрим ситуации, когда ЕФС-1 может понадобиться.
Ситуация 1. В трудовом договоре было указано конкретное структурное подразделение. Например, в договоре было написано, что работник принят в головной офис, отдел продаж по адресу регистрации организации, а теперь его переводят в обособленное подразделение. Если такое подразделение является условием трудового договора, изменение этого условия обычно оформляют дополнительным соглашением и приказом о переводе. В этом случае подаем ЕФС-1 с мероприятием ПЕРЕВОД.
Ситуация 2. ОП расположено в другой местности. Если подразделение находится не просто в другом районе города, а в другом населенном пункте, переезд работника туда обычно требует письменного согласия и оформления перевода. Тогда также появляется основание для ЕФС-1.
Ситуация 3. Меняется должность или трудовая функция. Если вместе с переездом в офис сотруднику меняют должность, профессию, квалификацию или вид поручаемой работы, это не просто размещение в ОП. Это кадровый перевод, который нужно оформить документально и отразить в ЕФС-1.
Ситуация 4. Был оформлен постоянный дистанционный труд, а теперь работника переводят на стационарное рабочее место. Если в трудовом договоре или дополнительном соглашении было прямо указано, что работник выполняет трудовую функцию дистанционно на постоянной основе, а теперь этот режим отменяют и закрепляют работу в офисе, нужно оформить изменение условий трудового договора. В зависимости от того, как это отражается в кадровых документах и в программе, может потребоваться ЕФС-1 с мероприятием, связанным с переводом.
Ситуация 5. Работодатель сам оформляет именно кадровый перевод. Если организация издает приказ о постоянном переводе работников в другое структурное подразделение, заключает дополнительные соглашения и отражает это как перевод, тогда логично подать ЕФС-1. Нельзя одновременно оформить юридический перевод и считать, что отчетность по кадровому мероприятию не нужна.
Срок подачи подраздела 1.1 формы ЕФС-1 при переводе — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ или иной документ, подтверждающий перевод.
Теперь разберем обратную ситуацию — когда отчет в СФР не требуется.
ЕФС-1 по кадровому мероприятию не подаем, если выполняются следующие условия:
Офис находится в том же городе, что и место работы, указанное в трудовых договорах.
В трудовом договоре не было указано конкретное обособленное подразделение.
В трудовом договоре не был указан конкретный адрес рабочего места как обязательное условие.
Должность, трудовая функция, режим работы, оплата труда и другие существенные условия не изменились.
Работник просто начал выполнять ту же работу в арендованном офисе работодателя.
В таком случае мы рассматриваем ситуацию как организационное размещение рабочих мест или перемещение в пределах той же местности. Для ЕФС-1 это не кадровое мероприятие «перевод».
Практический вывод: не подавайте ЕФС-1 только потому, что налоговая поставила на учет обособленное подразделение. Сначала проверьте, было ли кадровое событие по ТК РФ. Если кадрового перевода нет, то нет и основания для подраздела 1.1 формы ЕФС-1.
Рассмотрим трудовые договоры. В них указаны только город и название компании. Офис находится в том же городе, но в другом районе. В такой ситуации обязательность дополнительного соглашения зависит от того, меняется ли условие трудового договора.
В трудовом договоре обязательно указывается место работы. Если работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении, расположенном в другой местности, нужно указать место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
Обратите внимание на формулировку: обязательное указание обособленного подразделения связано именно с другой местностью. Если подразделение находится в том же городе, а в договоре указано место работы как организация и город, то отсутствие точного адреса офиса само по себе обычно не является основанием срочно переделывать все трудовые договоры.
Разберем возможные варианты.
Вариант 1. В договорах указано: «место работы — ООО ..., г. ...». ОП находится в том же городе. Должность и условия не меняются. В этом случае дополнительное соглашение обычно не обязательно. Можно оформить внутренний приказ о размещении работников в офисе или о закреплении рабочих мест, но не называть это переводом.
Вариант 2. В договорах указан конкретный адрес работы. Например, указан адрес регистрации директора или прежний офис. Теперь работники должны постоянно работать по другому адресу. В этом случае меняется условие трудового договора, поэтому безопаснее оформить дополнительные соглашения.
Вариант 3. В договорах указано конкретное структурное подразделение. Например, «головной офис», «администрация», «отдел продаж головного подразделения». Если теперь работника закрепляют за обособленным подразделением, это может быть изменением условия договора. Тогда оформляем допсоглашение и приказ.
Вариант 4. В договорах был оформлен дистанционный режим. Если работники были не просто «фактически на удаленке», а именно по трудовому договору являлись дистанционными работниками, перевод на постоянную работу в офис нужно оформить дополнительным соглашением. Иначе документы не будут соответствовать фактическому режиму работы.
Вариант 5. ОП находится в другой местности. Если речь идет о другом населенном пункте, дополнительное соглашение и письменное согласие работника практически неизбежны, потому что это уже не простое перемещение в пределах той же местности.
Если мы пришли к выводу, что кадрового перевода нет, все равно полезно аккуратно оформить внутренние документы. Это поможет объяснить ситуацию при проверке и избежать вопросов, почему организация зарегистрировала ОП, но в трудовых договорах нет отдельного адреса.
Рассмотрим безопасный комплект документов:
Приказ руководителя о начале работы офиса по адресу арендованного помещения.
Приказ или распоряжение о закреплении рабочих мест за сотрудниками в пределах города.
Локальный нормативный акт или изменение к правилам внутреннего трудового распорядка, если нужно описать режим доступа в офис, график работы, порядок использования оборудования.
Документы по охране труда: инструктажи, оценка условий труда, журналы, назначение ответственных лиц.
Настройки в 1С для правильного отражения подразделения, КПП, ОКТМО и НДФЛ.
При этом в приказах лучше избегать формулировки «перевести сотрудников в обособленное подразделение», если юридически перевода нет. Используйте более нейтральные формулировки: «определить рабочие места», «организовать работу по адресу», «закрепить рабочие места», «обеспечить выполнение трудовой функции в офисе работодателя».
Почему это важно: если в приказе написать «перевести», программа 1С и проверяющие могут трактовать событие как кадровый перевод. Тогда возникнет вопрос, почему нет дополнительного соглашения и ЕФС-1. Если же по существу это перемещение в той же местности, фиксируйте именно перемещение или организационное закрепление рабочего места.
Если организация хочет максимально подробно закрепить место работы сотрудников или фактически меняет условие трудового договора, можно оформить дополнительные соглашения. Но делайте это осознанно.
Разберем, какие формулировки можно использовать.
Более гибкий вариант:
«Место работы Работника: ООО ..., город ... . Работник выполняет трудовую функцию в офисе работодателя по адресу: ... . Работодатель вправе перемещать Работника на другое рабочее место в пределах той же местности в случаях и порядке, предусмотренных трудовым законодательством».
Более жесткий вариант:
«Работник принимается на работу в обособленное подразделение ООО ..., расположенное по адресу: ...».
Второй вариант лучше использовать тогда, когда организация действительно хочет закрепить работника за конкретным подразделением. Но помните: чем точнее вы фиксируете подразделение и адрес как условие трудового договора, тем сложнее потом перемещать работника без дополнительных соглашений.
Если оформляете допсоглашение как изменение существенных условий и издаете приказ о переводе, проверьте, нужно ли подавать ЕФС-1. Если же допсоглашение только уточняет рабочее место без изменения трудовой функции и без оформления перевода, оцените ситуацию осторожно: иногда безопаснее не создавать кадровое мероприятие «перевод» в программе, а отразить только учетное подразделение для расчета налогов.
Теперь посмотрим на налоговые последствия. Самый важный блок после регистрации ОП — это НДФЛ.
Если сотрудники работают в обособленном подразделении, НДФЛ с их доходов нужно относить к месту нахождения этого подразделения. На практике это означает, что в отчетности и уведомлениях должны использоваться реквизиты соответствующей налоговой регистрации: КПП и ОКТМО.
Разберем по шагам:
Получите уведомление о постановке ОП на учет в ИФНС.
Проверьте присвоенный КПП обособленного подразделения.
Определите ОКТМО по месту нахождения подразделения.
Настройте в 1С налоговую регистрацию обособленного подразделения.
Закрепите работников за подразделением для целей расчета НДФЛ.
Проверьте, что уведомления об исчисленных суммах НДФЛ формируются по правильному КПП и ОКТМО.
Проверьте, что 6-НДФЛ формируется по месту учета организации и по месту нахождения ОП в зависимости от распределения доходов работников.
Если головная организация и обособленное подразделение находятся в одном муниципальном образовании, а также есть право централизовать уплату и отчетность по НДФЛ, дополнительно анализируйте возможность подачи уведомления о выборе налогового органа. Для этого используется уведомление о выборе налогового органа для уплаты НДФЛ. Но это не уведомление о переводе сотрудников. Это отдельный налоговый механизм для выбора инспекции, через которую будут перечисляться НДФЛ и представляться отчетность при наличии условий для централизации.
Важно: если у организации только одно обычное ОП и нет выбранного централизованного порядка, не пытайтесь заменить правильную настройку НДФЛ каким-то «кадровым уведомлением». Сначала проверьте налоговые регистрации и реквизиты в программе.
Разберем страховые взносы. В вопросе указано, что у ОП нет отдельных полномочий и расчетного счета. Это принципиально важно.
Если обособленное подразделение не имеет собственного расчетного счета и не наделено полномочиями начислять выплаты физическим лицам, то по страховым взносам обычно продолжает отчитываться головная организация. Отдельный РСВ по такому подразделению не подается.
То же правило применяйте и к отчетности по взносам на травматизм в составе ЕФС-1: если ОП не является самостоятельным страхователем, не имеет расчетного счета и не начисляет выплаты работникам самостоятельно, отдельный отчет по нему обычно не формируется. Данные работников включаются в отчетность головной организации.
Разберем простой пример. ООО зарегистрировано по адресу директора, ОП создано в арендованном офисе. Зарплату начисляет бухгалтерия головной организации, расчетный счет один, полномочий начислять выплаты у ОП нет. В этом случае:
РСВ сдаем от головной организации.
Страховые взносы уплачиваем через головную организацию.
Отдельную регистрацию в СФР как самостоятельного страхователя для такого ОП обычно не оформляем.
Отдельную ЕФС-1 по травматизму только за это ОП не сдаем.
Если же ситуация изменилась и ОП получило собственный расчетный счет, стало самостоятельно начислять выплаты работникам и получило соответствующие полномочия, тогда порядок меняется. В этом случае нужно анализировать регистрацию ОП в СФР, отдельные реквизиты страхователя и отдельную отчетность.
Теперь посмотрим на практическую настройку в 1С. Конкретные названия разделов могут отличаться в зависимости от конфигурации: 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Зарплата и управление персоналом 8, 1С:Комплексная автоматизация или 1С:ERP. Но общий принцип одинаковый: нужно создать подразделение, связать его с налоговой регистрацией и корректно распределить сотрудников для целей НДФЛ и отчетности.
Используйте следующие объекты 1С:
Организации — карточка юридического лица.
Регистрации в налоговых органах — сведения о постановке на учет по месту нахождения организации и по месту нахождения ОП.
Подразделения или Подразделения организаций — справочник структурных подразделений.
Сотрудники — карточки работников.
Кадровый перевод — документ для изменения кадровых данных, если действительно нужен перевод или изменение подразделения в кадровом учете.
Начисление зарплаты и взносов — документ расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов.
Уведомление об исчисленных суммах налогов — документ для формирования уведомлений по ЕНП, включая НДФЛ.
6-НДФЛ — регламентированный отчет по НДФЛ.
РСВ — расчет по страховым взносам.
ЕФС-1 — отчетность в СФР.
Разберем настройку по шагам.
Откройте карточку организации в 1С.
Перейдите к сведениям о налоговых регистрациях.
Добавьте регистрацию по месту нахождения обособленного подразделения: укажите КПП, ОКТМО, налоговый орган и дату постановки на учет.
Создайте подразделение в справочнике Подразделения.
Укажите, что это подразделение относится к соответствующей налоговой регистрации, если такая настройка предусмотрена конфигурацией.
Проверьте, какие сотрудники должны относиться к этому подразделению для целей расчета зарплаты и НДФЛ.
При необходимости измените подразделение сотрудника через кадровый документ.
Если юридического кадрового перевода нет, не включайте отражение мероприятия в электронной трудовой книжке и не формируйте ЕФС-1 без основания.
После начисления зарплаты проверьте НДФЛ по КПП и ОКТМО.
Сформируйте контрольные отчеты по НДФЛ и регламентированную отчетность.
Важный нюанс по 1С: иногда для правильного расчета НДФЛ по ОП нужно изменить подразделение сотрудника в кадровом учете. Но это не всегда означает, что нужно подавать ЕФС-1. В 1С можно использовать кадровый документ для внутреннего учета, но не отражать событие как кадровое мероприятие для электронной трудовой книжки, если по трудовому праву перевода нет.
Проверяйте флаги и реквизиты, связанные с электронной трудовой книжкой. В типовых конфигурациях могут использоваться настройки вроде Отразить в трудовой книжке, Подать сведения о трудовой деятельности, Мероприятие, ПЕРЕВОД. Если это просто учетное перемещение для целей НДФЛ, не создавайте лишнее кадровое мероприятие.
Разберем практический тест. Ответьте на несколько вопросов.
В трудовом договоре указан конкретный адрес рабочего места?
В трудовом договоре указано конкретное структурное подразделение?
Новое подразделение находится в другой местности?
Меняется должность или трудовая функция?
Меняется режим работы, оплата труда, дистанционный формат или другие условия договора?
Работодатель оформляет приказ именно о переводе?
Если на эти вопросы ответ «нет», а меняется только фактический офис в пределах того же города, то обычно перед нами не перевод, а перемещение или организационное закрепление рабочего места. В этом случае ЕФС-1 не подаем.
Если хотя бы на один существенный вопрос ответ «да», нужно анализировать документы. Возможно, потребуется дополнительное соглашение, приказ о переводе и подраздел 1.1 формы ЕФС-1.
Посмотрим на примеры.
Пример 1. ЕФС-1 не нужен. В трудовом договоре указано: «место работы — ООО "Альфа", г. Казань». Сотрудник был менеджером и остается менеджером. Работал дома, затем начал работать в офисе ООО в Казани. В договоре не было условия о постоянной дистанционной работе и не был указан конкретный адрес. ОП зарегистрировано только для налогового учета. В этом случае кадровый перевод обычно не оформляем и ЕФС-1 не подаем.
Пример 2. ЕФС-1 нужен. В трудовом договоре указано: «работник принят в головной офис по адресу ...». Теперь его переводят в обособленное подразделение, и это оформляют допсоглашением как изменение места работы. Издан приказ о переводе. В этом случае подаем ЕФС-1 с мероприятием ПЕРЕВОД.
Пример 3. Нужен допдокумент по дистанционной работе. В трудовом договоре прямо написано, что работник выполняет трудовую функцию дистанционно на постоянной основе. Теперь работник должен постоянно работать в офисе. Нужно оформить изменение условий трудового договора. Далее смотрим, как это отражается в кадровом учете и возникает ли мероприятие для ЕФС-1.
Пример 4. Нужна настройка НДФЛ, но не кадровый перевод. Сотрудники работают в том же городе, трудовые условия не изменились, но создано налоговое ОП. В 1С нужно настроить подразделение и налоговую регистрацию, чтобы НДФЛ попадал на правильный ОКТМО. При этом ЕФС-1 не подаем, если кадрового перевода нет.
Рассмотрим подробнее формулировки, потому что от них зависит, создадите вы себе лишнюю отчетность или нет.
Если перевода нет, лучше использовать такие формулировки:
«Организовать стационарные рабочие места работников по адресу: ...».
«Определить местом выполнения трудовых обязанностей в пределах места работы офис работодателя по адресу: ...».
«Закрепить за работниками рабочие места в офисе по адресу: ...».
«Обеспечить работу подразделения по адресу: ...».
Избегайте формулировок, если не хотите оформлять перевод:
«Перевести работников в обособленное подразделение».
«Оформить постоянный перевод в ОП».
«Изменить место работы на обособленное подразделение».
Если же вы действительно хотите изменить трудовые договоры и закрепить ОП как место работы, тогда используйте формулировки о переводе осознанно, оформляйте письменное согласие работника, дополнительное соглашение, приказ и подавайте ЕФС-1 при наличии кадрового мероприятия.
После регистрации ОП и настройки сотрудников в программе обязательно сделайте контрольную проверку. Разберем ее по шагам.
Откройте справочник Подразделения и проверьте, что новое подразделение создано корректно.
Проверьте связь подразделения с налоговой регистрацией ОП.
Откройте Регистрации в налоговых органах и проверьте КПП, ОКТМО, ИФНС и дату постановки на учет.
Проверьте карточки сотрудников и их подразделение на дату начисления зарплаты.
Сформируйте Начисление зарплаты и взносов.
Проверьте расшифровку НДФЛ по сотрудникам и по налоговым регистрациям.
Сформируйте Уведомление об исчисленных суммах налогов и проверьте, что НДФЛ распределен по правильным реквизитам.
Сформируйте 6-НДФЛ и проверьте титульные реквизиты по подразделениям.
Сформируйте РСВ и убедитесь, что отчетность не разделилась ошибочно, если ОП не имеет самостоятельных полномочий по выплатам.
Проверьте ЕФС-1: если кадрового перевода нет, не должно появиться лишнего мероприятия ПЕРЕВОД.
Если 1С автоматически предлагает мероприятие ПЕРЕВОД, выясним причину. Возможно, в кадровом документе установлен признак отражения в трудовой книжке, выбрано новое подразделение как кадровое изменение или в настройках кадрового учета программа считает это переводом. В таком случае не отправляйте отчет автоматически, пока не подтвердите, что по трудовым документам действительно был перевод.
Проанализируем типичные ошибки, которые встречаются в таких ситуациях.
Путают налоговое ОП и кадровый перевод. Организация зарегистрировала ОП в ИФНС и сразу подает ЕФС-1 по всем сотрудникам, хотя трудовые договоры не менялись. Это может создать лишние вопросы.
Не настраивают НДФЛ по ОП. Формально ОП зарегистрировано, сотрудники работают там, но НДФЛ продолжает уходить по реквизитам головной организации без анализа КПП и ОКТМО.
Оформляют приказ со словом «перевести», хотя перевода нет. Потом приходится объяснять, почему нет допсоглашения и почему не сдан ЕФС-1.
Закрепляют точный адрес в трудовом договоре без необходимости. Это снижает гибкость работодателя. При следующем переезде офиса снова придется оформлять изменения.
Не оформляют дистанционную работу. Если сотрудники фактически работали удаленно, но в договорах это не было отражено, документы не соответствовали фактической модели работы. При переходе в офис нужно проверить, не осталось ли противоречий.
Сдают отдельный РСВ по обычному ОП без счета и полномочий. Если подразделение не начисляет выплаты самостоятельно и не имеет отдельного расчетного счета, отдельная отчетность по страховым взносам обычно не нужна.
Не проверяют СФР-регистрацию. Если ОП все же наделили полномочиями и открыли счет, порядок меняется. Тогда нужно анализировать регистрацию в СФР и отчетность по травматизму.
Теперь применим правила к ситуации из вопроса.
Исходные данные:
ООО на ОСНО зарегистрировано по месту жительства директора.
Фактическая деятельность ведется в арендованном помещении в том же городе.
Арендованное помещение находится в другом районе, но не в другом населенном пункте.
Трудовые договоры содержат город и название компании, без точного адреса и без указания ОП.
ОП не имеет отдельных полномочий, отдельного расчетного счета и отдельной самостоятельной бухгалтерии.
Сообщение о создании ОП в ИФНС уже подано.
При таких условиях решение будет следующим:
Дополнительные соглашения к трудовым договорам обычно не обязательны, если место работы указано как компания и город, а офис находится в том же городе, и при этом не меняются должность, трудовая функция, режим работы, оплата труда и другие условия договора.
ЕФС-1 с мероприятием ПЕРЕВОД обычно не подается, потому что нет кадрового перевода на другую постоянную работу.
Отдельное уведомление в ИФНС о переводе сотрудников в ОП не подается. Достаточно ранее поданного сообщения С-09-3-1 о создании ОП.
Настройте НДФЛ по ОП: проверьте КПП, ОКТМО, налоговую регистрацию и формирование 6-НДФЛ и уведомлений об исчисленных суммах налогов.
Отдельный РСВ по ОП обычно не сдавайте, если подразделение не имеет счета и полномочий начислять выплаты работникам.
Отдельную регистрацию в СФР как самостоятельного страхователя и отдельную ЕФС-1 по травматизму обычно не оформляйте, если ОП не имеет счета и не начисляет выплаты самостоятельно.
Оформите внутренний приказ о размещении рабочих мест в арендованном офисе, если хотите документально подтвердить организацию работы.
Если же организация хочет формально закрепить сотрудников именно за ОП как за структурным подразделением, тогда действуйте иначе: заключите дополнительные соглашения, издайте приказ о переводе или изменении условий, отразите кадровое мероприятие в 1С и подайте ЕФС-1 в установленный срок. Но это уже другой сценарий, и он не обязателен только из-за создания налогового ОП.
Соберем решение в короткий рабочий алгоритм.
Проверьте трудовые договоры: есть ли точный адрес, дистанционный режим, конкретное подразделение или только город и работодатель.
Проверьте местность: тот же город или другой населенный пункт.
Если условия трудового договора не меняются, не оформляйте кадровый перевод и не подавайте ЕФС-1.
Если условия договора меняются, оформите допсоглашение, приказ и при необходимости ЕФС-1 с мероприятием ПЕРЕВОД.
В ИФНС отдельное уведомление о сотрудниках не подавайте, если сообщение С-09-3-1 о создании ОП уже направлено.
Настройте в 1С подразделение, налоговую регистрацию, КПП и ОКТМО.
Проверьте НДФЛ, 6-НДФЛ и уведомления об исчисленных суммах налогов.
Проверьте, не создалась ли в 1С лишняя запись ПЕРЕВОД для ЕФС-1.
По страховым взносам и РСВ продолжайте отчитываться через головную организацию, если ОП не имеет счета и полномочий по начислению выплат.
Храните приказ о создании рабочих мест, договор аренды, сообщение С-09-3-1 и уведомление о постановке ОП на учет вместе с кадровыми и налоговыми документами.
В описанной ситуации сотрудники фактически начали работать в арендованном офисе, который зарегистрирован как обособленное подразделение для налоговых целей. Но если офис находится в том же городе, трудовые договоры не содержат конкретного адреса или конкретного ОП, должности и трудовые функции не меняются, то оформлять кадровый перевод обычно не нужно.
Дополнительные соглашения можно не делать, ЕФС-1 о переводе можно не подавать, отдельное уведомление в ИФНС о переводе сотрудников в ОП также не требуется.
При этом не забывайте о налоговой части: после создания ОП корректно настройте КПП, ОКТМО, НДФЛ, 6-НДФЛ и уведомления об исчисленных суммах налогов. В 1С проверьте справочники Организации, Регистрации в налоговых органах, Подразделения, Сотрудники, документы Кадровый перевод, Начисление зарплаты и взносов, отчеты 6-НДФЛ, РСВ и ЕФС-1. Не создавайте мероприятие ПЕРЕВОД, если юридически перевода не было.
Информация носит справочный характер