Разберем ситуацию, когда в ООО нет наемных работников, заработная плата никому не начисляется, но единственный учредитель исполняет полномочия директора — единоличного исполнительного органа. На первый взгляд такое ООО можно назвать организацией без сотрудников. Однако для отчетности важно разделять понятия работник, застрахованное лицо, руководитель организации и среднесписочная численность.
Именно из-за смешения этих понятий появляются разные ответы на вопросы о ЕФС-1 и РСВ. Директор может не состоять с ООО в трудовых отношениях по письменному трудовому договору, не получать заработную плату и не включаться в среднесписочную численность. При этом он остается лицом, на которое возложены полномочия единоличного исполнительного органа, а отдельные сведения по нему необходимо представлять в СФР и ФНС.
Рассмотрим подробно, какие части ЕФС-1 необходимо подавать, когда указывать директора, в каких полях ставить ноль, когда появляется единица и почему нельзя переносить один показатель из РСВ в раздел 2 ЕФС-1 автоматически.
Прежде чем формировать ЕФС-1, проверим документы общества. Для правильного заполнения недостаточно знать, что у ООО нет зарплаты и работников. Необходимо установить, каким образом организовано управление обществом.
Проверим устав ООО. Устав должен содержать сведения о единоличном исполнительном органе: директоре, генеральном директоре, президенте либо иной должности руководителя.
Проверим решение единственного участника. В нем должно быть указано, что учредитель назначен директором или на него возложены полномочия единоличного исполнительного органа.
Проверим, заключен ли с директором трудовой договор.
Проверим, начислялась ли директору заработная плата, премии, материальная помощь, вознаграждение по гражданско-правовому договору или иные выплаты.
Проверим, имеются ли другие работники, внешние совместители, исполнители по гражданско-правовым договорам и лица, временно направленные в организацию.
Проверим, применяет ли ООО автоматизированную упрощенную систему налогообложения.
Проверим, проводилась ли специальная оценка условий труда и имеются ли рабочие места, подлежащие обязательным медицинским осмотрам.
Рассмотрим базовый вариант, который чаще всего вызывает вопросы: единственный участник назначен директором решением единственного участника, трудовой договор не оформлялся, заработная плата не начислялась, других работников и исполнителей нет, ООО применяет обычную систему налогообложения или УСН, но не АУСН.
В этой ситуации ООО не освобождается от ЕФС-1 полностью. Необходимо определить состав отчетности отдельно для кадрового мероприятия, сведений о страховом стаже и раздела 2 по взносам от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Рассмотрим нормативную основу. С 30 декабря 2025 года применяется обновленная форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения, утвержденные приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Поэтому при подготовке отчетности за 2026 год не следует использовать старые формы, старые форматы выгрузки и инструкции, выпущенные для предыдущих редакций ЕФС-1.
Форма ЕФС-1 состоит из нескольких самостоятельных разделов и подразделов. Их не нужно направлять в СФР единым документом каждый месяц или каждый квартал. Каждый блок представляется только при наличии основания и в установленный срок.
Для ООО без обычных работников, но с директором — единственным учредителем, рассмотрим следующие части формы:
титульный лист ЕФС-1;
подраздел 1.1 подраздела 1 — сведения о трудовой или иной деятельности;
подраздел 1.2 подраздела 1 — сведения о страховом стаже;
раздел 2 — сведения о взносах на травматизм;
подраздел 2.1 раздела 2 — расчет взносов на травматизм;
подраздел 2.3 раздела 2 — сведения о медосмотрах и специальной оценке условий труда.
Остальные подразделы обычно не заполняются, если у ООО нет работников с правом на досрочную пенсию, нет дополнительных взносов на накопительную пенсию, нет самостоятельных классификационных единиц и нет сотрудников, временно направленных к другим работодателям.
Разберем статус единственного учредителя, который исполняет функции директора. ООО является самостоятельным юридическим лицом. Единственный участник является владельцем доли в уставном капитале. Директор является единоличным исполнительным органом, действующим от имени ООО без доверенности.
Даже если одно физическое лицо совмещает эти роли, они не исчезают. Участник принимает решение о назначении директора, а директор организует работу общества, подписывает отчетность, заключает договоры, представляет ООО перед банками, контрагентами, налоговыми органами и СФР.
В рассматриваемой ситуации назначение директора подтверждается не трудовым договором, а решением единственного участника. Именно этот документ необходимо использовать как основание для отражения кадрового мероприятия в ЕФС-1.
Не следует считать, что отсутствие трудового договора автоматически означает отсутствие сведений в СФР. Для целей персонифицированного учета директор — единственный учредитель рассматривается как зарегистрированное лицо, сведения о котором могут подлежать представлению в форме ЕФС-1.
Одновременно не следует делать обратный вывод: если директор отражается в подразделе 1.1 или подразделе 1.2, это не означает, что его нужно автоматически включать во все показатели раздела 2 ЕФС-1. В разделе 2 используются показатели, относящиеся specifically к обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Рассмотрим титульный лист. Его необходимо заполнять при представлении любого раздела или подраздела ЕФС-1. Нельзя направить в СФР только подраздел 1.1, подраздел 1.2 или раздел 2 без титульного листа.
Проверим следующие реквизиты:
регистрационный номер страхователя в СФР;
ИНН и КПП организации;
ОГРН ООО;
полное или сокращенное наименование организации в соответствии с ЕГРЮЛ;
код категории страхователя, если он предусмотрен формой и программой;
код территориального органа СФР;
контактный телефон;
сведения о лице, подписывающем отчет.
Если отчет подписывает директор — единственный учредитель, укажем его как руководителя организации. Отсутствие трудового договора не мешает ему подписывать отчетность, поскольку его полномочия подтверждаются решением единственного участника и сведениями ЕГРЮЛ.
Не указывайте в титульном листе фиктивного бухгалтера, представителя или работника. Если отчет направляет уполномоченный представитель, оформите полномочия представителя надлежащим образом.
Рассмотрим подраздел 1.1 «Сведения о трудовой или иной деятельности». Этот подраздел не является ежеквартальной или ежегодной формой для всех лиц. Его подают при наступлении конкретных кадровых мероприятий.
Если единственный участник назначил себя директором, необходимо отразить кадровое мероприятие, подтверждающее начало исполнения полномочий руководителя. В практике СФР для такой ситуации используется мероприятие «ПРИЕМ».
Основанием для записи будет не трудовой договор и не фиктивный приказ о приеме на работу, а решение единственного участника ООО.
Разберем заполнение подраздела 1.1 по шагам.
Заполним сведения о зарегистрированном лице: фамилию, имя, отчество, СНИЛС, ИНН при наличии.
Укажем дату назначения директора. Обычно это дата решения единственного участника либо дата вступления в должность, указанная в решении.
Выберем кадровое мероприятие «ПРИЕМ».
Укажем трудовую функцию: «Генеральный директор», «Директор» или другое наименование, закрепленное уставом и решением единственного участника.
Подберем код выполняемой функции по ОКЗ. Для генерального директора коммерческой организации обычно проверяют код руководителя организации, соответствующий фактической должности.
В качестве основания укажем решение единственного участника ООО.
Укажем дату решения и его номер, если номер присвоен.
Посмотрим на пример. Единственный участник ООО «Вектор» 10 февраля 2026 года принял решение возложить на себя полномочия генерального директора с 10 февраля 2026 года. В подразделе 1.1 необходимо отразить кадровое мероприятие «ПРИЕМ» с датой 10.02.2026. В основании необходимо указать решение единственного участника ООО от 10.02.2026.
Если в решении указано, что директор приступает к исполнению полномочий с другой даты, используем именно эту дату. Например, решение принято 28 февраля, но полномочия начинаются с 1 марта. В подразделе 1.1 необходимо проверить, какая дата определена как дата назначения в документе.
Не создавайте трудовой договор, приказ о приеме или штатную единицу только ради автоматического заполнения ЕФС-1. Документы должны отражать реальную модель управления ООО. Если трудового договора нет, в качестве основания используйте решение единственного участника.
Разберем срок сдачи. Сведения о приеме необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, который подтверждает кадровое мероприятие. Для директора — единственного учредителя таким документом является решение единственного участника.
Например, решение принято в понедельник 6 апреля. Подраздел 1.1 необходимо направить не позднее вторника 7 апреля, если этот день является рабочим.
Если решение принято в пятницу, следующий срок будет определяться следующим рабочим днем. При расчете срока учитывайте производственный календарь, выходные и нерабочие праздничные дни.
Если директор назначен давно и сведения о назначении уже были представлены, не следует повторять одно и то же мероприятие в каждом квартале. Подраздел 1.1 подается не по факту продолжающегося руководства, а при наступлении кадрового события.
Рассмотрим случаи, когда в отношении директора потребуется новый подраздел 1.1.
Директор прекратил полномочия и назначен другой руководитель.
Изменилось наименование должности директора.
Изменился срок полномочий и оформлено новое решение о назначении.
Организация изменила наименование.
Необходимо исправить ошибку в ранее представленных сведениях.
Необходимо отменить ошибочно направленное кадровое мероприятие.
При исправлении ошибки не нужно просто направлять новую строку с правильными данными. Сначала отменим ошибочную запись в порядке, предусмотренном формой, затем представим корректную запись. В противном случае на индивидуальном лицевом счете директора могут появиться дублирующие или противоречивые сведения.
Теперь рассмотрим подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже». Для ООО без деятельности и без начислений директору этот подраздел является одним из самых важных.
СФР разъясняет, что если руководитель организации является ее учредителем, финансово-хозяйственная деятельность не ведется, а заработная плата не начисляется, по такому лицу необходимо представить подраздел 1.2 с кодом НЕОПЛ в графе дополнительных сведений.
Код НЕОПЛ используют для отражения неоплачиваемого периода работы. В рассматриваемой ситуации он позволяет показать, что директор продолжает исполнять полномочия руководителя, но выплаты за этот период отсутствуют.
Разберем порядок заполнения подраздела 1.2.
Укажем отчетный год, за который представляются сведения.
Заполним сведения о директоре: ФИО и СНИЛС.
Определим период, в течение которого директор исполнял полномочия в отчетном году.
В графе дополнительных сведений укажем код НЕОПЛ за период, в котором не начислялась заработная плата.
Если директор назначен не с первого дня года, укажем период начиная с даты назначения.
Если полномочия директора прекратились до окончания года, укажем период до даты прекращения полномочий.
Посмотрим на простой пример. Директор — единственный учредитель исполнял полномочия с 1 января по 31 декабря 2026 года. Трудовой договор отсутствовал, зарплата не начислялась, деятельность не велась. В подразделе 1.2 отражаем период с 01.01.2026 по 31.12.2026 и указываем код НЕОПЛ.
Теперь рассмотрим ситуацию, когда выплаты были только часть года. Допустим, с января по март директор получал зарплату по трудовому договору, а с апреля по декабрь трудовой договор прекращен или выплаты не начислялись. Не следует ставить код НЕОПЛ на весь отчетный год. Разделим период на отдельные строки.
За период с января по март укажем оплачиваемый период без кода НЕОПЛ.
За период с апреля по декабрь укажем неоплачиваемый период с кодом НЕОПЛ.
Перед заполнением подраздела 1.2 сопоставим сведения с решением единственного участника, кадровыми документами, расчетами по зарплате, банковскими выписками и данными РСВ. Необходимо исключить ситуацию, когда в ЕФС-1 указан неоплачиваемый период, а в бухгалтерском учете отражена зарплата или другое систематическое вознаграждение директора.
Подраздел 1.2 представляют по итогам календарного года не позднее 25 января следующего года. Например, сведения за 2026 год необходимо представить не позднее 25 января 2027 года, если срок не переносится из-за выходного или праздничного дня.
Не следует отправлять подраздел 1.2 ежеквартально только потому, что директор не получает зарплату. Для обычной ситуации с кодом НЕОПЛ отчет представляется по итогам года.
Если ООО ликвидируется, действует специальный порядок. Сведения о стаже необходимо представить в составе ликвидационной отчетности в срок, установленный для прекращения деятельности юридического лица. В такой ситуации проверим отдельные правила ликвидационной отчетности и не будем ждать окончания календарного года.
Разберем остальные подразделы раздела 1. Их не следует включать в отчет без основания.
Подраздел 1.3. Его заполняют государственные и муниципальные учреждения для отражения сведений о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников. Обычное коммерческое ООО этот подраздел не заполняет.
Подраздел 2 раздела 1. Его представляют вместе с подразделом 1.2, если у организации есть работники, занятые на работах, дающих право на досрочное назначение страховой пенсии. Для директора обычного ООО такой подраздел, как правило, не нужен.
Подраздел 3 раздела 1. Его заполняют работодатели, перечисляющие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию. Если ООО не перечисляет такие взносы, подраздел не формируем.
Не включайте пустые листы и подразделы только потому, что они присутствуют в форме. Формируйте только те части ЕФС-1, для которых возникла обязанность.
Теперь рассмотрим раздел 2 ЕФС-1. Он содержит сведения о страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Раздел 2 заменяет ранее применявшуюся форму 4-ФСС. Его сдают юридические лица, зарегистрированные как страхователи по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Отсутствие деятельности, работников, выплат, начислений и выручки не освобождает обычное ООО от представления раздела 2. Поэтому даже если все показатели равны нулю, необходимо сформировать и направить нулевой раздел 2.
Исключение необходимо проверять отдельно для организаций на автоматизированной упрощенной системе налогообложения. Для АУСН предусмотрены специальные правила по страховым взносам и отчетности. Если ООО применяет АУСН, не переносим на него общий порядок автоматически.
Для обычного ООО без работников раздел 2 ЕФС-1 обычно обязателен каждый квартал.
Рассмотрим состав нулевого раздела 2.
Заполним титульный лист ЕФС-1.
Заполним шапку раздела 2.
Заполним подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов».
Заполним подраздел 2.3 «Сведения о результатах проведенных обязательных медицинских осмотров работников и проведенной специальной оценке условий труда».
Не будем заполнять подраздел 2.1.1, если у ООО нет самостоятельных классификационных единиц, частичного бюджетного финансирования и специальных оснований для расчета взносов по нескольким основаниям.
Не будем заполнять подраздел 2.2, если ООО не направляет работников временно к другим организациям по договору о предоставлении труда работников.
Подразделы 2.1 и 2.3 являются обязательными при представлении раздела 2. Подразделы 2.1.1 и 2.2 формируем только при наличии специальных обстоятельств.
Разберем ключевые поля шапки раздела 2 для ООО без работников.
В поле номера корректировки при первичном представлении укажем «000».
В поле отчетного периода укажем код «03» за первый квартал, «06» за полугодие, «09» за девять месяцев или «12» за календарный год.
В поле календарного года укажем соответствующий год, например 2026.
Поле прекращения деятельности оставим незаполненным, если ООО не находится в процессе ликвидации.
В поле среднесписочной численности работников укажем показатель, рассчитанный по правилам Росстата.
Отдельно определим численность работающих застрахованных лиц по обязательному страхованию от несчастных случаев.
Укажем численность работающих инвалидов, если такие лица есть.
Укажем численность работников, занятых на работах с вредными или опасными производственными факторами, если такие работники имеются.
Самое важное правило: показатели среднесписочной численности и численности застрахованных лиц рассчитываются по разным правилам. Не ставьте одинаковое значение в оба поля без анализа фактической ситуации.
Рассмотрим среднесписочную численность работников. Этот показатель рассчитывается по правилам статистического учета. Для заполнения ЕФС-1 и РСВ используют показатель, сформированный в соответствии с указаниями Росстата по расчету численности работников.
В среднесписочную численность обычно включают работников, принятых по трудовым договорам, а также собственников организации, которые получают заработную плату в этой организации. Внешних совместителей в среднесписочную численность не включают.
В рассматриваемой ситуации директор — единственный учредитель:
не заключил с ООО трудовой договор;
не получает заработную плату;
не является внешним совместителем по трудовому договору;
не имеет иных работников в ООО.
При таких условиях в поле «Среднесписочная численность работников» обычно указывают 0.
Посмотрим на пример. В ООО один участник. Он назначен генеральным директором решением единственного участника. Трудовой договор не подписывался. Зарплата не начислялась. В штате никого нет. Среднесписочная численность работников за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год будет равна 0.
Теперь рассмотрим другие варианты.
Если директор принят по трудовому договору как основной работник, среднесписочная численность при отсутствии других работников обычно будет равна 1.
Если директор принят по трудовому договору как внешний совместитель, в среднесписочную численность его не включают. При отсутствии иных работников показатель может быть равен 0.
Если директор является собственником общества и получает заработную плату, его необходимо учитывать по правилам статистического учета.
Если у ООО появились другие сотрудники, среднесписочную численность необходимо рассчитывать за каждый календарный день с начала года.
Сам факт наличия директора в ЕГРЮЛ не означает, что среднесписочная численность автоматически равна 1.
Рассмотрим поле «Численность работающих застрахованных лиц по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Это поле относится не к общему персонифицированному учету и не к пенсионному страхованию. Оно относится specifically к страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Застрахованными по этому виду страхования являются лица, выполняющие работу по трудовому договору, а также отдельные исполнители по гражданско-правовым договорам, если обязанность платить взносы на травматизм предусмотрена договором и законодательством.
Поэтому необходимо разделять два утверждения:
Директор — единственный учредитель может быть зарегистрированным лицом для целей персонифицированного учета и отражаться в подразделах 1.1 и 1.2 ЕФС-1.
Директор без трудового договора и без гражданско-правового договора не всегда является застрахованным лицом именно по страхованию от несчастных случаев на производстве.
Если с директором не заключен трудовой договор, зарплата не начисляется, гражданско-правовой договор отсутствует и взносы на травматизм не начисляются, в поле «Численность работающих застрахованных лиц по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» обычно указывают 0.
Таким образом, для типовой ситуации директора — единственного учредителя без трудового договора и выплат показатели раздела 2 могут быть следующими:
среднесписочная численность работников — 0;
численность работающих застрахованных лиц по травматизму — 0;
численность работающих инвалидов — 0;
численность работников на вредных и опасных работах — 0.
Не следует переносить в поле раздела 2 показатель «1» только потому, что директор является застрахованным лицом для пенсионного учета или отражается в РСВ. В разделе 2 ЕФС-1 проверяем именно статус по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев.
Рассмотрим ситуации, в которых директор будет включаться в численность работающих застрахованных лиц по травматизму.
С директором заключен трудовой договор.
Директор фактически оформлен как работник ООО и получает зарплату.
С директором заключен гражданско-правовой договор, по которому начисляются страховые взносы от несчастных случаев на производстве.
Директор является внешним совместителем по трудовому договору.
Например, директор — единственный учредитель работает по трудовому договору на 0,5 ставки. В среднесписочную численность он включается как основной работник с учетом правил расчета неполного рабочего времени. В численности работающих застрахованных лиц по травматизму он также будет учтен как 1 человек.
Другой пример: директор работает по внешнему совместительству. В среднесписочную численность он не включается, однако для страхования от несчастных случаев он является застрахованным лицом. Тогда среднесписочная численность может быть 0, а численность застрахованных лиц по травматизму — 1.
Именно поэтому нельзя использовать универсальное правило «директор всегда равен одному работнику» или «директор всегда равен нулю». Сначала определим основание его работы в ООО.
Разберем подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов». В нем отражают выплаты физическим лицам, необлагаемые суммы, базу для взносов на травматизм, тариф, скидку, надбавку и исчисленные взносы.
Если ООО не начисляло директору заработную плату, не выплачивало вознаграждения другим физическим лицам и не производило выплат по договорам ГПХ, показатели выплат и базы будут нулевыми.
При подготовке нулевого подраздела 2.1 проверим следующие строки.
По строке 1 укажем сумму начисленных выплат физическим лицам. При отсутствии выплат укажем 0.
По строке 2 укажем необлагаемые выплаты. При отсутствии выплат укажем 0.
По строке 3 укажем базу для начисления взносов на травматизм. При отсутствии выплат база будет равна 0.
По строке 4 укажем выплаты в пользу работающих инвалидов. Если таких выплат нет, укажем 0.
По строке 5 укажем страховой тариф, установленный для ООО по классу профессионального риска.
По строке 6 укажем скидку к тарифу, если она установлена СФР.
По строке 7 укажем надбавку к тарифу, если она установлена СФР.
По строке 8 укажем тариф с учетом скидки или надбавки.
По строке 9 укажем сумму исчисленных взносов. При нулевой базе она будет равна 0.
Не ставьте ноль в строках со страховым тарифом только потому, что выплаты отсутствуют. Тариф по травматизму устанавливается для страхователя в зависимости от класса профессионального риска. При нулевой базе сам взнос будет равен нулю, но тариф остается установленным показателем.
Например, ООО установлен тариф 0,2 процента. В первом квартале выплат физическим лицам не было. Тогда в строках выплат и базы будут нули, в строке тарифа укажем 0,2 процента, а в строке исчисленных взносов укажем 0.
Рассмотрим важное изменение 2026 года. Для руководителей коммерческих организаций введена минимальная база для исчисления страховых взносов по единому тарифу. Если выплаты руководителю отсутствуют или меньше федерального МРОТ, страховые взносы по единому тарифу могут рассчитываться исходя из минимальной базы.
Это правило влияет на РСВ и на персонифицированные сведения, представляемые в налоговый орган. Оно не означает, что такую же сумму необходимо показывать в разделе 2 ЕФС-1.
Раздел 2 ЕФС-1 отражает только взносы на травматизм. База для них определяется исходя из фактических выплат, облагаемых взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Поэтому в одной и той же организации может возникнуть следующая ситуация:
в РСВ отражается директор и минимальная база для страховых взносов по единому тарифу;
в разделе 2 ЕФС-1 отсутствуют выплаты директору;
в подразделе 2.1 раздела 2 база по травматизму равна 0;
взносы на травматизм равны 0;
среднесписочная численность может быть равна 0;
численность застрахованных лиц по травматизму также может быть равна 0.
Не переносите минимальную базу по МРОТ из РСВ в подраздел 2.1 ЕФС-1. Это разные виды страховых взносов с разными объектами обложения и правилами расчета.
Рассмотрим подраздел 2.3. Он содержит сведения о предварительных и периодических медицинских осмотрах, а также о специальной оценке условий труда.
Даже если ООО сдает нулевой раздел 2, подраздел 2.3 необходимо сформировать. При этом нулевыми могут быть не все показатели автоматически. Сначала проверим фактическое наличие рабочих мест и обязанностей по охране труда.
Разберем заполнение подраздела 2.3 по шагам.
Проверим, есть ли работники, которые должны проходить обязательные предварительные или периодические медицинские осмотры.
Если таких работников нет, в соответствующих полях укажем 0.
Проверим, проводилась ли специальная оценка условий труда.
Укажем количество рабочих мест, подлежащих специальной оценке условий труда, если такие места есть.
Если специальная оценка условий труда не проводилась, в графах с результатами проведенной СОУТ укажем 0.
Если проведена СОУТ, перенесем показатели из отчета о специальной оценке условий труда.
Рассмотрим пример. ООО не ведет деятельность, работников нет, директор — единственный учредитель не оформлен по трудовому договору, отдельное рабочее место не организовано. В подразделе 2.3 показатели по медосмотрам и результатам СОУТ обычно будут нулевыми.
Теперь рассмотрим другую ситуацию. Директор работает в офисе ООО, использует оборудованное рабочее место, принимает работников, подписывает документы, ведет переговоры и фактически осуществляет постоянную деятельность. В этом случае не следует автоматически считать, что рабочего места нет. Необходимо проанализировать требования законодательства об охране труда и специальной оценке условий труда применительно к реальным условиям работы.
Не подменяйте фактические сведения формальными нулями. Если рабочее место существует и подлежит СОУТ, его необходимо учитывать в документах по охране труда и в подразделе 2.3.
Раздел 2 представляют ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Рассмотрим общий график.
За первый квартал — не позднее 25 апреля.
За полугодие — не позднее 25 июля.
За девять месяцев — не позднее 25 октября.
За календарный год — не позднее 25 января следующего года.
Если крайний срок попадает на выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится на ближайший следующий рабочий день. Перед отправкой отчета проверим календарь на конкретный год.
Разберем различия между основными отчетами, чтобы не допустить противоречий.
ЕФС-1 представляют в СФР. В ней отражаются сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, отдельных пенсионных правах, а также сведения о страховых взносах на травматизм.
РСВ представляют в налоговый орган. В нем отражают страховые взносы по единому тарифу, включая пенсионное, медицинское страхование и страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.
Персонифицированные сведения о физических лицах также представляют в налоговый орган. В них отражают сведения о физических лицах и суммах выплат, если обязанность по представлению таких сведений возникла.
Для директора — единственного учредителя без трудового договора может сложиться следующая модель:
в подразделе 1.1 ЕФС-1 отражается назначение на должность директора;
в подразделе 1.2 ЕФС-1 отражается неоплачиваемый период с кодом НЕОПЛ;
в разделе 2 ЕФС-1 отражаются нулевые выплаты и нулевая база по травматизму;
в РСВ отражается директор в связи с правилами расчета страховых взносов за руководителя коммерческой организации;
среднесписочная численность в РСВ и разделе 2 ЕФС-1 может быть равна 0.
Не следует требовать полного совпадения всех числовых показателей между ЕФС-1 и РСВ. Формы содержат разные показатели, формируются по разным правилам и предназначены для разных видов страхования.
Хотя основной вопрос относится к ЕФС-1, рассмотрим РСВ, поскольку он связан с ситуацией директора — единственного учредителя.
С 2026 года коммерческие организации обязаны учитывать минимальную базу по страховым взносам за руководителя. Это правило действует даже в случаях, когда трудовой договор не заключен, зарплата не начисляется, деятельность не ведется или директор находится в неоплачиваемом отпуске.
Поэтому обычное коммерческое ООО с директором — единственным учредителем не должно исходить из того, что РСВ будет полностью нулевым. В РСВ необходимо отразить сведения о директоре и рассчитанные страховые взносы по правилам минимальной базы.
При этом отсутствие трудового договора и зарплаты может означать следующее:
в поле среднесписочной численности работников указывается 0;
в разделе с персональными данными директора отражаются сведения о нем как о физическом лице;
в расчетных показателях отражается база для страховых взносов в соответствии с правилами для руководителей коммерческих организаций;
НДФЛ не возникает только из-за того, что взносы рассчитаны с минимальной базы;
фиктивную зарплату в учете отражать не нужно, если она фактически не начислялась.
Разберем ключевой принцип: минимальная база по страховым взносам не равна начисленной заработной плате. Она применяется только для расчета страховых взносов. Не следует отражать в бухгалтерском учете несуществующий доход директора только ради формирования РСВ.
Рассмотрим отдельную ситуацию, которую часто упоминают при обсуждении среднесписочной численности. Совместительство возможно только при наличии трудового договора.
Если директор работает по внешнему совместительству:
он не включается в среднесписочную численность работников;
он включается в численность застрахованных лиц по травматизму, так как работает по трудовому договору;
в разделе 2 ЕФС-1 среднесписочная численность может быть 0;
численность работающих застрахованных лиц по травматизму будет 1;
в подразделе 2.1 отражаются фактически начисленные выплаты и взносы на травматизм.
Если директор работает по внутреннему совместительству, анализируем основной трудовой договор и договор по совместительству отдельно. В среднесписочной численности одного и того же работника нельзя учитывать дважды как двух разных работников.
Не называйте совместителем директора, с которым нет трудового договора. Без трудового договора понятие совместительства не применяется.
Рассмотрим ситуацию, когда в уставе ООО предусмотрен не директор — физическое лицо, а управляющий или управляющая организация. В таком случае порядок отчетности может отличаться.
Если функции единоличного исполнительного органа переданы управляющей организации, необходимо определить, есть ли у ООО договор с юридическим лицом и возникают ли выплаты физическим лицам от имени ООО. Не следует автоматически отражать руководителя управляющей организации как директора ООО в подразделах 1.1 и 1.2.
Если функции переданы управляющему — индивидуальному предпринимателю, необходимо отдельно проверить условия договора управления, налоговый статус управляющего и наличие оснований для отражения договора в персонифицированной отчетности.
При такой модели нельзя использовать алгоритм директора — единственного учредителя без дополнительной проверки. Сначала установим, кто указан в ЕГРЮЛ в качестве лица, имеющего право действовать от имени ООО без доверенности, и на каком основании осуществляется управление.
Рассмотрим практический алгоритм работы в программах 1С. Наименование разделов может отличаться в зависимости от конфигурации, но общая последовательность сохраняется.
Проверим карточку организации в справочнике Организации: ИНН, КПП, ОГРН, регистрационный номер в СФР, основной ОКВЭД, тариф взносов на травматизм.
Проверим данные директора в справочнике ФизическиеЛица: ФИО, СНИЛС, ИНН при наличии, документ, удостоверяющий личность.
Проверим решение единственного участника о назначении директора.
Откроем раздел РегламентированныеОтчеты или сервис 1С-Отчетность.
Создадим форму ЕФС-1 за нужный отчетный период.
При необходимости вручную внесем сведения в подраздел 1.1 на основании решения единственного участника.
При подготовке годовой отчетности проверим заполнение подраздела 1.2 и кода НЕОПЛ.
Сформируем раздел 2 с подразделами 2.1 и 2.3.
Проверим среднесписочную численность и численность застрахованных лиц по травматизму отдельно.
Выполним встроенную проверку контрольных соотношений перед отправкой.
Если программа автоматически не подставляет директора в подраздел 1.1 из-за отсутствия документа приема на работу, не создавайте фиктивный кадровый документ. Внесите сведения в отчет на основании реального решения единственного участника и проверьте, чтобы в качестве основания был указан именно этот документ.
Если программа автоматически ставит директора в численность застрахованных лиц раздела 2, проверьте, существует ли трудовой договор или иной договор, по которому директор застрахован от несчастных случаев. При отсутствии такого основания скорректируйте показатель вручную в пределах возможностей программы и подтвердите расчет документами.
Перед сдачей обновите комплект регламентированной отчетности. Форматы ЕФС-1 и правила контроля могут изменяться, поэтому необходимо использовать актуальный релиз конфигурации и актуальную версию сервиса отчетности. Для поддержания программ в актуальном состоянии можно настроить автоматическое обновление типовых конфигураций 1С.
Разберем ошибки, которые чаще всего допускают в подобной ситуации.
Не сдавать ЕФС-1 совсем. Даже при отсутствии работников обычно требуется раздел 2, а сведения о директоре могут потребоваться в подразделах 1.1 и 1.2.
Не подать подраздел 1.1 при назначении директора. Назначение единственного учредителя директором подтверждается решением участника и должно быть отражено как кадровое мероприятие.
Подавать подраздел 1.1 каждый квартал. Этот подраздел подают при кадровых событиях, а не при продолжающемся исполнении полномочий.
Не отражать код НЕОПЛ в подразделе 1.2. При отсутствии деятельности и зарплаты директору необходимо проверить обязанность отражения неоплачиваемого периода.
Указывать 1 в среднесписочной численности только из-за наличия директора в ЕГРЮЛ. Среднесписочную численность определяют по статистическим правилам.
Указывать 1 в численности застрахованных лиц по травматизму без трудового договора. Для этого поля проверяем страхование от несчастных случаев, а не общий статус директора в пенсионной системе.
Ставить нулевой тариф по травматизму. При отсутствии базы нулевыми будут взносы, но тариф необходимо указывать установленный для ООО.
Переносить минимальную базу по МРОТ из РСВ в раздел 2 ЕФС-1. Взносы по единому тарифу и взносы на травматизм отражаются раздельно.
Создавать фиктивный трудовой договор ради автоматического заполнения 1С. Первичные документы и отчетность должны соответствовать реальным отношениям.
Не учитывать рабочее место директора при заполнении подраздела 2.3. Отсутствие зарплаты не всегда означает отсутствие рабочего места и обязанностей по охране труда.
Подведем итог и сформируем последовательность действий для наиболее распространенной ситуации: единственный учредитель назначен директором, трудовой договор с ним не заключен, зарплата не начисляется, других работников нет.
Проверим устав и решение единственного участника о назначении директора.
Представим подраздел 1.1 ЕФС-1 при назначении директора, указав мероприятие «ПРИЕМ» и решение единственного участника как основание.
По итогам года представим подраздел 1.2 ЕФС-1 с кодом НЕОПЛ за неоплачиваемый период исполнения полномочий директора.
Ежеквартально представим раздел 2 ЕФС-1, если ООО не применяет АУСН.
В составе раздела 2 заполним подразделы 2.1 и 2.3.
В среднесписочной численности укажем 0, если трудового договора и заработной платы нет.
В численности работающих застрахованных лиц по травматизму укажем 0, если директор не работает по трудовому договору и не является исполнителем по договору, облагаемому взносами на травматизм.
В подразделе 2.1 укажем нулевые выплаты, нулевую базу и нулевые взносы, но сохраним установленный тариф по травматизму.
В подразделе 2.3 укажем сведения о медосмотрах и СОУТ в соответствии с фактическим наличием работников и рабочих мест.
Отдельно сформируем РСВ с учетом действующих с 2026 года правил о минимальной базе по страховым взносам за руководителя коммерческой организации.
Таким образом, для ООО без наемных работников наличие директора — единственного учредителя не означает, что вся отчетность будет нулевой и что ее можно не сдавать. Директор может отражаться в сведениях о трудовой деятельности и страховом стаже, при этом среднесписочная численность работников может быть равна нулю. Для раздела 2 ЕФС-1 необходимо отдельно определить, застрахован ли директор именно по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Информация носит справочный характер