Рассмотрим ситуацию подробно и разберем ее так, как ее нужно анализировать бухгалтеру. Организация в 2025 году применяла УСН. В 2025 году она оплатила оборудование, фактически получила его от поставщика, но нормальный комплект закрывающих документов вовремя не получила. Из подтверждений были только перевозочные документы транспортной компании. УПД от поставщика датирован августом 2025 года, но фактически подписан и принят покупателем в ЭДО только 18.05.2026. С 01.01.2026 организация решила работать с НДС по общеустановленной ставке 22%. Возникает вопрос: можно ли в 2026 году принять входной НДС к вычету по этому опоздавшему УПД?
Общий безопасный вывод: если оборудование было фактически получено, оприходовано и использовалось в 2025 году, когда организация не имела права на вычет НДС, то принимать входной НДС к вычету в 2026 году по такому УПД не следует. Позднее получение или позднее подписание УПД в ЭДО не переносит саму покупку в 2026 год и не создает право на вычет автоматически.
Но рассмотрим подробнее, потому что в переходных ситуациях есть важные нюансы. Нужно отличать обычный случай, когда имущество уже использовалось при УСН без права на вычет, от случая, когда товар, оборудование или материалы были куплены до перехода, но не использовались, не были списаны в расходы и начали применяться уже после перехода на режим с правом на вычет НДС.
Начнем с важного уточнения. В вопросе сказано, что организация была на УСН, а с 01.01.2026 принято решение перейти «сразу на 22% НДС». На практике это может означать разные ситуации.
Организация полностью перешла с УСН на ОСНО и стала обычным плательщиком НДС и налога на прибыль.
Организация осталась на УСН, но в 2026 году стала плательщиком НДС и выбрала общеустановленную ставку НДС 22%, а не специальные ставки 5% или 7%.
Организация на УСН утратила освобождение от НДС из-за превышения лимита доходов и с 2026 года обязана исчислять НДС.
Для вопроса о вычете это важно, но не единственно важно. В любом варианте нужно проверить, было ли у организации право на вычет именно по этой покупке. Сам переход на НДС 22% в 2026 году не означает, что можно взять к вычету весь НДС по любым покупкам прошлых лет.
Запомним правило: вычет входного НДС зависит не только от того, что организация сейчас является плательщиком НДС. Нужно проверить дату приобретения, дату принятия к учету, наличие счета-фактуры или УПД, использование покупки в облагаемых НДС операциях и отсутствие учета этой суммы в расходах при УСН.
Разберем один из самых частых вопросов переходного периода. С 2026 года основная ставка НДС составляет 22%. Но это не значит, что все документы, которые бухгалтер получает или подписывает в 2026 году, должны автоматически отражаться по ставке 22%.
Для определения ставки НДС важна дата отгрузки, передачи товара, выполнения работ или оказания услуг. Если оборудование фактически отгружено и получено в августе 2025 года, то операция относится к 2025 году. По такой поставке поставщик должен был выставить документ с той ставкой НДС, которая действовала на дату отгрузки. Для большинства товаров в 2025 году это была ставка 20%, если товар не относится к операциям со ставкой 10%, 0% или освобождением.
Поэтому не принимайте к вычету «НДС 22%» по оборудованию, отгруженному в 2025 году. Если вычет в принципе возможен, он возможен только в сумме входного НДС, предъявленного поставщиком в УПД за 2025 год. Дата подписания УПД в Контуре 18.05.2026 не делает поставку поставкой 2026 года.
Если поставщик по фактической отгрузке 2025 года оформил УПД датой 2026 года и применил ставку 22%, такую ситуацию нужно проверять отдельно. Здесь может потребоваться исправленный документ, потому что дата первичного документа и ставка НДС должны соответствовать реальной хозяйственной операции. Если товар отгружен в 2025 году, а документ искусственно оформлен 2026 годом, это создает налоговые риски и для поставщика, и для покупателя.
Теперь рассмотрим общие правила вычета. Входной НДС принимается к вычету не по желанию организации и не только по факту получения УПД. Для вычета должны выполняться условия главы 21 НК РФ.
Поставщик должен предъявить НДС покупателю. В документе должна быть выделена сумма налога. Для покупателя основанием обычно является счет-фактура или УПД, который выполняет функцию счета-фактуры.
Покупатель должен быть налогоплательщиком НДС с правом на вычет. Если организация применяет режим или ставку, при которой входной НДС к вычету не принимается, вычет невозможен.
Товар, оборудование, работа или услуга должны быть приняты к учету. Для оборудования нужно определить, где оно отражено: на счете 07, 08, 10, 41 или уже на счете 01.
Приобретение должно использоваться в операциях, облагаемых НДС. Если имущество используется в необлагаемых операциях, вычет не применяется либо применяется с учетом раздельного учета.
Документ должен быть оформлен корректно. Ошибки, которые мешают идентифицировать продавца, покупателя, предмет поставки, стоимость, ставку и сумму НДС, могут лишить покупателя права на вычет.
Не должно быть двойной налоговой выгоды. Если НДС уже был учтен в стоимости имущества или в расходах при УСН, а затем дополнительно заявлен к вычету, это рискованная позиция.
Именно поэтому ответ с форума в целом понятен: если в 2025 году организация не была плательщиком НДС с правом на вычет, то НДС по покупке, использованной в 2025 году, к вычету в 2026 году принять нельзя. По статье 171 НК РФ вычет применяется по суммам налога, предъявленным налогоплательщику НДС по приобретениям для облагаемых операций. Если на момент покупки и использования организация работала без права на вычет, поздний УПД не исправляет эту ситуацию автоматически.
Разберем по шагам, какие даты есть в такой операции. В электронном документообороте бухгалтер видит дату УПД, дату поступления документа в систему, дату подписания поставщиком, дату подписания покупателем. Кроме того, в учете есть дата фактического поступления груза, дата оприходования, дата ввода в эксплуатацию и дата начала использования.
Для вычета НДС важны не все эти даты одинаково. Дата подписания УПД покупателем в ЭДО подтверждает, когда покупатель фактически принял электронный документ. Но она не меняет дату реальной поставки. Если перевозчик доставил оборудование в 2025 году, поставщик отгрузил его в 2025 году, а УПД датирован августом 2025 года, то хозяйственная операция относится к 2025 году.
Не используйте логику: «Документ подписали в 2026 году, значит вычет можно заявить в 2026 году». Такая логика неполная. Сначала выясните, было ли право на вычет по самой операции. Если права на вычет не было из-за того, что оборудование использовано при УСН без права на вычет, то поздний документ дает основание подтвердить стоимость покупки, но не дает основание для книги покупок.
При этом позднее получение счета-фактуры или УПД может иметь значение в другой ситуации: когда право на вычет есть, но документ пришел позже. Тогда вычет обычно заявляют не раньше того периода, в котором выполнены все условия, включая наличие корректного счета-фактуры или УПД. Но это правило работает только если у покупателя в принципе есть право на вычет.
Теперь выясним причину налогового результата. Необходимо понять, что произошло с оборудованием до 01.01.2026. Именно это определяет, есть ли шанс на вычет или его лучше не заявлять.
Оборудование только приехало на склад, но не использовалось, не монтировалось, не вводилось в эксплуатацию и не было списано в расходы.
Оборудование было отражено как оборудование к установке на счете 07 и осталось на этом счете до 01.01.2026.
Оборудование было отражено как вложение во внеоборотные активы на счете 08, но объект ОС еще не был принят к учету.
Оборудование было принято к учету как основное средство на счете 01 и введено в эксплуатацию в 2025 году.
Оборудование использовалось в производстве, торговле или иной деятельности уже в 2025 году, даже если документы от поставщика пришли позже.
Оборудование было учтено в расходах при УСН или НДС был включен в его стоимость.
Если оборудование фактически использовалось в 2025 году, вычет в 2026 году не заявляйте. В этом случае покупка относится к периоду применения УСН без права на вычет. УПД, подписанный в мае 2026 года, нужен для подтверждения расходов, стоимости имущества и расчетов с поставщиком, но не для вычета НДС.
Если оборудование не использовалось до перехода на режим с правом на вычет, ситуацию можно анализировать отдельно. В переходных нормах и разъяснениях допускается подход, при котором входной НДС по покупкам, приобретенным на УСН, но не использованным и не учтенным в расходах до перехода, может быть заявлен к вычету после перехода на ОСНО или после начала применения общеустановленных ставок НДС при соблюдении условий главы 21 НК РФ.
Рассмотрим вариант, когда организация действительно полностью перешла с УСН на ОСНО. В этом случае нужно применять правила перехода с упрощенной системы на общий режим. Для НДС важна идея пункта 6 статьи 346.25 НК РФ: суммы НДС, предъявленные при применении УСН по товарам, работам, услугам и имущественным правам, которые не были отнесены к расходам при УСН, могут приниматься к вычету при переходе на общий режим в порядке главы 21 НК РФ.
Рассмотрим подробнее. Эта норма не предназначена для того, чтобы дать вычет по всему, что когда-либо покупалось на УСН. Ее смысл — не допустить двойной налоговой выгоды и одновременно не запретить вычет по тем остаткам, которые фактически будут использоваться уже на общем режиме в облагаемых НДС операциях.
Поэтому при переходе на ОСНО проверьте два ключевых условия:
Приобретение не было использовано и не было отнесено к расходам при УСН.
После перехода приобретение используется в деятельности, облагаемой НДС.
Если оба условия выполнены, вычет можно рассматривать. Если хотя бы одно условие не выполнено, вычет становится спорным или невозможным.
Например, если организация купила товар на УСН, он лежал на складе на 31.12.2025, не был продан, не был списан в расходы, а в 2026 году организация перешла на ОСНО и продала этот товар с НДС 22%, входной НДС по такому товару можно анализировать для вычета. Но если оборудование уже работало в 2025 году, это не остаток неиспользованного товара, а имущество, примененное в период УСН.
Теперь рассмотрим второй вариант: организация не перешла на ОСНО, а осталась на УСН, но с 2026 года стала плательщиком НДС и решила применять общеустановленную ставку 22%. Для таких налогоплательщиков важно различать общеустановленные ставки и специальные ставки.
Если плательщик УСН применяет общеустановленные ставки НДС 22%, 10% или 0%, он в общем случае работает с вычетами входного НДС по правилам главы 21 НК РФ. Если же он выбирает специальные ставки 5% или 7%, входной НДС к вычету не принимается.
Поэтому, если организация с 2026 года применяет именно ставку 22%, а не 5% или 7%, это повышает вероятность права на вычет по новым покупкам 2026 года. Но по покупкам 2025 года все равно нужно проверять, были ли они использованы до перехода на НДС с правом на вычет.
Не путайте право на вычет по покупкам 2026 года и право на вычет по остаткам 2025 года. Новые закупки, сделанные уже в период применения НДС 22%, при наличии корректных документов и использовании в облагаемых операциях обычно дают право на вычет. Старые закупки 2025 года требуют переходного анализа.
Проанализируем наиболее вероятную ситуацию автора. В 2025 году организация была на УСН и, судя по вопросу, не принимала входной НДС к вычету. Оборудование оплачено и фактически получено в 2025 году. Документов от поставщика не было, поэтому бухгалтер, возможно, не мог корректно отразить поступление по УПД, но имел перевозочные документы.
Если оборудование было оприходовано и использовалось, входной НДС не принимается к вычету в 2026 году. Почему? Потому что налог относится к покупке, совершенной в период, когда организация не имела права на вычет. Поставщик мог выделить НДС в цене, но для покупателя на УСН этот НДС был частью стоимости приобретения, а не налогом к возмещению из бюджета.
Именно это имел в виду участник форума, когда указал, что к вычету принимаются суммы НДС, предъявленные налогоплательщику НДС. Если покупатель в момент приобретения и использования оборудования не был налогоплательщиком НДС с правом на вычет, заявлять вычет позже только из-за смены режима нельзя.
Однако не будем упрощать сверх меры. Если оборудование в 2025 году только физически поступило, но не было введено в эксплуатацию, не использовалось и не было учтено в расходах при УСН, тогда у организации может быть аргумент для вычета после перехода на режим с правом на вычет. Такой вариант нужно подтверждать документами и учетными данными.
Рассмотрим подробнее, что считать использованием оборудования. Не всегда достаточно посмотреть только на дату УПД. Нужно проверить фактические и учетные признаки.
Оборудование смонтировано. Если были работы по монтажу, подключению, настройке, пусконаладке и оно готово к работе, это признак подготовки к использованию.
Оформлен ввод в эксплуатацию. Если в 1С создан документ Принятие к учету ОС датой 2025 года, объект обычно считается введенным в эксплуатацию.
Объект начал приносить экономическую выгоду. Если оборудование использовалось для производства, продажи, оказания услуг или административных нужд, это фактическое использование.
Начислялась амортизация. Если по объекту начислялась амортизация, это сильный признак принятия и использования основного средства.
Расходы были отражены в КУДиР. Если стоимость или часть стоимости оборудования учтена в расходах при УСН, заявлять вычет НДС дополнительно нельзя.
Если оборудование просто лежало на складе, не было смонтировано, не использовалось, не было принято на счет 01 и не списывалось в расходы, это может быть аргументом в пользу того, что оно не использовано при УСН. Но такой вывод нужно подтвердить учетными регистрами, внутренними актами и данными 1С.
Теперь разберем проблему отсутствия первичных документов. По факту груз поступил, но УПД не было. Были только перевозочные документы от транспортной компании. В такой ситуации бухгалтер должен был не ждать бесконечно, а оформить поступление на основании имеющихся доказательств и бухгалтерской справки, если товар фактически получен и находится под контролем организации.
Для бухгалтерского учета факт отсутствия УПД не всегда означает, что имущество нельзя признать. Если организация получила актив, контролирует его и может определить стоимость по договору, счету, оплате или иным документам, актив нужно отразить в учете. Затем, когда поставщик передаст УПД, нужно сверить данные и при необходимости скорректировать учет.
Для НДС ситуация строже. Без счета-фактуры или УПД со счетом-фактурой вычет заявлять нельзя. Поэтому в 2025 году вычет был невозможен не только из-за УСН, но и из-за отсутствия документа. В 2026 году документ появился, но это устраняет только одно препятствие — отсутствие счета-фактуры. Оно не устраняет другое препятствие — использование покупки в период без права на вычет.
Именно поэтому поздний УПД не является универсальным основанием для вычета. Он подтверждает поставку и сумму НДС, но не меняет налоговый режим, который действовал в момент приобретения и использования оборудования.
Разберем практический алгоритм. Его удобно использовать перед тем, как регистрировать УПД в книге покупок.
Определите дату фактической поставки. Посмотрите документы транспортной компании, договор, счет, переписку, складские записи, акты приемки. Если оборудование получено в 2025 году, операция относится к 2025 году.
Проверьте дату и содержание УПД. Если УПД датирован августом 2025 года, а подписан в ЭДО 18.05.2026, считайте его поздно полученным документом по операции 2025 года.
Проверьте ставку и сумму НДС в УПД. Для поставки 2025 года обычно должна быть ставка 20%, а не 22%. Вычет, если он возможен, заявляется в сумме, указанной поставщиком, а не пересчитывается по новой ставке 2026 года.
Определите налоговый статус организации в 2025 году. Если организация применяла УСН без права на вычет, это основной ограничивающий фактор.
Определите налоговый статус организации в 2026 году. Если применяется ОСНО или УСН с общеустановленной ставкой НДС 22%, право на вычеты по новым и переходным покупкам возможно. Если применяются ставки 5% или 7%, входной НДС к вычету не принимается.
Проверьте учет оборудования на 31.12.2025. Посмотрите счета 07, 08, 10, 41, 01, 19, а также документы движения.
Проверьте, было ли оборудование введено в эксплуатацию. Откройте документ Принятие к учету ОС, если объект относится к основным средствам.
Проверьте, учтены ли расходы при УСН. Откройте Книга учета доходов и расходов и проверьте, попадали ли суммы по этому оборудованию в расходы.
Проверьте назначение оборудования после перехода. Если оно используется в облагаемой НДС деятельности, это условие вычета выполняется. Если в необлагаемой деятельности, вычет невозможен или нужен раздельный учет.
Только после этого решайте, регистрировать ли УПД в книге покупок. Если право на вычет не подтверждается, не формируйте запись книги покупок.
Теперь посмотрим на практические сценарии. Они помогут понять, какой ответ применить к конкретной базе 1С.
Вариант 1. Оборудование получено, принято к учету и использовалось в 2025 году.
В этом случае вычет не заявляем. Оборудование приобретено и использовано в период, когда организация была на УСН без права на вычет. Поздний УПД не переносит право на вычет в 2026 год. НДС включаем в стоимость оборудования или учитываем по правилам, применимым к расходам при УСН, если такие расходы признаются.
Вариант 2. Оборудование получено в 2025 году, но до 01.01.2026 не использовалось и не было введено в эксплуатацию.
В этом случае вычет можно рассмотреть, но не автоматически. Нужно подтвердить, что объект не был использован при УСН, не был учтен в расходах, не был включен в налоговую выгоду по УСН и после перехода будет использоваться в облагаемых НДС операциях. Если организация с 2026 года применяет ОСНО или УСН с общеустановленной ставкой НДС 22%, есть аргументы для вычета по переходным правилам.
Вариант 3. Оборудование отражено на счете 08, но ввод в эксплуатацию произошел в 2026 году.
Здесь нужно внимательно смотреть содержание операций. Если в 2025 году были только затраты на приобретение и доставка, а объект не был готов к использованию и не начал использоваться, право на вычет можно обосновывать. Если фактически объект уже работал, но документы в 1С оформлены позже, вычет рискован.
Вариант 4. Оборудование отражено как товар на счете 41 и осталось на складе.
Если это действительно товар для перепродажи, он не реализован и не списан при УСН, а в 2026 году будет реализован с НДС, вычет по входному НДС можно рассмотреть при наличии корректного УПД и права на вычет. Но если в вопросе речь именно об оборудовании для собственного использования, счет 41 может быть временным или ошибочным, и нужно проверить фактическое назначение объекта.
Вариант 5. Организация с 2026 года выбрала специальные ставки НДС 5% или 7%.
В этом случае входной НДС к вычету не принимается. Даже если имущество не использовалось в 2025 году, при специальных ставках 5% или 7% вычеты входного НДС не применяются. НДС учитывайте в стоимости приобретения или в расходах по правилам налогового режима.
Вариант 6. УПД оформлен с ошибками.
Если в УПД неверная дата, ставка, сумма, ИНН, КПП, наименование товара, стоимость или другие существенные реквизиты, сначала запросите исправленный УПД или исправленный счет-фактуру. Не заявляйте вычет по документу, который не позволяет надежно идентифицировать операцию.
Проанализируем исходные данные. Оборудование оплачено в 2025 году. Фактически получено в 2025 году. УПД от августа 2025 года подписан в ЭДО 18.05.2026. Организация с 01.01.2026 применяет НДС 22%.
Если оборудование было оприходовано в 2025 году и фактически использовалось, то НДС к вычету сейчас не принимайте. Это наиболее безопасный и логичный ответ. Покупка относится к 2025 году, когда организация применяла УСН без права на вычет. Подписание УПД в мае 2026 года не меняет налоговую судьбу операции.
Если же оборудование в 2025 году только физически поступило, но не было введено в эксплуатацию, не использовалось, не было учтено в расходах при УСН и начало использоваться уже после 01.01.2026 в облагаемых НДС операциях, тогда возможность вычета нужно отдельно анализировать. В этом случае можно подготовить бухгалтерскую справку, подтвердить остаток на дату перехода и рассмотреть регистрацию УПД в книге покупок 2026 года.
Таким образом, простой ответ «нет» верен для ситуации, когда оборудование уже использовалось в 2025 году. Но если оборудование было неиспользованным переходным остатком, ответ может быть не таким однозначным.
Рассмотрим порядок действий в 1С:Бухгалтерия, если после проверки стало ясно, что права на вычет нет.
Откройте документ, которым оборудование было отражено в 2025 году. Это может быть Поступление (акты, накладные, УПД), Поступление оборудования, Оприходование товаров или Операция, введенная вручную.
Проверьте счет учета: 07, 08, 10, 41 или 01.
Проверьте, был ли создан документ Принятие к учету ОС. Если он датирован 2025 годом, это подтверждает, что объект был введен в эксплуатацию до перехода.
Полученный в 2026 году УПД используйте для уточнения реквизитов первичного документа и расчетов с поставщиком.
Не устанавливайте признак отражения НДС к вычету, если права на вычет нет.
Не включайте документ в Формирование записей книги покупок.
Проверьте, что сумма не попала в отчет Книга покупок и в раздел 8 декларации по НДС.
Проверьте счет 19. Если НДС ошибочно завис на счете 19, его нужно корректно включить в стоимость актива или списать по правилам учета, применимым к вашей ситуации.
В 1С важно не ограничиваться визуальной проверкой документа. Сформируйте Оборотно-сальдовая ведомость по счету 19, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60, Оборотно-сальдовая ведомость по счету 08 и Оборотно-сальдовая ведомость по счету 01. Так мы увидим, где находится сумма, как закрыты расчеты с поставщиком и не попал ли НДС в вычеты ошибочно.
Теперь разберем второй сценарий: оборудование не использовалось при УСН, не было учтено в расходах, а после перехода используется в облагаемых НДС операциях. В этом случае действуйте аккуратно.
Проверьте, что организация с 2026 года применяет режим с правом на вычет: ОСНО или УСН с общеустановленной ставкой НДС 22% либо 10%.
Проверьте, что УПД содержит реквизиты счета-фактуры и корректную сумму НДС.
Проверьте, что ставка НДС соответствует дате отгрузки. Для отгрузки 2025 года обычно должна быть ставка 20%, а не 22%.
Проверьте, что объект не введен в эксплуатацию в 2025 году. Документ Принятие к учету ОС должен быть датирован уже периодом после перехода, если речь об основном средстве.
Проверьте, что НДС не был включен в расходы при УСН. Используйте отчет Книга учета доходов и расходов.
Зарегистрируйте Счет-фактура полученный или УПД с реквизитами счета-фактуры.
Сформируйте запись книги покупок через Формирование записей книги покупок, если в вашей базе применяется этот механизм.
Проверьте отчет Книга покупок за соответствующий квартал 2026 года.
Проверьте, что данные попали в Декларация по НДС, в том числе в раздел 8.
Не забывайте: если документ подписан 18.05.2026, то технически он получен во II квартале 2026 года. Но период регистрации вычета все равно должен определяться с учетом выполнения всех условий вычета и трехлетнего срока. Трехлетний срок для вычета по общему правилу отсчитывается от принятия товаров, работ, услуг или имущественных прав к учету, а не от даты, когда бухгалтер наконец получил документ в ЭДО.
Чтобы принять решение не на ощущениях, а на данных, сформируйте несколько отчетов в 1С.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 07 — покажет оборудование к установке, если оно учитывалось как оборудование, требующее монтажа.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 08 — покажет вложения во внеоборотные активы и дату накопления затрат.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 01 — покажет, было ли основное средство принято к учету.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 02 — поможет увидеть, начислялась ли амортизация.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 19 — покажет, как отражен входной НДС и не зависла ли сумма без решения.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 — поможет сверить расчеты с поставщиком.
Книга учета доходов и расходов — покажет, были ли расходы по оборудованию учтены при УСН.
Книга покупок — нужна для контроля, не попал ли УПД в вычет ошибочно.
Декларация по НДС — проверьте разделы, в которые попали записи книги покупок.
Если в отчетах видно, что оборудование введено в эксплуатацию и амортизировалось в 2025 году, вычет по НДС не заявляйте. Если объект весь 2025 год числился как неиспользованный остаток и не давал расходов при УСН, подготовьте обоснование возможного вычета.
При позднем получении документов обязательно подготовьте внутреннее обоснование. Это особенно важно, если организация решит заявлять вычет по переходному остатку.
Бухгалтерская справка. Опишите дату оплаты, дату фактического получения, дату получения УПД, причину расхождения дат, учетный статус оборудования на 31.12.2025 и налоговое решение по НДС.
Акт внутренней приемки. Если оборудование было получено без УПД, оформите документ, подтверждающий фактическое поступление на склад или ответственному лицу.
Перевозочные документы. Приложите документы транспортной компании, подтверждающие доставку груза.
Переписка с поставщиком. Сохраните запросы, претензии, письма, уведомления и ответы поставщика.
Претензия поставщику. Если документы были переданы с нарушением срока, направьте требование о предоставлении корректных документов и исправлении ошибок, если они есть.
Документы по вводу в эксплуатацию. Если оборудование является основным средством, сохраните акт ввода и документ Принятие к учету ОС.
Расшифровка расходов УСН. Подтвердите, учитывалась ли стоимость оборудования и НДС в расходах при УСН.
Если вычет не заявляется, бухгалтерская справка также полезна. В ней зафиксируйте, что организация отказалась от вычета, потому что оборудование относится к периоду применения УСН без права на вычет и было использовано до перехода на НДС 22%.
Теперь посмотрим на работу с поставщиком. Если поставщик игнорировал просьбы и документы появились только после угрозы претензии, ситуацию нужно документировать. Не ограничивайтесь телефонными разговорами. Направьте письменное требование через ЭДО, электронную почту, заказное письмо или иной способ, предусмотренный договором.
В требовании укажите:
номер и дату договора, счета или спецификации;
дату и сумму оплаты;
дату фактической доставки оборудования;
перечень документов, которые поставщик обязан передать;
требование предоставить корректный УПД или исправленный УПД;
требование исправить ставку, дату, сумму или иные реквизиты, если они не соответствуют фактической поставке;
срок предоставления документов;
указание на возможные убытки и налоговые риски из-за нарушения документооборота.
Если документ уже подписан, но содержит ошибки, не стесняйтесь требовать исправления. Лучше исправить УПД до регистрации в учете, чем потом объяснять расхождения между датой перевозки, датой отгрузки, ставкой НДС и датой документа.
Посмотрим на несколько примеров и закрепим логику.
Пример 1. Оборудование использовали в 2025 году.
ООО на УСН оплатило оборудование в августе 2025 года. Груз доставлен в сентябре 2025 года. Оборудование установили и начали использовать в октябре 2025 года. УПД от поставщика бухгалтер подписал только 18.05.2026. С 2026 года организация работает с НДС 22%.
В этом случае входной НДС к вычету не принимаем. Оборудование было использовано в период УСН без права на вычет. УПД подтверждает поставку и стоимость, но не создает право на вычет в 2026 году.
Пример 2. Оборудование лежало на складе до 2026 года.
ООО на УСН оплатило оборудование в 2025 году. Груз пришел в 2025 году, но оборудование не монтировалось, не вводилось в эксплуатацию, не использовалось и не было учтено в расходах УСН. В январе 2026 года организация перешла на ОСНО или стала применять НДС 22% с правом на вычет. УПД получен и подписан в мае 2026 года.
В этом случае вычет можно рассмотреть. Но нужно подтвердить, что оборудование не использовалось в 2025 году, не было включено в расходы при УСН и будет применяться в облагаемых НДС операциях. Вычет заявляется не по ставке 22%, а в сумме НДС, указанной в УПД по поставке 2025 года.
Пример 3. УПД оформлен датой 2026 года, но товар реально отгружен в 2025 году.
Поставщик передал оборудование в 2025 году, но оформил УПД в 2026 году и указал ставку 22%. Это рискованная ситуация. Нужно запросить исправление документов, потому что ставка НДС определяется по дате отгрузки. Для поставки 2025 года должна применяться ставка, действовавшая в 2025 году.
Пример 4. Организация выбрала НДС 5% или 7% на УСН.
Организация осталась на УСН и применяет специальную ставку НДС 5% или 7%. Входной НДС по покупкам к вычету не принимается. Даже если УПД получен в 2026 году, вычет невозможен из-за выбранного режима исчисления НДС.
Пример 5. Оборудование используется в необлагаемых операциях.
Организация с 2026 года является плательщиком НДС, но оборудование используется только в операциях, освобожденных от НДС. В такой ситуации входной НДС к вычету не принимаем. Если оборудование используется одновременно в облагаемых и необлагаемых операциях, организуем раздельный учет входного НДС.
Рассмотрим ошибки, которых лучше избежать.
Ориентироваться только на дату подписания УПД. Подписание в 2026 году не означает, что поставка стала поставкой 2026 года.
Принимать к вычету НДС по ставке 22% по поставке 2025 года. Для поставки 2025 года ставка определяется по дате отгрузки 2025 года.
Не проверять, использовалось ли оборудование до перехода. Именно использование при УСН часто лишает организацию возможности заявить вычет.
Не проверять расходы при УСН. Если НДС или стоимость уже дали налоговую выгоду при УСН, повторный вычет создает риск доначислений.
Автоматически регистрировать УПД в книге покупок. В 1С документ может технически попасть в книгу покупок, но это не значит, что вычет правомерен.
Не требовать исправления документов у поставщика. Ошибочная дата, ставка или сумма НДС могут привести к отказу в вычете.
Не оформлять бухгалтерскую справку. При проверке нужно объяснить, почему документ 2025 года подписан в 2026 году и какое налоговое решение принято.
Если вычет не заявляется, формулировка может быть такой: организация в 2025 году применяла УСН и не имела права на вычет входного НДС по приобретенному оборудованию. Оборудование фактически получено и оприходовано в 2025 году, использовалось в деятельности организации до перехода на НДС 22%. УПД от поставщика датирован августом 2025 года и подписан покупателем в ЭДО 18.05.2026. Позднее получение документа не изменяет дату хозяйственной операции и не создает права на вычет. Сумма НДС к книге покупок 2026 года не принимается.
Если вычет решено обосновывать, формулировка должна быть другой: оборудование фактически получено в 2025 году, но до 01.01.2026 не использовалось, не было введено в эксплуатацию, не было учтено в расходах при УСН и числилось как неиспользованный остаток. С 01.01.2026 организация применяет режим с правом на вычет НДС и использует оборудование в облагаемых НДС операциях. На основании корректного УПД со счетом-фактурой организация рассматривает входной НДС к вычету в порядке главы 21 НК РФ. Такую позицию нужно подтверждать учетными регистрами и первичными документами.
Подведем итог. Если товар или оборудование было оплачено и фактически получено в 2025 году, а УПД подписан в ЭДО только в 2026 году, это не означает, что входной НДС автоматически можно принять к вычету в 2026 году. Дата подписания УПД не переносит дату поставки. Если поставка была в 2025 году, она остается операцией 2025 года.
Если в 2025 году организация была на УСН без права на вычет, а оборудование было оприходовано, введено в эксплуатацию или использовалось, НДС по такому УПД к вычету в 2026 году не принимайте. Это наиболее безопасный ответ по ситуации, описанной в вопросе. УПД используйте для подтверждения покупки, стоимости оборудования и расчетов с поставщиком, но не включайте его в книгу покупок.
Если оборудование не использовалось до 01.01.2026, не было введено в эксплуатацию, не было списано в расходы при УСН и после перехода используется в облагаемых НДС операциях, возможность вычета можно отдельно анализировать. В этом случае нужно проверить режим организации в 2026 году, корректность УПД, учетный статус объекта, наличие раздельного учета и отсутствие двойной налоговой выгоды.
В 1С обязательно проверьте документы Поступление (акты, накладные, УПД), Поступление оборудования, Оприходование товаров, Операция, введенная вручную, Принятие к учету ОС, Счет-фактура полученный, Формирование записей книги покупок, отчеты Книга покупок, Декларация по НДС, Книга учета доходов и расходов, а также оборотно-сальдовые ведомости по счетам 07, 08, 01, 02, 19, 41 и 60. Именно эти данные покажут, было ли право на вычет или НДС должен остаться в стоимости оборудования.
Информация носит справочный характер