Рассмотрим ситуацию, когда сотруднику предоставляют дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом, а бухгалтерия удерживает НДФЛ с суммы оплаты этих дней. Разберем, правильно ли удерживать налог, на каком основании оплата освобождается от НДФЛ, как исправить ошибку, как вернуть работнику излишне удержанный налог и как отразить исправление в 1С.
Сразу зафиксируем основной вывод: НДФЛ с оплаты дополнительных оплачиваемых выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом удерживать не нужно. Такая выплата освобождена от налогообложения на основании пункта 78 статьи 217 НК РФ, если выходные дни предоставлены в порядке статьи 262 ТК РФ.
Если работодатель ранее удерживал НДФЛ с этой выплаты, налог считается излишне удержанным. Возвращайте его работнику по правилам статьи 231 НК РФ: сообщите сотруднику о переплате, получите от него письменное заявление, верните сумму налога безналично на банковский счет и исправьте учет НДФЛ в 1С.
Сначала проанализируем правовую основу выплаты. Статья 262 ТК РФ предоставляет одному из родителей, опекуну или попечителю право на дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за ребенком-инвалидом. По общему правилу предоставляется четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц. Эти дни можно использовать одному родителю полностью или разделить между родителями по их усмотрению.
С 2023 года действует обновленный порядок предоставления таких дней. Родители могут использовать четыре дня ежемесячно либо при соблюдении установленных правил накапливать дни и однократно использовать до 24 дополнительных оплачиваемых выходных дней подряд в течение календарного года. Но для НДФЛ ключевой момент остается тем же: если дни предоставлены именно по статье 262 ТК РФ, их оплата попадает под освобождение по пункту 78 статьи 217 НК РФ.
Важно не путать эту выплату с обычным отпуском. В разговорной речи такие дни иногда называют «отпуском по уходу за ребенком-инвалидом», но в кадровом и налоговом учете это не ежегодный отпуск и не отпуск без сохранения заработной платы. Это дополнительные оплачиваемые выходные дни, которые оплачиваются исходя из среднего заработка.
Теперь разберем главный вопрос. НДФЛ удерживать не нужно. Пункт 78 статьи 217 НК РФ прямо освобождает от обложения НДФЛ суммы оплаты дополнительных выходных дней, предоставляемых в соответствии со статьей 262 ТК РФ.
Это означает, что при начислении оплаты за дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом бухгалтер должен настроить начисление как не облагаемое НДФЛ. Налоговая база по НДФЛ на сумму такой оплаты не увеличивается, НДФЛ не исчисляется, не удерживается и не перечисляется в бюджет.
Разберем на простом примере. Сотруднику предоставили четыре дополнительных выходных дня по уходу за ребенком-инвалидом. Средний заработок за эти дни составил 12 000 рублей. НДФЛ с этой суммы не удерживаем. Сотрудник должен получить всю сумму оплаты этих дней без уменьшения на 13% или 15% НДФЛ.
Если бухгалтерия удержала НДФЛ, например 1 560 рублей с суммы 12 000 рублей, эта сумма является излишне удержанным налогом. Ее нужно вернуть работнику через налогового агента, то есть через работодателя.
Посмотрим, почему такая ошибка встречается на практике. Часто бухгалтеры воспринимают оплату дополнительных выходных как обычную оплату по среднему заработку. А обычные отпускные, командировочные выплаты сверх норм, премии, зарплата и многие другие выплаты работнику облагаются НДФЛ. Поэтому в программе иногда по ошибке выбирают вид начисления, который облагается НДФЛ как обычный доход.
Еще одна причина — некорректная настройка начисления в 1С. Например, вместо специального начисления Оплата дней ухода за детьми-инвалидами используют обычное начисление по среднему заработку, отпускные или разовое начисление с налогообложением НДФЛ. В результате программа автоматически исчисляет налог.
Выясним причину ошибки: откройте начисление, которым оформлялись дополнительные дни, и проверьте настройки НДФЛ. Если в настройках указано, что доход облагается НДФЛ, значит программа удерживала налог из-за неправильного вида начисления или неправильной настройки.
Рассмотрим настройку в 1С:Зарплата и управление персоналом 8. Для оплаты дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом используйте специальный документ Оплата дней ухода за детьми-инвалидами. В типовой конфигурации для такой выплаты предусмотрен отдельный вид начисления с аналогичным названием.
Проверьте настройки начисления в разделе Настройка — Начисления. Найдите начисление Оплата дней ухода за детьми-инвалидами и откройте вкладку Налоги, взносы, бухучет. В блоке НДФЛ должно быть указано, что начисление не облагается НДФЛ, с основанием по пункту 78 статьи 217 НК РФ.
В работе используйте следующие объекты 1С:
Оплата дней ухода за детьми-инвалидами — документ для регистрации дней и расчета оплаты по среднему заработку.Начисления — справочник или раздел настроек, где проверяем налоговый порядок начисления.Налоги, взносы, бухучет — вкладка настройки начисления, где указываем порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами.Начисление зарплаты и взносов — документ, который рассчитывает зарплату, страховые взносы и итоговые суммы за месяц.Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета — документы для выплаты сотруднику.Возврат НДФЛ — документ, который применяем, если налог уже был излишне удержан и его нужно вернуть работнику.Справка о доходах и 6-НДФЛ — отчеты, которые проверяем после исправления.Правильная настройка: сумма оплаты дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом не должна попадать в налоговую базу по НДФЛ. Если программа показывает исчисленный или удержанный НДФЛ по этой выплате, исправьте настройки начисления и пересчитайте период.
Разберем кадровую часть, потому что от нее зависит правильность начисления. Работник должен подать письменное заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней. Работодатель оформляет приказ или иной распорядительный документ, после чего бухгалтерия рассчитывает оплату исходя из среднего заработка.
Для подтверждения права на дни обычно собирают документы, предусмотренные правилами предоставления дополнительных выходных. Состав документов зависит от ситуации, но в общем случае работодателю нужны:
В табеле учета рабочего времени такие дни обычно отражаются специальным кодом для дополнительных оплачиваемых выходных. В 1С при использовании документа Оплата дней ухода за детьми-инвалидами программа обычно формирует нужное отсутствие и начисление автоматически.
Теперь разберем ситуацию, когда НДФЛ уже удержан. Возврат делаем по статье 231 НК РФ. Излишне удержанную сумму налога возвращает налоговый агент, то есть работодатель. Работник не должен самостоятельно добиваться возврата через налоговую инспекцию, если налог был излишне удержан работодателем и работодатель продолжает исполнять обязанности налогового агента.
Действуем по шагам:
Возврат НДФЛ.6-НДФЛ и справке о доходах.Срок возврата: после получения заявления работника налоговый агент должен вернуть излишне удержанный НДФЛ в течение трех месяцев. Возврат производится за счет сумм НДФЛ, которые работодатель должен перечислить в бюджет по этому работнику или по другим работникам.
Посмотрим на пример. В апреле сотруднику оплатили четыре дополнительных выходных дня по уходу за ребенком-инвалидом. Сумма оплаты составила 16 000 рублей. Бухгалтерия ошибочно удержала НДФЛ 2 080 рублей. Сотрудник получил на руки 13 920 рублей.
В мае бухгалтер обнаружил ошибку. Поскольку выплата освобождена от НДФЛ, налог 2 080 рублей является излишне удержанным. Работнику нужно вернуть 2 080 рублей.
Порядок действий будет таким:
Возврат НДФЛ на сумму 2 080 рублей.Если ошибка повторялась несколько месяцев или несколько лет, сделайте расчет по каждому налоговому периоду отдельно. Особенно внимательно проверьте периоды, за которые уже сдана отчетность 6-НДФЛ и справки о доходах.
Разберем содержание заявления. Заявление составляется в свободной форме. В нем работник просит вернуть излишне удержанный НДФЛ и указывает банковские реквизиты для возврата.
В заявлении желательно указать:
Пример формулировки:
«Прошу вернуть излишне удержанный НДФЛ с суммы оплаты дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом, предоставленных в соответствии со статьей 262 ТК РФ. Указанная выплата не подлежит обложению НДФЛ на основании пункта 78 статьи 217 НК РФ. Возврат прошу перечислить на банковский счет по следующим реквизитам...»
После получения заявления зарегистрируйте его во внутреннем документообороте и приложите к документам по возврату НДФЛ.
Рассмотрим практический порядок в 1С:Зарплата и управление персоналом 8. Конкретный путь меню может отличаться в зависимости от релиза, но логика обычно одинаковая.
Налоги и взносы или раздел документов по НДФЛ.Возврат НДФЛ.Перед документом Возврат НДФЛ может понадобиться исправить само начисление. Если в прошлом периоде применялся неправильный вид начисления, сначала сделайте перерасчет: замените облагаемое начисление на корректное начисление Оплата дней ухода за детьми-инвалидами или измените настройки начисления, если ошибка была именно в настройках.
Не ограничивайтесь ручной выплатой денег работнику. Если просто перечислить сотруднику сумму без документа Возврат НДФЛ и без исправления регистров НДФЛ, отчетность останется неправильной. В 1С нужно исправить налоговый учет, а не только выплатить деньги.
Посмотрим на частую ситуацию. Бухгалтер начислял оплату дополнительных выходных не специальным документом, а обычным разовым начислением. В результате доход попал в базу НДФЛ. В этом случае нужно не только вернуть налог, но и убрать сумму из облагаемой базы.
Разберем порядок:
Оплата дней ухода за детьми-инвалидами.Возврат НДФЛ на сумму переплаты.Подробный анализ НДФЛ по сотруднику или аналогичный отчет по НДФЛ в вашей конфигурации.Если ошибка была в настройке самого начисления, исправьте настройку начисления на будущее. Но будьте осторожны: изменение настройки начисления может повлиять на перерасчеты прошлых периодов. Поэтому сначала сделайте копию базы или протестируйте исправление в копии информационной базы.
После исправления обязательно проверим отчеты. Нам нужно убедиться, что сумма оплаты дополнительных выходных не участвует в расчете НДФЛ и что возврат налога отражен правильно.
Сформируйте в 1С следующие отчеты:
Подробный анализ НДФЛ по сотруднику — проверьте доходы, исчисленный, удержанный и возвращенный налог.Анализ НДФЛ по месяцам — проверьте, в каком месяце возникла переплата и в каком месяце она возвращена.Расчетный листок — убедитесь, что сотрудник видит корректную сумму начисления и возврата.Сводная справка 2-НДФЛ или Справка о доходах — проверьте итоговые доходы и налог.6-НДФЛ — проверьте, что отчетность корректно учитывает возврат налога.Ключевая проверка: оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом не должна формировать облагаемый доход по НДФЛ. Если она осталась в облагаемой базе, значит исправление выполнено не полностью.
Разберем отчетность. Полностью освобожденные от НДФЛ выплаты обычно не включают в налоговую базу и не отражают как облагаемый доход в 6-НДФЛ. Поскольку оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом освобождена от НДФЛ по пункту 78 статьи 217 НК РФ, она не должна увеличивать показатели налоговой базы.
Если раньше сумма была ошибочно включена в отчетность как облагаемый доход, после исправления может потребоваться корректировка. Нужно проверить, за какой период сдана отчетность и как ошибка повлияла на показатели:
6-НДФЛ;Не делайте вывод только по расчетному листку. Правильность нужно проверять именно в налоговых регистрах и отчетах по НДФЛ.
Проанализируем более сложный вариант. Работодатель несколько лет удерживал НДФЛ с оплаты дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом. В этом случае нужно определить сумму переплаты по каждому году и проверить, какие отчеты уже были представлены.
Действуем так:
6-НДФЛ и справок о доходах за прошлые периоды.Если сотрудник уже уволен, это не отменяет обязанность налогового агента вернуть излишне удержанный НДФЛ. Работник также подает заявление и указывает банковский счет для возврата. Работодатель возвращает налог в безналичной форме.
Разберем важный нюанс. Излишне удержанный НДФЛ возвращается работнику налоговым агентом на основании заявления. Это не обычная зарплатная корректировка и не удержание с обратным знаком. Налог возвращается за счет сумм НДФЛ, которые работодатель должен перечислить в бюджет по этому или другим работникам.
На практике работодатель перечисляет работнику сумму возврата на банковский счет, а затем уменьшает ближайший платеж НДФЛ в бюджет. Например, если нужно вернуть работнику 2 080 рублей, а общий НДФЛ к перечислению по организации за ближайшую выплату составляет 150 000 рублей, в бюджет перечисляют 147 920 рублей, а 2 080 рублей возвращают работнику.
Не оформляйте возврат как премию, материальную помощь или обычную доплату. Это именно возврат ранее удержанного налога. В 1С для него должен использоваться документ Возврат НДФЛ или аналогичный механизм, а не обычное начисление.
Часто возникает вопрос: если удержанный НДФЛ уже перечислили в бюджет, можно ли вернуть его работнику? Да, можно. Статья 231 НК РФ как раз предусматривает такой порядок. Работодатель возвращает работнику излишне удержанный налог за счет предстоящих платежей НДФЛ в бюджет.
Разберем пример. В апреле работодатель удержал и перечислил лишний НДФЛ 2 080 рублей. В мае обнаружил ошибку и получил заявление работника. В мае работодатель возвращает работнику 2 080 рублей, а ближайшее перечисление НДФЛ в бюджет уменьшает на эту сумму.
Если предстоящих платежей НДФЛ недостаточно, порядок усложняется. В такой ситуации работодатель может обратиться в налоговый орган за возвратом суммы, необходимой для возврата работнику. Но в обычной зарплатной практике у работодателя почти всегда есть текущие удержания НДФЛ по другим сотрудникам, за счет которых можно сделать возврат.
Хотя вопрос задан про НДФЛ, кратко разберем страховые взносы, потому что в 1С они рассчитываются рядом с НДФЛ. Освобождение по пункту 78 статьи 217 НК РФ касается именно НДФЛ. Оно не означает автоматического освобождения от страховых взносов.
Оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом и начисленные на нее страховые взносы возмещаются работодателю Социальным фондом России в установленном порядке. Поэтому в 1С обычно нужно не отключать страховые взносы, а правильно начислить оплату, рассчитать взносы и затем оформить возмещение расходов из СФР.
Разберем практический вывод:
Не исправляйте страховые взносы автоматически только потому, что исправляете НДФЛ. Это разные налоговые режимы выплаты. Ошибка по НДФЛ не всегда означает ошибку по страховым взносам.
Посмотрим на связанный процесс. Работодатель оплачивает сотруднику дополнительные выходные дни, а затем обращается в СФР за возмещением расходов. Возмещаются расходы на оплату этих дней и начисленные страховые взносы в порядке, установленном для таких выплат.
Для возмещения обычно подготавливают:
В 1С ЗУП для расчета суммы используйте документ Оплата дней ухода за детьми-инвалидами. Он рассчитывает оплату исходя из среднего заработка. Затем при начислении зарплаты и взносов программа рассчитывает страховые взносы. После этого можно готовить документы для возмещения.
Разберем проверку настройки на практике. Это особенно важно, если организация раньше удерживала НДФЛ и нужно понять, почему программа так делала.
Настройка.Начисления.Оплата дней ухода за детьми-инвалидами.Налоги, взносы, бухучет.НДФЛ.Оплата по среднему заработку или Разовое начисление.Если в базе несколько организаций или несколько видов начислений с похожими названиями, проверьте каждое начисление. Иногда бухгалтер создает копию типового начисления и случайно оставляет прежнюю настройку НДФЛ.
Если ошибку обнаружили в том же месяце, до выплаты зарплаты и перечисления НДФЛ, исправление будет простым. Нужно изменить начисление или документ, пересчитать зарплату и убедиться, что НДФЛ не удерживается.
Оплата дней ухода за детьми-инвалидами.Начисление зарплаты и взносов, если он уже создан.В этом варианте возврат НДФЛ может не понадобиться, потому что налог еще не удержан. Достаточно не удерживать его при выплате.
Если зарплата уже выплачена и НДФЛ удержан, действуем иначе. Здесь нужно вернуть налог работнику и исправить налоговые регистры.
Возврат НДФЛ.Если налог уже перечислен в бюджет, это не мешает возврату. Работодатель уменьшит будущий платеж НДФЛ в бюджет на сумму возвращенного налога.
Если отчетность уже сдана, разберем порядок аккуратно. Ошибка могла повлиять на сумму дохода, налоговую базу, исчисленный налог, удержанный налог и перечисленный налог. После исправления начисления программа может сформировать корректирующие данные.
Проверьте:
Если показатели уже сданного расчета искажены, подготовьте корректирующий расчет 6-НДФЛ. Если ошибка затрагивает годовую справку о доходах, подготовьте корректирующую справку. Перед отправкой корректировки сформируйте проверочные отчеты по НДФЛ в 1С и убедитесь, что налоговая база соответствует освобождению по пункту 78 статьи 217 НК РФ.
Теперь кратко посмотрим бухгалтерский учет. Оплата дополнительных выходных дней работнику начисляется как выплата персоналу. В зависимости от учета зарплаты проводки могут формироваться по счетам затрат организации.
Обычно возможны такие проводки:
НДФЛ в правильном варианте по этой выплате не начисляется и проводка Дт 70 Кт 68.НДФЛ по ней не возникает. Если такая проводка была сформирована ошибочно, ее нужно исправить через перерасчет и возврат НДФЛ.
Разберем важное различие. Перерасчет зарплаты исправляет сумму начисления или налоговую базу. Возврат НДФЛ исправляет факт излишнего удержания налога из дохода работника. В нашей ситуации часто нужны оба действия.
Если сумма оплаты дополнительных выходных была начислена правильно, но неправильно обложена НДФЛ, начисление по сумме менять не нужно. Нужно изменить налоговую настройку и вернуть налог. Если же бухгалтер использовал вообще неправильный вид начисления, может потребоваться заменить начисление на корректное и пересчитать средний заработок.
Проверяйте не только НДФЛ, но и сумму среднего заработка. Ошибка может быть двойной: неправильно рассчитали оплату дней и еще удержали НДФЛ. В этом случае сначала исправьте расчет среднего заработка, затем НДФЛ.
Для подтверждения правильности учета соберите комплект документов. Рассмотрим перечень:
Оплата дней ухода за детьми-инвалидами;Возврат НДФЛ;Если ошибка исправляется за прошлые периоды, дополнительно оформите бухгалтерскую справку. В ней укажите, в чем состояла ошибка, за какие месяцы она возникла, какая сумма НДФЛ удержана излишне, когда работник уведомлен и когда налог возвращен.
Проанализируем типичные ошибки бухгалтерии.
Теперь применим выводы к вопросу из темы. Работник спрашивает, нужно ли удерживать НДФЛ с дополнительных дней по уходу за ребенком-инвалидом, и как вернуть налог, если работодатель всегда его удерживал.
Действуйте так:
Возврат НДФЛ.6-НДФЛ и справку о доходах.Главное: возврат делает работодатель как налоговый агент. Работнику не нужно ждать окончания года, чтобы пытаться вернуть этот налог через декларацию 3-НДФЛ, если налог можно вернуть через работодателя по статье 231 НК РФ.
Оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом, предоставленных по статье 262 ТК РФ, не облагается НДФЛ. Основание — пункт 78 статьи 217 НК РФ. Если НДФЛ удерживали, его нужно вернуть работнику как излишне удержанный налог по статье 231 НК РФ.
В 1С используйте специальный документ Оплата дней ухода за детьми-инвалидами и проверьте начисление Оплата дней ухода за детьми-инвалидами на вкладке Налоги, взносы, бухучет. В настройках НДФЛ должно быть указано, что выплата не облагается налогом. Для возврата ранее удержанного налога используйте документ Возврат НДФЛ, заявление работника и проверку отчетов по НДФЛ.
Если ошибка затронула уже сданную отчетность, проанализируйте необходимость корректировки 6-НДФЛ и справок о доходах. Если ошибка была только в текущем месяце и налог еще не удержан, достаточно исправить начисление до выплаты.
Информация носит справочный характер