Рассмотрим ситуацию, которая часто возникает на стыке налоговых периодов: организация начислила арендную плату физическому лицу за декабрь 2025 года, но фактически выплатила ее уже в 2026 году. Вопрос в том, какую ставку НДФЛ применять: ориентироваться на декабрь 2025 года или считать налог по правилам 2026 года на дату выплаты.
Главный вывод такой: для НДФЛ важен не месяц, за который начислена аренда, а дата фактической выплаты дохода физическому лицу. Если арендная плата за декабрь 2025 года выплачена в 2026 году, то для целей НДФЛ это доход 2026 года. Поэтому ставку определяем по доходам, полученным физическим лицом от этого налогового агента с 1 января 2026 года.
Ставка 18% может быть верной, но не автоматически. Разберем подробнее: ставка 18% применяется не потому, что аренда относится к декабрю 2025 года, и не потому, что в 2025 году у физического лица уже был большой доход. Она применяется только в том случае, если на дату выплаты в 2026 году налоговая база, которую учитывает этот налоговый агент с начала 2026 года, уже перешла соответствующий порог прогрессивной шкалы НДФЛ.
Разберем по шагам логику расчета. Доход по аренде транспортного средства выплачивается физическому лицу в денежной форме. Для таких доходов дата фактического получения дохода определяется как день выплаты денег, в том числе день перечисления на банковский счет физического лица.
Это означает, что если акт, начисление или бухгалтерская операция относятся к декабрю 2025 года, но деньги арендодателю перечислены, например, 15 января 2026 года, то для НДФЛ доход считается полученным 15 января 2026 года.
Налоговый период по НДФЛ — календарный год. Поэтому доход, выплаченный в 2026 году, включается в налоговую базу 2026 года. Доходы, которые физическое лицо получило в 2025 году, для определения ставки по этой выплате уже не используются.
Проанализируем это на простом правиле:
Если арендная плата начислена за декабрь 2025 года, но выплачена в декабре 2025 года, то это доход 2025 года.
Если арендная плата начислена за декабрь 2025 года, но выплачена в январе, феврале или любом другом месяце 2026 года, то это доход 2026 года.
Если доход относится к 2026 году, то ставку НДФЛ определяем по налоговой базе 2026 года, сформированной у данного налогового агента.
Именно поэтому ответ с форума корректен: при выплате арендной платы за 2025 год в 2026 году налоговый агент должен определить ставку с учетом доходов, полученных физическим лицом от этого налогового агента начиная с 1 января 2026 года. Доходы 2025 года при расчете ставки по этой выплате значения не имеют.
С 2025 года для основной налоговой базы действует прогрессивная шкала НДФЛ. Для налоговых резидентов РФ по большинству обычных доходов применяются ставки 13%, 15%, 18%, 20% и 22% в зависимости от величины налоговой базы за год.
Рассмотрим шкалу для основной налоговой базы:
13% — с части налоговой базы до 2 400 000 руб. включительно.
15% — с части налоговой базы свыше 2 400 000 руб. до 5 000 000 руб.
18% — с части налоговой базы свыше 5 000 000 руб. до 20 000 000 руб.
20% — с части налоговой базы свыше 20 000 000 руб. до 50 000 000 руб.
22% — с части налоговой базы свыше 50 000 000 руб.
Важно: повышенная ставка применяется не ко всему доходу с начала года, а к соответствующей части налоговой базы. Поэтому формулировка «НДФЛ начислен по ставке 18%» требует проверки. Возможно, вся сумма конкретной выплаты попала в диапазон 18%, а возможно, только часть выплаты должна облагаться по ставке 18%, а другая часть — по ставке 15%.
Посмотрим на пример. Допустим, физическому лицу в 2026 году до выплаты аренды уже начислены и выплачены доходы от этой же организации на сумму 5 100 000 руб. Затем организация выплачивает арендную плату за декабрь 2025 года в размере 100 000 руб. Поскольку налоговая база уже превысила 5 000 000 руб., вся эта выплата попадает в диапазон, где применяется ставка 18%. В такой ситуации удержание НДФЛ по ставке 18% с суммы аренды может быть правильным.
Теперь рассмотрим другой пример. До выплаты аренды налоговая база физического лица у этой организации в 2026 году составила 4 970 000 руб. Организация выплачивает аренду 100 000 руб. В этом случае 30 000 руб. доводят налоговую базу до 5 000 000 руб. и облагаются по ставке 15%, а оставшиеся 70 000 руб. уже превышают 5 000 000 руб. и облагаются по ставке 18%. Значит, удерживать 18% со всей суммы выплаты было бы неправильно.
Еще один пример. Если в 2026 году до выплаты аренды у физического лица не было доходов от этой организации, а сумма арендной платы за декабрь 2025 года составляет 50 000 руб., то применяем ставку 13%, потому что налоговая база с начала 2026 года не превысила 2 400 000 руб.
Рассмотрим подробнее, какие доходы участвуют в расчете. Налоговый агент исчисляет НДФЛ нарастающим итогом с начала налогового периода по доходам, к которым применяется соответствующая прогрессивная шкала.
При этом налоговый агент учитывает доходы, которые сам выплачивает физическому лицу. Доходы, полученные физическим лицом от других организаций или индивидуальных предпринимателей, налоговый агент при расчете своей суммы НДФЛ не учитывает.
Например, если физическое лицо получает зарплату в одной организации и арендную плату за автомобиль в другой организации, то каждая организация как налоговый агент считает НДФЛ по своим выплатам. Первая организация не должна учитывать арендные выплаты второй организации, а вторая организация не должна учитывать зарплату, которую физическое лицо получает у первого работодателя.
Для нашей ситуации это означает следующее: если арендодатель получает в 2026 году доходы от вашей организации, то при выплате аренды за декабрь 2025 года нужно посмотреть совокупную налоговую базу именно по вашей организации с 1 января 2026 года. Если с учетом этой выплаты база переходит в диапазон свыше 5 000 000 руб., появляется ставка 18%.
Разберем важный нюанс. Арендная плата за транспортное средство физическому лицу не становится зарплатой только потому, что арендодатель является сотрудником организации. Это доход по гражданско-правовому договору аренды имущества.
Для НДФЛ по аренде транспортного средства применяется код дохода 2400. Этот код используется для доходов от предоставления в аренду или иного использования транспортных средств, включая автомобильные транспортные средства.
Если договор предусматривает только передачу автомобиля в пользование без услуг по управлению и технической эксплуатации, то мы рассматриваем именно арендный доход. В 1С такой доход обычно отражается как прочий доход физического лица, не связанный с оплатой труда.
Если же договор фактически включает еще и услуги водителя, нужно разделить выплаты. Рассмотрим это отдельно:
Плата за аренду транспортного средства отражается как доход по коду 2400.
Вознаграждение за услуги управления, эксплуатации или иные услуги физического лица отражается отдельно, обычно как выплата по гражданско-правовому договору.
По арендной части и по части услуг могут отличаться правила по страховым взносам, поэтому смешивать все в одну сумму нежелательно.
В рассматриваемом вопросе речь идет именно об аренде транспортного средства. Поэтому ключевой вопрос — дата выплаты и налоговая база 2026 года, а не месяц начисления аренды.
Рассмотрим первый вариант. Организация выплатила арендную плату в 2026 году, но совокупный доход физического лица от этой организации с начала 2026 года не превысил 5 000 000 руб.
В этом случае ставка 18% не применяется. Нужно рассчитать НДФЛ по той ставке, которая соответствует фактической налоговой базе 2026 года:
До 2 400 000 руб. включительно — 13%.
Свыше 2 400 000 руб. до 5 000 000 руб. — 15% с суммы превышения.
Посмотрим на пример. Организация 20 января 2026 года выплачивает физическому лицу аренду автомобиля за декабрь 2025 года в размере 80 000 руб. Других доходов в 2026 году у этого физического лица от этой организации еще не было. Вся сумма 80 000 руб. попадает в первый диапазон прогрессивной шкалы. НДФЛ составит 10 400 руб. по ставке 13%.
Если в 1С в такой ситуации рассчитался НДФЛ 18%, нужно выяснить причину. Возможные причины:
В программе уже есть другие доходы физического лица за 2026 год, которые увеличили налоговую базу.
В документе указана неверная дата выплаты или неверный месяц налогового периода.
Доход ошибочно попал в налоговую базу с некорректной ставкой.
Ранее были введены ручные операции по НДФЛ, которые исказили регистры налогового учета.
В такой ситуации не исправляйте ставку вручную без анализа налоговой базы. Сначала проверьте, из каких доходов сформировалась база физического лица в 2026 году.
Теперь разберем ситуацию, когда ставка 18% действительно может быть правильной. Если на дату выплаты арендной платы в 2026 году налоговая база физического лица у этого налогового агента уже превысила 5 000 000 руб., то сумма превышения облагается по ставке 18%.
Важно не путать два подхода:
Неправильно: «Доход за декабрь 2025 года, значит, смотрим доходы 2025 года».
Правильно: «Выплата прошла в 2026 году, значит, смотрим налоговую базу 2026 года на дату выплаты».
Посмотрим на пример. Физическое лицо является сотрудником организации и одновременно сдает организации автомобиль в аренду. С января по июль 2026 года организация выплатила этому физическому лицу зарплату, премии и арендные платежи на общую сумму 5 200 000 руб. В августе 2026 года организация погашает задолженность по аренде за декабрь 2025 года в размере 150 000 руб. Так как налоговая база у этого налогового агента уже находится в диапазоне свыше 5 000 000 руб., арендная выплата может попасть под ставку 18%.
В этом случае ставка 18% применяется не из-за задолженности за 2025 год, а из-за размера налоговой базы 2026 года.
Рассмотрим промежуточную ситуацию. Она особенно важна, потому что именно здесь часто возникают ошибки.
Допустим, до выплаты аренды налоговая база физического лица у организации в 2026 году составляет 4 950 000 руб. Организация выплачивает 100 000 руб. аренды за декабрь 2025 года. В этом случае выплата пересекает порог 5 000 000 руб.
Разберем по шагам:
До порога 5 000 000 руб. осталось 50 000 руб.
Эти 50 000 руб. облагаются по ставке 15%, потому что они находятся в диапазоне свыше 2 400 000 руб. до 5 000 000 руб.
Оставшиеся 50 000 руб. уже превышают 5 000 000 руб. и облагаются по ставке 18%.
В такой ситуации вся сумма выплаты не должна облагаться по ставке 18%. Налог нужно рассчитать по частям. Если 1С рассчитала налог именно так, это корректно. Если же вся сумма попала в 18%, нужно проверить, какая налоговая база была в регистрах программы до выплаты.
Теперь посмотрим, как подойти к проверке в 1С. Конкретные названия разделов могут отличаться в зависимости от конфигурации и версии, но общая логика остается одинаковой: нужно правильно зафиксировать дату выплаты, вид дохода и налоговую базу.
В 1С:Зарплата и управление персоналом для таких выплат обычно используется документ Начисление прочих доходов. Перед этим в настройках должен быть включен учет прочих доходов физических лиц, не связанных с оплатой труда.
Разберем по шагам:
Откройте настройки расчета зарплаты и проверьте, что в программе разрешена регистрация прочих доходов физических лиц, не связанных с оплатой труда.
Проверьте справочник Виды прочих доходов физлиц.
Для аренды транспортного средства используйте вид дохода, связанный с арендой транспорта.
Проверьте, что для вида дохода указан код НДФЛ 2400.
Создайте или откройте документ Начисление прочих доходов.
В поле Дата выплаты укажите фактическую дату перечисления арендной платы физическому лицу. Если деньги перечислены в 2026 году, дата выплаты должна быть датой 2026 года.
Укажите физическое лицо и сумму арендной платы.
Проведите документ и проверьте расчет НДФЛ.
Ключевое поле — Дата выплаты. Именно оно определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ. Если в этом поле ошибочно указать декабрь 2025 года, программа может отнести доход к 2025 году. Если указать фактическую дату выплаты в 2026 году, программа должна учитывать доход в налоговом периоде 2026 года.
После проведения документа проанализируйте расчет НДФЛ. Если программа применила ставку 18%, проверьте, какие доходы уже накоплены по физическому лицу в 2026 году. Для этого используйте отчеты по НДФЛ, доступные в вашей конфигурации, например анализ НДФЛ по физическому лицу или расшифровку расчета налога.
В 1С:Бухгалтерия предприятия аренда у физического лица может отражаться через бухгалтерские документы и отдельную регистрацию НДФЛ. Если вы вводите только бухгалтерскую операцию по начислению аренды, этого может быть недостаточно для корректного заполнения регистров НДФЛ и отчетности.
Для отражения данных по НДФЛ используется документ Операция учета НДФЛ. Рассмотрим, что важно проверить:
В документе укажите физическое лицо, которому выплачивается арендная плата.
В качестве даты получения дохода укажите фактическую дату выплаты денег.
Если аренда за декабрь 2025 года выплачена в 2026 году, дата получения дохода должна быть датой 2026 года.
Укажите код дохода 2400 для аренды транспортного средства.
Проверьте вид дохода: это прочий доход, относящийся к основной налоговой базе.
Заполните сумму дохода, исчисленный НДФЛ и удержанный НДФЛ.
Проверьте, что удержание налога отражено датой фактической выплаты дохода.
Если НДФЛ отражается вручную, будьте особенно внимательны. Ошибка в дате получения дохода приведет к тому, что сумма попадет не в тот налоговый период или не в тот отчетный период 6-НДФЛ.
Не ориентируйтесь только на дату начисления аренды в бухгалтерском учете. Для бухгалтерского учета расходы могут относиться к декабрю 2025 года, но для НДФЛ доход физического лица возникает в 2026 году, если деньги фактически выплачены в 2026 году.
Если программа рассчитала НДФЛ по ставке 18%, не спешите считать это ошибкой. Разберем контрольный алгоритм.
Проверьте дату выплаты. Она должна совпадать с датой фактического перечисления арендной платы физическому лицу.
Проверьте налоговый период. Если выплата прошла в 2026 году, доход должен попасть в 2026 год.
Проверьте все доходы этого физического лица от вашей организации с 1 января 2026 года.
Проверьте, не были ли введены ручные операции по НДФЛ, которые увеличили налоговую базу.
Проверьте, не задвоены ли доходы: например, аренда могла быть отражена и через зарплатный документ, и через ручную операцию.
Проверьте код дохода. Для аренды транспортного средства должен использоваться 2400.
Проверьте статус физического лица: резидент, нерезидент, сотрудник, не сотрудник. Для рассматриваемого вывода мы исходим из обычной ситуации с физическим лицом — налоговым резидентом РФ.
Если после проверки видно, что налоговая база 2026 года действительно превысила 5 000 000 руб., ставка 18% может быть правильной. Если база не превысила 5 000 000 руб., нужно искать ошибку в данных программы.
Рассмотрим ситуацию, когда бухгалтер начислил аренду за декабрь 2025 года, выплата прошла в 2026 году, но НДФЛ рассчитан с учетом доходов 2025 года. Такой подход неверен.
Разберем порядок исправления:
Определите фактическую дату выплаты арендной платы.
Проверьте, в каком налоговом периоде отражен доход в регистрах НДФЛ.
Если доход ошибочно попал в 2025 год, сторнируйте или исправьте ошибочный документ в порядке, принятом в вашей базе.
Зарегистрируйте доход датой фактической выплаты в 2026 году.
Пересчитайте НДФЛ с учетом налоговой базы 2026 года.
Проверьте 6-НДФЛ за соответствующий период 2026 года.
При необходимости сформируйте корректировки отчетности, если ошибка уже попала в сданные расчеты.
Если ошибка затронула только внутренний расчет до сдачи отчетности, обычно достаточно исправить документы и перепровести расчеты. Если отчетность уже сдана, действуйте аккуратно: сначала определите, какие строки 6-НДФЛ и справки о доходах затронуты, затем принимайте решение о корректировке.
Для 6-НДФЛ также важна дата фактической выплаты. Если арендная плата за декабрь 2025 года выплачена в 2026 году, то доход и удержанный налог отражаются в отчетности 2026 года.
Разберем практический смысл:
Доход не нужно включать в 6-НДФЛ за 2025 год только потому, что аренда начислена за декабрь 2025 года.
Доход нужно отразить в периоде 2026 года, в котором он фактически выплачен.
Удержанный НДФЛ также отражается в периоде удержания, то есть на дату выплаты денег физическому лицу.
Срок перечисления НДФЛ определяйте по дате удержания налога.
Например, если арендная плата перечислена физическому лицу 15 января 2026 года, НДФЛ удерживается 15 января 2026 года. Значит, эта операция относится к периоду 2026 года, а не к декабрю 2025 года.
После удержания НДФЛ налоговый агент должен перечислить налог в бюджет в установленные сроки. Для обычных выплат физическим лицам действует порядок, при котором срок зависит от периода удержания налога.
Разберем общий принцип:
Если НДФЛ удержан с 1-го по 22-е число месяца, перечислите его не позднее 28-го числа этого же месяца.
Если НДФЛ удержан с 23-го числа по последнее число месяца, перечислите его не позднее 5-го числа следующего месяца.
Для удержаний с 23 по 31 декабря действует специальный срок — не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Посмотрим на пример. Если аренду за декабрь 2025 года выплатили 20 января 2026 года, НДФЛ удержан 20 января 2026 года. Такая сумма относится к периоду удержания с 1 по 22 января. Значит, перечисление выполняем по сроку для этого периода.
Если аренду выплатили 30 января 2026 года, НДФЛ удержан 30 января 2026 года. Такая сумма относится к периоду с 23 января по последнее число месяца. Значит, срок перечисления будет уже другим.
Проанализируем еще одну частую ошибку. Иногда бухгалтер хочет «закрыть» НДФЛ декабрем 2025 года, потому что аренда относится к декабрю. Но удержать НДФЛ можно только из фактически выплачиваемого дохода.
Если деньги физическому лицу в декабре 2025 года не перечислялись, удерживать НДФЛ за счет несуществующей выплаты нельзя. Налоговый агент удерживает налог непосредственно из дохода при его фактической выплате.
Поэтому для аренды за декабрь 2025 года, выплаченной в 2026 году, корректная логика такая:
В бухгалтерском учете признаем расход по правилам бухгалтерского и налогового учета организации.
Для НДФЛ ждем фактической выплаты физическому лицу.
На дату выплаты определяем налоговую базу 2026 года.
На эту же дату исчисляем и удерживаем НДФЛ.
Перечисляем НДФЛ в бюджет по сроку, который соответствует дате удержания.
Рассмотрим ситуацию, когда автомобиль арендуется у работника организации. Сам факт трудовых отношений не меняет дату получения арендного дохода. Арендная плата все равно признается доходом на дату фактической выплаты.
Но при расчете прогрессивной шкалы появляется важный нюанс: организация как налоговый агент учитывает все доходы этого физического лица, которые она сама выплатила и которые относятся к соответствующей налоговой базе. Поэтому зарплата, премии и арендная плата, выплаченные одной и той же организацией, могут вместе повлиять на достижение порогов 2 400 000 руб., 5 000 000 руб., 20 000 000 руб. и 50 000 000 руб.
Посмотрим на пример. Работник получает высокую зарплату и одновременно сдает организации автомобиль в аренду. К моменту выплаты арендной платы в 2026 году его налоговая база у работодателя уже превысила 5 000 000 руб. В этом случае арендный доход может облагаться по ставке 18%, потому что организация считает НДФЛ нарастающим итогом по своим выплатам за 2026 год.
Если же арендодатель не является сотрудником и получает от организации только арендную плату, то ставка 18% появится только тогда, когда арендные и другие облагаемые выплаты от этой же организации в 2026 году превысят соответствующий порог.
Отдельно рассмотрим договор аренды транспортного средства с экипажем. В такой ситуации нужно внимательно посмотреть условия договора. Если физическое лицо не только предоставляет автомобиль, но и оказывает услуги по управлению или эксплуатации, выплаты лучше разделить на две части.
Арендная плата за использование автомобиля — доход от аренды транспортного средства, код 2400.
Оплата услуг водителя или услуг по эксплуатации — отдельный доход по гражданско-правовому договору.
Такое разделение помогает правильно определить код дохода, налоговую базу, страховые взносы и отражение в отчетности. Если в договоре все указано одной суммой, возникают риски неправильной квалификации выплаты.
Но для вопроса о ставке 18% базовый принцип остается тем же: смотрим дату фактической выплаты и налоговую базу 2026 года у налогового агента.
Чтобы быстро проверить правильность расчета НДФЛ по аренде транспортного средства за декабрь 2025 года, выплаченной в 2026 году, используйте следующий алгоритм.
Определите дату фактической выплаты арендной платы физическому лицу.
Если выплата прошла в 2026 году, относите доход к налоговому периоду 2026 года.
Не включайте доходы 2025 года в расчет ставки по этой выплате.
Соберите налоговую базу физического лица у вашей организации с 1 января 2026 года по дату выплаты.
Определите, какой диапазон прогрессивной шкалы достигнут на дату выплаты.
Проверьте, полностью или частично выплата попадает в диапазон ставки 18%.
Проверьте в 1С дату выплаты, дату получения дохода, код дохода 2400 и вид дохода.
Проверьте, что доход отражен в отчетности 2026 года, а не 2025 года.
Проверьте срок перечисления НДФЛ по дате удержания.
Сделаем итоговый вывод. Если арендная плата за транспортное средство за декабрь 2025 года выплачена физическому лицу в 2026 году, то для целей НДФЛ это доход 2026 года. Налоговый агент исчисляет НДФЛ на дату фактического получения дохода, то есть на дату выплаты денег.
Ставка 18% будет верной только тогда, когда с учетом доходов, полученных физическим лицом от этого налогового агента с 1 января 2026 года, соответствующая часть налоговой базы попадает в диапазон свыше 5 000 000 руб.
Если доходы 2026 года у этого налогового агента не достигли порога для ставки 18%, применять 18% к арендной плате нельзя. В этом случае используйте ставку 13% или 15% в зависимости от величины налоговой базы 2026 года.
В 1С проверьте прежде всего дату выплаты и дату получения дохода. Для аренды транспортного средства используйте код дохода 2400. В 1С:ЗУП применяйте документ Начисление прочих доходов, а в 1С:Бухгалтерии при необходимости регистрируйте данные через Операция учета НДФЛ. Доход должен попасть в налоговый период 2026 года, если фактическая выплата произведена в 2026 году.
Информация носит справочный характер