Рассмотрим ситуацию, когда ООО заключает с физическим лицом договор аренды транспортного средства без экипажа. В объявлении физическое лицо указало стоимость аренды автомобиля — 1200 рублей в день. У организации возникает вопрос: можно ли перечислять арендодателю 1044 рубля в день, удерживая НДФЛ 156 рублей, или нужно увеличить сумму договора так, чтобы физическое лицо фактически получало на руки именно 1200 рублей?
Разберем вопрос по шагам. Основной вывод такой: если в договоре аренды указать арендную плату 1200 рублей в день, то эта сумма будет доходом физического лица до удержания НДФЛ. ООО как налоговый агент должно исчислить, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет, а физическому лицу выплатить сумму за вычетом налога. При ставке 13% физическое лицо получит 1044 рубля, а 156 рублей организация перечислит в бюджет как НДФЛ.
Если же стороны договорились, что физическое лицо должно получить именно 1200 рублей «на руки», то в договоре нужно указать большую сумму арендной платы — доход до удержания НДФЛ. При ставке 13% ориентировочная сумма договора составит 1379,31 рубля в день, чтобы после удержания НДФЛ физическое лицо получило около 1200 рублей. Но такой вариант нужно прямо согласовать с арендодателем и корректно прописать в договоре.
Когда ООО арендует транспортное средство у обычного физического лица, которое не является ИП и не применяет специальный налоговый режим как самозанятый, организация становится источником выплаты дохода. В этом случае ООО признается налоговым агентом по НДФЛ.
Это означает, что организация должна выполнить три действия:
Начислить доход физическому лицу в виде арендной платы по договору аренды.
Исчислить НДФЛ с суммы начисленного дохода.
Удержать НДФЛ при фактической выплате дохода и перечислить налог в бюджет.
Посмотрим на важную деталь. НДФЛ — это налог физического лица, а не дополнительный расход организации сверх суммы договора. Организация только удерживает налог из дохода физического лица и перечисляет его в бюджет. Поэтому, если в договоре написано «арендная плата 1200 рублей в день», эта сумма считается доходом арендодателя. Из нее и удерживается налог.
Важно: нельзя рассматривать НДФЛ как аналог НДС. При НДС стороны часто специально указывают цену «с НДС» или «без НДС». С НДФЛ логика другая: сумма, указанная в договоре с физическим лицом, является его доходом, а налоговый агент удерживает налог из этого дохода при выплате.
Рассмотрим базовый вариант. В договоре аренды автомобиля без экипажа указано:
Арендная плата составляет 1200 рублей за каждый день аренды.
Если физическое лицо является налоговым резидентом РФ и применяется ставка НДФЛ 13%, расчет будет таким:
Начисленный доход физического лица — 1200 рублей.
НДФЛ — 1200 рублей × 13% = 156 рублей.
Сумма к выплате физическому лицу — 1200 рублей − 156 рублей = 1044 рубля.
Сумма к перечислению в бюджет — 156 рублей.
В этом варианте организация не занижает выплату. Она исполняет обязанность налогового агента: начисляет доход 1200 рублей, удерживает из него НДФЛ 156 рублей и перечисляет физическому лицу 1044 рубля.
Вывод: если договорная арендная плата составляет 1200 рублей в день, то выплата физическому лицу 1044 рубля после удержания НДФЛ является правильной. Сумма 156 рублей не остается у организации, а перечисляется в бюджет за физическое лицо.
Проанализируем причину спора. Физическое лицо в объявлении указало цену 1200 рублей в день. Для бытового понимания арендодатель может считать, что это сумма, которую он хочет получить на карту. Но для налогового учета нужно смотреть на формулировку договора.
Если в договоре указано просто «арендная плата составляет 1200 рублей в день», то эта сумма является начисленным доходом физического лица. Арендодатель получает доход в размере 1200 рублей, но часть этого дохода удерживается налоговым агентом и перечисляется в бюджет.
Иными словами, физическое лицо экономически получает весь доход 1200 рублей, но не полностью деньгами на карту:
1044 рубля поступают физическому лицу на расчетный счет или карту;
156 рублей перечисляются в бюджет как НДФЛ с его дохода.
Поэтому организация не занижает арендную плату, если выплачивает 1044 рубля при договорной сумме 1200 рублей. Она выполняет законное удержание налога.
Практический совет: до подписания договора проговорите с физическим лицом, что сумма в договоре — это сумма до удержания НДФЛ. Многие физлица не понимают разницу между «начислено» и «получено на руки», поэтому лучше объяснить это заранее, чтобы не возник спор при первой выплате.
Рассмотрим первый и самый простой вариант. Стороны согласны, что 1200 рублей в день — это арендная плата до удержания НДФЛ. Тогда в договоре можно использовать такую формулировку:
«Размер арендной платы составляет 1200 рублей за каждый день аренды. Арендатор, являясь налоговым агентом, исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ с суммы арендной платы в порядке, установленном законодательством РФ. Выплата арендной платы арендодателю производится за вычетом удержанного НДФЛ.»
Такая формулировка безопасна для организации. Она показывает налоговой инспекции, что стороны понимают налоговый порядок, а организация исполняет обязанности налогового агента.
Можно добавить расчетный пример прямо в договор или приложение к нему:
«При применении ставки НДФЛ 13% сумма НДФЛ с арендной платы 1200 рублей составляет 156 рублей, сумма к выплате арендодателю составляет 1044 рубля. При изменении налоговой ставки или налогового статуса арендодателя сумма НДФЛ определяется арендатором в соответствии с законодательством РФ.»
Последняя фраза полезна, потому что ставка НДФЛ может зависеть от налогового статуса физического лица, суммы доходов и действующих правил налогообложения. Не нужно жестко фиксировать только 13% как единственно возможную ставку на весь срок договора.
Теперь рассмотрим второй вариант. Физическое лицо говорит: «Я хочу получать 1200 рублей в день именно на карту, уже после всех налогов». В таком случае нельзя просто указать в договоре 1200 рублей и выплатить 1200 рублей, а НДФЛ перечислить дополнительно за счет ООО.
НДФЛ должен удерживаться из дохода физического лица. Уплата НДФЛ за счет средств налогового агента в обычной ситуации не допускается. Поэтому если физическое лицо должно получить 1200 рублей после удержания налога, нужно увеличить договорную сумму арендной платы.
При ставке НДФЛ 13% расчет делаем так:
Сумма к выплате на руки — 1200 рублей.
Доход до НДФЛ должен составлять: 1200 рублей / 87% = 1379,31 рубля.
НДФЛ ориентировочно составит: 1379,31 рубля × 13% = 179,31 рубля.
Сумма после удержания налога составит около 1200 рублей.
С учетом правил округления НДФЛ до полных рублей итоговая сумма к выплате может немного отличаться на копейки. Поэтому в договоре лучше не обещать «ровно 1200 рублей на руки при любых обстоятельствах», а установить корректную сумму арендной платы до удержания НДФЛ.
Например, можно указать:
«Размер арендной платы составляет 1379,31 рубля за каждый день аренды. Арендатор, являясь налоговым агентом, удерживает НДФЛ из суммы арендной платы и перечисляет его в бюджет. Сумма к выплате арендодателю определяется как размер арендной платы за вычетом удержанного НДФЛ.»
Такой вариант означает, что расходы ООО по договору будут выше. Организация начислит доход физическому лицу в размере 1379,31 рубля в день, удержит НДФЛ и выплатит физическому лицу сумму за вычетом налога.
Выберем вариант исходя из договоренности сторон. Здесь нет универсального ответа, потому что налоговый учет зависит от того, о какой цене стороны фактически договорились.
Если физическое лицо указало 1200 рублей как цену аренды по договору, указывайте в договоре 1200 рублей в день. Из этой суммы удерживайте НДФЛ. К выплате при ставке 13% будет 1044 рубля.
Если физическое лицо хочет получить 1200 рублей именно на руки, согласуйте большую сумму договора. При ставке 13% ориентируйтесь на 1379,31 рубля в день до удержания НДФЛ.
Главное правило: сумма в договоре аренды с физическим лицом — это начисленный доход арендодателя. НДФЛ удерживается из этой суммы. Если стороны хотят обеспечить физлицу конкретную сумму после налога, нужно увеличить договорную арендную плату, а не платить НДФЛ сверх договора за счет ООО.
Разберем важный практический вопрос. В договорах с физическими лицами иногда пытаются писать: «1200 рублей, в том числе НДФЛ» или «1200 рублей без НДФЛ». Такие формулировки могут создавать путаницу.
НДФЛ не является косвенным налогом, который включается в цену по аналогии с НДС. НДФЛ — это налог с дохода физического лица. Поэтому лучше формулировать договор не через «с НДФЛ» или «без НДФЛ», а через понятные юридические конструкции:
указываем размер арендной платы;
указываем, что арендатор является налоговым агентом;
указываем, что арендатор удерживает НДФЛ из суммы арендной платы;
указываем, что физическому лицу выплачивается сумма за вычетом удержанного налога.
Посмотрим на безопасную формулировку:
«Арендная плата составляет 1200 рублей за каждый день аренды. Из суммы арендной платы арендатор удерживает НДФЛ в соответствии с законодательством РФ. Обязанность арендатора по выплате арендной платы считается исполненной в части суммы, перечисленной арендодателю, и суммы НДФЛ, перечисленной арендатором в бюджет в качестве налогового агента.»
Такая формулировка особенно полезна, если договор будет проверять налоговая. Она показывает, что организация не занизила выплату, а разделила начисленный доход на сумму к перечислению физическому лицу и сумму удержанного налога.
Рассмотрим вариант, когда организация решила указать в договоре 1044 рубля в день, потому что именно столько физическое лицо фактически получит после удержания НДФЛ. Такой вариант возможен только если стороны действительно договорились, что арендная плата составляет 1044 рубля до удержания налога.
Но если в объявлении и переговорах фигурировала цена 1200 рублей, а в договоре указали 1044 рубля, может возникнуть спор с арендодателем. Физическое лицо может сказать, что ожидало 1200 рублей, а договор составлен не так, как обсуждалось.
Кроме того, если в договоре указать 1044 рубля как арендную плату, НДФЛ нужно будет удерживать уже с 1044 рублей:
Начисленный доход — 1044 рубля.
НДФЛ 13% — 135,72 рубля, с учетом округления — 136 рублей.
Сумма к выплате физическому лицу — примерно 908 рублей.
Поэтому указывать 1044 рубля в договоре как размер арендной платы нельзя, если вы хотите, чтобы это была сумма после удержания НДФЛ. В договоре должна быть указана именно начисленная арендная плата, а не сумма «на руки», если иное специально не расписано через механизм расчета.
Вывод: если договорная цена аренды — 1200 рублей, не занижайте ее до 1044 рублей. Укажите 1200 рублей как арендную плату и отдельно пропишите удержание НДФЛ.
Рассмотрим дополнительный вопрос, который часто возникает вместе с НДФЛ. Договор аренды транспортного средства без экипажа — это договор о передаче имущества во временное владение и пользование. По такому договору физическое лицо не выполняет работы и не оказывает услуги своими силами. Оно предоставляет имущество — автомобиль.
Поэтому выплаты по договору аренды автомобиля без экипажа обычному физическому лицу, как правило, не облагаются страховыми взносами. Организация удерживает НДФЛ, но не начисляет страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ, потому что выплата производится за пользование имуществом, а не за труд или услуги.
Здесь важно правильно оформить именно договор аренды без экипажа. Если в договор включить обязанности физического лица управлять автомобилем, перевозить сотрудников, оказывать услуги водителя, обслуживать автомобиль как исполнитель, ситуация изменится. Тогда часть выплат может быть признана вознаграждением за услуги, и вопрос страховых взносов нужно будет рассматривать отдельно.
Практический вывод: если вам нужна именно аренда автомобиля без экипажа, не включайте в договор обязанности физического лица управлять автомобилем или выполнять функции водителя. Пропишите, что арендодатель передает транспортное средство без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации.
Разберем этот момент подробнее, потому что он влияет на налоги и документы. При аренде транспортного средства без экипажа арендодатель передает автомобиль, а арендатор сам организует его эксплуатацию. Управление автомобилем осуществляет сам арендатор, его работник или иное лицо, допущенное арендатором.
При аренде с экипажем арендодатель не только предоставляет транспортное средство, но и оказывает услуги по управлению и технической эксплуатации. То есть возникает не только имущественный элемент, но и элемент услуг.
В нашей ситуации речь идет об аренде без экипажа. Поэтому в договоре важно закрепить:
предмет договора — передача транспортного средства во временное владение и пользование;
отсутствие обязанности арендодателя управлять транспортным средством;
порядок передачи автомобиля по акту;
размер арендной платы;
порядок удержания НДФЛ;
ответственность за эксплуатацию, ремонт, топливо, штрафы, страховку и возврат автомобиля.
Такая структура поможет подтвердить, что организация оплачивает именно аренду имущества, а не скрытое вознаграждение за услуги физического лица.
Чтобы договор выдержал проверку, оформите не только сам договор, но и комплект первичных документов. Рассмотрим минимальный набор.
Договор аренды транспортного средства без экипажа. В нем укажите стороны, предмет аренды, данные автомобиля, срок аренды, размер арендной платы и порядок удержания НДФЛ.
Акт приема-передачи автомобиля. Зафиксируйте дату передачи, состояние автомобиля, пробег, комплектацию, документы и ключи.
График или расчет арендной платы. Если аренда оплачивается по дням, укажите количество дней аренды и сумму начисленной платы.
Акт возврата автомобиля. Оформите его при прекращении аренды.
Платежные документы. Подтвердите перечисление суммы физическому лицу за вычетом НДФЛ.
Документы по перечислению НДФЛ. Подтвердите, что удержанный налог перечислен в бюджет.
Документы по эксплуатации автомобиля. При необходимости оформляйте путевые листы, приказы о закреплении автомобиля, документы на ГСМ и служебное использование.
Важно: если автомобиль используется в деятельности ООО, расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Налоговая может проверить не только НДФЛ, но и реальность аренды, производственную необходимость автомобиля, фактическое использование транспорта в деятельности организации.
Посмотрим на пример формулировки для договора, если стороны договорились о 1200 рублях в день как о сумме дохода до НДФЛ.
«Размер арендной платы за пользование транспортным средством составляет 1200 рублей за каждый день аренды. Арендатор, являясь налоговым агентом в отношении доходов арендодателя — физического лица, исчисляет, удерживает и перечисляет НДФЛ с суммы арендной платы в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Выплата арендной платы арендодателю производится за вычетом удержанного НДФЛ. При применении ставки НДФЛ 13% сумма к выплате арендодателю за один день аренды составляет 1044 рубля, сумма удержанного НДФЛ составляет 156 рублей.»
Можно использовать и более универсальную формулировку без фиксации конкретной ставки:
«Размер арендной платы составляет 1200 рублей за каждый день аренды. Из суммы арендной платы арендатор удерживает НДФЛ по ставке, применяемой в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации на дату выплаты дохода. Сумма, перечисляемая арендодателю, определяется как арендная плата за вычетом удержанного НДФЛ.»
Второй вариант гибче. Он подходит, если договор долгосрочный и организация не хочет каждый раз менять договор при изменении налоговой ставки, налогового статуса физического лица или порядка исчисления НДФЛ.
Теперь посмотрим на вариант, когда физическое лицо хочет фактически получать 1200 рублей на руки. Тогда нужно прописать не 1200 рублей, а увеличенную сумму арендной платы.
Пример формулировки:
«Размер арендной платы составляет 1379,31 рубля за каждый день аренды. Арендатор, являясь налоговым агентом, удерживает НДФЛ из суммы арендной платы и перечисляет его в бюджет в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Сумма, перечисляемая арендодателю, определяется как арендная плата за вычетом удержанного НДФЛ.»
При такой формулировке физическое лицо будет получать около 1200 рублей после удержания НДФЛ при ставке 13%. Но нужно учитывать округление налога до полных рублей и возможное применение других ставок НДФЛ.
Важно: не пишите в договоре, что «НДФЛ уплачивается за счет арендатора сверх суммы арендной платы». Такая формулировка рискованна, потому что налог должен удерживаться из дохода физического лица.
В примере используется ставка 13%, потому что при арендной плате 1200 рублей в день в большинстве обычных ситуаций именно она будет применяться к текущим выплатам. Но с учетом действующих правил НДФЛ ставка может зависеть от совокупного размера налоговой базы физического лица.
Разберем практический подход. ООО как налоговый агент считает НДФЛ по доходам, которые само выплачивает этому физическому лицу. Если выплаты от вашей организации не превышают установленный лимит для ставки 13%, удерживайте НДФЛ по ставке 13%. Если доходы, выплаченные вашей организацией этому физлицу, превысят порог, применяйте повышенную ставку к части превышения по действующим правилам.
Поэтому в договоре лучше указывать не конкретное обещание «НДФЛ всегда 13%», а общую формулировку: «НДФЛ удерживается по ставке, установленной законодательством РФ на дату выплаты дохода».
Такой подход защищает организацию, если в течение года налоговая база физического лица по выплатам от вашей организации станет больше и ставка изменится.
Перед подписанием договора разберем статус арендодателя. Это важно, потому что порядок налогов зависит от того, кто именно сдает автомобиль.
Обычное физическое лицо. ООО является налоговым агентом, удерживает НДФЛ и отражает доход в отчетности по НДФЛ.
Индивидуальный предприниматель. Если автомобиль сдает ИП в рамках предпринимательской деятельности, порядок может быть другим. Обычно организация не удерживает НДФЛ, если ИП сам платит налоги по своему режиму, но нужно проверить документы и статус.
Самозанятый. Если физическое лицо применяет налог на профессиональный доход и аренда автомобиля допустима в рамках его деятельности, организация обычно не удерживает НДФЛ при наличии корректного чека самозанятого. Но статус самозанятого нужно проверять, а чек получать на каждую выплату.
Нерезидент РФ. Если физическое лицо не является налоговым резидентом РФ, ставка НДФЛ может отличаться. Перед выплатой уточните налоговый статус.
В исходной ситуации речь идет об обычном физическом лице. Поэтому применяем стандартный порядок: начисляем арендную плату, удерживаем НДФЛ, перечисляем физлицу сумму за вычетом налога и отражаем выплату в отчетности.
В теме нет примеров кода 1С, поэтому программный код добавлять не будем. Но рассмотрим, какие объекты и разделы 1С обычно используются для отражения аренды автомобиля у физического лица.
В зависимости от конфигурации используйте справочники и документы Контрагенты, ФизическиеЛица, ДоговорыКонтрагентов, ПоступлениеУслуг, ОперацияБух, СписаниеСРасчетногоСчета, ОтражениеЗарплатыВБухучете, НачислениеПрочихДоходов, НДФЛ, 6-НДФЛ, СправкиОДоходах. Конкретный набор документов зависит от того, ведете ли вы учет в 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗарплатаИКадры или используете обмен между базами.
Разберем общий порядок действий в 1С:
Создайте физическое лицо. Заполните ФИО, ИНН при наличии, паспортные данные, дату рождения и налоговый статус. Это нужно для корректного учета НДФЛ.
Создайте контрагента. В справочнике Контрагенты заведите арендодателя как физическое лицо. Свяжите его с элементом справочника ФизическиеЛица, если конфигурация это предусматривает.
Создайте договор аренды. В ДоговорыКонтрагентов укажите вид договора, срок действия, валюту, порядок расчетов и ставку арендной платы.
Отразите начисление арендной платы. В зависимости от конфигурации используйте документ поступления услуг, операцию вручную или документ начисления прочего дохода физическому лицу.
Исчислите НДФЛ. Проверьте, что программа рассчитала налог с суммы начисленного дохода, а не с суммы к выплате.
Выплатите сумму за вычетом НДФЛ. В платежном документе укажите сумму к перечислению физическому лицу, например 1044 рубля за один день при договорной сумме 1200 рублей и ставке 13%.
Перечислите НДФЛ в бюджет. Сформируйте платеж по НДФЛ в установленный срок.
Проверьте отражение в 6-НДФЛ. Доход физического лица и удержанный налог должны попасть в отчетность по НДФЛ.
Важно: при настройке учета в 1С проверьте, чтобы сумма 1200 рублей попадала в доход физического лица, а сумма 1044 рубля отражалась как фактическая выплата после удержания НДФЛ. Ошибка возникает, если бухгалтер вводит в программу только сумму к выплате и программа дополнительно удерживает НДФЛ уже с нее.
Посмотрим на типовую бухгалтерскую логику. Расходы по аренде автомобиля могут относиться на счета затрат в зависимости от того, где используется автомобиль. Например, могут применяться счета 20, 25, 26, 44 или иной счет учета расходов.
Расчеты с физическим лицом по договору аренды можно отражать через счет 76, если физическое лицо не является сотрудником организации. Расчеты по НДФЛ отражаются через счет 68 по соответствующей аналитике.
Условный пример хозяйственной логики при арендной плате 1200 рублей в день:
Начислена арендная плата физическому лицу — 1200 рублей.
Удержан НДФЛ — 156 рублей.
Перечислено физическому лицу — 1044 рубля.
Перечислен НДФЛ в бюджет — 156 рублей.
В 1С конкретные проводки зависят от способа отражения операции и настроек учета. Главное — сохранить экономическую суть: начисленный доход физического лица равен договорной арендной плате, а выплата на карту производится за минусом удержанного НДФЛ.
Да, доход физического лица от сдачи имущества в аренду нужно отразить в отчетности по НДФЛ. ООО как налоговый агент отражает начисленный и выплаченный доход, исчисленный и удержанный налог.
Разберем на примере одного дня аренды:
Доход физического лица — 1200 рублей.
Удержанный НДФЛ — 156 рублей.
Сумма фактической выплаты — 1044 рубля.
В отчетности по НДФЛ показывайте именно доход 1200 рублей, а не только сумму, перечисленную на карту. Если показать только 1044 рубля, налоговая база будет занижена, потому что удержанный НДФЛ тоже является частью дохода физического лица.
Важно: дата фактического получения дохода по арендной плате обычно определяется по дате выплаты денежных средств физическому лицу. НДФЛ удерживается при выплате дохода. Срок перечисления НДФЛ определяйте по действующим правилам для налоговых агентов на дату выплаты.
Проанализируем типичные ошибки, которые приводят к претензиям налоговой или конфликту с арендодателем.
Ошибка 1: указывают в договоре сумму к выплате после НДФЛ как арендную плату. Если написать 1044 рубля как арендную плату, НДФЛ нужно удерживать уже с 1044 рублей. Поэтому не подменяйте начисленный доход суммой на руки.
Ошибка 2: обещают физлицу 1200 рублей на руки, но в договоре указывают 1200 рублей. В таком случае после удержания НДФЛ физическое лицо получит меньше. Это может привести к спору.
Ошибка 3: организация платит физлицу 1200 рублей и дополнительно перечисляет НДФЛ из своих средств. Такой подход рискован, потому что НДФЛ должен удерживаться из дохода налогоплательщика.
Ошибка 4: не отражают арендную плату в 6-НДФЛ. Доход от аренды имущества у физлица должен попасть в отчетность налогового агента.
Ошибка 5: начисляют страховые взносы на аренду без экипажа. Если это действительно аренда имущества без услуг, страховые взносы обычно не начисляются.
Ошибка 6: не проверяют статус физического лица. Если арендодатель является ИП или самозанятым, порядок налогообложения может отличаться.
Ошибка 7: смешивают аренду автомобиля и услуги водителя. Если физическое лицо фактически управляет автомобилем, это уже не простая аренда без экипажа.
Чтобы избежать конфликта, объясните арендодателю порядок простыми словами до подписания договора. Можно сказать так:
«В договоре мы указываем арендную плату 1200 рублей в день. Для вас это доход. По закону наша организация является налоговым агентом, поэтому мы обязаны удержать НДФЛ из этой суммы и перечислить его в бюджет. При ставке 13% на карту будет перечислено 1044 рубля, а 156 рублей уйдет в бюджет как ваш налог.»
Если физическое лицо отвечает, что хочет получать именно 1200 рублей на карту, объясните второй вариант:
«Тогда нужно изменить договорную сумму. Чтобы после удержания НДФЛ вы получали около 1200 рублей, арендная плата в договоре должна быть больше — примерно 1379,31 рубля в день при ставке 13%.»
Такой разговор лучше провести до подписания договора. Тогда обе стороны будут понимать, какую сумму они согласовали: сумму до НДФЛ или сумму после НДФЛ.
Для налоговой проверки безопасен любой вариант, если он правильно оформлен и соответствует фактической договоренности сторон. Налоговую интересует не то, какую цену стороны выбрали, а правильно ли организация:
определила доход физического лица;
исчислила НДФЛ;
удержала НДФЛ из дохода;
перечислила НДФЛ в бюджет;
отразила доход и налог в отчетности;
подтвердила реальность аренды автомобиля документами.
Если в договоре указано 1200 рублей и из этой суммы удержан НДФЛ, налоговая не должна считать выплату заниженной только потому, что физическому лицу перечислено 1044 рубля. Удержанный налог является частью дохода физического лица, просто эта часть направлена в бюджет.
Безопасная формула для договора: указывайте арендную плату как начисленную сумму, отдельно прописывайте удержание НДФЛ и выплату за вычетом налога.
Вернемся к исходным цифрам. Физическое лицо указало стоимость аренды 1200 рублей в день. Если стороны не уточняли, что это сумма «на руки», в договоре можно указать 1200 рублей в день как арендную плату. Тогда расчет будет следующим:
Арендная плата по договору — 1200 рублей в день.
НДФЛ 13% — 156 рублей.
Сумма к выплате физическому лицу — 1044 рубля.
Сумма к перечислению в бюджет — 156 рублей.
Если физическое лицо подтвердит, что хочет получить именно 1200 рублей после удержания НДФЛ, используйте другой расчет:
Желаемая сумма к выплате — 1200 рублей.
Арендная плата до НДФЛ при ставке 13% — примерно 1379,31 рубля.
НДФЛ — примерно 179 рублей с учетом округления.
Сумма к выплате — около 1200 рублей.
Итоговый вывод: организация имеет право выплатить физическому лицу 1044 рубля, если в договоре арендная плата составляет 1200 рублей в день и НДФЛ удерживается из этой суммы. Это не занижение выплаты, а правильное исполнение обязанности налогового агента. Если же стороны договорились о 1200 рублях именно на руки, увеличьте договорную сумму до начисленного дохода, из которого можно удержать НДФЛ.
Подведем итог и зафиксируем практическое решение.
Уточните у физического лица, что означает цена 1200 рублей в день. Это сумма до удержания НДФЛ или сумма, которую он хочет получить на руки.
Если 1200 рублей — это цена аренды, укажите в договоре 1200 рублей в день, удержите НДФЛ 156 рублей и выплатите физическому лицу 1044 рубля.
Если 1200 рублей — это желаемая сумма на руки, укажите в договоре увеличенную арендную плату, например около 1379,31 рубля в день при ставке НДФЛ 13%.
Обязательно пропишите в договоре обязанность арендатора удерживать НДФЛ. Это поможет избежать спора с физическим лицом и вопросов при проверке.
Не платите НДФЛ сверх договора за счет ООО. Налог должен удерживаться из дохода физического лица.
Не начисляйте страховые взносы, если это действительно аренда автомобиля без экипажа. Следите, чтобы договор не содержал признаков услуг водителя или иных работ физического лица.
Отразите доход в отчетности по НДФЛ. В 6-НДФЛ показывайте начисленный доход физического лица, а не только сумму, перечисленную на карту.
Для рассматриваемой ситуации наиболее логичный вариант такой: в договоре укажите арендную плату 1200 рублей в день, отдельно пропишите удержание НДФЛ, физическому лицу перечисляйте 1044 рубля, а 156 рублей перечисляйте в бюджет. Предварительно объясните арендодателю, что 1200 рублей — это его доход до налога. Если он не согласен и хочет 1200 рублей после налога, пересогласуйте цену договора.
Информация носит справочный характер