Проанализируем ситуацию: организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы», является плательщиком НДС по специальной ставке 5%, ведет розничную торговлю через магазин и обменивается данными с 1С:Розница. В магазин приходят сотрудники завода. Часть стоимости покупки они оплачивают сами наличными или банковской картой, а оставшуюся часть компенсирует завод. При этом завод одновременно является поставщиком организации, поэтому компенсацию не перечисляют деньгами, а закрывают взаимозачетом с задолженностью организации перед этим заводом.
Главная проблема в такой схеме обычно возникает не из-за самой компенсации, а из-за того, что в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 используются документы, которые не формируют правильные движения по налоговым регистрам УСН и НДС. Если взаимозачет делать только документом Операция, введенная вручную, бухгалтерские проводки могут получиться внешне правильными, но КУДиР и регистры НДС могут не получить нужных движений. В результате программа начинает включать в доходы УСН сумму вместе с НДС либо признает доход не на ту дату.
Разберем по шагам, что происходит в учете. В магазине продается товар физическому лицу. Для целей НДС возникает реализация товара. Если организация применяет ставку НДС 5%, то НДС нужно начислить с продажной стоимости товара. Если розничная цена уже включает НДС, налог считается расчетным способом: сумма реализации умножается на 5/105.
Для УСН ситуация другая: доходы признаются кассовым методом. Это значит, что для налога при УСН важна не только дата реализации товара, но и дата оплаты. Оплатой считается не только поступление денег в кассу или на расчетный счет, но и погашение задолженности другим способом, в том числе взаимозачетом. Поэтому часть, которую сотрудник завода оплатил наличными или картой, попадает в доходы УСН на дату такой оплаты. Часть, которую компенсирует завод путем зачета, попадает в доходы УСН на дату взаимозачета.
НДС в доходы УСН включать не нужно. Если товар продан за цену, включающую НДС 5%, то в КУДиР должен попасть доход без НДС. Например, при продаже на 10 500 руб., в том числе НДС 5% — 500 руб., доход для УСН должен составить 10 000 руб., а не 10 500 руб.
Рассмотрим важный момент: компенсация завода не должна восприниматься как «сумма без НДС», если по договору завод фактически оплачивает часть стоимости товара за своего сотрудника. В этом случае это не отдельная необлагаемая компенсация, а часть оплаты розничной реализации. Значит, общую продажную стоимость товара нужно разделить на две части оплаты: первая часть оплачена физлицом, вторая часть погашена заводом через взаимозачет.
Перед настройкой документов в 1С рассмотрим юридическую формулировку договора. В подобных ситуациях возможны разные модели, и от них зависит, какие документы использовать.
Модель 1: завод оплачивает часть стоимости покупки за сотрудника. Это наиболее логичная схема для описанной ситуации. Покупателем в рознице остается физическое лицо, но часть его обязательства перед магазином исполняет третье лицо — завод. Тогда полная стоимость товара облагается НДС как розничная реализация, а компенсация завода является оплатой части этой реализации. В 1С нужно отразить полную продажу, затем поступление оплаты от физлица и погашение оставшейся задолженности через взаимозачет с заводом.
Модель 2: магазин предоставляет сотруднику скидку, а завод компенсирует магазину сумму скидки. Эта схема более рискованная. Если компенсация прямо зависит от количества и стоимости проданных товаров, налогово она все равно связана с оплатой реализации. Ее безопаснее включать в налоговую базу по НДС и в доходы УСН без НДС. Если же компенсацию оформить как отдельную услугу заводу, нужно отдельно определить предмет услуги, стоимость, НДС и первичные документы. Просто назвать часть оплаты «компенсацией» недостаточно.
Модель 3: покупателем товара является завод, а сотрудники только получают товар. Тогда это уже не обычная розничная продажа физлицам, а реализация юридическому лицу. В таком случае нужно оформлять реализацию на завод, выставлять документы покупателю-организации, а деньги, полученные от сотрудников, отражать как оплату за завод или как удержание/компенсацию по внутренним отношениям завода с сотрудниками. Эту схему стоит применять только тогда, когда договор действительно говорит, что товары покупает завод.
В рассматриваемой задаче наиболее естественно применять первую модель: продажа идет физическому лицу, а завод оплачивает часть стоимости как третье лицо с последующим взаимозачетом. Далее разберем именно эту схему как основную.
Сейчас в учете используются документы: реализация на частное лицо с НДС, поступление по платежным картам без НДС, поступление в кассу без НДС, ручная операция для взаимозачета, а также обычные Отчет о розничных продажах. В такой конструкции есть несколько типовых ошибок.
Реализация и отчет о розничных продажах могут дублировать выручку. Если одна и та же продажа отражена и документом Реализация товаров и услуг, и документом Отчет о розничных продажах, программа может дважды сформировать выручку, НДС или движения по товару. Поэтому сначала разделим: либо продажа отражается как розничная через Отчет о розничных продажах, либо как обычная реализация контрагенту. Для розничного магазина основной документ — Отчет о розничных продажах.
Платежные документы сами по себе не должны начислять НДС. То, что Поступление наличных или Поступление по платежным картам оформлено без НДС, не является ошибкой. Эти документы отражают оплату, а не реализацию. НДС должен начисляться документом продажи: Отчет о розничных продажах или Реализация товаров и услуг.
Ручная операция по взаимозачету не формирует корректные движения по КУДиР. В бухгалтерском учете проводка вида Дт 60 Кт 62 или Дт 60 Кт 76 может закрыть задолженность. Но для УСН важно, чтобы программа поняла: задолженность покупателя погашена оплатой и нужно признать доход без НДС. Поэтому вместо ручной операции используйте типовой документ Корректировка долга.
Если платеж введен как прочее поступление, программа может включить всю сумму в доходы. Для УСН платеж нужно связывать с документом реализации или с задолженностью покупателя. Если поступление денег оформлено без связи с реализацией и без правильного вида операции, программа может воспринять всю сумму как доход, не выделив НДС.
Перед исправлением документов проверим настройки организации. В 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 для организации на УСН, которая стала плательщиком НДС и применяет специальную ставку 5%, должны быть корректно заполнены настройки налогов и учетной политики.
Откройте раздел Главное и перейдите в настройки налогов и отчетов организации.
Проверьте, что система налогообложения указана как УСН, объект — доходы минус расходы.
Проверьте настройки НДС: организация должна быть отмечена как плательщик НДС, а в документах реализации должна быть доступна ставка 5%.
В номенклатуре или в документах продажи укажите ставку НДС 5%. Для розницы обычно используйте цену, включающую НДС.
Проверьте, что при продаже в табличной части документов не стоит ставка Без НДС, если организация действительно начисляет НДС с розничной реализации.
Рассмотрим подробнее важный принцип: НДС начисляйте в документе продажи, а не в документах оплаты. Документы оплаты нужны для признания доходов при УСН и закрытия задолженности, но они не должны повторно начислять НДС.
Разберем по шагам рекомендуемую схему. Она подходит, если покупатель — физическое лицо, а завод компенсирует часть стоимости как третье лицо.
Отразите продажу товара на полную стоимость. В документе Отчет о розничных продажах должна быть указана полная стоимость товара, включая часть, которую оплатил сотрудник, и часть, которую должен компенсировать завод. Если товар стоит 10 500 руб., в отчете должна быть отражена реализация на 10 500 руб., а не только сумма, полученная от сотрудника.
Начислите НДС 5% с полной стоимости реализации. Если цена включает НДС, программа должна рассчитать НДС по расчетной ставке 5/105. В нашем примере с продажи 10 500 руб. сумма НДС составит 500 руб., а выручка без НДС — 10 000 руб.
Отразите оплату сотрудника наличными или картой. Сумма, фактически полученная от физического лица, отражается документами Поступление наличных, Поступление по платежным картам или через соответствующие механизмы обмена с 1С:Розница. Эти документы должны быть связаны с розничной продажей или с задолженностью по продаже.
Отразите задолженность по части, которую компенсирует завод. По итогам смены, дня или месяца у вас должна остаться задолженность по компенсационной части. Эту задолженность нужно учитывать не как новую реализацию, а как неоплаченную часть уже совершенной продажи.
Перенесите задолженность на завод, если изначально она числится за розничным покупателем. Для этого используйте документ Корректировка долга с видом операции, который позволяет перенести задолженность. В зависимости от настроек базы это может быть операция Перенос задолженности или близкая по смыслу операция в документе Корректировка долга. Смысл операции: долг розничного покупателя по компенсационной части должен стать долгом завода перед организацией.
Проведите взаимозачет с задолженностью перед заводом-поставщиком. Когда в конце месяца формируется реестр компенсаций и акт взаимозачета, используйте документ Корректировка долга с видом операции Зачет задолженности. В документе укажите завод как контрагента, задолженность завода перед вами по компенсации и вашу задолженность перед заводом по поставкам. После проведения должна сформироваться проводка закрытия встречных требований.
Проверьте КУДиР. В Книга учета доходов и расходов должна попасть сумма оплаты без НДС. Денежная часть попадет на дату поступления наличных или оплаты картой, а компенсационная часть — на дату взаимозачета. В доходах УСН не должно быть суммы НДС.
Посмотрим на пример. Покупатель приобрел товар на 10 500 руб., в том числе НДС 5% — 500 руб. Сотрудник завода оплатил 7 000 руб. банковской картой, а завод компенсирует 3 500 руб. взаимозачетом.
По смыслу учета должны получиться такие движения:
На дату розничной продажи отражаем выручку на полную стоимость: 10 500 руб.
Начисляем НДС: 500 руб.
Списываем себестоимость проданного товара со счета учета товаров.
Отражаем оплату сотрудника: 7 000 руб.
Оставшуюся часть 3 500 руб. учитываем как задолженность завода по компенсации.
На дату взаимозачета закрываем задолженность завода перед магазином и задолженность магазина перед заводом-поставщиком.
В бухгалтерском учете логика может выглядеть так:
Дт 50.01 или 57.03 Кт 90.01.1 — отражена оплаченная часть розничной выручки.
Дт 76.09 Кт 90.01.1 — отражена часть выручки, подлежащая компенсации заводом, если учет настроен через отдельного дебитора по компенсациям.
Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС 5% с полной стоимости реализации.
Дт 90.02.1 Кт 41.02 — списана себестоимость проданного товара.
Дт 60.01 Кт 76.09 — проведен взаимозачет задолженности перед поставщиком и задолженности завода по компенсации.
Не копируйте эти проводки вручную без необходимости. Мы рассматриваем их как контрольную модель. В рабочей базе лучше формировать движения типовыми документами: Отчет о розничных продажах, Поступление наличных, Поступление по платежным картам, Корректировка долга.
Теперь разберем налоговый учет УСН на том же примере. Общая цена товара — 10 500 руб., в том числе НДС 500 руб. Доход без НДС — 10 000 руб.
Сотрудник оплатил 7 000 руб. Так как эта сумма включает НДС, доход УСН по этой части составит 7 000 × 100 / 105 = 6 666,67 руб.
Завод компенсирует 3 500 руб. взаимозачетом. Доход УСН по этой части составит 3 500 × 100 / 105 = 3 333,33 руб.
Итоговый доход для УСН: 6 666,67 + 3 333,33 = 10 000 руб. НДС 500 руб. в доходы УСН не включается.
Проверьте именно это соотношение: сумма оплат с НДС может быть равна 10 500 руб., но в графу доходов КУДиР должна попасть сумма 10 000 руб. Если в КУДиР попадает 10 500 руб., значит программа не распознала НДС как налог, предъявленный покупателю, либо оплата не связана с документом реализации, либо взаимозачет сделан ручной операцией без движений по налоговому учету УСН.
Оплата банковской картой в рознице обычно проходит через эквайринг. В 1С для этого используются документы, связанные с платежными картами и поступлением денег от банка.
В Отчет о розничных продажах отразите продажу с НДС 5%.
Оплату картой отражайте как оплату покупателя, а не как прочее поступление.
Если используется счет 57.03, сначала отражайте оплату через эквайринг, а затем поступление денег от банка на расчетный счет.
Комиссию банка отражайте отдельно как расход, если она соответствует условиям признания расходов при УСН.
Проверяйте, что в КУДиР доход по оплате картой отражается без НДС.
Не нужно пытаться указать НДС в документе оплаты картой. НДС уже начислен в документе продажи. Ошибка возникает не из-за того, что платежный документ «без НДС», а из-за того, что программа не связала оплату с реализацией, где НДС был выделен.
Наличная часть оплаты отражается через кассовые документы. Если данные приходят из 1С:Розница, проверьте, что сумма наличной оплаты соответствует фактической сумме, внесенной сотрудником, а не полной стоимости покупки, если оставшаяся часть будет закрыта заводом.
Используйте Поступление наличных с видом операции, связанным с оплатой от покупателя или розничной выручкой.
Не оформляйте наличную оплату как прочий доход, если это оплата конкретной розничной реализации.
Проверьте кассовую дисциплину и соответствие суммы данным ККТ.
Проверьте движения по КУДиР: доход должен быть признан без НДС.
Если чек ККТ пробивается на полную стоимость товара, но часть оплаты не поступает сразу, настройте кассовую схему так, чтобы способ расчета соответствовал фактической оплате: часть оплачена сейчас, часть погашается позже иным способом. Этот момент лучше дополнительно согласовать со специалистом по онлайн-кассам, потому что фискальный чек должен правильно отражать способ расчета.
Рассмотрим подробнее ключевой участок — компенсацию завода. Здесь не стоит использовать только Операция, введенная вручную. Она может закрыть бухгалтерские счета, но не всегда корректно отражает доход в налоговом учете УСН.
Используйте документ Корректировка долга. Он находится в разделах продаж или покупок, в зависимости от интерфейса и настроек программы. В документе выберите вид операции Зачет задолженности.
Создайте или проверьте карточку контрагента Завод.
Разделите договоры: один договор используйте для поставок от завода, второй — для компенсации покупок сотрудников. Это упростит аналитику и сверку.
По договору поставки у вас будет кредиторская задолженность перед заводом на счете 60.
По договору компенсации у вас должна быть дебиторская задолженность завода перед вами на счете 62 или 76. Чаще для компенсаций удобнее использовать счет 76.09, если это не обычная реализация заводу.
В документе Корректировка долга выберите зачет задолженности между вашей кредиторской задолженностью перед заводом и дебиторской задолженностью завода по компенсации.
Заполните табличные части по задолженности. Если программа заполняет суммы автоматически, внимательно проверьте, чтобы в зачет попала только сумма компенсации, подтвержденная реестром за месяц.
Проведите документ и проверьте движения по бухгалтерскому учету и по КУДиР.
Дата документа Корректировка долга важна. Именно на эту дату при УСН признается доход по компенсационной части, потому что на эту дату задолженность погашается иным способом — взаимозачетом.
В розничной схеме часто возникает технический вопрос: продажа идет физическому лицу, а взаимозачет нужно сделать с заводом. Но завод не является покупателем в документе розничной продажи. Значит, перед взаимозачетом нужно правильно оформить переход или перенос задолженности на завод.
Если договором предусмотрено, что завод принимает на себя обязанность компенсировать часть покупок сотрудников, оформите задолженность завода отдельной аналитикой. В 1С это можно сделать одним из способов.
Способ 1: сразу учитывать компенсационную часть на заводе. Это самый удобный вариант, если обмен с 1С:Розница можно настроить так, чтобы компенсационная часть оплаты попадала на отдельный вид оплаты или отдельную аналитику расчетов с заводом. Тогда в бухгалтерии сразу возникает дебиторская задолженность завода по компенсации, и ее можно закрыть документом Корректировка долга.
Способ 2: переносить задолженность на завод. Если после розничной продажи долг числится за условным розничным покупателем, используйте Корректировка долга с видом операции Перенос задолженности. Перенесите компенсационную часть с розничного покупателя на завод. После этого сделайте Корректировка долга с видом операции Зачет задолженности.
Способ 3: использовать счет 76 для расчетов по компенсации. Если типовыми розничными документами невозможно корректно создать долг завода, можно вести расчеты по компенсации на счете 76.09. Но даже в этом случае сам зачет с поставщиком лучше выполнять типовым документом Корректировка долга, а не ручной операцией.
При выборе способа ориентируйтесь на то, как именно данные приходят из 1С:Розница. Главное правило: компенсационная часть должна быть связана с реализацией, облагаемой НДС 5%, и при погашении через зачет должна попасть в КУДиР без НДС.
При розничной продаже населению отдельные счета-фактуры физическим лицам обычно не оформляются. Для розницы применяется кассовый чек, а для регистрации НДС в книге продаж в 1С используется сводный документ.
В 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 для отражения НДС с розничных продаж используйте документ Сводная справка по розничным продажам. Он относится к счетам-фактурам выданным и нужен для регистрации суммарных данных по розничной реализации в книге продаж.
Сначала проведите все документы розничных продаж за период.
Проверьте ставки НДС в продажах: должна быть ставка 5%, если организация применяет специальную ставку.
Сформируйте Сводная справка по розничным продажам за месяц или квартал в зависимости от принятого порядка работы в базе.
Проверьте книгу продаж и декларацию по НДС.
Если вместо розничной продажи вы оформляете реализацию юридическому лицу — заводу, тогда вопрос со счетом-фактурой меняется: покупателем становится организация, и документы нужно оформлять как обычную реализацию контрагенту. Поэтому еще раз подчеркнем: не смешивайте схему розничной продажи физлицам и схему реализации заводу.
Рассмотрим альтернативный вариант. Допустим, по договору магазин не получает оплату за товар от третьего лица, а оказывает заводу отдельную услугу: например, организует программу лояльности, ведет реестр покупок сотрудников, предоставляет заводу отчетность, размещает рекламные материалы или выполняет иные действия в интересах завода. Тогда компенсация может быть не частью оплаты товара, а оплатой отдельной услуги.
В такой ситуации отражайте операцию иначе:
Продажу товара физическому лицу отражайте на фактическую цену продажи сотруднику.
Отдельно оформляйте документ Реализация товаров и услуг на завод по услуге или иной операции, если она действительно предусмотрена договором.
Начисляйте НДС с этой реализации по применяемой ставке, если операция облагается НДС.
Доход УСН по этой реализации признавайте по оплате, в том числе по взаимозачету.
Взаимозачет с задолженностью перед заводом оформляйте через Корректировка долга.
Но использовать этот вариант нужно осторожно. Если по факту завод компенсирует именно стоимость товаров, купленных сотрудниками, а не оплачивает самостоятельную услугу магазина, искусственное оформление компенсации как услуги может создать налоговые риски. Безопаснее рассматривать компенсацию как часть оплаты реализованных товаров.
Организации на УСН, применяющие специальную ставку НДС 5%, начисляют НДС с облагаемых операций реализации. При этом по специальным ставкам 5% и 7% обычно не применяется общий механизм вычетов входного НДС, за исключением специальных случаев. Поэтому важно не только правильно начислить НДС с продажи, но и не включить этот НДС в доходы УСН.
В розничной продаже цена чаще всего устанавливается как цена «с НДС». Поэтому в документах 1С проверяйте следующие признаки:
В табличной части продажи указана ставка 5%.
Цена указана как включающая НДС, если так ведется розничный прайс.
Сумма НДС рассчитана по ставке 5/105 от розничной цены.
В проводках есть начисление НДС по счету 68.02.
В КУДиР отражен доход без НДС.
Если в документе продажи НДС не выделен, а затем в оплате программа видит всю сумму как доход, КУДиР будет завышена. Исправлять это нужно не ручным уменьшением дохода, а корректным оформлением продажи и оплаты.
Теперь разберем практический порядок исправления базы, если документы уже введены и НДС попадает в доходы УСН.
Проверьте, нет ли дубля реализации. Сравните документы Реализация товаров и услуг на частное лицо и Отчет о розничных продажах. Если они отражают одни и те же продажи, оставьте один корректный контур. Для розничного магазина обычно оставляйте Отчет о розничных продажах.
Проверьте ставку НДС в продажах. В документах должна быть ставка 5%, а не Без НДС. Если цена включает налог, проверьте настройку включения НДС в цену.
Проверьте платежные документы. Они должны закрывать задолженность по продаже или отражать розничную выручку, а не попадать как прочие доходы без связи с реализацией.
Удалите или сторнируйте ручной взаимозачет, если он не формирует налоговый учет. Вместо него создайте документ Корректировка долга с видом операции Зачет задолженности.
Если нужно, сначала перенесите задолженность на завод. Используйте Корректировка долга с видом операции Перенос задолженности, чтобы компенсационная часть числилась за заводом.
Перепроведите документы месяца. После изменения продаж, оплат и взаимозачета выполните последовательное перепроведение документов за период.
Сформируйте заново КУДиР. Проверьте, что доходы отражаются без НДС и на правильные даты.
Сформируйте сводную справку по розничным продажам. Проверьте книгу продаж и начисленный НДС.
Если после исправления документов КУДиР все равно показывает сумму с НДС, проверьте движения конкретного документа по регистру Книга учета доходов и расходов. Часто причина в том, что платеж не привязан к продаже или создан с видом операции, который программа трактует как самостоятельный доход.
После проведения документов не ограничивайтесь оборотно-сальдовой ведомостью. Для этой задачи важно проверить сразу несколько блоков учета.
Проверьте счет 90.01.1. Выручка в бухгалтерском учете должна отражаться на полную стоимость продажи с НДС, если учетная схема формирует выручку в сумме, предъявленной покупателю.
Проверьте счет 90.03. На нем должен быть начислен НДС с розничной реализации по ставке 5%.
Проверьте счет 68.02. Сумма НДС к уплате должна соответствовать книге продаж и документам реализации.
Проверьте счета 50.01 и 57.03. Они должны показывать фактически полученную наличную и карточную оплату.
Проверьте счет 76.09 или 62. На нем должна быть видна задолженность завода по компенсации до момента взаимозачета.
Проверьте счет 60.01. После взаимозачета задолженность перед заводом-поставщиком должна уменьшиться на сумму компенсации.
Проверьте КУДиР. В доходах должна быть сумма без НДС. Денежная часть признается по дате поступления денег, компенсационная часть — по дате взаимозачета.
Проверьте книгу продаж. Розничные продажи с НДС должны попасть в книгу продаж через Сводная справка по розничным продажам.
Разберем самые частые ошибки, которые приводят к неправильному начислению НДС и завышению доходов УСН.
Ошибка: отражать компенсацию завода как поступление без НДС. Если завод компенсирует часть стоимости товаров, это не просто нейтральная компенсация. Это часть оплаты реализации. НДС должен быть начислен с полной стоимости продажи, а УСН-доход должен быть признан без НДС.
Ошибка: делать взаимозачет ручной операцией. Ручная операция закрывает бухгалтерские счета, но может не создать записи в КУДиР. Используйте Корректировка долга.
Ошибка: не переносить задолженность на завод. Если долг числится за розничным покупателем, а зачет делается с заводом, программа не сможет корректно сопоставить встречные требования. Сначала оформите перенос задолженности или ведите компенсационную часть сразу на заводе.
Ошибка: оформлять и реализацию на физлицо, и отчет о розничных продажах. Это может привести к двойной выручке. Используйте один контур отражения продажи.
Ошибка: указывать в реализации «Без НДС». Если организация применяет НДС 5% и операция облагается НДС, в продаже должна стоять ставка 5%.
Ошибка: признавать всю сумму оплаты в доходах УСН. В доходах УСН должна быть сумма без НДС. При цене 10 500 руб. и НДС 5% доход составляет 10 000 руб.
Ошибка: не формировать сводную справку по розничным продажам. Для декларации по НДС и книги продаж розничные продажи нужно зарегистрировать корректно.
Соберем итоговую последовательность документов для основной схемы.
Отчет о розничных продажах — отражаем продажу товаров физическим лицам на полную стоимость, со ставкой НДС 5%.
Поступление наличных — отражаем наличную часть оплаты, если она не загружается автоматически в составе розничного отчета.
Поступление по платежным картам или документ эквайринга — отражаем оплату банковской картой.
Поступление на расчетный счет — отражаем поступление денег от банка-эквайера, если используется счет 57.03.
Корректировка долга с видом операции Перенос задолженности — применяем, если компенсационная задолженность сначала числится за розничным покупателем и ее нужно перенести на завод.
Корректировка долга с видом операции Зачет задолженности — закрываем задолженность завода по компенсации и вашу задолженность перед заводом как поставщиком.
Сводная справка по розничным продажам — регистрируем розничные продажи в книге продаж для НДС.
Книга учета доходов и расходов — проверяем налоговый учет УСН.
Чтобы учет был понятным, создайте отдельную аналитику для расчетов с заводом. Даже если это один и тот же контрагент, договоры лучше разделить.
Контрагент: Завод.
Договор 1: Поставка товаров от завода. Используйте его для документов поступления от поставщика и расчетов по счету 60.
Договор 2: Компенсация покупок сотрудников. Используйте его для задолженности завода по компенсационной части и расчетов по счету 76 или 62.
Документ-основание: ежемесячный реестр покупок сотрудников, акт сверки компенсации или иной первичный документ, предусмотренный договором.
Документ закрытия: акт взаимозачета или соглашение о зачете встречных требований.
Такой подход позволит видеть отдельно: сколько вы должны заводу за поставки и сколько завод должен вам за компенсации покупок сотрудников.
Для подтверждения операции подготовьте комплект документов. Он поможет не только для бухгалтерии, но и для налогового контроля.
Договор с заводом, где прямо написано, что завод компенсирует часть стоимости покупок своих сотрудников.
Порядок определения суммы компенсации: процент, лимит, список сотрудников, периодичность расчета.
Реестр покупок сотрудников за месяц.
Документ, подтверждающий согласование суммы компенсации.
Акт взаимозачета или соглашение о зачете встречных требований.
Кассовые чеки по розничным продажам.
Отчеты о розничных продажах из 1С.
Особенно важно, чтобы из документов было видно: компенсация завода связана с конкретными покупками сотрудников и является погашением части стоимости этих покупок. Тогда учет через оплату третьим лицом и взаимозачет будет логичным.
Если сейчас вместо одного розничного контура используется документ Реализация товаров и услуг на частное лицо, разберем, как поступить.
Если документ Реализация товаров и услуг отражает те же продажи, что и Отчет о розничных продажах, нужно отказаться от дублирования. Для розничного магазина правильнее использовать Отчет о розничных продажах, особенно если данные приходят из 1С:Розница.
Если же документ Реализация товаров и услуг используется только для компенсационной части, это тоже спорно. Компенсационная часть не является отдельной продажей товара, если товар уже продан физическому лицу по розничному отчету. Тогда такой документ может повторно начислить выручку и НДС. В этом случае лучше заменить его на учет задолженности по компенсации и закрытие через Корректировка долга.
Использовать Реализация товаров и услуг на завод нужно только тогда, когда завод действительно является покупателем товара или когда организация оказывает заводу отдельную услугу, предусмотренную договором. Если завод просто оплачивает часть покупок сотрудников, отдельная реализация заводу не нужна.
Правильная логика учета такая: отражайте полную стоимость розничной продажи с НДС 5%, оплату сотрудника показывайте как денежную оплату, компенсацию завода — как погашение задолженности через взаимозачет, а доходы УСН признавайте без НДС.
В 1С для этого используйте типовые документы. Продажу отражайте через Отчет о розничных продажах. Денежные поступления отражайте документами оплаты, связанными с продажей. Компенсационную задолженность ведите по заводу, лучше на отдельном договоре. Взаимозачет выполняйте документом Корректировка долга, а не ручной операцией. Для НДС по рознице формируйте Сводная справка по розничным продажам.
После проведения документов обязательно проверьте три результата: НДС начислен по ставке 5%, книга продаж заполнена, а в КУДиР попала сумма дохода без НДС. Если эти три условия выполняются, схема отражена корректно.
Информация носит справочный характер