Рассмотрим ситуацию: ИП применяет УСН «доходы», ведет розничную торговлю через один магазин и получает оплату от физических лиц через онлайн-кассу. В конце дня формируется отчет о закрытии смены, но у самого отчета в привычном бухгалтерском смысле нет отдельного номера. Возникает практический вопрос: что указать в графе КУДиР «дата и номер первичного документа», если дата есть, а номера у отчета о закрытии смены нет?
Разберем проблему по шагам. Посмотрим, что требует порядок заполнения КУДиР, какие реквизиты обязательны для первичного документа, какие номера есть у фискальных документов онлайн-кассы, как безопасно заполнить графу 2 КУДиР и что проверить в 1С, чтобы книга учета доходов и расходов формировалась понятно и без лишних вопросов.
Если отчет о закрытии смены не имеет собственного номера, в КУДиР допустимо указать «б/н». Номер не входит в обязательные реквизиты первичного учетного документа по статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Поэтому отсутствие номера у документа само по себе не делает документ недействительным.
Но на практике лучше не ограничиваться только «б/н», если в отчете о закрытии смены есть другие идентификаторы. Чтобы запись в КУДиР была понятнее, можно указать один из вариантов:
«Отчет о закрытии смены б/н от 15.05.2026» — если отдельного номера действительно нет.
«Отчет о закрытии смены, смена № 125 от 15.05.2026» — если в отчете есть номер смены.
«Отчет о закрытии смены, ФД № 3456 от 15.05.2026» — если в отчете указан номер фискального документа.
«Отчет о розничных продажах № 00000015 от 15.05.2026» — если КУДиР в 1С формируется на основании документа Отчет о розничных продажах.
«Поступление наличных № 00000023 от 15.05.2026» — если розничная выручка отражается в 1С документом Поступление наличных.
Самый безопасный подход — указывать такой реквизит, по которому потом можно быстро найти документ-основание. Если у отчета нет номера, используйте «б/н», но в наименовании операции или в расшифровке сохраняйте привязку к дате, смене, кассе, номеру фискального документа или документу 1С.
Для УСН книга учета доходов и расходов является налоговым регистром. В разделе I КУДиР отражаются хозяйственные операции, которые участвуют в расчете налоговой базы. В графе 2 раздела I указывается дата и номер первичного документа, на основании которого зарегистрирована операция.
Из-за этой формулировки и возникает тревога: если порядок заполнения говорит «дата и номер», значит кажется, что номер должен быть обязательно. Но рассмотрим подробнее. Порядок заполнения КУДиР описывает, какие сведения нужно указать в книге. При этом он не превращает номер в обязательный реквизит любого первичного документа, если сам документ по закону или формату такого номера не содержит.
Иными словами, если первичный документ имеет номер, укажите его. Если документ номера не имеет, укажите, что документ без номера. Для этого на практике используют сокращение «б/н». Такая запись означает: документ есть, дата есть, операция подтверждается, но номер у документа отсутствует.
Рассмотрим пример записи в КУДиР для ИП на УСН «доходы»:
Графа 1: порядковый номер записи — 45.
Графа 2: дата и номер первичного документа — 15.05.2026, отчет о закрытии смены б/н.
Графа 3: содержание операции — Розничная выручка за смену.
Графа 4: доходы — 58 400 руб..
Такой вариант логичен: дата документа есть, основание операции понятно, сумма дохода отражена, а отсутствие номера прямо обозначено.
Теперь выясним причину. По статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязательными реквизитами первичного учетного документа являются наименование документа, дата составления, наименование экономического субъекта, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального или денежного измерения, должности ответственных лиц и подписи или иные идентификаторы ответственных лиц.
Номер документа в этом перечне не указан как универсальный обязательный реквизит. Поэтому если конкретная форма документа или формат фискального документа не предусматривает обычный бухгалтерский номер, отсутствие такого номера не делает документ непригодным для подтверждения операции.
Разберем это на практике. У многих первичных документов действительно есть номер: накладная, акт, счет-фактура, приходный кассовый ордер, платежное поручение, отчет о розничных продажах в 1С. Но есть документы или фискальные отчеты, у которых вместо привычного номера используются другие идентификаторы: номер смены, номер фискального документа, регистрационный номер ККТ, номер фискального накопителя, дата и время формирования.
Поэтому в КУДиР нужно не выдумывать несуществующий номер, а корректно указать доступные реквизиты. Если номера нет — пишем «б/н». Если есть фискальный идентификатор — можно указать его вместо условного номера или вместе с пометкой «б/н».
Отчет о закрытии смены — это фискальный документ онлайн-кассы. Он формируется при завершении кассовой смены и содержит сведения о работе кассы за смену. В нем могут быть указаны:
наименование документа;
дата и время формирования;
номер смены;
регистрационный номер ККТ;
номер фискального накопителя;
номер фискального документа;
фискальный признак документа;
количество сформированных фискальных документов за смену;
сведения о непереданных фискальных документах;
итоги расчетов за смену по признакам расчета и способам оплаты.
Если в печатной форме отчета нет строки «№ отчета», это не значит, что документ невозможно идентифицировать. Посмотрите на номер смены и номер фискального документа. Именно они помогают связать запись в КУДиР с конкретным кассовым отчетом.
Рассмотрим практический вариант заполнения:
15.05.2026, отчет о закрытии смены б/н, смена № 125, ФД № 3456
Такая запись даже лучше, чем простое «б/н», потому что по ней можно быстро найти отчет в кассе, в личном кабинете ОФД или в учетной системе.
Да, рассмотрим этот вариант как практический и удобный. Если у отчета о закрытии смены нет обычного номера, но есть номер фискального документа, его можно использовать как идентификатор документа. В КУДиР это можно записать так:
15.05.2026, отчет о закрытии смены, ФД № 3456
Важно понимать, что номер фискального документа — это не совсем то же самое, что номер бухгалтерского первичного документа. Но он выполняет идентификационную функцию: позволяет найти конкретный фискальный документ в цепочке документов фискального накопителя и у оператора фискальных данных.
Если нужно сделать запись максимально понятной, укажите и номер смены, и номер фискального документа:
15.05.2026, отчет о закрытии смены, смена № 125, ФД № 3456
Такой вариант особенно удобен для розницы, где за день формируется много чеков, а доход в КУДиР отражается одной строкой по итогам смены.
Да, номер смены тоже можно использовать как идентификатор. Если в отчете о закрытии смены есть номер смены, укажите его в графе 2 КУДиР. Например:
15.05.2026, отчет о закрытии смены, смена № 125
Разберем, когда этот вариант удобен. В розничной торговле у ИП обычно ежедневно открывается и закрывается кассовая смена. Если магазин один и касса одна, номер смены вместе с датой достаточно хорошо идентифицирует отчет. Если касс несколько, лучше дополнительно указывать регистрационный номер ККТ или внутреннее наименование кассы.
Например:
15.05.2026, отчет о закрытии смены, касса № 1, смена № 125
Если у ИП один магазин и одна касса, можно не перегружать КУДиР лишними реквизитами. Но если торговых точек или касс несколько, добавляйте уточнение, чтобы не возникло путаницы.
Разберем варианты и выберем практический подход.
Только «б/н». Подходит, если отчет действительно не имеет номера и других идентификаторов в КУДиР не требуется. Это юридически понятная запись, но она менее удобна для поиска документа.
«б/н, смена № ...». Хороший вариант, если у отчета нет обычного номера, но есть номер смены. Запись показывает, что номера документа нет, но отчет можно идентифицировать по смене.
«ФД № ...». Удобный вариант, если нужно привязаться к фискальному документу онлайн-кассы. По номеру ФД можно найти документ в кассовой системе или у ОФД.
Номер документа 1С. Подходит, если КУДиР формируется в 1С не напрямую по фискальному отчету, а на основании документа Отчет о розничных продажах или Поступление наличных. В этом случае в КУДиР логично указывать номер именно учетного документа 1С.
Практически самый удобный вариант для ручного заполнения КУДиР:
«Отчет о закрытии смены б/н, смена № ..., ФД № ...»
Если КУДиР формирует 1С автоматически, лучше не переписывать вручную фискальные реквизиты, а сначала понять, какой документ в 1С является основанием записи в книге. Часто это не сам отчет о закрытии смены, а документ учета розничной выручки.
Для ИП на УСН «доходы» важен кассовый метод признания доходов. Доход признается на дату поступления денежных средств. В розничной торговле наличная оплата от физических лиц поступает в момент расчета через кассу. Поэтому доход в КУДиР обычно отражают по дате получения оплаты.
Если за день было много розничных продаж, не обязательно делать отдельную строку КУДиР по каждому кассовому чеку, если учетная система и документы позволяют обоснованно отразить дневную выручку одной операцией. На практике розничную выручку часто отражают одной записью за смену или за день на основании отчета о закрытии смены, отчета о розничных продажах или документа поступления наличных.
Рассмотрим пример:
В течение дня покупатели оплатили товары наличными через онлайн-кассу.
В конце дня кассир сформировал отчет о закрытии смены.
В 1С сформирован документ Отчет о розничных продажах или Поступление наличных на сумму дневной выручки.
В КУДиР отражена строка: «Розничная выручка за 15.05.2026».
В графе 2 указан документ-основание: отчет о закрытии смены, номер смены, номер ФД или номер документа 1С.
Такой подход позволяет не перегружать КУДиР сотнями строк по каждому чеку и при этом сохраняет документальное подтверждение дохода.
Теперь посмотрим на ситуацию в 1С. В типовых конфигурациях розничная выручка может попадать в КУДиР не напрямую из отчета о закрытии смены, а через учетный документ Отчет о розничных продажах. У этого документа в 1С обычно есть собственный номер и дата.
В таком случае в КУДиР логично указывать именно его:
15.05.2026, Отчет о розничных продажах № 00000015
Почему это удобно? Потому что запись в КУДиР формируется на основании документа 1С. Если налоговая или бухгалтер будут проверять запись, они смогут открыть документ Отчет о розничных продажах, увидеть сумму выручки, кассу, склад, номенклатуру и связанные кассовые документы.
При этом отчет о закрытии смены онлайн-кассы остается подтверждающим документом для фискальных итогов смены. Его можно хранить вместе с документами кассовой смены или находить через ОФД.
Разберем пример записи:
Документ 1С: Отчет о розничных продажах № 00000015 от 15.05.2026.
Отчет о закрытии смены: смена № 125, ФД № 3456.
Сумма наличной выручки: 58 400 руб.
Запись в КУДиР: 15.05.2026, Отчет о розничных продажах № 00000015.
Содержание операции: Розничная выручка за смену № 125.
Такой вариант хорошо подходит, если учет ведется в 1С и все документы последовательно связаны между собой.
В некоторых базах розничная выручка отражается документом Поступление наличных с видом операции, связанным с розничной выручкой. Тогда именно этот документ может стать основанием для записи в КУДиР.
В этом случае в графе 2 КУДиР можно указать:
15.05.2026, Поступление наличных № 00000023
Но рассмотрим важный нюанс. Если Поступление наличных вводится только как кассовый документ внутреннего учета, а фактическая розничная выручка подтверждается отчетом о закрытии смены и кассовыми чеками, желательно, чтобы в комментарии или назначении документа была ссылка на смену или фискальный отчет.
Например, в комментарии документа можно указать:
Розничная выручка по отчету о закрытии смены от 15.05.2026, смена № 125, ФД № 3456
Тогда запись в КУДиР будет формироваться по документу 1С, а связь с кассовой сменой будет сохранена.
Рассмотрим, какие объекты и отчеты 1С помогут проверить, откуда берется запись в КУДиР и какой номер попадает в графу 2.
Книга учета доходов и расходов УСН — основной отчет, в котором смотрим, как заполнилась графа с датой и номером первичного документа.
Отчет о розничных продажах — документ, которым часто отражается дневная розничная выручка.
Поступление наличных — документ кассы, который может отражать поступление розничной выручки.
Розничные продажи или Чеки ККМ — документы, которые фиксируют продажи через кассу в зависимости от конфигурации.
Закрытие кассовой смены — операция, связанная с завершением смены и формированием итогов по ККТ.
Кассы ККМ — справочник или настройка, где проверяем кассу, магазин, организацию и параметры фискального регистратора.
Операции, введенные вручную — используем только если запись в КУДиР корректируется вручную и нет штатного документа.
Записи книги учета доходов и расходов — объект, который может использоваться для ручного внесения или корректировки записей КУДиР в отдельных конфигурациях.
Если КУДиР заполняется автоматически, не начинайте исправление с ручной правки книги. Сначала выясните, какой документ сформировал запись. Откройте расшифровку строки КУДиР и перейдите к документу-основанию. После этого решите, нужно ли менять номер в документе, комментарий, содержание операции или порядок отражения розничной выручки.
Разберем по шагам проверку в 1С.
Откройте отчет Книга учета доходов и расходов УСН.
Укажите период, например месяц или квартал.
Сформируйте раздел I.
Найдите строку с розничной выручкой за нужную дату.
Посмотрите, какой документ указан в графе 2.
Откройте расшифровку строки, если программа позволяет перейти к документу.
Проверьте, какой объект сформировал запись: Отчет о розничных продажах, Поступление наличных, Чек ККМ или иной документ.
Сравните сумму в КУДиР с итогом отчета о закрытии смены и данными ОФД.
Если номер не заполнен, определите, можно ли указать номер документа 1С или оставить «б/н».
Если программа формирует запись как «Отчет о закрытии смены б/н», это не обязательно ошибка. Главное, чтобы операция была подтверждена документами и сумма дохода была отражена в правильной дате и правильном разделе КУДиР.
Если КУДиР ведется вручную или в таблице, используйте понятную структуру записи. Рассмотрим несколько безопасных формулировок.
Вариант 1. Если у отчета нет номера:
Графа 2: 15.05.2026, отчет о закрытии смены б/н
Графа 3: Розничная выручка за смену
Вариант 2. Если есть номер смены:
Графа 2: 15.05.2026, отчет о закрытии смены, смена № 125
Графа 3: Розничная выручка за смену № 125
Вариант 3. Если есть номер фискального документа:
Графа 2: 15.05.2026, отчет о закрытии смены, ФД № 3456
Графа 3: Розничная выручка по онлайн-кассе за смену
Вариант 4. Если хотите указать максимум идентификаторов:
Графа 2: 15.05.2026, отчет о закрытии смены б/н, смена № 125, ФД № 3456
Графа 3: Розничная выручка магазина за 15.05.2026
На практике четвертый вариант самый подробный, но не всегда нужен. Для одного магазина и одной кассы обычно достаточно даты, названия отчета и номера смены или ФД.
Разберем частый вопрос. Если за день пробито много кассовых чеков, нужно ли вносить в КУДиР каждый чек отдельной строкой? Обычно для розничной торговли это неудобно и избыточно. Доход можно отражать итогом за смену, если сумма подтверждается отчетом о закрытии смены, отчетом о розничных продажах, данными ОФД и учетными документами.
Но важно соблюдать несколько условий:
выручка должна быть отражена на дату фактического поступления оплаты;
сумма должна соответствовать итогам кассовой смены;
документ-основание должен позволять проверить сумму;
наличные и безналичные оплаты желательно разделять, если они отражаются разными документами или поступают в разные даты;
возвраты покупателям нужно учитывать корректно, чтобы доход не был завышен.
Если в течение дня были продажи, возвраты, оплаты наличными и оплаты картой, проанализируйте, как 1С формирует доходы в КУДиР. Наличная выручка обычно попадает по кассовым документам, а эквайринг может отражаться отдельными документами и датами в зависимости от настроек учета. Для УСН важно не потерять доход и не задвоить его.
Хотя вопрос касается наличных, в розничном магазине часто есть и оплата банковскими картами. Рассмотрим этот нюанс, чтобы не смешивать разные основания.
При оплате картой покупателю также пробивается кассовый чек. Но деньги фактически поступают через банк-эквайер. В 1С такие операции могут отражаться документами Операция по платежной карте, Поступление на расчетный счет, Отчет банка по эквайрингу или через розничные документы, в зависимости от конфигурации.
В КУДиР по УСН доход признается по правилам кассового метода. На практике для эквайринга важно правильно определить дату признания дохода и не задвоить сумму: один раз по кассовому чеку и второй раз по поступлению от банка.
Если у ИП есть и наличная выручка, и оплата картой, разделите учетные основания:
наличные — отчет о закрытии смены, Поступление наличных, Отчет о розничных продажах;
эквайринг — документ по платежной карте, отчет эквайера или поступление на расчетный счет;
итоги смены — используйте для сверки, а не для задвоения дохода.
Если КУДиР заполняется автоматически, обязательно проверьте, не попали ли одни и те же продажи в доход дважды.
Чтобы запись «б/н» не вызывала сомнений, организуйте хранение документов по кассовым сменам. Рассмотрим удобный порядок.
Сохраняйте отчеты о закрытии смены в электронном виде или обеспечьте доступ к ним через ОФД.
Если отчет печатается, храните его в папке по датам или сменам.
Сверяйте итог отчета о закрытии смены с суммой, отраженной в КУДиР.
При наличии нескольких касс храните отчеты отдельно по каждой кассе.
В 1С используйте понятные комментарии в документах розничной выручки.
Не меняйте произвольно даты документов, если это нарушит соответствие кассовой смене.
Если налоговая запросит пояснения, вы сможете показать: запись в КУДиР сделана на основании отчета о закрытии смены за конкретную дату, отчет можно идентифицировать по номеру смены, ФД, кассе и данным ОФД, сумма соответствует розничной выручке.
Проанализируем типичные ошибки при заполнении КУДиР по розничной выручке.
Выдумывают номер документа. Не нужно присваивать отчету о закрытии смены произвольный номер, если такого номера нет в документе. Лучше указать «б/н» или использовать реальный фискальный идентификатор.
Указывают только дату без названия документа. Такая запись менее понятна. Лучше писать «отчет о закрытии смены б/н» или «отчет о розничных продажах № ...».
Дублируют доход по чекам и по отчету смены. Если доход уже отражен итогом за смену, не нужно повторно отражать те же суммы по отдельным чекам.
Не разделяют наличные и эквайринг. Это может привести к ошибкам в дате признания дохода или задвоению выручки.
Не учитывают возвраты. Если за смену были возвраты покупателям, проверьте, как они отразились в итоговой выручке и в КУДиР.
Не проверяют документ-основание в 1С. Иногда пользователь думает, что КУДиР заполнена по отчету о закрытии смены, а фактически запись сформирована документом Отчет о розничных продажах или Поступление наличных.
Исправляют КУДиР вручную без исправления первичного документа. Если ошибка возникла из-за неправильного документа 1С, сначала исправьте документ, а потом переформируйте книгу.
Если в КУДиР уже стоит «б/н» по отчетам о закрытии смены, не паникуйте. Такая запись сама по себе не является критичной, если:
операция действительно подтверждена отчетом о закрытии смены;
у отчета нет отдельного номера;
сумма дохода соответствует данным кассы;
дата дохода указана корректно;
документы можно найти по дате, смене, кассе или данным ОФД.
Если хотите сделать учет более прозрачным, можно с будущих периодов использовать более подробный формат: «отчет о закрытии смены б/н, смена № ..., ФД № ...». Исправлять прошлые записи только ради добавления номера смены обычно не требуется, если КУДиР уже корректно отражает доходы и документы можно идентифицировать.
Для ИП с одним магазином и одной онлайн-кассой оптимальная запись может быть простой. Рассмотрим рекомендуемый формат:
Графа 2: 15.05.2026, отчет о закрытии смены б/н, смена № 125
Графа 3: Розничная выручка за смену
Если в отчете удобно увидеть номер ФД, используйте такой вариант:
Графа 2: 15.05.2026, отчет о закрытии смены, ФД № 3456
Графа 3: Розничная выручка за смену № 125
Если учет ведется в 1С и запись формируется по документу Отчет о розничных продажах, используйте номер документа 1С:
Графа 2: 15.05.2026, отчет о розничных продажах № 00000015
Графа 3: Розничная выручка по отчету о закрытии смены № 125
Такой вариант объединяет налоговый регистр, учетный документ 1С и кассовую смену в одну понятную цепочку.
Чтобы не решать этот вопрос каждый раз заново, закрепите порядок отражения розничной выручки во внутреннем регламенте или учетной политике для целей налогового учета. Для ИП это может быть простой внутренний порядок ведения КУДиР.
Можно использовать такую формулировку:
«Розничная выручка от физических лиц, полученная через ККТ, отражается в КУДиР по итогам кассовой смены на основании отчета о закрытии смены и учетных документов программы 1С. Если отчет о закрытии смены не содержит отдельного номера, в графе 2 КУДиР указывается "б/н" с дополнительным указанием номера смены и/или номера фискального документа при наличии таких реквизитов».
Эта формулировка помогает унифицировать учет и объяснить, почему в КУДиР используется «б/н» или номер ФД.
Если инспекция спросит, почему в КУДиР указан документ без номера, подготовьте спокойное пояснение. Разберем логику ответа.
Поясните, что розничная выручка отражена по итогам кассовой смены.
Укажите, что отчет о закрытии смены не содержит отдельного номера первичного документа.
Сошлитесь на то, что номер не является универсальным обязательным реквизитом первичного учетного документа.
Покажите, что документ можно идентифицировать по дате, номеру смены, номеру ФД, регистрационному номеру ККТ и данным ОФД.
Приложите отчет о закрытии смены или выгрузку из ОФД при необходимости.
Покажите соответствие суммы в КУДиР итогам кассовой смены.
Пример пояснения:
«Доход отражен в КУДиР на основании отчета о закрытии смены от 15.05.2026. Отдельный номер отчета в печатной форме документа отсутствует, поэтому в графе 2 КУДиР указано "б/н". Документ идентифицируется по дате формирования, номеру смены, номеру фискального документа, регистрационному номеру ККТ и данным оператора фискальных данных. Сумма дохода соответствует итогу наличной выручки за смену».
Такое объяснение обычно закрывает вопрос, потому что оно показывает не формальный пробел, а понятную систему идентификации документа.
Подведем итог. Если у ИП на УСН «доходы» розничная выручка отражается в КУДиР на основании отчета о закрытии смены, а у отчета нет обычного номера, в графе 2 можно указать «б/н». Это допустимо, потому что номер не является обязательным реквизитом первичного учетного документа для всех случаев.
Но для удобства проверки лучше добавляйте к записи дополнительные идентификаторы: номер смены, номер фискального документа, кассу или номер документа 1С. Например: «отчет о закрытии смены б/н, смена № 125, ФД № 3456».
Если КУДиР формируется в 1С на основании документа Отчет о розничных продажах или Поступление наличных, указывайте номер этого документа 1С. А отчет о закрытии смены используйте как подтверждение фискальной выручки за смену.
Главное — не придумывайте несуществующий номер. Заполняйте КУДиР так, чтобы операция была подтверждена, сумма совпадала с кассовыми данными, а документ можно было найти по дате, смене, ФД, кассе или учетному документу 1С.
Информация носит справочный характер