Рассмотрим ситуацию подробно. ИП применяет УСН «Доходы» и одновременно является плательщиком НДС по ставке 5%. Продажи розничные, отчеты о розничных продажах загружены из ОФД, банковская выписка проведена позднее по времени, чем документы розничной реализации. В отчете «Анализ учета УСН» видно, что выручка отражается неверно: за период с 01.01 по 04.01 отчеты о розничных продажах не попадают в доходы, а за период с 04.01 по 12.01 появляются отрицательные суммы. НДС при этом рассчитан. Ранее отчетность за 1 квартал уже была сдана, но при подготовке к закрытию ИП и расчету налога за 2 квартал после перепроведения документов показатели изменились.
Разберем проблему как бухгалтерскую и как техническую. В такой ситуации ошибка чаще всего связана не с самим отчетом Анализ учета УСН, а с движениями документов по регистрам налогового учета УСН. Отчет только показывает результат. Поэтому искать причину нужно в документах, которые формируют доходы: ОтчетОРозничныхПродажах, ПоступлениеНаРасчетныйСчет, документы эквайринга, возвраты, операции по НДС и регламентные операции закрытия месяца.
Главная рабочая гипотеза: программа воспринимает часть поступлений как авансы или некорректно зачитывает оплату с розничной реализацией. Из-за этого в КУДиР и в отчете по УСН появляются пропуски доходов, отрицательные суммы или сторнирующие записи. Особенно внимательно проверим последовательность проведения документов, вид операции в банковской выписке, договоры, счета расчетов, аналитику покупателя, загрузку из ОФД и движения по регистрам КУДиР.
Разберем базовую логику учета. При УСН «Доходы» налоговая база определяется по кассовому методу. Это означает, что доход обычно признается в момент поступления оплаты. При розничных продажах через кассу и оплате картой важно правильно разделить три события:
Продажа товара покупателю. В 1С она отражается документом ОтчетОРозничныхПродажах, который может быть загружен из ОФД или создан вручную.
Оплата покупателем. Она может быть наличной, по платежной карте, через СБП или другим способом. В рознице это часто отражается в отчете о розничных продажах и документах эквайринга.
Поступление денег от банка-эквайера на расчетный счет. Оно отражается документом ПоступлениеНаРасчетныйСчет или связанными документами по платежным картам.
При УСН с НДС с 2025 года появляется дополнительная особенность: доходы для УСН должны определяться без предъявленного покупателям НДС. То есть если в розничной продаже сумма включает НДС 5%, то в доходы УСН должна попасть сумма без НДС, а НДС должен быть отражен отдельно по налоговому учету НДС.
Например, если розничная продажа составила 10 500 рублей, включая НДС 5%, то сумма НДС расчетным способом составит 500 рублей, а доход УСН — 10 000 рублей. Если программа по какой-то причине отражает в доходах всю сумму 10 500 рублей или, наоборот, сторнирует часть выручки отрицательными строками, нужно проверять движения документов.
Посмотрим, почему в отчете могут появляться отрицательные суммы. Отрицательная выручка в анализе УСН обычно означает, что программа сформировала сторнирующие или корректирующие движения. Это может произойти в нескольких случаях:
документ продажи был перепроведен после документа оплаты;
документ банковской выписки был проведен с другим видом операции;
поступление денег было отражено как аванс покупателя;
позже программа зачла аванс при реализации и сформировала корректировку дохода;
одни и те же продажи были загружены из ОФД повторно;
в документах есть возвраты, но они отражены не тем периодом или без правильной даты реализации;
сбилась последовательность проведения документов;
изменились настройки налогов и отчетности после того, как уже был закрыт 1 квартал;
после обновления программы изменился механизм учета НДС при УСН;
банковская выписка и отчет о розничных продажах используют разную аналитику расчетов.
В описанной ситуации особенно важны две детали: ОРП загружены из ОФД и выписка банка проведена с более поздним временем, чем ОРП. Это значит, что программа могла сначала увидеть реализацию, затем оплату, затем при перепроведении изменить зачет оплаты. Если аналитика не совпала, поступление могло попасть в авансы, а затем при зачете аванса появились отрицательные записи в доходах УСН.
Разберем по шагам самый надежный способ поиска ошибки. Не начинайте исправление с ручных операций и корректировок КУДиР. Сначала выясните, какой именно документ формирует неправильную запись.
Откройте отчет АнализУчетаУСН за проблемный период и провалитесь в расшифровку строки с неверной выручкой. Если отчет позволяет открыть регистратор, перейдите к документу-источнику. Нас интересуют документы за период с 01.01 по 12.01, особенно даты 04.01 и 12.01, где начинаются отрицательные суммы.
Для каждого найденного документа откройте движения. В 1С это обычно делается через команду «Движения документа» или через кнопку «Дт/Кт», если она доступна. Проверяйте не только бухгалтерские проводки, но и регистры налогового учета.
Особенно внимательно посмотрите движения по следующим объектам и регистрам:
КнигаУчетаДоходовИРасходов — основной регистр, который влияет на КУДиР.
КнигаУчетаДоходовИРасходовРазделI — раздел I КУДиР, где отражаются доходы и расходы.
ПрочиеРасчеты — регистр, который может участвовать в зачете оплат, авансов и расчетов.
РасчетыСПокупателями — аналитика задолженности и оплаты покупателей.
НДСПродажи — движения по НДС с реализации.
КнигаПродаж — записи для НДС, если они формируются по розничным продажам.
ДоходыУСН — если в вашей конфигурации используется отдельный регистр или расшифровка доходов УСН.
Наша цель — найти документ, который дает отрицательную строку в КУДиР или не дает положительную строку там, где она должна быть.
Так как в вопросе указано, что отчеты с 01.01 по 04.01 не учтены в выручке, начнем именно с них. Откройте каждый документ ОтчетОРозничныхПродажах за эти даты и проверьте:
проведен ли документ;
не стоит ли пометка удаления;
не является ли документ дублем;
правильно ли указана организация или ИП;
правильно ли выбран склад или торговая точка;
правильно ли указан вид операции;
есть ли суммы на вкладке продаж;
есть ли возвраты на вкладке возвратов;
указана ли ставка НДС 5%;
формируются ли движения по КУДиР;
формируются ли движения по НДС;
нет ли сообщения о непроведенных или некорректных строках.
Если документ ОтчетОРозничныхПродажах формирует НДС, но не формирует доходы УСН, это важный признак. Значит, для НДС программа видит реализацию, а для УСН не признает доход. Причина может быть в способе оплаты, настройках учета доходов, зачете аванса или аналитике расчетов.
Посмотрим на типовой пример. Если розничная продажа оплачена картой, программа может считать, что деньги еще не поступили в налоговом смысле, пока не проведен документ поступления от банка-эквайера. Тогда сам ОРП формирует реализацию и НДС, но доход УСН может появляться по документу оплаты или по документу эквайринга. Если платежный документ проведен некорректно, доходы будут искажены.
Следующий шаг — проверим документы ПоступлениеНаРасчетныйСчет. В розничной торговле через платежные карты и СБП ошибка часто возникает именно здесь. Банк перечисляет деньги по эквайрингу, а бухгалтер или загрузка банка выбирает не тот вид операции. В результате 1С может признать поступление как оплату от покупателя, аванс, прочее поступление или погашение задолженности не по той аналитике.
Откройте каждое поступление за проблемный период и проверьте:
вид операции;
счет расчетов;
контрагента;
договор;
назначение платежа;
сумму поступления;
сумму комиссии банка;
дату документа;
время документа;
наличие связи с отчетом о розничных продажах или операцией по платежной карте;
движения по КУДиР;
движения по регистрам расчетов.
Критическая проверка: если поступление от эквайера отражено как обычная оплата покупателя, программа может воспринимать его как аванс или оплату по расчетам с контрагентом. Для розничной выручки это часто дает неправильный результат в УСН.
Разберем пример. В ОФД загружен ОРП на 10 500 рублей, включая НДС 5%. Банк позже перечислил 10 300 рублей, удержав комиссию 200 рублей. Если в 1С поступление на расчетный счет оформлено как обычная оплата от покупателя на 10 300 рублей, а комиссия банка отражена отдельно или не отражена, программа может не связать это с розничной продажей. Тогда часть суммы уйдет в авансы, часть — в прочие расчеты, а КУДиР покажет некорректную выручку.
Для эквайринга обычно нужно, чтобы документы были оформлены по механизму платежных карт и банковских комиссий. В типовой 1С Бухгалтерии используются документы и операции, связанные с ОперацияПоПлатежнойКарте, ОтчетБанкаПоЭквайрингу, ПоступлениеНаРасчетныйСчет, а также настройки договора с банком-эквайером. Конкретный набор документов зависит от версии 1С и способа загрузки данных.
Автор вопроса предполагает, что программа «что-то зачитывает как аванс». Это очень вероятное направление. Разберем, как это проверить.
Откройте движения документа ПоступлениеНаРасчетныйСчет и посмотрите, появились ли проводки или движения, характерные для аванса. В бухгалтерском учете это может быть счет 62.02, в НДС — 76.АВ, а в регистрах налогового учета — движения, связанные с авансами покупателей и прочими расчетами.
Если поступление отражено как аванс, а затем при проведении ОРП или другого документа программа пытается зачесть этот аванс, в отчетах могут появляться отрицательные суммы. Это особенно заметно после перепроведения, когда меняется последовательность документов и программа пересчитывает взаиморасчеты.
Проверяйте следующие признаки:
в поступлении стоит счет расчетов 62.02 вместо корректного счета или механизма эквайринга;
в движениях есть НДС с аванса;
в анализе субконто по покупателю появилась авансовая задолженность;
при реализации идет зачет аванса;
в КУДиР появляются сторнирующие строки;
в отчете АнализУчетаУСН выручка сначала увеличивается, а затем уменьшается;
одна и та же сумма проходит и как оплата, и как реализация.
Если нашли авансовые движения, не исправляйте их ручной операцией сразу. Сначала исправьте исходный документ: вид операции, контрагента, договор, счет расчетов, способ отражения оплаты и связь с розничной продажей.
В вопросе отдельно указано, что банковская выписка проведена с более поздним временем, чем ОРП. Это важная деталь. В 1С документы одного дня проводятся не только по дате, но и по времени. Если документы перепроводились, менялись или загружались в другом порядке, программа могла пересчитать зачет оплат иначе.
Разберем простой пример. На 04.01 есть ОРП в 10:00 и поступление банка в 18:00. Если при перепроведении банковское поступление стало раньше или позже относительно других документов, механизм зачета мог изменить результат. Особенно это заметно, если в один день есть несколько ОРП, возвратов, поступлений, комиссий и операций эквайринга.
Проверьте последовательность так:
отберите документы за 01.01–12.01;
отсортируйте их по дате и времени;
посмотрите, какие документы идут раньше: ОРП, операции по карте, поступления банка, возвраты;
убедитесь, что документы продаж и оплаты идут в логичной последовательности;
перепроведите документы строго по хронологии;
после перепроведения снова сформируйте КУДиР и АнализУчетаУСН.
Если проблема появилась именно после перепроведения, выполните групповое перепроведение не хаотично, а последовательно: сначала документы продаж и кассы, затем эквайринг, затем банк, затем регламентные операции. Для этого можно использовать обработку ГрупповоеПерепроведениеДокументов или стандартную команду перепроведения документов в разделе администрирования и обслуживания.
Так как ОРП загружаются из ОФД, нужно исключить дубли и некорректную загрузку. При загрузке из ОФД могут возникать ситуации, когда один и тот же чек попадает в разные документы или один отчет содержит продажи, а другой — возвраты. Также возможны расхождения по дате чека, дате смены, дате документа в 1С и дате поступления денег.
Проверим следующее:
не загружались ли отчеты за 01.01–12.01 повторно;
нет ли дублей ОРП за одну и ту же кассовую смену;
совпадают ли суммы по ОФД и по документам 1С;
не попали ли возвраты отдельными отрицательными строками;
правильно ли определена ставка НДС 5%;
не изменился ли вид номенклатуры или ставка НДС после загрузки;
не загружены ли чеки коррекции как обычные возвраты;
не разбиты ли продажи по разным торговым точкам или складам.
Если ОРП за 01.01–04.01 не попали в выручку, откройте их движения. Если движений по КУДиР нет, проверьте способ оплаты внутри ОРП. Если оплата картой или безналичная, программа может ожидать корректного документа эквайринга. Если оплата наличная, доход УСН обычно должен отражаться по кассе или розничному отчету, и отсутствие движения по КУДиР будет указывать на настройки или ошибку проведения.
Отрицательные суммы в периоде с 04.01 по 12.01 могут быть связаны с возвратами. В рознице возвраты отражаются в документе ОтчетОРозничныхПродажах на соответствующей вкладке. При УСН с НДС важно, чтобы возврат был связан с исходной реализацией и корректно уменьшал доход.
Проверьте в ОРП за проблемные даты:
есть ли строки на вкладке возвратов;
не превышают ли возвраты продажи;
указана ли дата исходной реализации;
совпадает ли ставка НДС;
совпадает ли номенклатура;
не загружен ли возврат без исходной продажи;
не попал ли возврат в другой период;
как возврат отражается в КУДиР и НДС.
Если возвраты действительно были, отрицательные суммы могут быть нормальными. Но если отрицательные суммы равны или близки к выручке прошлых дней, а реальных возвратов не было, это признак неправильного зачета или дублей.
Поскольку ИП применяет УСН «Доходы» с НДС 5%, обязательно проверьте настройки налогов и отчетности. После обновлений 1С или изменения учетной политики программа могла начать иначе формировать доходы и НДС.
Откройте настройки налогов и отчетности и проверьте:
система налогообложения — УСН;
объект налогообложения — Доходы;
наличие обязанности по НДС;
ставку НДС 5%;
дату начала применения НДС;
порядок учета розничных продаж;
порядок учета эквайринга;
не менялись ли настройки задним числом;
не создана ли новая учетная политика с другой датой начала;
не изменился ли режим налогообложения после закрытия 1 квартала.
Важный момент: если за 1 квартал уже отчитались и все было хорошо, а сейчас при закрытии ИП показатели изменились после перепроведения, проверьте, не изменились ли настройки задним числом. Даже небольшое изменение учетной политики с 01.01 может пересчитать движения всех январских документов.
Учет НДС при УСН — относительно новый участок для многих пользователей 1С. В 2025–2026 годах механизмы учета НДС у упрощенцев активно уточнялись в программах. Поэтому если после обновления и перепроведения изменились данные КУДиР, нужно проверить версию конфигурации и порядок отражения операций.
Разберем, что нужно сделать:
посмотрите текущий релиз конфигурации БухгалтерияПредприятия;
проверьте, обновлялась ли база после сдачи отчетности за 1 квартал;
проверьте, были ли изменения в механизме УСН с НДС;
сравните движения одного и того же документа до и после перепроведения, если есть копия базы;
обязательно сделайте резервную копию перед массовыми исправлениями;
если база не обновлена, обновите ее на актуальный релиз перед окончательным расчетом налога.
Если есть архивная копия базы на дату сдачи отчетности за 1 квартал, это очень полезно. Сравните проблемные документы в старой и текущей базе: движения по КУДиР, НДС, расчетам и прочим регистрам. Так можно быстро понять, что именно изменилось: настройки, документы, последовательность или алгоритм программы.
Чтобы не гадать, сформируйте универсальный отчет по регистру КУДиР. В типовой конфигурации название регистра может отличаться в зависимости от релиза, но чаще всего нужно искать регистр, связанный с книгой учета доходов и расходов.
Используйте УниверсальныйОтчет и настройте отбор:
период — с 01.01 по 12.01;
организация или ИП — нужный предприниматель;
регистратор — ОРП, поступления банка, эквайринг;
вид движения — приход и расход;
сумма дохода;
содержание операции;
документ-основание;
контрагент и договор, если эти поля есть.
Затем проанализируем результат. Если по 01.01–04.01 нет записей КУДиР вообще, значит документы не формируют доход. Если записи есть, но с нулевой суммой или без налогового дохода, проверяйте НДС и способ оплаты. Если по 04.01–12.01 есть отрицательные записи, смотрите регистратор этих строк. Именно он и является источником проблемы.
Особенно важно не ограничиваться итоговой суммой. Нам нужен конкретный документ-регистратор. Как только нашли документ, который сформировал минус, открывайте его движения и сравнивайте с исходным ОРП, банковским поступлением и возвратами.
После анализа регистра сформируйте саму КнигаУчетаДоходовИРасходов. Сравните ее с отчетом АнализУчетаУСН. Иногда бухгалтер видит проблему в анализе, но в КУДиР она проявляется иначе: например, строки сгруппированы, сторно свернуто, или доходы попали в другой день.
Проверьте:
даты записей;
номера первичных документов;
содержание операций;
суммы доходов;
наличие отрицательных строк;
наличие строк по возвратам;
суммы без НДС;
соответствие продажам из ОФД;
соответствие поступлениям банка.
Если КУДиР показывает выручку без НДС, а анализ УСН показывает расхождения, дополнительно проверьте расшифровки отчета. Если и КУДиР, и анализ УСН показывают одинаковую ошибку, значит причина точно в движениях документов.
При рознице на УСН с НДС возможна обратная проблема: выручка может не только пропадать, но и задваиваться. Например, один раз доход формирует ОРП, второй раз — поступление от банка. Потом при перепроведении программа пытается убрать дубль, и появляются отрицательные суммы.
Проверим задвоение так:
возьмите сумму продаж по ОФД за день;
сравните с суммой ОРП в 1С;
сравните с суммой поступления банка;
учтите комиссию банка;
сравните с доходом в КУДиР без НДС;
проверьте, не попала ли одна и та же сумма в КУДиР по двум регистраторам;
проверьте, нет ли сторнирующей строки на следующий день.
Если доход сначала появляется по ОРП, потом по банку, а затем сторнируется, значит нужно настроить корректную схему учета эквайринга. Не исправляйте только итоговую сумму в КУДиР. Исправьте причину двойного признания дохода.
При эквайринге банк часто перечисляет сумму за минусом комиссии. Например, покупатели оплатили 105 000 рублей, включая НДС 5%, а банк перечислил 103 500 рублей после удержания комиссии 1 500 рублей. Для УСН «Доходы» важно правильно определить доход и не потерять часть выручки из-за комиссии.
Проверьте, как в 1С отражена комиссия:
комиссия выделена отдельной строкой или документом;
сумма поступления банка не принята ошибочно за полную выручку;
ОРП отражает полную сумму оплаты покупателями;
комиссия не уменьшает доход УСН «Доходы» неправильно;
НДС рассчитан с полной суммы реализации, если операция облагается НДС;
доход УСН отражается без предъявленного НДС.
Если в КУДиР попадает только сумма фактического поступления на расчетный счет за минусом комиссии, это может быть ошибкой для УСН «Доходы». При этом способ отражения зависит от выбранного механизма учета эквайринга в 1С. Поэтому проверяйте не только сумму поступления банка, но и связанный документ эквайринга.
Еще одна частая причина неправильного зачета — разная аналитика. Например, ОРП отражается по обезличенному розничному покупателю, а банковское поступление — по банку-эквайеру или другому контрагенту. Если программа не понимает, что эти документы относятся к одной операции, она может сформировать аванс или не зачесть оплату.
Проверьте:
какой контрагент указан в ОРП;
какой контрагент указан в поступлении банка;
какой договор выбран;
какой вид договора установлен;
совпадает ли аналитика расчетов;
не используется ли в одном документе розничный покупатель, а в другом банк;
не создано ли несколько дублей контрагента банка или покупателя;
не изменялся ли договор после проведения документов.
Если в документах используются разные контрагенты или договоры, проверьте, соответствует ли это типовой схеме учета. Для эквайринга банк-эквайер обычно не является покупателем товара, а выступает посредником по расчетам. Если отразить поступление от банка как обычную оплату покупателя, программа может неправильно сформировать доходы и авансы.
В документах поступления и реализации проверьте счета расчетов. Для розничных продаж, эквайринга и обычных покупателей могут использоваться разные счета и субсчета. Ошибка в счете расчетов часто приводит к неправильному зачету аванса.
Проверяйте:
62.01 — расчеты с покупателями;
62.02 — авансы полученные;
57.03 — продажи по платежным картам и промежуточные расчеты по эквайрингу, если используется такая схема;
51 — расчетный счет;
90.01 — выручка;
90.03 — НДС;
68.02 — расчеты по НДС;
76.АВ — НДС с авансов, если программа сформировала авансовый НДС.
Если по розничным операциям неожиданно появился счет 62.02 или 76.АВ, выясните, почему программа считает оплату авансом. Для розничных продаж с оплатой в момент продажи авансовая схема обычно не должна возникать, если нет реальной предоплаты.
Поскольку НДС рассчитан, но выручка УСН отражается неверно, отдельно проанализируем НДС. При УСН с НДС программа должна формировать НДС с реализации или с аванса в зависимости от характера операции. Если поступление ошибочно признано авансом, может появиться НДС с аванса, а затем вычет при зачете аванса.
Проверьте следующие документы и операции:
СчетФактураВыданный, если он создается;
ФормированиеЗаписейКнигиПродаж;
ФормированиеЗаписейКнигиПокупок, если был зачет аванса;
ОперацииПоНДС;
РегламентныеОперацииПоНДС;
движения по 68.02 и 76.АВ.
Если по операции розничной реализации программа сформировала НДС с аванса, это прямой признак неправильной классификации оплаты. В обычной розничной продаже с одновременной оплатой программа должна отразить НДС с реализации, а не создавать лишнюю авансовую цепочку.
В вопросе указано, что за 1 квартал уже отчитались, а сейчас нужно рассчитать налог за 2 квартал при закрытии ИП. Это важный момент. Если после сдачи отчетности за 1 квартал перепровели январские документы, то измениться может не только 2 квартал, но и уже сданный 1 квартал.
Разберем правильный порядок действий:
сформируйте КУДиР за 1 квартал в текущей базе;
сравните ее с КУДиР, по которой сдавали отчетность;
сравните авансовый платеж по УСН за 1 квартал;
проверьте декларацию по НДС за 1 квартал, если она сдавалась;
проверьте книгу продаж за 1 квартал;
выясните, изменились ли уже сданные показатели;
только после этого рассчитывайте налог за 2 квартал.
Не рассчитывайте 2 квартал, пока не стабилизировали 1 квартал. Если январь изменился, итоговые данные года и закрытия ИП тоже будут неверными.
Перед исправлениями сделайте резервную копию базы. Если ИП закрывается, ошибка в налоговом учете может повлиять на итоговую декларацию, НДС, КУДиР и расчеты с бюджетом. Поэтому действуем аккуратно.
Рекомендуемый порядок:
сделайте резервную копию текущей базы;
если есть архив до перепроведения, сохраните его отдельно;
в копии базы перепроведите документы за январь по правильной хронологии;
сравните результат с рабочей базой;
если нашли ошибочный документ, исправьте его сначала в копии;
после проверки повторите исправление в рабочей базе;
сформируйте контрольные отчеты.
Так мы не ухудшим ситуацию и сможем вернуться к исходному состоянию, если исправление окажется неверным.
Если проблема возникла после перепроведения, нужно повторить перепроведение корректно. Не выбирайте сразу весь год, если ошибка локализована в январе. Начните с проблемного периода.
Разберем рекомендуемый порядок перепроведения:
сначала перепроведите документы поступления товаров и начальные остатки, если они влияют на продажи;
затем перепроведите кассовые смены и ОтчетОРозничныхПродажах;
затем перепроведите операции по платежным картам и эквайрингу;
затем перепроведите банковскую выписку;
затем перепроведите возвраты;
затем выполните регламентные операции по НДС;
после этого выполните закрытие месяца;
сформируйте КУДиР и АнализУчетаУСН.
Если после такого перепроведения доходы восстановились, значит причина была в нарушенной последовательности. Если ошибка осталась, ищем конкретный документ с неправильными движениями.
Рассмотрим первое направление ошибки: ОРП за 01.01–04.01 не учтены в выручке. Возможные причины:
документы не проведены;
документы проведены, но не формируют движения по КУДиР;
продажи отражены как отгрузка без оплаты;
оплата картой не связана с эквайрингом;
банк не провел поступление или провел его как аванс;
в документе указана неправильная ставка НДС или настройка налогообложения;
дата документа попала не в тот период;
загружены только возвраты или корректировки;
используется неправильная организация или ИП;
документ был изменен после загрузки из ОФД.
Что делаем:
открываем ОРП за 01.01;
смотрим движения документа;
проверяем, есть ли строка КУДиР;
если строки нет, проверяем способ оплаты;
открываем связанное поступление денег;
проверяем, не сформирован ли аванс;
исправляем вид операции и аналитику;
перепроводим документы;
повторяем проверку за 02.01, 03.01 и 04.01.
Теперь разберем второе направление: отрицательные суммы с 04.01 по 12.01. Возможные причины:
возвраты покупателей;
сторнирование дублей;
зачет аванса;
перенос дохода между датами;
перепроведение документов в неправильной последовательности;
ручная корректировка регистров;
изменение документа ОРП после загрузки;
ошибка в банковской выписке;
несовпадение сумм продажи, оплаты и поступления от банка;
обновление механизма учета НДС при УСН.
Что делаем:
в отчете АнализУчетаУСН расшифровываем отрицательную сумму;
открываем документ-регистратор;
смотрим движения по КУДиР;
проверяем, является ли это возвратом;
если это не возврат, проверяем авансовые движения;
сравниваем документ с ОФД и банком;
исправляем исходный документ;
перепроводим цепочку документов;
снова формируем анализ УСН.
Если отрицательная сумма сформирована документом ПоступлениеНаРасчетныйСчет, почти наверняка проблема в виде операции, счете расчетов, договоре или зачете аванса. Если отрицательная сумма сформирована ОтчетОРозничныхПродажах, проверяйте возвраты, дубли и строки реализации.
Иногда возникает желание вручную поправить КУДиР через операцию корректировки регистров. Такой способ допустим только как крайняя мера, когда понятна причина, типовой документ не может сформировать корректное движение, а сумма документально подтверждена.
Но в рассматриваемой ситуации сначала нужно исправить исходные документы. Если проблема в авансе, ручная корректировка КУДиР не исправит НДС, взаиморасчеты и будущие отчеты. При закрытии ИП это особенно опасно: можно получить правильную сумму в одном отчете и неправильные данные в другом.
Используйте ручную корректировку только после проверки:
документы исправлены;
последовательность восстановлена;
дубли удалены или отменены;
возвраты проверены;
НДС проверен;
КУДиР все равно не формируется корректно;
есть документальное обоснование суммы;
есть понимание, какие регистры нужно корректировать.
После исправления сформируйте набор контрольных отчетов. Не ограничивайтесь одним анализом УСН.
Используйте:
АнализУчетаУСН — для проверки налоговой базы УСН;
КнигаУчетаДоходовИРасходов — для проверки записей КУДиР;
УниверсальныйОтчет по регистру КУДиР — для поиска регистратора;
ОборотноСальдоваяВедомость по счетам 62, 57.03, 51, 90, 68.02, 76.АВ;
АнализСубконто по покупателям и банку-эквайеру;
КнигаПродаж — для контроля НДС;
отчет по розничным продажам за период;
сверку с ОФД;
сверку с банковской выпиской.
Сравните три контрольные суммы: продажи по ОФД, доходы в КУДиР без НДС и поступления банка с учетом комиссии. Эти суммы не всегда должны быть одинаковыми, но их связь должна быть объяснима. Если разница равна НДС, комиссии банка, возвратам или переходящим оплатам, это нормально. Если разница не объясняется, продолжаем поиск регистратора.
Посмотрим на пример расчета. Допустим, розничная выручка за день по ОФД составила 210 000 рублей, включая НДС 5%. Тогда сумма без НДС составит 200 000 рублей, а НДС — 10 000 рублей.
Для УСН «Доходы» в налоговую базу должна попасть сумма 200 000 рублей. НДС 10 000 рублей не должен увеличивать доход УСН. Если банк перечислил 207 000 рублей после удержания комиссии 3 000 рублей, это не означает, что доход УСН равен 207 000 рублей. Нужно проверить, как программа отражает полную оплату покупателя, комиссию банка и НДС.
Если в КУДиР попала сумма 210 000 рублей, программа включила НДС в доходы. Если попала сумма 207 000 рублей, возможно, доход уменьшен на комиссию банка. Если попала отрицательная сумма, ищем сторно, возврат или зачет аванса. Если не попало ничего, проверяем способ оплаты и документ поступления.
Поскольку ИП закрывается, задача шире, чем исправить январь. Нужно корректно определить налоговую базу до даты прекращения деятельности. Поэтому после исправления выручки проверьте все периоды с начала года до даты закрытия ИП.
Разберем контрольный список:
проверьте все ОРП с начала года;
сверьте ОРП с ОФД;
сверьте поступления банка с эквайрингом;
проверьте возвраты;
проверьте НДС 5%;
проверьте КУДиР без НДС;
проверьте авансовые платежи УСН;
проверьте декларации по НДС;
проверьте, не изменились ли данные 1 квартала;
рассчитайте налог за 2 квартал или последний период до закрытия;
сформируйте итоговую отчетность;
сохраните расшифровки и подтверждения.
Важно: при закрытии ИП не оставляйте расхождения в январе только потому, что сейчас рассчитывается 2 квартал. Если январские документы изменились, они могут повлиять на годовые и итоговые показатели.
Сформулируем рабочий алгоритм исправления именно для описанной ситуации.
Сделайте резервную копию базы. Не начинайте массовое перепроведение без копии.
Сформируйте отчет АнализУчетаУСН за 01.01–12.01. Расшифруйте строки, где нет выручки и где есть отрицательные суммы.
Найдите документы-регистраторы. Определите, что формирует ошибку: ОтчетОРозничныхПродажах, ПоступлениеНаРасчетныйСчет, эквайринг, возврат или регламентная операция.
Откройте движения документов. Проверьте регистры КУДиР, НДС, расчеты с покупателями и прочие расчеты.
Проверьте поступления банка. Убедитесь, что они не отражены как обычные авансы покупателей, если это поступления по эквайрингу.
Проверьте счета 62.02 и 76.АВ. Если они появились без реальной предоплаты, ищите ошибку в виде операции и аналитике.
Проверьте дубли ОРП из ОФД. Убедитесь, что одна кассовая смена не загружена дважды.
Проверьте возвраты. Если отрицательные суммы связаны с возвратами, убедитесь, что возвраты реальны и правильно датированы.
Проверьте настройки УСН и НДС. Убедитесь, что УСН «Доходы» и НДС 5% установлены корректно с нужной даты.
Перепроведите документы по хронологии. Сначала продажи, затем эквайринг, затем банк, затем НДС и закрытие месяца.
Снова сформируйте КУДиР и анализ УСН. Проверьте, что доходы отражены без НДС и без необъяснимых отрицательных сумм.
Сравните с уже сданным 1 кварталом. Если показатели изменились, оцените необходимость корректировки отчетности.
Если нужно быстро определить приоритет проверки, начните с трех мест.
Первое место — движения документов ПоступлениеНаРасчетныйСчет. Проверьте, не попали ли поступления от эквайера в авансы. Это наиболее вероятная причина, если программа «что-то зачитывает как аванс».
Второе место — движения ОтчетОРозничныхПродажах. Проверьте, формируют ли ОРП за 01.01–04.01 записи по КУДиР. Если НДС есть, а дохода УСН нет, значит проблема в признании оплаты или способе отражения дохода.
Третье место — дубли и возвраты из ОФД. Если с 04.01 по 12.01 появились минусы, проверьте, не загрузились ли возвраты, чеки коррекции или повторные отчеты.
В описанной ситуации ошибка почти наверняка находится не в самом отчете АнализУчетаУСН, а в движениях документов, которые формируют налоговый учет УСН. Начните с расшифровки отрицательных сумм и строк без выручки, затем откройте документы-регистраторы и проверьте движения по КУДиР, НДС, расчетам и авансам.
Особое внимание уделите документам ПоступлениеНаРасчетныйСчет, операциям эквайринга, виду операции, счетам расчетов, договорам, времени проведения документов, возвратам и дублям загрузки из ОФД. При УСН с НДС 5% доходы в КУДиР должны отражаться без предъявленного НДС, а НДС должен учитываться отдельно. Если программа отражает поступление как аванс, появляются отрицательные суммы и неправильный зачет.
Разберем ключевую рекомендацию: сначала найдите документ-регистратор неправильной строки, затем исправьте исходный документ, перепроведите цепочку документов по хронологии и только после этого пересчитывайте налог при закрытии ИП. Не исправляйте КУДиР ручными операциями, пока не проверены ОРП, банковская выписка, эквайринг, возвраты, настройки УСН и НДС.
Информация носит справочный характер