Проанализируем ситуацию: работник проходил обязательный медицинский осмотр в рабочие дни, за это время организация сохранила за ним средний заработок. Возникает вопрос, как такие дни и начисления учитывать дальше: исключать ли их из расчета отпускных и больничных или, наоборот, оставлять в расчетной базе.
Короткий вывод такой: для отпускных оплату времени медосмотра и сами дни медосмотра исключаем, а для обычного больничного пособия оплату медосмотра, как правило, включаем в заработок, если на нее начислены страховые взносы, при этом дни медосмотра из 730 дней не исключаем.
Разберем подробнее, почему получается именно так. Ошибка часто возникает из-за того, что и отпускные, и оплата медосмотра, и некоторые другие выплаты связаны со «средним заработком». Но порядок расчета отпускных и порядок расчета пособия по временной нетрудоспособности регулируются разными нормами. Для отпускных применяем Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное постановлением Правительства РФ № 922. Для больничных применяем Федеральный закон № 255-ФЗ и правила расчета пособий по обязательному социальному страхованию.
Рассмотрим подробнее исходную выплату. Если работник обязан проходить медицинский осмотр в соответствии с трудовым законодательством или иными нормативными актами, то на время такого осмотра за ним сохраняются место работы и средний заработок по месту работы. Это гарантия работнику, направляемому на обязательный медицинский осмотр.
То есть день медосмотра в рабочее время — это не обычный отработанный день. Работник не выполнял трудовую функцию, но отсутствовал по уважительной причине, связанной с обязанностью пройти медосмотр. Работодатель обязан оплатить это время не как обычную явку, а как период сохранения среднего заработка.
Именно эта квалификация важна для дальнейших расчетов. В расчетах нам нужно разделить две сущности:
Оплата времени медосмотра по среднему заработку — выплата работнику за период, когда он был освобожден от работы для прохождения обязательного осмотра.
Стоимость самого медицинского осмотра или компенсация расходов на медосмотр — это уже не оплата труда за день отсутствия, а расходы работодателя на организацию обязательного медосмотра либо возмещение затрат работника. В рассматриваемом вопросе речь идет именно о первом варианте: о среднем заработке за дни прохождения медосмотра.
Дальше разберем отдельно отпускные и больничные, потому что правила у них разные.
Для расчета отпускных используем правила Положения № 922. По общему правилу средний дневной заработок для оплаты отпуска считается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. При этом в расчет включаем выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, и учитываем фактически отработанное время.
Ключевое правило содержится в пункте 5 Положения № 922. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ. Исключение сделано только для перерывов для кормления ребенка, но к медосмотрам это исключение не относится.
Теперь применим это правило к нашей ситуации. За время прохождения обязательного медосмотра за работником сохраняется средний заработок. Значит, это как раз тот период, который попадает под пункт 5 Положения № 922. Поэтому при расчете отпускных:
исключаем из расчетного периода дни, приходящиеся на прохождение обязательного медосмотра;
исключаем из суммы заработка начисления, рассчитанные по среднему заработку за эти дни;
не считаем такие дни фактически отработанными для целей расчета отпускного среднего;
не смешиваем оплату медосмотра с обычной зарплатой за фактически отработанное время.
Важно: то, что медосмотр проходил в рабочие дни, не меняет порядок расчета отпускных. Для отпускного среднего имеет значение не только календарная дата, но и характер периода. Если работник в этот день был освобожден от работы и получал средний заработок, этот день не является отработанным для целей Положения № 922.
Посмотрим на пример. Допустим, работник идет в отпуск в июле 2026 года. Расчетный период для отпускных — с июля 2025 года по июнь 2026 года. В марте 2026 года работник один рабочий день проходил обязательный медосмотр, за который ему начислили оплату по среднему заработку — 3 200 руб.
Предположим, за март работнику начислены:
зарплата за фактически отработанные дни — 76 000 руб.;
оплата дня медосмотра по среднему заработку — 3 200 руб.
При расчете отпускных март будет считаться не полностью отработанным месяцем. В заработок для отпускных включаем 76 000 руб. зарплаты за фактически отработанное время. А 3 200 руб., начисленные за день медосмотра по среднему заработку, исключаем.
Количество календарных дней за март для расчета отпускных также уменьшаем. Если в марте 31 календарный день и один календарный день приходится на исключаемый период, то количество учитываемых календарных дней за март рассчитываем по формуле:
29,3 / 31 × 30 = 28,35 календарного дня.
Таким образом, для отпускных в расчет пойдет не 29,3 дня за март, а 28,35 дня. Это соответствует логике Положения № 922: когда месяц отработан не полностью, количество календарных дней определяется пропорционально времени, которое остается после исключения периодов по пункту 5.
Если остальные 11 месяцев расчетного периода отработаны полностью, количество дней расчетного периода для отпускных будет таким:
11 × 29,3 + 28,35 = 350,65 календарного дня.
И уже на эти дни делим заработок, включаемый в расчет отпускных. Оплату медосмотра в числитель не включаем, день медосмотра из знаменателя исключаем.
Разберем причину. Средний заработок, начисленный за время медосмотра, уже сам по себе является расчетной величиной. Если включить эту сумму в расчет следующих отпускных, получится эффект повторного включения среднего заработка в новый средний заработок. Положение № 922 специально убирает такие периоды и суммы из расчета, чтобы средний заработок формировался в основном из выплат за фактически отработанное время.
Поэтому для отпускных действует простая логика: если работник не работал, но за ним сохранялся средний заработок по законодательству, такой период и такая сумма обычно исключаются. К аналогичным исключаемым периодам относятся, например, командировки с оплатой по среднему заработку, дни сдачи крови с сохранением среднего заработка, некоторые другие периоды освобождения от работы.
Медосмотр в этой части ничем принципиально не отличается: работник был освобожден от работы, а оплата произведена по среднему заработку. Значит, при расчете отпускных исключаем и время, и начисленную сумму.
Теперь разберем больничные. Здесь работает другой порядок. Для пособия по временной нетрудоспособности средний заработок определяется не по Положению № 922, а по Федеральному закону № 255-ФЗ.
Для обычного больничного пособия берем заработок работника за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности. В средний заработок для пособия включаются выплаты и вознаграждения, на которые начислены страховые взносы в установленном порядке, с учетом предельной величины базы за каждый календарный год.
Поэтому для больничного основной вопрос другой: не «сохранялся ли средний заработок», а «начислены ли страховые взносы на эту выплату и относится ли она к заработку, учитываемому для пособий».
Оплата времени обязательного медосмотра по среднему заработку производится работнику в рамках трудовых отношений. Такая выплата не является компенсацией стоимости медицинских услуг, а является сохраненным средним заработком за время освобождения от работы. Как правило, на нее начисляются НДФЛ и страховые взносы. Следовательно, при расчете обычного больничного пособия такую сумму включаем в заработок расчетного периода.
При этом дни медосмотра из расчетного периода для обычного больничного не исключаем. Средний дневной заработок для пособия по временной нетрудоспособности обычно определяется делением заработка за два календарных года на 730. Дни прохождения обязательного медосмотра не являются самостоятельным исключаемым периодом для обычного больничного пособия.
Именно поэтому здесь нет противоречия с отпускными. Мы просто применяем два разных порядка расчета:
для отпускных — Положение № 922, где прямо исключаются периоды сохранения среднего заработка и начисленные за них суммы;
для больничных — Федеральный закон № 255-ФЗ, где в расчет включаются выплаты, облагаемые страховыми взносами, а средний дневной заработок для обычного больничного считается исходя из 730 дней.
Посмотрим на пример. Работник заболел в 2026 году. Для расчета больничного берем заработок за 2024 и 2025 годы. В 2025 году работник проходил обязательный медосмотр, за день медосмотра ему начислили средний заработок 3 200 руб. На эту сумму были начислены страховые взносы.
Допустим, общая сумма выплат за 2024 год составила 900 000 руб., за 2025 год — 1 000 000 руб., включая 3 200 руб. оплаты дня медосмотра. Предположим, предельная база не превышена.
Тогда для обычного больничного заработок расчетного периода составит:
900 000 + 1 000 000 = 1 900 000 руб.
Средний дневной заработок для больничного:
1 900 000 / 730 = 2 602,74 руб.
День медосмотра из 730 дней не вычитаем. Сумму 3 200 руб. из заработка не исключаем, потому что она входит в облагаемую страховыми взносами базу и учитывается как выплата в пользу работника в рамках трудовых отношений.
Далее применяем процент оплаты в зависимости от страхового стажа работника: 60%, 80% или 100%. Например, если страховой стаж работника 8 лет и более, дневное пособие составит 100% среднего дневного заработка. Если стаж от 5 до 8 лет — 80%, если менее 5 лет — 60%. После этого дневное пособие умножаем на количество календарных дней больничного.
Рассмотрим подробнее знаменатель. Для обычного пособия по временной нетрудоспособности средний дневной заработок считается за два календарных года. В стандартной ситуации сумма заработка делится на 730 дней. Это не расчет по фактически отработанным дням, как в некоторых случаях среднего заработка по трудовому законодательству. Это специальная страховая формула.
Поэтому отпуск, командировка, медосмотр, выходные, праздники, периоды работы и многие другие календарные дни внутри двух лет сами по себе не меняют знаменатель 730 для обычного больничного. Исключение дней из расчетного периода для пособий применяется не так широко, как в Положении № 922, и зависит от конкретного вида пособия.
Для обычного больничного листа день обязательного медосмотра не является периодом, который нужно вычитать из 730 дней. Если работнику за этот день начислен средний заработок и начислены страховые взносы, сумма оплаты медосмотра увеличивает заработок расчетного периода, но количество дней для деления остается стандартным.
Отдельно обратим внимание: для пособий по беременности и родам и для пособия по уходу за ребенком действуют свои особенности исключения календарных дней. Но в вопросе рассматривается обычный больничный, то есть пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому вывод по медосмотру формулируем именно для обычного больничного.
На первый взгляд кажется, что противоречие есть: для отпускных оплату медосмотра исключаем, а для больничного включаем. Но противоречия нет, потому что мы работаем с разными правовыми режимами.
Разберем по шагам:
Оплата медосмотра по среднему заработку — это гарантийная выплата работнику за период освобождения от работы.
Для расчета отпускных действует правило: если за период сохранялся средний заработок по законодательству, исключаем и период, и начисленную за него сумму.
Для расчета обычного больничного действует правило: включаем выплаты, на которые начислены страховые взносы, с учетом ограничений по предельной базе.
Период медосмотра не уменьшает стандартные 730 дней при расчете обычного больничного.
Итог: одна и та же выплата может исключаться из отпускного среднего, но включаться в заработок для пособия по временной нетрудоспособности. Это нормальная ситуация, а не ошибка.
В вопросе отдельно упомянуты взносы «на травматизм» и основные страховые взносы. Здесь важно не смешивать разные виды обязательств.
Для расчета пособия по временной нетрудоспособности по Федеральному закону № 255-ФЗ ориентируемся на выплаты, которые учитываются в базе для страховых взносов на обязательное социальное страхование, применяемой для пособий. Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний сами по себе не определяют расчетную базу обычного больничного по 255-ФЗ.
Но практически вывод обычно совпадает: если оплата времени медосмотра является облагаемой выплатой в рамках трудовых отношений, то она учитывается в заработке для пособия по временной нетрудоспособности. Проверяйте не только факт начисления взносов «на травматизм», а именно настройку выплаты как облагаемой страховыми взносами и включаемой в заработок для пособий.
Разберем важное отличие. В учете могут быть две разные операции, связанные с медосмотром:
Оплата времени прохождения медосмотра по среднему заработку. Это выплата работнику за рабочее время, когда он не работал, но проходил обязательный осмотр. Именно о ней идет речь в рассматриваемой ситуации.
Оплата медицинской организации или компенсация работнику расходов на медосмотр. Это стоимость медицинских услуг. Такие суммы имеют другую экономическую природу и не являются оплатой времени работника.
Для отпускных исключаем оплату времени медосмотра по среднему заработку и период медосмотра. Для больничных включаем оплату времени медосмотра, если она облагается страховыми взносами и попадает в расчетную базу пособий.
А вот стоимость самого медосмотра, оплаченную медицинской организации, не нужно включать в заработок работника для отпускных или больничных. Если работнику компенсировали расходы на обязательный медосмотр, анализируйте такую компенсацию отдельно: это не то же самое, что средний заработок за время прохождения медосмотра.
Теперь посмотрим на практическую часть в 1С. В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом оплату времени медосмотра удобно оформлять как отсутствие с сохранением оплаты. Для этого используем документ Отсутствие с сохранением оплаты и отдельный вид начисления для оплаты времени прохождения медосмотра.
Разберем по шагам рекомендуемую настройку.
Создайте отдельный вид времени для медосмотра в разделе настройки видов рабочего времени. Например, назовите его «Время прохождения медосмотра» и задайте удобный буквенный код, например «МО» или «МД», если такой код принят в вашей учетной политике и табеле.
Создайте отдельный вид начисления в справочнике Начисления. Наименование можно задать как «Оплата за время прохождения медосмотра».
В настройках начисления укажите назначение начисления «Оплата времени сохраняемого среднего заработка». Это принципиально важно: программа должна понимать, что начисление рассчитывается по среднему заработку, а не как обычная оплата труда за явку.
Укажите, что начисление выполняется по отдельному документу. В этом случае расчет будет выполняться документом Отсутствие с сохранением оплаты.
На вкладке учета времени выберите, как именно отражать отсутствие: целодневное неотработанное время, если работник отсутствовал весь день, или часовое неотработанное время, если медосмотр занял часть смены.
В блоке налогов и взносов укажите, что выплата облагается страховыми взносами, если речь идет именно о сохраненном среднем заработке за время прохождения обязательного медосмотра.
Проверьте настройки среднего заработка. Для отпускного среднего такое начисление не должно включаться в расчет как обычный заработок. Программа должна исключать и само отсутствие, и оплату за него из расчета отпускных.
После настройки оформите документ Отсутствие с сохранением оплаты. В документе укажите сотрудника, период медосмотра, вид времени и соответствующее начисление. Если медосмотр занял один полный рабочий день, период начала и окончания будет совпадать. Если медосмотр был внутрисменным, укажите часы отсутствия, чтобы корректно уменьшить фактически отработанное время.
Если после оформления медосмотра отпускные рассчитались некорректно, проанализируем настройки начисления и учет времени. Ошибка обычно связана с тем, что медосмотр оформили не как отсутствие с сохранением среднего заработка, а как обычное начисление или как явку.
Проверьте следующие моменты:
Назначение начисления. В виде начисления должно быть выбрано назначение «Оплата времени сохраняемого среднего заработка», а не произвольное начисление с ручной суммой.
Способ выполнения начисления. Начисление должно выполняться отдельным документом, связанным с отсутствием, а не просто добавляться строкой в документе начисления зарплаты.
Вид времени. В документе должен быть указан специальный вид времени для медосмотра, а не обычная явка.
Тип отсутствия. Если сотрудник отсутствовал весь день, используйте целодневное неотработанное время. Если отсутствовал часть дня, используйте часовое неотработанное время.
Вкладка среднего заработка. Убедитесь, что начисление не включается в базу для расчета отпускного среднего. Для начисления с назначением оплаты сохраняемого среднего заработка программа обычно определяет это автоматически.
Табель. Проверьте, что день медосмотра не отражен как полностью отработанная явка, если работник фактически был освобожден от работы на весь день.
Расшифровка среднего заработка в документе Отпуск. Откройте расчет среднего и проверьте, исключила ли программа сумму оплаты медосмотра и соответствующие дни.
Главный контрольный признак: в расчете отпускных сумма оплаты медосмотра не должна попадать в заработок расчетного периода, а дни медосмотра должны уменьшать количество учитываемых дней в неполностью отработанном месяце.
Теперь разберем проверку для больничного. Если сумма оплаты медосмотра не попала в расчет среднего для больничного, проверьте, как настроено обложение страховыми взносами и как выплата отражена в регистрах учета доходов для пособий.
Проверьте следующие параметры:
Вид дохода для страховых взносов. Для оплаты времени медосмотра по среднему заработку обычно выбирается вариант, при котором доход полностью облагается страховыми взносами.
Период начисления. Выплата должна быть начислена в том календарном году, который входит в расчетный период больничного.
Предельная база. Даже если выплата облагается взносами, заработок для пособий учитывается в пределах установленной предельной величины базы за соответствующий год.
Расшифровка среднего заработка в документе Больничный лист. Проверьте, попала ли сумма оплаты медосмотра в заработок за соответствующий год.
Не исключены ли дни медосмотра из 730 дней вручную. Для обычного больничного такие дни исключать не нужно.
Если программа не включает оплату медосмотра в расчет больничного, сначала проверьте не сам документ больничного, а исходный вид начисления. Часто причина в том, что начисление настроено как необлагаемое страховыми взносами или как выплата, не участвующая в расчетной базе пособий.
Отдельно рассмотрим ситуацию, когда работник проходил медосмотр не весь день, а только несколько часов внутри смены. Например, смена 8 часов, из них 3 часа работник был на медосмотре, а 5 часов работал.
В этом случае важно не начислить работнику одновременно полный оклад за весь день и дополнительную оплату по среднему заработку за часы медосмотра. Нужно корректно разделить время:
за фактически отработанные часы начислите обычную оплату труда;
за часы прохождения обязательного медосмотра начислите средний заработок;
в табеле отразите часть смены как работу, а часть — как отсутствие с сохранением оплаты;
проверьте, чтобы месячная норма не была оплачена дважды.
В 1С:ЗУП для такой ситуации используйте часовое неотработанное время. В настройках начисления на вкладке учета времени выбирайте вариант, позволяющий отражать внутрисменное отсутствие. Затем в документе Отсутствие с сохранением оплаты укажите не полный день, а конкретное количество часов.
Для отпускных при внутрисменном отсутствии нужно внимательно проверить, как программа учитывает время в среднем заработке. При расчете отпускных используется календарный подход, но начисления за время сохраненного среднего заработка не должны попадать в базу. Если программа оставила в расчетном периоде полный календарный день, но исключила часть суммы, проверьте настройки и методику учета внутрисменных отсутствий в вашей версии конфигурации. В отдельных случаях может потребоваться дополнительная настройка вида времени и начисления, чтобы расчет соответствовал принятой методике.
Для больничного внутрисменный медосмотр обычно не создает особых проблем: сумма сохраненного среднего заработка включается в заработок для пособий при условии обложения страховыми взносами, а количество дней для обычного больничного остается 730.
Предположим, организация ранее рассчитала отпускные и ошибочно включила оплату медосмотра в отпускной средний. Разберем порядок действий.
Откройте документ, которым был начислен медосмотр, и проверьте вид начисления. Если начисление настроено неверно, исправьте настройку для будущих периодов.
Проверьте, каким документом отражалось отсутствие. Если медосмотр был введен как обычное начисление без отражения отсутствия, создайте или исправьте документ Отсутствие с сохранением оплаты.
Перерассчитайте документ Отпуск за период, в котором ошибка повлияла на сумму отпускных.
Сравните прежний и новый средний заработок. В новом расчете сумма оплаты медосмотра должна быть исключена, а количество дней расчетного периода должно быть уменьшено.
Если отпускные были переплачены, оформите перерасчет в соответствии с правилами удержаний из заработной платы. Не удерживайте сумму автоматически без проверки правовых оснований и ограничений.
Если отпускные были недоплачены из-за другой настройки, доначислите разницу работнику.
Особенно внимательно действуйте, если ошибка затрагивает закрытые периоды, отчетность по НДФЛ и страховым взносам. Само исключение оплаты медосмотра из отпускного среднего не означает, что нужно сторнировать начисление медосмотра как выплату работнику. Начисление медосмотра остается правильной выплатой, меняется только его участие в расчете отпускных.
Теперь рассмотрим обратную ситуацию: при расчете больничного оплату медосмотра ошибочно исключили из заработка. Если эта выплата была облагаемой страховыми взносами и входила в расчетный период, ее нужно учесть в среднем заработке для пособия.
Действуйте так:
Проверьте карточку начисления медосмотра и настройку страховых взносов.
Убедитесь, что выплата относится к нужному календарному году расчетного периода.
Проверьте, не превышена ли предельная база за соответствующий год. Если предельная база уже достигнута другими выплатами, дополнительная сумма может не повлиять на пособие.
Откройте документ Больничный лист и расшифровку среднего заработка.
Перерассчитайте больничный, если сумма оплаты медосмотра должна была войти в заработок и влияет на итоговое пособие.
Если пособие было занижено, оформите доплату в установленном порядке и при необходимости передайте корректные сведения в СФР.
Не нужно вручную уменьшать 730 дней на дни медосмотра. Такая корректировка приведет к завышению среднего дневного заработка для обычного больничного и может быть признана ошибочной.
Сведем выводы в практическую логику, которую удобно использовать при проверке расчетов.
Отпускные. Оплату времени обязательного медосмотра по среднему заработку исключаем из заработка расчетного периода. Дни медосмотра также исключаем из расчетного периода по правилам Положения № 922.
Обычный больничный. Оплату времени медосмотра включаем в заработок расчетного периода, если на нее начислены страховые взносы и она не превышает предельную базу. Дни медосмотра из 730 дней не исключаем.
Стоимость медицинских услуг. Оплату медорганизации или компенсацию стоимости медосмотра не смешиваем с оплатой времени медосмотра. Это отдельная операция, которая не является зарплатой за отработанное или оплачиваемое время.
1С:ЗУП. Для медосмотра используем документ Отсутствие с сохранением оплаты, отдельный вид времени и отдельное начисление с назначением «Оплата времени сохраняемого среднего заработка».
Контроль в 1С. В документе Отпуск проверяем исключение суммы и дней медосмотра. В документе Больничный лист проверяем включение суммы в заработок для пособий и отсутствие ручного исключения дней из 730.
Проанализируем ситуацию еще раз и зафиксируем решение. Если работник проходил обязательный медосмотр в рабочий день, за это время за ним сохраняется средний заработок. Для расчета отпускных это означает, что период медосмотра и сумма среднего заработка за него исключаются из расчетного периода. Это прямое следствие правил Положения № 922.
Для расчета обычного больничного пособия применяем другую норму: учитываем выплаты, на которые начислены страховые взносы, за два календарных года расчетного периода. Поэтому оплату времени медосмотра по среднему заработку включаем в заработок для больничного, если она облагается страховыми взносами и учитывается в базе для пособий. Дни медосмотра из 730 дней не исключаем.
Правильный ответ по исходному вопросу: начисления за дни медосмотра и сами дни исключайте из расчета отпускных; для обычных больничных начисления за медосмотр включайте в расчет, если они облагаются страховыми взносами, а дни медосмотра не исключайте из 730 дней.
Информация носит справочный характер