Рассмотрим ситуацию как задачу по налогу на прибыль. Под налоговым учетом в данном случае будем понимать учет расходов при расчете налоговой базы по налогу на прибыль организаций на общей системе налогообложения. Разберем по шагам, какие медицинские расходы можно признать, на какие нормы ссылаться и где возникает налоговый риск.
Главный принцип такой: медицинские расходы можно принять в НУ, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Это общее правило установлено п. 1 ст. 252 НК РФ. Поэтому сначала выясним причину расхода: работодатель обязан организовать мероприятие по закону или компания оплачивает добровольную социальную льготу для работников.
Если медицинское мероприятие является обязательным по трудовому, санитарному, транспортному, образовательному или иному законодательству, расходы обычно можно учитывать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Эта норма охватывает расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством РФ, а также ряд расходов, связанных с охраной труда и здравпунктами на территории организации.
Если мероприятие не является обязательным, но компания хочет оплатить сотрудникам расширенные медицинские услуги, чекапы, добровольную вакцинацию или иные медицинские программы, то смотрим п. 16 ст. 255 НК РФ. По этой норме можно учитывать расходы работодателя по договорам на оказание медицинских услуг, заключенным в пользу работников на срок не менее одного года с медицинскими организациями, имеющими соответствующую лицензию. Но такие расходы учитываются только в пределах норматива: в совокупности с расходами на ДМС и расходами, указанными в п. 24.2 ст. 255 НК РФ, не более 6 процентов от суммы расходов на оплату труда.
Отдельно учитывайте, что письма Минфина не являются нормативными правовыми актами, но они показывают позицию финансового ведомства. В качестве аргументов по теме можно использовать, в частности, Письмо Минфина России от 26.11.2018 № 03-03-06/1/85069 по обязательным медосмотрам, Письмо Минфина России от 25.11.2019 № 03-03-14/91021 по расходам работников при прохождении обязательных медосмотров, Письмо Минфина России от 03.12.2020 № 03-04-09/105656 по обсервации работников-вахтовиков, Письмо Минфина России от 01.08.2023 № 03-03-06/1/71912 по вакцинации иностранных работников против COVID-19 и кори.
Начнем с базовой проверки. Перед тем как принимать медицинские расходы в налоговом учете, последовательно ответьте на несколько вопросов.
Определите, кому оказана услуга. Это работник организации, кандидат на трудоустройство, иностранный работник, учащийся школы, посетитель мероприятия, клиент, подрядчик или неопределенный круг лиц.
Определите основание расхода. Расход возник из-за прямой обязанности работодателя, требований санитарного законодательства, требований к образовательной деятельности, условий договора с заказчиком, особенностей опасного производства или добровольного решения компании.
Проверьте связь с доходной деятельностью. Расход должен быть связан с производством, реализацией, оказанием услуг, выполнением работ, сохранением трудового ресурса, обеспечением допуска работников к работе или выполнением обязательных условий деятельности.
Проверьте документы. Нужны договор с медицинской организацией, лицензия медорганизации, акты оказанных услуг, счета, платежные документы, приказы работодателя, списки работников, направления на медосмотр, заключения по результатам медосмотра, журналы предрейсовых осмотров, санитарные предписания или иные документы, подтверждающие обязательность расходов.
Выберите норму НК РФ. Для обязательных расходов чаще используйте пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для добровольных медицинских программ сотрудников используйте п. 16 ст. 255 НК РФ. Для прочих экономически обоснованных расходов, прямо не названных в закрытой формулировке, можно рассматривать пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, но только при наличии надежного обоснования связи с деятельностью.
Посмотрим на практический вывод. Не называйте любой медицинский расход «расходом на охрану труда» автоматически. Для налогового учета важно не название услуги, а ее правовая и экономическая природа. Один и тот же платеж медицинской организации может быть принят в НУ без норматива, принят только в пределах 6 процентов ФОТ или не принят вообще.
Рассмотрим подробнее обязательные медицинские осмотры. По действующей логике трудового законодательства работодатель обязан обеспечить безопасные условия труда и организовать обязательные медицинские осмотры для работников, которым такие осмотры положены. Ключевые нормы: ст. 214 ТК РФ, ст. 220 ТК РФ, ст. 185 ТК РФ, а также специальные нормативные акты Минздрава и отраслевые правила.
Статья 220 ТК РФ устанавливает, что работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда, на работах, связанных с движением транспорта, а также работники организаций пищевой промышленности, общественного питания, торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций, детских учреждений и некоторых других работодателей проходят обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры. В этой же статье указано, что предусмотренные статьей медицинские осмотры и обязательные психиатрические освидетельствования проводятся за счет средств работодателя, если иное не установлено законодательством.
Статья 185 ТК РФ важна для оплаты времени прохождения медосмотра. За работниками, которые обязаны проходить медицинский осмотр, сохраняются место работы и средний заработок. В налоговом учете средний заработок за время прохождения обязательного медосмотра относится к расходам на оплату труда по п. 7 ст. 255 НК РФ, так как эта норма прямо включает расходы на оплату времени, связанного с прохождением медицинских осмотров.
Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медосмотров регулируется Приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н. Перечень вредных и опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медосмотры, применяется с учетом Приказа Минтруда России № 988н и Минздрава России № 1420н от 31.12.2020.
Предрейсовые, предсменные, послерейсовые и послесменные медицинские осмотры регулируются отдельно. Для водителей смотрим п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Порядок и периодичность таких осмотров установлены Приказом Минздрава России от 30.05.2023 № 266н. Этот приказ применяется с 1 сентября 2023 года и действует до 1 сентября 2029 года.
Теперь разберем налоговый вывод. Если предварительный, периодический, предрейсовый или послерейсовый медосмотр является обязательным по законодательству, стоимость услуг медицинской организации учитывайте в составе прочих расходов на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ при выполнении требований ст. 252 НК РФ. Такой подход подтвержден, в частности, Письмом Минфина России от 26.11.2018 № 03-03-06/1/85069: если прохождение работниками медосмотров согласно законодательству РФ является обязательным, расходы на их проведение учитываются для целей налогообложения прибыли при условии соответствия критериям ст. 252 НК РФ.
Разберем по шагам, как подтвердить такие расходы.
Проведите специальную оценку условий труда и определите вредные или опасные факторы, если медосмотр связан с условиями труда.
Сформируйте список работников, подлежащих обязательным медосмотрам.
Издайте приказ о направлении работников на медосмотр.
Заключите договор с медицинской организацией, имеющей лицензию на соответствующие медицинские услуги.
Оформите направления на медосмотр.
Получите акты оказанных услуг и итоговые документы по результатам медосмотра.
Отразите расходы в налоговом учете по выбранной статье затрат.
В 1С такие услуги обычно отражайте документом Поступление (акт, накладная, УПД) с видом операции на услуги. В качестве счета затрат используйте тот счет, который соответствует функции работников: например, производственные расходы, общехозяйственные расходы или расходы на продажу. В аналитике используйте подходящую Статья затрат, например «Обязательные медицинские осмотры». Для налогового учета укажите вид расхода, который соответствует прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
Важный нюанс: расходы на саму услугу медосмотра и расходы на оплату времени прохождения медосмотра имеют разные налоговые основания. Услуга медорганизации — это пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Средний заработок работника за время обязательного медосмотра — это п. 7 ст. 255 НК РФ.
Теперь разберем самый спорный блок: дополнительные процедуры в составе медосмотра, расширенные обследования, анализы сверх обязательного перечня, консультации дополнительных специалистов, комплексные чекапы и программы ранней диагностики.
Здесь нужно разделить расходы на две группы.
Обязательные дополнительные процедуры. Если дополнительная процедура назначена в рамках обязательного медосмотра по медицинским показаниям, предусмотрена нормативным актом, медицинскими рекомендациями, решением уполномоченного органа или дополнительными условиями к обязательным медосмотрам, ее можно защищать как часть обязательного медосмотра. Тогда основание — пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Добровольные дополнительные процедуры. Если компания просто расширила программу медосмотра для удобства работников или приобрела чекап как социальную льготу, такие расходы уже не являются обязательными расходами на охрану труда. Их рискованно учитывать по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Посмотрим на пример. Работникам положен обязательный периодический медосмотр. Медицинская организация дополнительно предлагает расширенный биохимический анализ крови, УЗИ, консультацию кардиолога и офтальмологическое обследование сверх обязательной программы. Если эти услуги не предусмотрены обязательным порядком и не назначены по медицинским показаниям в рамках обязательного осмотра, безопаснее не включать их в расходы по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Но это не значит, что добровольные медицинские услуги всегда нельзя учесть. Рассмотрим второй вариант. Если компания заключила с лицензированной медицинской организацией договор на оказание медицинских услуг работникам на срок не менее одного года, а право работников на медицинское обслуживание закреплено в трудовых договорах, коллективном договоре или локальном нормативном акте, расходы можно учитывать по п. 16 ст. 255 НК РФ в пределах норматива 6 процентов от расходов на оплату труда.
Поэтому для чекапов сотрудников применяйте следующую логику:
Если чекап является частью обязательного медосмотра и подтвержден требованиями законодательства или медицинскими показаниями, учитывайте расходы как обязательные по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Если чекап является добровольной медицинской программой для работников, учитывайте его только при соблюдении условий п. 16 ст. 255 НК РФ.
Если договор с медорганизацией заключен менее чем на один год, медорганизация не имеет нужной лицензии, услуги оказаны не в пользу работников или расходы невозможно персонифицировать и обосновать, признание в НУ становится рискованным.
Ключевое условие для добровольных медуслуг: договор должен быть именно договором на оказание медицинских услуг работникам, а не договором на организационные, информационные, посреднические или консультационные услуги. По п. 16 ст. 255 НК РФ учитываются медицинские услуги, а не любые сервисные расходы вокруг них.
Обратите внимание на п. 29 ст. 270 НК РФ. Он запрещает учитывать расходы на оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий, спорта, культурных мероприятий, товаров личного потребления работников и другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников, если иное прямо не предусмотрено НК РФ. Поэтому добровольный чекап без соблюдения условий п. 16 ст. 255 НК РФ может быть квалифицирован как социальная льгота в пользу работников, не уменьшающая налоговую базу.
Разберем дежурство скорой медицинской помощи. Здесь нельзя дать один универсальный ответ без понимания причины дежурства. Нужно выяснить, зачем компания привлекла бригаду СМП: для опасного производственного объекта, спортивного мероприятия, массового мероприятия, строительной площадки, съемочного процесса, корпоративного праздника, школы, вахтового поселка или для выполнения условий договора с заказчиком.
Если дежурство скорой помощи связано с обеспечением безопасности работников на производстве, выполнением санитарных требований, особенностями опасных работ, проведением массового или спортивного мероприятия, где медицинское сопровождение объективно необходимо или предусмотрено правилами, такие расходы можно рассматривать как экономически обоснованные. В зависимости от ситуации используйте одно из оснований:
пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ — если дежурство скорой является мерой обеспечения нормальных условий труда, техники безопасности или санитарной безопасности, предусмотренной законодательством или обязательными требованиями;
пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ — если дежурство прямо связано с производством, реализацией, оказанием услуг или проведением доходного мероприятия, но не подпадает буквально под пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Посмотрим на пример. Организация проводит платное спортивное мероприятие, продает билеты или оказывает услуги участникам, а правила проведения мероприятия требуют медицинского обеспечения. В этом случае дежурство СМП можно обосновывать как расход, связанный с оказанием услуг и обеспечением безопасности участников мероприятия. Основание — пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, а при наличии прямых требований безопасности можно дополнительно ссылаться на пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Другой пример. Компания приглашает скорую помощь на корпоративный праздник «для подстраховки», мероприятие не является производственным, не направлено на получение дохода, не связано с обязательными требованиями и больше относится к отдыху работников. В такой ситуации признание расходов в НУ рискованно. Налоговый орган может указать на отсутствие связи с деятельностью, направленной на получение дохода, и на несоответствие ст. 252 НК РФ.
Чтобы принять расходы на дежурство скорой помощи, подготовьте документы:
приказ руководителя о проведении мероприятия или организации работ;
обоснование необходимости медицинского сопровождения;
ссылку на нормативные требования, правила мероприятия, требования заказчика или условия договора;
договор с медицинской организацией;
лицензию медицинской организации;
акт оказанных услуг с указанием даты, времени, места и состава услуги;
документы, подтверждающие связь мероприятия с доходной деятельностью.
В 1С такие расходы можно отражать через Поступление (акт, накладная, УПД). Статью затрат лучше назвать конкретно: «Медицинское сопровождение производственного мероприятия», «Дежурство СМП на объекте», «Медицинское обеспечение мероприятия». Не используйте слишком общее название «Прочие услуги», если расход потенциально спорный: в налоговом споре важна понятная аналитика.
Теперь проанализируем обслуживание школы. Здесь особенно важна связь между компанией и школой. Возможны разные ситуации, и налоговый результат будет разным.
Ситуация 1. Компания сама является образовательной организацией или школа является ее доходным направлением. В этом случае медицинское обслуживание учащихся может быть частью обязательных условий образовательной деятельности. Смотрите ст. 41 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Эта статья регулирует охрану здоровья обучающихся. Охрана здоровья включает, в частности, оказание первичной медико-санитарной помощи, организацию питания, профилактику заболеваний, санитарно-противоэпидемические мероприятия, обучение навыкам здорового образа жизни и обеспечение безопасности обучающихся во время пребывания в образовательной организации.
Если образовательная организация заключает договор на медицинское обслуживание школы, медицинский кабинет, дежурство медицинского работника или санитарно-профилактическое сопровождение обучающихся, такие расходы можно обосновывать как расходы, связанные с ведением образовательной деятельности. В налоговом учете их можно рассматривать по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как другие расходы, связанные с производством и реализацией. Если речь идет о санитарных мероприятиях и безопасности, дополнительно можно рассматривать пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Ситуация 2. Школа является объектом обслуживающего производства или хозяйства компании. Например, организация содержит школу, детский центр, учебный объект или социально-культурный объект для работников и членов их семей. Тогда нужно анализировать ст. 275.1 НК РФ. Эта статья устанавливает особенности определения налоговой базы по деятельности, связанной с использованием объектов обслуживающих производств и хозяйств. Доходы и расходы по такой деятельности учитываются отдельно от основной налоговой базы, а убытки признаются с учетом специальных условий.
В такой ситуации не относите автоматически расходы на медицинское обслуживание школы на общехозяйственные расходы основной деятельности. Сначала определите, является ли школа отдельным объектом обслуживающего производства и хозяйства. Если да, ведите раздельный учет доходов и расходов по этому объекту.
Ситуация 3. Компания оплачивает медицинское обслуживание сторонней школы без прямой связи с собственной деятельностью. Например, организация спонсирует школу, оплачивает медкабинет, покупает медицинские услуги для чужой образовательной организации или детей работников, но школа не является подразделением компании и не участвует в доходной деятельности компании. В этом случае расходы в налоговом учете, как правило, рискованны. Налоговый орган может квалифицировать их как безвозмездную помощь, благотворительность или социальные расходы, не соответствующие ст. 252 НК РФ. Также нужно учитывать п. 16 ст. 270 НК РФ, по которому расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества, работ, услуг, имущественных прав и расходы, связанные с такой передачей, не учитываются при определении налоговой базы.
Поэтому для обслуживания школы используйте следующий алгоритм:
Определите, кому принадлежит школа и как она связана с компанией.
Проверьте, является ли школа направлением деятельности, структурным подразделением, объектом ОПХ или сторонней организацией.
Если школа связана с образовательной деятельностью компании, обоснуйте расходы через требования ст. 41 Закона № 273-ФЗ и связь с оказанием образовательных услуг.
Если школа является объектом ОПХ, применяйте ст. 275.1 НК РФ и ведите раздельный учет.
Если школа сторонняя и расход имеет характер помощи, не принимайте его в налоговом учете без специального основания.
Рассмотрим обсервацию и медицинское наблюдение. Этот блок часто возникает при привлечении иностранных работников, вахтовиков, сменного персонала или работников, прибывающих из других регионов и стран. Здесь налоговый подход зависит от того, является ли обсервация обязательной мерой и связана ли она с деятельностью компании.
Если работодатель организует обсервацию, медицинское наблюдение, тестирование, доставку до места обсервации, проживание или иные санитарные мероприятия во исполнение требований законодательства, санитарных правил, постановлений органов власти, предписаний Роспотребнадзора или правил допуска работников к объекту, расходы можно обосновывать как расходы на обеспечение нормальных и безопасных условий труда. Основание — пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ в сочетании со ст. 252 НК РФ.
По аналогичной логике Минфин в Письме от 03.12.2020 № 03-04-09/105656 рассматривал расходы работодателя на организацию обсервации работников-вахтовиков. Ведомство указало, что расходы, направленные на предупреждение и предотвращение распространения новой коронавирусной инфекции, в том числе расходы работодателя по организации прохождения работниками необходимой временной изоляции, могут быть включены в расходы при расчете налога на прибыль на основании ст. 264 НК РФ с учетом требований ст. 252 НК РФ.
Применим этот подход к иностранным работникам. Если иностранные работники привлекаются для деятельности компании, их приезд, карантин, обсервация и медицинское наблюдение необходимы для допуска к работе и выполнения санитарных требований, расходы можно защищать как производственные. Но подготовьте надежный пакет документов.
приказ работодателя о порядке допуска иностранных работников к работе;
ссылки на санитарные правила, постановления, предписания или внутренние регламенты, принятые во исполнение обязательных требований;
списки работников, проходящих обсервацию;
договор с медицинской организацией или обсерватором;
акты оказанных услуг;
документы, подтверждающие приезд работников именно для работы у компании;
расчеты и документы, подтверждающие экономическую связь расходов с деятельностью компании.
Важный нюанс: если расходы на обсервацию несутся в отношении лиц, которые еще не являются работниками, налоговый риск выше. Тогда нужно доказывать, что расходы связаны с подбором, привлечением и допуском персонала к доходной деятельности. Если речь идет о личной поездке иностранца, личном карантине, расходах членов семьи или расходах, не связанных с трудовой функцией, признавать такие суммы в НУ рискованно.
Если в стоимость обсервации входит питание работников, разберите питание отдельно. Питание можно учесть, если оно предусмотрено законодательством для отдельных категорий работников либо если оно является частью системы оплаты труда и предусмотрено трудовым или коллективным договором с возможностью определить доход каждого работника. В иных случаях расходы на питание могут быть не приняты в НУ.
Теперь рассмотрим вакцинацию. Здесь также действуют два режима: обязательная вакцинация и добровольная вакцинация.
Если вакцинация проводится во исполнение требований законодательства, санитарных правил, постановлений главного государственного санитарного врача или требований к отдельным видам работ, расходы можно учитывать по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Обоснование: работодатель исполняет обязанность по обеспечению безопасных условий труда и санитарно-противоэпидемических мероприятий.
Нормативная база для обязательной вакцинации включает:
ст. 214 ТК РФ — обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда;
ст. 25 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ — обязанности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей обеспечивать безопасные условия труда и выполнять санитарные требования;
п. 1 ст. 29 Федерального закона № 52-ФЗ — санитарно-противоэпидемические профилактические мероприятия, включая мероприятия по предупреждению инфекционных заболеваний;
Федеральный закон от 17.09.1998 № 157-ФЗ «Об иммунопрофилактике инфекционных болезней»;
п. 2 ст. 10 Закона № 157-ФЗ — решения о проведении профилактических прививок по эпидемическим показаниям принимают главный государственный санитарный врач РФ и главные государственные санитарные врачи субъектов РФ;
Приказ Минздрава России от 06.12.2021 № 1122н — национальный календарь профилактических прививок, календарь профилактических прививок по эпидемическим показаниям и порядок проведения профилактических прививок.
Позиция Минфина по обязательной вакцинации отражена в Письме от 01.08.2023 № 03-03-06/1/71912. Ведомство указало, что расходы организации, связанные с проведением вакцинации сотрудников в целях выполнения требований действующего законодательства по обеспечению нормальных и безопасных условий труда, учитываются для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Посмотрим на пример. Работодатель привлекает иностранных работников, а санитарный врач установил обязанность обеспечить иммунизацию против кори для определенной категории иностранных граждан. Компания заключает договор с медицинской организацией и оплачивает вакцинацию. При наличии документов расходы можно учесть по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Если вакцинация добровольная, например компания оплачивает работникам прививку от гриппа без обязательного требования, возможны два подхода:
Если вакцинация оформлена как медицинская услуга по договору с лицензированной медорганизацией на срок не менее одного года в пользу работников, учитывайте расходы по п. 16 ст. 255 НК РФ в пределах 6 процентов ФОТ.
Если такого договора нет, срок договора меньше года или вакцинация является разовой добровольной социальной льготой, признание расходов в НУ рискованно.
Для вакцинации подготовьте приказ работодателя, списки работников, основание обязательности или положение о добровольной медицинской программе, договор с медицинской организацией, лицензию, акт оказанных услуг и документы об оплате. Если вакцинация обязательная, обязательно сохраните документ, из которого следует обязанность работодателя провести или обеспечить вакцинацию.
Сведем подход в практическую таблицу логики. В HTML-странице не будем использовать таблицу, но разберем по пунктам.
Обязательные предварительные и периодические медосмотры. Услуги медорганизации учитывайте по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Средний заработок за время медосмотра учитывайте по п. 7 ст. 255 НК РФ.
Обязательные предрейсовые, предсменные, послерейсовые и послесменные медосмотры. Учитывайте услуги по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, если осмотры обязательны по ТК РФ, Закону № 196-ФЗ, Приказу Минздрава № 266н или иным требованиям.
Дополнительные процедуры в обязательном медосмотре. Учитывайте по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ только тогда, когда дополнительная процедура является обязательной или назначена в рамках обязательного медосмотра по медицинским показаниям.
Чекапы и добровольные медуслуги работников. Учитывайте по п. 16 ст. 255 НК РФ, если есть договор с лицензированной медицинской организацией на срок не менее одного года в пользу работников и соблюден лимит 6 процентов ФОТ.
Дежурство скорой помощи. Учитывайте по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, если дежурство связано с обязательными требованиями, безопасностью производственного процесса, доходным мероприятием или условиями договора с заказчиком. Не учитывайте или признавайте с высоким риском, если это дежурство на развлекательном корпоративном мероприятии без производственной цели.
Обслуживание школы. Если школа связана с образовательной деятельностью компании, расходы можно обосновывать через ст. 41 Закона № 273-ФЗ и учитывать по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, а в части санитарных и безопасных условий — по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Если школа является объектом ОПХ, применяйте ст. 275.1 НК РФ. Если это помощь сторонней школе, расходы обычно не принимаются.
Медицинское наблюдение за обсервацией иностранцев. Учитывайте по ст. 264 НК РФ с учетом ст. 252 НК РФ, если обсервация и меднаблюдение обязательны и связаны с допуском работников к деятельности компании. Если связь с работой не подтверждена, расходы рискованны.
Вакцинация сотрудников. Обязательную вакцинацию учитывайте по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ. Добровольную вакцинацию учитывайте по п. 16 ст. 255 НК РФ при соблюдении условий договора и лимита 6 процентов ФОТ.
Разберем по шагам комплект документов, который поможет защитить расходы при проверке.
Нормативное основание. Сохраните ссылки на ТК РФ, НК РФ, санитарные правила, приказы Минздрава, предписания Роспотребнадзора, отраслевые правила, договорные требования заказчика или локальные акты.
Приказ руководителя. В приказе укажите, какие работники или участники направляются на медмероприятие, почему оно проводится, кто отвечает за организацию и какие документы нужно оформить.
Списки работников. Для обязательных медосмотров, вакцинации, обсервации и чекапов подготовьте списки работников. Для добровольных программ важно подтвердить, что услуги оказаны именно работникам.
Договор с медицинской организацией. Проверьте предмет договора. Он должен соответствовать фактической услуге: медосмотр, вакцинация, медицинское наблюдение, дежурство СМП, медицинское обслуживание.
Лицензия медицинской организации. Сохраните копию лицензии или сведения из реестра лицензий. Для расходов по п. 16 ст. 255 НК РФ наличие лицензии прямо важно.
Акты оказанных услуг. В актах желательно раскрывать состав услуг, период оказания, количество работников или часов дежурства, место оказания услуги.
Платежные документы. Сохраните платежные поручения, выписки банка, счета и иные документы оплаты.
Локальные нормативные акты. Для добровольных медуслуг закрепите медицинскую программу в коллективном договоре, трудовых договорах, положении о социальном пакете или положении об оплате труда.
Раздельный учет. Если есть обязательные и добровольные услуги в одном счете, попросите медорганизацию разделить стоимость в акте. Иначе возникнет риск, что налоговый орган снимет всю сумму или потребует расчет.
Практический совет: не объединяйте обязательный медосмотр и добровольный чекап одной строкой «медицинские услуги». Разделяйте в договоре, счете и акте обязательную часть и дополнительную часть. Обязательная часть пойдет по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, а добровольная часть — только при выполнении условий п. 16 ст. 255 НК РФ.
Рассмотрим общий порядок отражения в 1С. Конкретные названия могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и настроек, но в типовой 1С:Бухгалтерии обычно используйте документы и справочники, связанные с поступлением услуг и статьями затрат.
Для услуг медицинской организации используйте документ Поступление (акт, накладная, УПД).
В качестве номенклатуры укажите услугу: «Обязательный медосмотр», «Предрейсовый медосмотр», «Вакцинация работников», «Медицинское наблюдение», «Дежурство СМП».
В справочнике Статьи затрат заведите отдельные статьи для обязательных и добровольных медицинских расходов.
Для обязательных медосмотров используйте статью затрат с налоговым учетом как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.
Для расходов по п. 16 ст. 255 НК РФ используйте статью, относящуюся к расходам на оплату труда или к расходам, учитываемым по соответствующей норме, в зависимости от настроек базы.
Для расходов, которые не принимаются в НУ, укажите признак, что расход не учитывается для целей налогообложения прибыли.
Если в одном акте есть принимаемые и непринимаемые расходы, разделите строки документа и назначьте разные статьи затрат.
Например, обязательный периодический медосмотр работников производства отражайте как услугу медицинской организации с отнесением на производственные или общехозяйственные затраты. Добровольный чекап руководителей отражайте отдельно и принимайте в НУ только при соблюдении условий п. 16 ст. 255 НК РФ. Если условия не соблюдены, отражайте его как расход, не учитываемый при налогообложении прибыли.
Код 1С в этой задаче не требуется, потому что проблема решается не программной доработкой, а правильной квалификацией расходов, настройкой статей затрат и документальным подтверждением.
Подведем итог. Для налогового учета медицинских расходов сначала определите, обязательны они или добровольны. Обязательные медосмотры, предрейсовые и послерейсовые осмотры, санитарные мероприятия, обязательная вакцинация и обсервация, связанная с допуском работников к работе, обычно принимаются в НУ при наличии документов по пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ и ст. 252 НК РФ. Оплата времени обязательного медосмотра работникам принимается по п. 7 ст. 255 НК РФ.
Добровольные чекапы, расширенные медицинские услуги и необязательная вакцинация сотрудников принимаются не как расходы на охрану труда, а как расходы на медицинское обслуживание работников по п. 16 ст. 255 НК РФ. Для этого нужен договор с лицензированной медицинской организацией на срок не менее одного года, заключенный в пользу работников, а сумма учитываемых расходов ограничена 6 процентами от расходов на оплату труда.
Дежурство скорой помощи, обслуживание школы и медицинское наблюдение за обсервацией принимайте только после анализа связи с деятельностью компании. Если связь с производством, реализацией, образовательной деятельностью, санитарными требованиями или обязательными условиями работы подтверждена, расходы можно обосновывать. Если это социальная помощь, корпоративный комфорт, поддержка сторонней школы или личные расходы работников, признание в НУ будет рискованным или невозможным.
Информация носит справочный характер