Рассмотрим ситуацию, когда работнику по коллективному договору выделена сумма на лечение, оформлены личное заявление работника и приказ работодателя, а лечение фактически проведено в санатории, где этот же работник работает. Организация находится на ОСНО, оказывает медицинские или санаторно-курортные услуги самостоятельно, в учете отражает реализацию на сумму фактически оказанных услуг, часть стоимости списывает за счет прибыли, а оставшуюся часть работник оплачивает сам.
Разберем главный вопрос: должна ли бухгалтерия удержать НДФЛ с суммы, которую организация фактически оплатила за работника путем списания стоимости собственных медицинских услуг?
Краткий вывод: в такой ситуации у работника возникает доход в натуральной форме. Поэтому с той части стоимости медицинских услуг, которую работник не оплатил самостоятельно и которую организация списала за счет собственных средств, нужно исчислить и удержать НДФЛ. Освобождение по пункту 10 статьи 217 НК РФ в этом варианте применить рискованно, потому что работодатель не оплатил медицинские услуги другой медицинской организации и не выдал работнику деньги на лечение, а фактически сам оказал работнику услугу без полной оплаты.
Разберем ситуацию по шагам. Организация — ЗАО «Санаторий» на общей системе налогообложения. Работник обратился с заявлением о выделении суммы на лечение. На основании коллективного договора и приказа работодатель разрешил оплатить часть лечения за счет прибыли. Лечение проведено не в сторонней клинике, а в самом санатории, где работает сотрудник.
В учете организация отразила реализацию медицинских или санаторно-курортных услуг. Часть стоимости услуг работник оплатил самостоятельно, а часть организация списала за счет прибыли. То есть работник фактически получил услугу, но не оплатил ее полностью.
Посмотрим, что важно для налогового учета:
работник получил медицинские или санаторно-курортные услуги;
услуги оказал сам работодатель;
часть стоимости услуг работник не оплатил;
организация не перечисляла деньги сторонней медицинской организации;
организация не выдавала работнику денежные средства на лечение с последующей оплатой;
по сути, работник получил экономическую выгоду в виде бесплатной или частично бесплатной услуги.
Именно последний пункт является ключевым. Если физическое лицо получает услугу и не оплачивает ее полностью, у него появляется доход. Такой доход выражен не деньгами, а натуральной формой.
Рассмотрим статью 211 НК РФ. Она говорит о доходах в натуральной форме. К таким доходам относятся, в частности, товары, работы, услуги или имущественные права, которые физическое лицо получает от организации бесплатно или с частичной оплатой.
В нашей ситуации работник получил медицинские услуги от работодателя. Полную стоимость он не оплатил. Значит, у него появляется доход в натуральной форме в размере той части стоимости услуг, которую работодатель фактически предоставил бесплатно.
Разберем на простом примере.
Стоимость лечения по обычной цене санатория — 50 000 руб. Работник оплатил 20 000 руб. Оставшиеся 30 000 руб. организация списала за счет прибыли в рамках коллективного договора и приказа. В таком случае доход работника в натуральной форме составит 30 000 руб.
НДФЛ нужно считать не со всей стоимости лечения, а только с той части, которую работник не оплатил самостоятельно. Если работник оплатил часть услуг, его доходом будет разница между рыночной или установленной ценой услуги и фактически внесенной оплатой.
Посмотрим расчет:
Стоимость оказанных услуг — 50 000 руб.
Оплата работника — 20 000 руб.
Сумма, списанная за счет работодателя — 30 000 руб.
Доход в натуральной форме — 30 000 руб.
НДФЛ по ставке 13% — 3 900 руб., если доход работника облагается по ставке 13%.
Если доходы работника уже превышают лимит для применения повышенной ставки, расчет НДФЛ нужно делать с учетом действующей прогрессивной шкалы. Но сам принцип остается прежним: облагается именно экономическая выгода работника.
Теперь разберем самый важный спорный момент. В пункте 10 статьи 217 НК РФ действительно предусмотрено освобождение от НДФЛ для сумм, уплаченных работодателями за оказание медицинских услуг своим работникам, их супругам, родителям, детям и некоторым другим лицам. Также в норме указаны варианты, когда деньги могут быть выданы работнику или перечислены на его банковский счет для оплаты лечения.
На первый взгляд может показаться, что если организация за счет прибыли оплачивает лечение работника, то НДФЛ удерживать не нужно. Но в рассматриваемой ситуации есть существенная особенность: работодатель не оплатил услуги сторонней медицинской организации. Работодатель сам является санаторием и сам оказал работнику услугу.
Разберем различие.
Вариант 1. Работодатель оплачивает лечение в сторонней клинике. Организация перечисляет деньги медицинской организации за лечение работника. При выполнении условий пункта 10 статьи 217 НК РФ такая сумма может не облагаться НДФЛ.
Вариант 2. Работодатель выдает работнику деньги на лечение. Работник получает целевые средства на оплату медицинских услуг, оплачивает лечение и подтверждает целевое использование. При соблюдении условий пункта 10 статьи 217 НК РФ такая сумма также может не облагаться НДФЛ.
Вариант 3. Работодатель сам оказывает работнику медицинскую услугу и не получает полную оплату. Здесь нет оплаты медицинской организации как отдельному получателю средств и нет выдачи денег работнику. Работник получает услугу работодателя без полной оплаты. Это уже натуральный доход по статье 211 НК РФ.
Именно третий вариант описан в исходной ситуации. Поэтому освобождение по пункту 10 статьи 217 НК РФ применить не получается или, как минимум, это будет очень рискованный подход.
Рассмотрим подробнее распространенное заблуждение. Бухгалтеры часто видят в пункте 10 статьи 217 НК РФ условие о средствах, оставшихся в распоряжении работодателя после уплаты налога на прибыль, и делают вывод: если лечение оплачено из чистой прибыли, НДФЛ нет.
Но это не совсем так. Источник финансирования — только одно из условий освобождения. Нужно также, чтобы сама операция соответствовала пункту 10 статьи 217 НК РФ.
То есть важно не только то, что расходы списаны за счет прибыли. Важно еще и то, как именно работодатель оплатил лечение:
перечислил деньги медицинской организации;
выдал работнику наличные на лечение;
перечислил работнику деньги на банковский счет для оплаты лечения.
Если работодатель просто оказал собственную услугу и не получил оплату, это не та же самая операция. Здесь работник получил услугу в натуральной форме. Поэтому фраза «списано из прибыли» не отменяет НДФЛ.
Запомним правило: для освобождения по пункту 10 статьи 217 НК РФ важны не только медицинский характер расходов и источник за счет прибыли, но и способ оплаты. Если нет оплаты медицинской организации или выдачи денег работнику на лечение, возникает риск признания дохода в натуральной форме.
Теперь разберем вопрос, который возник в обсуждении: можно ли сначала выдать работнику деньги на лечение, а затем работник оплатит лечение в своей же организации?
Теоретически пункт 10 статьи 217 НК РФ предусматривает освобождение и в случае выдачи наличных денежных средств работнику или зачисления средств на его банковский счет, если эти деньги предназначены для оплаты медицинских услуг. Но на практике при оплате работником лечения своему же работодателю нужно действовать очень аккуратно.
Разберем возможную безопасную конструкцию:
Работник подает заявление о выделении целевых денежных средств на лечение.
Работодатель издает приказ о выдаче денежных средств именно на оплату медицинских услуг.
Деньги фактически выдаются работнику или перечисляются на его банковский счет.
Работник оплачивает медицинские услуги по кассе или безналично как обычный пациент.
Организация отражает оплату от работника как оплату реализации медицинских услуг.
Работник представляет подтверждающие документы, что деньги использованы на лечение.
В такой модели появляется аргумент, что работодатель не подарил работнику услугу, а выдал ему денежные средства целевого назначения на лечение. Однако риск все равно остается, потому что деньги фактически возвращаются работодателю как оплате за его же услуги. Налоговый орган может проверить реальность движения средств, документы, экономический смысл операции и соответствие условиям пункта 10 статьи 217 НК РФ.
Если организация хочет использовать освобождение, заранее оформите операцию именно как выдачу целевых денежных средств на лечение, а не как списание части стоимости собственных услуг. После оказания услуги задним числом менять экономический смысл операции рискованно.
Рассмотрим несколько возможных вариантов и оценим налоговые последствия.
Вариант 1. Работодатель сам оказал медицинские услуги и списал часть стоимости.
Это исходная ситуация. Работник получил услугу дешевле обычной цены или бесплатно в части, покрытой работодателем. Возникает доход в натуральной форме. НДФЛ нужно исчислить и удержать с суммы, которую работник не оплатил.
Вариант 2. Работодатель перечислил деньги сторонней медицинской организации.
Если услуги оказаны сторонней медицинской организацией, у нее есть лицензия, оплата сделана за счет средств после уплаты налога на прибыль и соблюдены прочие условия пункта 10 статьи 217 НК РФ, сумму можно не облагать НДФЛ.
Вариант 3. Работодатель выдал работнику деньги на лечение.
Если деньги выданы или перечислены работнику именно на медицинские цели, есть заявление, приказ, подтверждающие документы и соблюдены условия статьи 217 НК РФ, можно рассматривать освобождение от НДФЛ. Но если работник затем оплачивает услуги самому работодателю, желательно получить дополнительную налоговую позицию или письменное разъяснение, потому что схема может вызвать вопросы.
Вариант 4. Работодатель оформил материальную помощь на лечение.
Если это именно материальная помощь, нужно отдельно анализировать нормы статьи 217 НК РФ о необлагаемых выплатах, лимиты и основания. Но обычная материальная помощь работнику в общем случае не равна автоматическому освобождению всей суммы лечения от НДФЛ.
Вариант 5. Услуги являются обязательными медосмотрами или мероприятиями по охране труда.
Если медицинские услуги связаны с обязательными медосмотрами, предварительными или периодическими осмотрами, которые работодатель обязан организовать по трудовому законодательству, это уже другая ситуация. Такие расходы обычно не считаются доходом работника, потому что они осуществляются в интересах работодателя и связаны с допуском к работе. Но лечение по личному заявлению работника в рамках коллективного договора — не то же самое, что обязательный медосмотр.
Разберем по шагам, как определить сумму, с которой нужно удержать НДФЛ.
Определите полную стоимость медицинских услуг, оказанных работнику.
Проверьте, по какой цене такие услуги оказываются обычным клиентам или пациентам.
Определите сумму, которую работник оплатил самостоятельно.
Определите сумму, которую организация списала за счет прибыли или иных собственных средств.
Разницу между полной стоимостью услуги и оплатой работника признайте доходом в натуральной форме.
Рассчитайте НДФЛ с этой суммы.
Удержите НДФЛ из ближайших денежных выплат работнику.
Посмотрим на пример.
Работнику оказаны медицинские услуги на сумму 40 000 руб. По приказу работодатель разрешил оплатить за счет прибыли 25 000 руб. Работник внес в кассу 15 000 руб.
Доход работника в натуральной форме составит 25 000 руб. НДФЛ при ставке 13% составит 3 250 руб. Эту сумму нужно удержать из ближайшей зарплаты или другой денежной выплаты работнику.
Важно: НДФЛ нельзя удержать из самого натурального дохода, потому что работник получает не деньги, а услугу. Поэтому налог удерживается из денежных выплат, которые организация будет выплачивать работнику после признания дохода.
Рассмотрим дату получения дохода. Для натурального дохода обычно ориентируемся на дату передачи работнику товара, выполнения работы или оказания услуги. В рассматриваемой ситуации доход возникает тогда, когда медицинская услуга фактически оказана работнику и становится понятно, какая часть стоимости не оплачена им самостоятельно.
Если лечение длится несколько дней или состоит из нескольких процедур, порядок признания дохода лучше закрепить внутренне: например, на дату завершения курса лечения, на дату оформления акта оказанных услуг или на дату отражения реализации в учете.
Разберем практический подход:
если услуга разовая, признайте доход на дату оказания услуги;
если оформляется акт или иной документ по окончании лечения, признайте доход на дату этого документа;
если работник оплачивает часть стоимости позднее, отдельно контролируйте окончательную сумму натурального дохода;
если стоимость услуги списывается приказом после оказания лечения, проверьте, не нужно ли уточнить дату фактического получения дохода.
Для бухгалтерии важно согласовать дату дохода с документами реализации и кадровым приказом. Иначе в 6-НДФЛ и регистрах налогового учета могут появиться расхождения.
Разберем порядок удержания. Организация является налоговым агентом по НДФЛ. Если она предоставила работнику натуральный доход, она должна исчислить налог и удержать его из ближайших денежных выплат работнику.
Например, медицинская услуга оказана 15 марта. Зарплата за март выплачивается 5 апреля. НДФЛ с натурального дохода можно удержать при выплате зарплаты 5 апреля, если суммы зарплаты достаточно.
Если денежных выплат не хватает, удержать можно только в пределах установленных ограничений. Если удержать налог невозможно до конца налогового периода или до момента прекращения отношений с работником, организация должна исполнить обязанности налогового агента по сообщению о невозможности удержания налога в установленном порядке.
Разберем действия бухгалтера:
Начислите натуральный доход работнику.
Исчислите НДФЛ.
При ближайшей выплате зарплаты удержите налог.
Перечислите НДФЛ в бюджет в установленный срок.
Отразите доход и налог в регистрах НДФЛ, 6-НДФЛ и справке о доходах.
Не перечисляйте НДФЛ за счет собственных средств организации как обычный налоговый платеж вместо удержания у работника. Налоговый агент должен удержать налог из доходов налогоплательщика, за исключением ситуаций, когда удержание невозможно и применяется специальный порядок сообщения.
Теперь рассмотрим страховые взносы. Вопрос в теме был про НДФЛ, но для правильного учета нужно одновременно проверить и взносы.
Если работник получает от работодателя оплату лечения или медицинские услуги в рамках трудовых отношений, у проверяющих может возникнуть позиция, что такая сумма относится к выплатам в пользу работника и облагается страховыми взносами, если она не поименована в статье 422 НК РФ как необлагаемая.
В статье 422 НК РФ есть освобождение, например, для платежей по договорам на оказание медицинских услуг работникам, заключенным на срок не менее одного года с медицинскими организациями, имеющими соответствующую лицензию. Но в рассматриваемой ситуации работодатель не заключает договор со сторонней медицинской организацией на обслуживание работников. Он сам оказывает услугу своему работнику и списывает часть ее стоимости.
Поэтому по страховым взносам также возникает риск начисления. Безопасный подход — начислить страховые взносы на стоимость натурального дохода, если нет четкого основания для освобождения.
Практический вывод: если организация сама оказала работнику медицинскую услугу бесплатно или с частичной оплатой в рамках коллективного договора, проверьте начисление не только НДФЛ, но и страховых взносов. Для освобождения от взносов нужно отдельное основание, а не только тот факт, что услуга медицинская.
Разберем важное отличие. Не все медицинские услуги для работника являются его доходом. Если работодатель организует обязательные предварительные или периодические медосмотры, психиатрические освидетельствования, обследования для допуска к работе или иные обязательные мероприятия по охране труда, такие расходы обычно осуществляются в интересах работодателя.
В этом случае работник не получает личную экономическую выгоду в обычном смысле. Он проходит медицинское мероприятие потому, что без него работодатель не может допустить его к работе. Поэтому НДФЛ с обязательных медосмотров обычно не удерживают.
Но лечение по личному заявлению работника — другая ситуация. Оно проводится в интересах самого работника. Даже если коллективный договор предусматривает социальную поддержку, работник получает индивидуальную выгоду: медицинскую услугу, которую он не оплатил полностью.
Разберем отличие:
Обязательный медосмотр — проводится по требованиям закона, нужен работодателю для допуска к работе, не является обычным доходом работника.
Лечение по заявлению работника — проводится по личной потребности работника, оплачивается полностью или частично работодателем, может формировать доход работника.
Санаторно-курортное лечение — если работник получает его бесплатно или со скидкой за счет работодателя, нужно анализировать НДФЛ и страховые взносы отдельно.
Не смешивайте обязательные медосмотры и добровольное лечение. Это разные налоговые ситуации.
Рассмотрим комплект документов для исходной ситуации, когда организация сама оказала медицинские услуги и признает натуральный доход работника.
Получите личное заявление работника на оказание медицинских услуг или выделение суммы на лечение.
Проверьте нормы коллективного договора, положения о социальной поддержке или локального нормативного акта.
Оформите приказ руководителя о предоставлении работнику медицинских услуг с частичной оплатой за счет организации.
Оформите документы на оказание медицинских услуг: договор, направление, акт, внутренний документ санатория или иной документ, подтверждающий объем и стоимость услуг.
Отразите реализацию услуг в учете, если организация оказывает их как медицинская или санаторно-курортная организация.
Зафиксируйте сумму, оплаченную работником самостоятельно.
Зафиксируйте сумму, списанную за счет работодателя.
Начислите работнику доход в натуральной форме на сумму списания.
Исчислите и удержите НДФЛ из ближайшей денежной выплаты.
Отразите сумму в налоговой отчетности.
Чем аккуратнее оформлены документы, тем проще обосновать налоговую позицию. Если организация не удержит НДФЛ, а документы будут показывать бесплатное оказание услуги работнику, риск доначисления налога, пеней и штрафа возрастет.
Теперь рассмотрим другой вариант: организация хочет построить процесс так, чтобы применить освобождение по пункту 10 статьи 217 НК РФ. Разберем безопасный порядок, который лучше продумать заранее.
Определите, будет ли лечение оплачено сторонней медицинской организации или работнику будут выданы целевые денежные средства.
Проверьте, что расходы финансируются за счет средств, оставшихся после уплаты налога на прибыль.
Получите заявление работника с указанием медицинской цели.
Оформите приказ о выделении денежных средств на оплату медицинских услуг.
Если оплачиваете сторонней организации, получите договор, счет, акт, лицензию или сведения о лицензии медицинской организации.
Если выдаете деньги работнику, перечислите их на счет или выдайте наличными именно как целевые средства на лечение.
Получите от работника подтверждающие документы об оплате лечения.
Храните документы вместе с налоговыми регистрами по НДФЛ.
Если работник лечится у самого работодателя, заранее оцените риск. Формально можно рассуждать о выдаче денег работнику на лечение, но если деньги сразу возвращаются работодателю как оплата его же услуг, налоговый орган может рассматривать операцию по существу как предоставление натурального дохода. Поэтому в такой ситуации лучше получить индивидуальное письменное разъяснение или выбрать более консервативный вариант с удержанием НДФЛ.
Теперь посмотрим, как решить задачу в 1С. Конкретные команды зависят от конфигурации: 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия предприятия или комплексная конфигурация. Но общий принцип одинаковый: нужно зарегистрировать доход работника в натуральной форме, исчислить НДФЛ и удержать его при ближайшей денежной выплате.
В 1С обычно используйте следующие объекты и разделы:
Начисления — создайте или проверьте вид начисления для натурального дохода.
ВидыДоходовНДФЛ — выберите подходящий код дохода для натурального дохода или оплаты за работника.
НачислениеЗарплатыИВзносов — используйте для расчета зарплаты, НДФЛ и страховых взносов.
ОперацияУчетаНДФЛ — используйте, если нужно вручную зарегистрировать доход и НДФЛ в налоговом учете.
ДоходВНатуральнойФорме — используйте соответствующий вид начисления или механизм, если он предусмотрен вашей конфигурацией.
ОтражениеЗарплатыВБухучете — проверьте проводки после начисления дохода и взносов.
РасчетныйЛисток — проверьте, как доход и удержанный НДФЛ отражаются для работника.
6-НДФЛ — проверьте попадание дохода и удержанного налога в отчетность.
Если в программе нет отдельного типового начисления, создайте начисление с назначением для натурального дохода. В настройках укажите, что начисление облагается НДФЛ. По страховым взносам выберите порядок обложения в соответствии с принятой налоговой позицией организации.
Не отражайте такую сумму только бухгалтерской операцией без регистрации в налоговом учете по НДФЛ. Если доход не попадет в регистры НДФЛ, он не отразится корректно в 6-НДФЛ и справке о доходах.
Разберем настройку в общем виде. В разделе зарплатных начислений создайте отдельный вид начисления, например «Доход в натуральной форме — медицинские услуги».
Проверьте такие параметры:
назначение начисления — прочие начисления или натуральный доход;
способ выполнения — отдельным документом или ежемесячно, в зависимости от ситуации;
обложение НДФЛ — облагается;
код дохода НДФЛ — выберите код, соответствующий натуральному доходу или оплате товаров, работ, услуг за работника;
страховые взносы — настройте в соответствии с вашей позицией;
отражение в бухгалтерском учете — укажите способ отражения расходов или расчетов с работником;
выплата — не выплачивается, если это натуральный доход, а не денежная сумма к выплате.
После этого начислите работнику сумму натурального дохода. НДФЛ программа должна исчислить, а удержание произойдет при ближайшей денежной выплате, если настройки выполнены корректно.
Проверьте расчетный листок: сумма натурального дохода может увеличивать налоговую базу, но не должна увеличивать сумму к выплате на руки как обычная зарплата.
Если учет ведется в 1С:Бухгалтерия предприятия, а зарплата ведется там же, используйте доступные документы зарплатного блока. Если зарплата ведется в 1С:ЗУП, сначала отразите доход в ЗУП, затем передайте данные в бухгалтерию.
Разберем возможный порядок:
В документе реализации отразите оказание медицинских услуг работнику как пациенту.
Отразите поступление оплаты от работника на сумму, которую он внес самостоятельно.
Сумму, списанную за счет организации, отразите в учете в соответствии с учетной политикой и решением руководителя.
В зарплатном учете зарегистрируйте натуральный доход работника.
Исчислите НДФЛ.
Удержите НДФЛ при ближайшей выплате зарплаты.
Проверьте взаимосвязь бухгалтерского и налогового учета.
В 1С важно не ограничиваться только документом реализации. Реализация показывает, что организация оказала услугу. Но для НДФЛ нужно еще показать, что работник получил доход в натуральной форме на сумму неоплаченной части.
Рассмотрим общую логику проводок без привязки к конкретному плану счетов организации. Проводки зависят от учетной политики, вида услуг, порядка отражения реализации, НДС и внутренних настроек 1С.
Обычно в учете могут быть такие блоки:
отражение выручки от оказания медицинских услуг;
отражение НДС, если услуга облагается НДС и не применяется освобождение;
отражение оплаты от работника;
списание части задолженности работника за счет средств организации;
начисление натурального дохода работнику для НДФЛ;
начисление и удержание НДФЛ;
при необходимости — начисление страховых взносов.
Не подменяйте налоговый учет по НДФЛ одной бухгалтерской проводкой списания задолженности. Для налогового агента важно, чтобы сумма попала в регистры НДФЛ и отчетность.
После отражения операции обязательно проверим отчетность. В 1С сформируйте регистры налогового учета по НДФЛ и проверьте работника.
Проверьте дату получения дохода.
Проверьте сумму натурального дохода.
Проверьте код дохода.
Проверьте исчисленный НДФЛ.
Проверьте дату удержания НДФЛ.
Проверьте срок перечисления НДФЛ.
Проверьте отражение в 6-НДФЛ.
Проверьте справку о доходах работника.
Если натуральный доход начислен, но НДФЛ не удержался, проверьте, была ли после даты дохода денежная выплата работнику. Если выплаты не было, удержать налог физически не из чего. Тогда следите за дальнейшими выплатами или применяйте порядок сообщения о невозможности удержания, если удержание так и не будет произведено.
Если организация уже оказала услуги, списала часть стоимости, но НДФЛ не удержала, не оставляйте ситуацию без исправления. Разберем действия.
Определите дату фактического оказания услуг и дату возникновения натурального дохода.
Рассчитайте сумму натурального дохода.
Начислите НДФЛ в налоговом учете.
Удержите налог из ближайшей денежной выплаты работнику.
Если отчетность за период уже сдана, проверьте необходимость корректировки.
Если налог удержан позже, правильно отразите дату удержания и срок перечисления.
Подготовьте бухгалтерскую справку с описанием причины корректировки.
Не игнорируйте ошибку только потому, что лечение было предусмотрено коллективным договором. Коллективный договор объясняет основание предоставления льготы работнику, но не отменяет правила НК РФ о натуральном доходе.
Рассмотрим, что включить в бухгалтерскую справку по такой операции. Она поможет обосновать расчет НДФЛ и порядок отражения в учете.
Укажите ФИО работника и основание оказания медицинских услуг.
Укажите реквизиты заявления работника и приказа руководителя.
Укажите норму коллективного договора или локального акта.
Укажите общую стоимость медицинских услуг.
Укажите сумму, оплаченную работником самостоятельно.
Укажите сумму, списанную за счет организации.
Укажите сумму натурального дохода.
Укажите сумму исчисленного НДФЛ.
Укажите дату удержания НДФЛ или причину невозможности удержания.
Укажите вывод о страховых взносах по принятой позиции организации.
Пример формулировки:
«Работнику оказаны медицинские услуги на базе ЗАО “Санаторий” на сумму 50 000 руб. На основании заявления работника, коллективного договора и приказа руководителя часть стоимости услуг в размере 30 000 руб. списана за счет средств организации. Работник оплатил 20 000 руб. Поскольку медицинские услуги оказаны работнику непосредственно работодателем без полной оплаты, сумма 30 000 руб. признается доходом работника в натуральной форме. С указанной суммы исчислен НДФЛ».
Если организация предоставляет работникам оплату лечения или собственные медицинские услуги, приказ должен быть понятным. Разберем, что в нем лучше указать.
ФИО работника.
Основание: заявление работника, коллективный договор, положение о социальной поддержке.
Вид медицинских услуг или направление лечения.
Максимальную сумму, которую организация берет на себя.
Порядок оплаты оставшейся части работником.
Источник финансирования.
Поручение бухгалтерии отразить доход и налоги в установленном порядке.
Если организация заранее понимает, что операция будет облагаться НДФЛ, можно прямо указать, что бухгалтерии поручается исчислить и удержать НДФЛ с суммы дохода в натуральной форме. Это снизит риск споров с работником, когда налог будет удержан из зарплаты.
Работник может считать, что если лечение оплачено по коллективному договору, удерживать налог не должны. Поэтому разберем простое объяснение.
Сотрудник получил медицинские услуги. Часть стоимости он не оплатил. Эта часть является его личной экономической выгодой. Налоговый кодекс рассматривает такую выгоду как доход в натуральной форме. Поэтому работодатель как налоговый агент обязан исчислить НДФЛ и удержать его из ближайшей денежной выплаты.
Можно использовать такую формулировку:
«Организация оказала Вам медицинские услуги с частичной оплатой за счет средств работодателя. Неоплаченная Вами часть стоимости услуг является доходом в натуральной форме. В соответствии с требованиями налогового законодательства организация обязана исчислить и удержать НДФЛ с этой суммы из ближайшей денежной выплаты».
Посмотрим на типовые ошибки в такой ситуации.
Не удерживают НДФЛ, потому что лечение предусмотрено коллективным договором. Коллективный договор не освобождает натуральный доход от налога сам по себе.
Считают, что пункт 10 статьи 217 НК РФ применяется автоматически. Нужно проверить способ оплаты и условия освобождения.
Не отличают оплату сторонней клинике от оказания собственных услуг работнику. Это разные налоговые ситуации.
Отражают только реализацию услуг, но не регистрируют натуральный доход работника. В результате НДФЛ не попадает в отчетность.
Начисляют НДФЛ на всю стоимость лечения, хотя работник часть оплатил сам. Налоговая база должна определяться с учетом частичной оплаты работника.
Не проверяют страховые взносы. Даже если вопрос задан только по НДФЛ, взносы нужно анализировать отдельно.
Оформляют задним числом выдачу денег на лечение, хотя фактически была скидка на собственные услуги. Такая переквалификация может вызвать вопросы у налогового органа.
Разберем итоговый алгоритм для бухгалтера.
Определите, кто оказал медицинские услуги: сам работодатель или сторонняя медицинская организация.
Если услуги оказал сам работодатель, проверьте, оплатил ли работник их полностью.
Если работник оплатил не всю стоимость, определите сумму неоплаченной части.
Признайте неоплаченную часть доходом в натуральной форме.
Исчислите НДФЛ с суммы натурального дохода.
Удержите НДФЛ из ближайшей денежной выплаты работнику.
Проверьте необходимость начисления страховых взносов.
Отразите доход в 1С через зарплатный блок или операцию учета НДФЛ.
Проверьте попадание суммы в 6-НДФЛ и справку о доходах.
Подготовьте бухгалтерскую справку и храните ее вместе с заявлением, приказом и документами на оказание услуг.
Если организация хочет применять освобождение по пункту 10 статьи 217 НК РФ в будущих периодах, заранее меняйте порядок оформления: либо оплачивайте лечение сторонней медицинской организации, либо выдавайте работнику целевые денежные средства на лечение с подтверждающими документами. Но при лечении у самого работодателя оцените риск отдельно.
В рассматриваемой ситуации ЗАО «Санаторий» само оказало работнику медицинские услуги. Часть стоимости работник оплатил самостоятельно, а часть организация списала за счет прибыли на основании коллективного договора, заявления и приказа. Поскольку работодатель не оплатил услуги сторонней медицинской организации и не выдал работнику деньги на лечение, а фактически предоставил собственную услугу без полной оплаты, у работника возникает доход в натуральной форме.
С суммы, которую организация списала за счет собственных средств, нужно исчислить и удержать НДФЛ. Налог удержите из ближайшей зарплаты или другой денежной выплаты работнику. Дополнительно проверьте вопрос страховых взносов и корректное отражение операции в 1С.
Если в будущем организация хочет избежать НДФЛ по пункту 10 статьи 217 НК РФ, оформляйте помощь иначе: как оплату медицинских услуг сторонней медицинской организации или как выдачу работнику целевых денежных средств на лечение при соблюдении всех условий освобождения. Но в варианте, когда работодатель сам оказывает услугу работнику и списывает часть стоимости, безопаснее признать натуральный доход и удержать НДФЛ.
Информация носит справочный характер