Рассмотрим ситуацию, когда у работника умер близкий родственник, но заявление на дополнительный оплачиваемый отпуск он подал не сразу, а позднее: сначала находился в ежегодном отпуске, затем болел, ежегодный отпуск продлили на дни больничного, после этого работник оформил отпуск без сохранения заработной платы, а уже во время отпуска за свой счет попросил предоставить 3 календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска в связи со смертью сына.
Разберем по шагам, имеет ли работник право на такой отпуск, можно ли отказать из-за того, что заявление подано значительно позже события, как оформить документы кадровой службе и как отразить ситуацию в 1С.
Сначала разделим два разных вида гарантий, потому что именно здесь часто возникает путаница.
Отпуск без сохранения заработной платы по статье 128 ТК РФ. Работодатель обязан предоставить работнику отпуск за свой счет до 5 календарных дней в случае смерти близкого родственника. Это федеральная гарантия. Такой отпуск не оплачивается.
Дополнительный оплачиваемый отпуск по локальному нормативному акту работодателя. Если в положении об оплате труда, коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или другом локальном акте предусмотрены оплачиваемые дни в связи со смертью близкого родственника, работодатель обязан применять собственный локальный акт.
В рассматриваемой ситуации речь идет именно о втором варианте: в локальном акте работодателя предусмотрены выплаты, связанные с предоставлением дополнительного оплачиваемого отпуска продолжительностью не более 3 календарных дней в случае смерти близкого родственника работника.
Значит, право работника возникает не напрямую из статьи 128 ТК РФ, а из локального нормативного акта работодателя. Статья 128 ТК РФ гарантирует отпуск без оплаты, а оплачиваемые 3 дня работодатель установил сам. После того как такая гарантия закреплена в локальном акте, работодатель должен ее исполнять.
Проанализируем ключевой вопрос: можно ли отказать работнику только потому, что смерть близкого родственника произошла раньше, а заявление на оплачиваемый отпуск подано позднее?
Если в локальном акте не указан срок, в течение которого работник должен обратиться за дополнительным оплачиваемым отпуском, оснований для отказа по мотиву «поздно обратился» обычно нет. Работодатель не может задним числом придумать срок, которого нет в положении.
Рассмотрим подробнее. Локальный акт устанавливает условие: отпуск предоставляется в случае смерти близкого родственника. Если событие действительно было, родственник является близким, работник подал заявление и приложил подтверждающие документы, то формальные условия выполнены. Если в положении не написано, что отпуск предоставляется, например, только в течение 7, 14 или 30 календарных дней со дня смерти, отказать из-за более позднего обращения рискованно.
В описанной ситуации работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск, если локальный акт не содержит ограничения по сроку обращения и не устанавливает дополнительных условий.
Работодатель может оценивать добросовестность поведения работника, но для отказа нужны конкретные основания. Например, если локальный акт прямо предусматривает срок обращения, перечень документов, предельную продолжительность и порядок согласования, работодатель действует по этим правилам. Если таких правил нет, применяем буквальное содержание локального акта в пользу работника.
Рассмотрим важный аргумент из обсуждаемой ситуации. Даже если смерть родственника произошла сегодня, работодатель не всегда может законно оформить дополнительный оплачиваемый отпуск с сегодняшнего дня, потому что отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Это требование установлено статьей 136 ТК РФ: оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. На практике этот срок безопаснее считать в календарных днях. Если день выплаты приходится на выходной или нерабочий день, выплату лучше сделать заранее, чтобы не допустить задержки.
Поэтому сама по себе задержка между датой смерти родственника и датой начала оплачиваемого отпуска не является нарушением. Наоборот, при оплачиваемом отпуске работодатель должен иметь время, чтобы:
получить заявление работника;
проверить основание для отпуска;
издать приказ;
рассчитать средний заработок или другую выплату, предусмотренную локальным актом;
выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Именно поэтому позиция «отпуск можно было предоставить только в день смерти или сразу после похорон» плохо подходит для оплачиваемого отпуска. Для отпуска без сохранения заработной платы по статье 128 ТК РФ работодатель может оперативно оформить отсутствие, потому что отпускные не выплачиваются. А вот для оплачиваемого отпуска нужно соблюдать срок выплаты.
Теперь разберем обстоятельства по порядку. На дату смерти сына работник находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Затем во время ежегодного отпуска работник болел, поэтому ежегодный отпуск был продлен на дни временной нетрудоспособности.
Это нормальная ситуация: временная нетрудоспособность во время ежегодного оплачиваемого отпуска обычно дает основание продлить или перенести отпуск. Но смерть близкого родственника сама по себе не продлевает ежегодный отпуск автоматически. Дополнительный оплачиваемый отпуск в связи со смертью родственника — это отдельная гарантия, если она установлена локальным актом.
Важно не накладывать два отпуска на одни и те же календарные дни. Если работник уже находится в ежегодном оплачиваемом отпуске, оформлять на те же даты еще один дополнительный оплачиваемый отпуск неправильно. Работник не может одновременно находиться в двух отпусках за один и тот же период.
Поэтому в рассматриваемой ситуации логично предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск после окончания ежегодного отпуска, больничного продления и отпуска без сохранения заработной платы, если именно такой период указан в заявлении работника и работодатель успевает выплатить отпускные в срок.
Посмотрим на следующий этап. После ежегодного отпуска и больничного работник попросил отпуск без сохранения заработной платы на две недели. Уже во время этого отпуска за свой счет он подал заявление на 3 календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска в связи со смертью сына на период после отпуска без содержания.
Здесь также нет автоматического основания для отказа. Работник не просит наложить оплачиваемый отпуск на отпуск без сохранения заработной платы. Он просит предоставить оплачиваемые дни после окончания отпуска за свой счет. Значит, кадровая служба может оформить отпуск последовательно:
сначала ежегодный отпуск;
затем продление ежегодного отпуска на дни больничного;
затем отпуск без сохранения заработной платы;
затем дополнительный оплачиваемый отпуск в связи со смертью близкого родственника.
Если работник попросил бы предоставить оплачиваемые дни внутри уже оформленного отпуска без сохранения заработной платы, нужно было бы сначала изменить или прекратить отпуск за свой счет по соглашению сторон, а затем оформить оплачиваемый отпуск. Но в описанной ситуации такой проблемы нет, потому что работник просит период после отпуска без содержания.
В рассматриваемой ситуации умер сын работника. Сын является близким родственником. Поэтому по существу спора вопрос о родстве не должен вызывать сомнений.
Для подтверждения обычно запросите у работника:
заявление о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска;
копию свидетельства о смерти;
документ, подтверждающий родство, если из представленных документов оно не очевидно.
Если локальный акт не содержит жесткого перечня документов, не превращайте проверку документов в формальный отказ. Работодатель вправе запросить подтверждение события и родства, но при смерти сына обычно достаточно свидетельства о смерти и документов, из которых видно родство.
На будущее в локальном акте лучше прямо определить, кто считается близким родственником для целей дополнительного оплачиваемого отпуска. Например: супруг, супруга, родители, дети, усыновители, усыновленные, родные братья и сестры, дедушки, бабушки, внуки. Это снизит риск споров по более сложным случаям.
Разберем по шагам оформление в кадровых документах.
Получите заявление работника. В заявлении должны быть указаны основание, количество календарных дней, даты отпуска и ссылка на локальный акт, если работник ее указал.
Проверьте локальный акт. Найдите пункт, где указаны оплачиваемые дни в связи со смертью близкого родственника. Проверьте продолжительность, условия, документы, срок обращения, порядок оплаты.
Проверьте документы. Попросите копию свидетельства о смерти и документ о родстве, если они нужны для подтверждения права.
Проверьте даты. Убедитесь, что новый отпуск не пересекается с ежегодным отпуском, больничным и отпуском без сохранения заработной платы.
Проверьте срок выплаты. Убедитесь, что отпускные можно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Издайте приказ. Оформите приказ о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска или оплачиваемых дней отдыха, в зависимости от формулировки локального акта.
Отразите отпуск в табеле. Используйте код, установленный в вашей организации для дополнительного оплачиваемого отпуска или оплачиваемого отсутствия.
Произведите оплату. Рассчитайте выплату по правилам локального акта и выплатите ее в установленный срок.
Если в локальном акте написано именно «дополнительный оплачиваемый отпуск», оформляйте отпуск. Если в положении используется формулировка «дополнительные оплачиваемые дни отдыха», оформляйте оплачиваемое отсутствие или дни отдыха. Важно, чтобы кадровый документ соответствовал тексту локального акта.
Посмотрим на пример формулировки приказа. Текст можно адаптировать под форму, применяемую в организации.
«Предоставить Ивановой Марии Петровне, бухгалтеру отдела учета, дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 3 календарных дня с 25.03.2026 по 27.03.2026 в связи со смертью близкого родственника — сына, на основании заявления работника от 18.03.2026, свидетельства о смерти и пункта ___ Положения об оплате труда».
Если организация использует унифицированную форму Т-6, можно оформить приказ по ней. Если организация применяет собственные формы, используйте утвержденную внутреннюю форму приказа.
В основании приказа укажите:
заявление работника;
локальный нормативный акт;
свидетельство о смерти;
документ, подтверждающий родство, если он отдельно представлен.
Бухгалтерия справедливо обращает внимание на то, что отпуск предоставляется значительно позднее события. Но кадровое решение должно опираться не на ощущение «прошло много времени», а на документы работодателя.
Сформулируйте внутреннюю позицию так:
«Локальным нормативным актом работодателя предусмотрено право работника на дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не более 3 календарных дней в случае смерти близкого родственника. Срок обращения за таким отпуском локальным актом не установлен. Работник представил заявление и подтверждающие документы. Оснований для отказа по мотиву позднего обращения локальный акт не содержит. Отпуск предоставляется на даты, не пересекающиеся с ранее оформленными периодами отсутствия, с соблюдением срока выплаты отпускных по статье 136 ТК РФ».
Такая позиция снимает основной риск: работодатель не улучшает условия произвольно для одного работника, а исполняет свой локальный акт.
В положении указано «не более 3 календарных дней». Разберем, означает ли это обязанность предоставить ровно 3 дня или возможность дать меньше.
Здесь нужно смотреть полную формулировку локального акта. Возможны два варианта:
Если в положении написано, что работнику предоставляется отпуск продолжительностью до 3 календарных дней по его заявлению. Тогда работник может попросить 1, 2 или 3 дня. Если он просит 3 дня, а других ограничений нет, безопаснее предоставить 3 дня.
Если в положении написано, что продолжительность определяется работодателем, но не более 3 календарных дней. Тогда у работодателя больше пространства для решения, но отказ или уменьшение количества дней нужно обосновывать единообразно и не дискриминационно.
В спорной ситуации лучше не уменьшать количество дней без веской причины. Событие является тяжелым, умер близкий родственник первой степени родства — сын, а локальный акт специально создан для таких случаев. Если работник просит 3 календарных дня, предоставьте 3 дня, если это не противоречит тексту положения.
Проанализируем еще один важный момент. В вопросе сказано, что локальный акт предусматривает выплаты, связанные с предоставлением дополнительного оплачиваемого отпуска. Это означает, что выплата привязана к отпуску. Поэтому не следует просто начислять деньги без оформления самого периода отсутствия, если положение говорит именно об отпуске.
Правильная логика такая:
работник подает заявление на отпуск;
работодатель издает приказ на отпуск;
бухгалтерия рассчитывает оплату за период отпуска;
период отражается в табеле;
выплата производится в срок, установленный для оплаты отпуска.
Если работодатель хочет в будущем выплачивать материальную помощь отдельно от отпуска, это нужно прямо прописать в локальном акте: например, отдельно предусмотреть материальную помощь в связи со смертью близкого родственника и отдельно — отпуск или оплачиваемые дни отдыха.
Теперь посмотрим, как отразить ситуацию в 1С. Конкретные названия документов могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек конфигурации, но общий подход одинаковый.
Если используете 1С:Зарплата и управление персоналом 8, проверьте следующие объекты и документы:
Отпуск — используйте, если в программе настроен отдельный вид дополнительного оплачиваемого отпуска.
Отсутствие с сохранением оплаты — используйте, если оплачиваемые дни по локальному акту удобнее учитывать как оплачиваемое отсутствие, а не как ежегодный отпуск.
Отпуск без сохранения оплаты — используйте для уже оформленного отпуска за свой счет.
Больничный лист — используйте для периода временной нетрудоспособности, который пришелся на ежегодный отпуск.
Начисления — настройте отдельный вид начисления, если оплата по такому отпуску считается по особым правилам.
Виды отпусков — настройте отдельный вид отпуска, если организация регулярно предоставляет оплачиваемые дополнительные отпуска по локальным актам.
Табель или данные учета рабочего времени — проверьте, что дни отражены правильным кодом отсутствия.
Разберем практический порядок:
Проверьте, что ежегодный отпуск работника оформлен документом Отпуск.
Проверьте, что больничный во время ежегодного отпуска отражен документом Больничный лист, а ежегодный отпуск продлен или перенесен корректно.
Проверьте, что отпуск за свой счет оформлен документом Отпуск без сохранения оплаты.
На даты после отпуска без содержания создайте документ Отсутствие с сохранением оплаты или Отпуск с нужным видом дополнительного оплачиваемого отпуска.
Укажите основание: заявление работника, смерть близкого родственника, пункт локального акта.
Проверьте расчет среднего заработка или иной порядок оплаты, установленный в вашей организации.
Сформируйте расчетный листок и проверьте, что сумма попала в начисления корректно.
Не оформляйте оплачиваемый отпуск поверх отпуска без сохранения оплаты. Если даты пересекаются, сначала исправьте период отпуска за свой счет, а затем оформите оплачиваемый период. В программе пересечение отсутствий может привести к ошибкам расчета зарплаты, среднего заработка и табеля.
Рассмотрим подробнее настройку 1С. Если локальный акт прямо называет период «дополнительным оплачиваемым отпуском», можно настроить отдельный вид отпуска в справочнике Виды отпусков и использовать документ Отпуск. Это удобно, если организация хочет учитывать такие дни именно как отпуск.
Если же по сути это разовые оплачиваемые дни по семейным обстоятельствам, часто удобнее использовать документ Отсутствие с сохранением оплаты. В этом случае период не смешивается с ежегодными отпусками, а кадровики и расчетчики видят отдельную причину отсутствия.
Выберите вариант по правилам вашей учетной политики и настройкам ЗУП:
если в положении написано «дополнительный оплачиваемый отпуск» и программа настроена на учет видов отпусков — используйте Отпуск;
если в положении фактически речь об оплачиваемых днях отсутствия — используйте Отсутствие с сохранением оплаты;
если отпуск предоставляется без оплаты по статье 128 ТК РФ — используйте Отпуск без сохранения оплаты;
если одновременно оформляется материальная помощь — отражайте ее отдельным начислением, а не смешивайте с оплатой отпускных дней.
Отдельный программный код 1С в этой ситуации обычно не нужен. Задача решается настройками видов начислений, видов отпусков и корректным вводом кадровых документов.
Посмотрим на табель. Для отпуска без сохранения заработной платы по статье 128 ТК РФ обычно применяют код, установленный для отпуска без оплаты по законодательству. Для отпуска без сохранения заработной платы по соглашению сторон может применяться другой код. Для дополнительного оплачиваемого отпуска или оплачиваемого отсутствия используйте код, закрепленный в учетной политике или локальном порядке табельного учета.
Если организация применяет унифицированные обозначения, проверьте, какой код соответствует вашему виду отсутствия. Если в организации утверждены собственные коды, используйте внутренний код для дополнительного оплачиваемого отпуска в связи с семейными обстоятельствами.
Главное правило: табель должен соответствовать приказу. Если приказ оформлен как дополнительный оплачиваемый отпуск, табель не должен показывать отпуск без сохранения заработной платы на эти же дни. Если приказ оформлен как оплачиваемое отсутствие, табель должен отражать оплачиваемое отсутствие.
Проблема возникла потому, что в положении не указан срок, в течение которого работник может обратиться за отпуском. Чтобы в будущем не спорить, доработайте локальный акт.
Добавьте в положение следующие элементы:
Круг родственников. Укажите, кто считается близким родственником.
Продолжительность. Например: до 3 календарных дней.
Срок обращения. Например: в течение 30 календарных дней со дня смерти родственника, если иной срок не согласован работодателем с учетом обстоятельств.
Документы. Укажите заявление, свидетельство о смерти, документ о родстве при необходимости.
Порядок оплаты. Укажите, оплачиваются ли дни по среднему заработку или в ином порядке.
Правило о сроке выплаты. Укажите, что отпуск предоставляется с учетом необходимости выплаты отпускных не позднее чем за три дня до его начала.
Правило о невозможности пересечения отпусков. Укажите, что оплачиваемый отпуск не предоставляется на период, уже занятый другим отпуском или временной нетрудоспособностью.
Пример формулировки для локального акта:
«Работнику по его письменному заявлению предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью до 3 календарных дней в случае смерти близкого родственника: супруга, супруги, родителей, детей, усыновителей, усыновленных, родных братьев и сестер, дедушек, бабушек, внуков. Заявление подается в течение 30 календарных дней со дня смерти близкого родственника, если более позднее обращение не обусловлено уважительными причинами. Отпуск предоставляется на основании заявления работника и документов, подтверждающих факт смерти и родство, с соблюдением срока выплаты отпускных, установленного трудовым законодательством».
Такая формулировка оставляет работодателю управляемость, но не лишает работника права в сложных жизненных обстоятельствах обратиться позднее.
Теперь сформулируем решение для конкретного случая.
Признайте, что смерть сына является основанием для предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска, если такой отпуск предусмотрен локальным актом.
Не отказывайте только из-за того, что заявление подано позднее даты смерти, если в положении не установлен срок обращения.
Проверьте, что заявленные 3 календарных дня не пересекаются с ежегодным отпуском, больничным и отпуском без сохранения заработной платы.
Проверьте, что отпускные можно выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска.
Оформите приказ на дополнительный оплачиваемый отпуск или оплачиваемое отсутствие по правилам локального акта.
Отразите период в 1С документом Отпуск или Отсутствие с сохранением оплаты, в зависимости от настроек организации.
На будущее внесите в локальный акт срок обращения и перечень документов.
Вывод: если локальный акт не ограничивает срок предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска после смерти близкого родственника, работник сохраняет право обратиться за таким отпуском позднее. В описанной ситуации оснований для отказа недостаточно, потому что работник был в отпуске, затем болел, затем находился в отпуске без сохранения заработной платы, а заявление подал на период после окончания ранее оформленных отсутствий.
Разберем итоговую позицию коротко. Работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы до 5 календарных дней в случае смерти близкого родственника по статье 128 ТК РФ. Дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется только тогда, когда он предусмотрен локальным актом, коллективным договором или трудовым договором.
Если такой оплачиваемый отпуск предусмотрен локальным актом, но срок обращения за ним не установлен, работодатель не должен отказывать работнику только потому, что заявление подано позднее даты смерти. Особенно если работник в этот период уже находился в ежегодном отпуске, болел, а затем был в отпуске за свой счет.
Предоставьте отпуск на будущие даты, не пересекающиеся с другими периодами отсутствия, выплатите отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска, оформите приказ и корректно отразите период в 1С. Для будущих случаев доработайте локальный акт: укажите срок обращения, перечень документов, круг близких родственников и порядок оплаты.
Информация носит справочный характер