Рассмотрим ситуацию подробно. Организация исполняет контракты с казначейским сопровождением и обязана вести раздельный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности по каждому контракту. Прямые затраты собираются на счете 20, общепроизводственные расходы со счета 25 распределяются на счет 20 по выбранной базе. Вопрос возникает по счету 26 «Общехозяйственные расходы»: можно ли включать зарплату директора, бухгалтерии, административного персонала и другие управленческие расходы в себестоимость конкретного контракта, если эти сотрудники косвенно участвуют в его исполнении?
Короткий вывод такой: в регламентированном бухгалтерском учете общехозяйственные управленческие расходы со счета 26 обычно не включайте в фактическую себестоимость незавершенного производства и готовой продукции через счет 20. Такие расходы закрывайте на счет 90 как расходы периода. Но для целей раздельного учета по контрактам с казначейским сопровождением эти суммы не нужно «терять»: их можно и нужно отражать в аналитическом раздельном учете как накладные расходы, распределяемые по контрактам по выбранной и закрепленной в учетной политике базе. То есть не смешивайте два разных контура: бухгалтерскую производственную себестоимость по ФСБУ 5/2019 и аналитический расчет финансового результата по контракту для казначейского сопровождения.
Проанализируем проблему по шагам. До перехода на новые правила учета запасов многие организации закрывали счет 26 на счет 20, формируя полную производственную себестоимость продукции, работ или услуг. При таком подходе управленческие расходы распределялись между видами продукции, заказами или номенклатурными группами и попадали в себестоимость выпуска.
С применением ФСБУ 5/2019 подход изменился. В фактическую себестоимость незавершенного производства и готовой продукции не включаются управленческие расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением или созданием запасов. Это означает, что типовые общехозяйственные расходы — зарплата директора, бухгалтерии, кадровой службы, административного аппарата, аренда офиса управления, услуги связи администрации, бухгалтерское сопровождение — не должны капитализироваться в составе незавершенного производства и готовой продукции.
Но при казначейском сопровождении организация должна показать не только бухгалтерскую себестоимость запасов, но и результат финансово-хозяйственной деятельности по каждому контракту. Для этого требуется раздельный учет доходов, затрат, накладных расходов и финансового результата. Именно здесь появляется вопрос: если счет 26 закрывается на 90, как тогда показать часть административных расходов по конкретному контракту?
Выясним причину. Вопрос возникает из-за того, что слово «себестоимость» используется в разных смыслах. В бухгалтерском учете по ФСБУ 5/2019 речь идет о фактической себестоимости запасов, незавершенного производства и готовой продукции. В раздельном учете по контракту речь идет о расходной части и финансовом результате по конкретному договору. Эти показатели связаны, но не всегда формируются одинаковыми бухгалтерскими проводками.
Рассмотрим сначала регламентированный бухгалтерский учет. Счет 26 предназначен для учета общехозяйственных расходов. На нем обычно собираются затраты, связанные с управлением организацией в целом, а не с конкретным производственным процессом.
К таким расходам обычно относятся:
заработная плата директора и административного персонала;
страховые взносы с зарплаты управленческого персонала;
услуги бухгалтерии, кадровой службы, юридического сопровождения;
аренда административного офиса;
услуги связи, интернет, программное обеспечение для управления;
канцелярские и хозяйственные расходы административного подразделения;
амортизация офисного оборудования управленческого назначения;
банковские, консультационные, аудиторские и иные управленческие расходы.
После введения ФСБУ 5/2019 такие расходы в общем случае не включайте в фактическую себестоимость незавершенного производства и готовой продукции. Их закрывайте на счет 90.08 или иной субсчет счета 90, применяемый в вашей учетной политике для управленческих расходов. Типовая проводка при закрытии месяца выглядит по смыслу так: Дт 90.08 Кт 26.
Это не означает, что расходы 26 счета не участвуют в финансовом результате организации. Они участвуют, но как расходы периода, а не как часть производственной себестоимости конкретной единицы продукции или незавершенного производства. В отчете о финансовых результатах они уменьшают прибыль периода, но не формируют стоимость запасов на балансе.
Теперь разберем идею автора: можно ли зарплату административного персонала отражать не на счете 26, а на счете 25, чтобы затем распределить ее на счет 20 и включить в себестоимость контрактов?
Если речь идет о директоре, главном бухгалтере, бухгалтерии, кадровиках и другом административно-управленческом персонале, переносить их зарплату на счет 25 только ради включения в себестоимость нельзя. Счет 25 предназначен для общепроизводственных расходов, то есть расходов, связанных с обслуживанием и управлением производственными подразделениями. Счет 26 предназначен для общехозяйственных расходов, связанных с управлением организацией в целом.
Разберем различие на примерах:
Зарплата начальника производственного цеха, мастера, технолога производственного участка, механика, энергетика, диспетчера производства может относиться на счет 25, если эти сотрудники обслуживают производственный процесс.
Зарплата директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате, кадрового специалиста, юриста по общекорпоративным вопросам обычно относится на счет 26.
Зарплата инженера может относиться как на 20, так и на 25, и на 26 — в зависимости от его фактических обязанностей. Если инженер выполняет работы по конкретному контракту, расходы можно относить прямо на заказ. Если он обслуживает производство в целом, применяйте счет 25. Если он выполняет административно-технические функции для организации в целом, применяйте счет 26.
Поэтому не нужно искусственно менять экономическую природу затрат. При проверке важна не только сумма, но и обоснованность классификации. Если зарплата директора отражена на счете 25 без реальной связи с производственным подразделением, проверяющие могут посчитать такой подход искажением учета.
Рассмотрим подробнее исключение. ФСБУ 5/2019 не говорит, что любые расходы с административным оттенком всегда запрещены к включению в себестоимость. Важна непосредственная связь с приобретением или созданием запасов, выполнением работ, оказанием услуг.
Например, если сотрудник называется инженером, это еще не означает, что его зарплата должна быть на счете 26. Посмотрим на возможные варианты:
Инженер разрабатывает техническую документацию именно по конкретному контракту. Тогда расходы можно относить на счет 20 с аналитикой по этому контракту.
Инженер сопровождает несколько производственных заказов, контролирует технологию, нормы расхода материалов и производственный процесс. Тогда расходы можно учитывать на счете 25 и распределять между заказами.
Инженер занимается общим обслуживанием офиса, административной инфраструктурой, закупками оборудования общего назначения, внутренними согласованиями. Тогда расходы могут относиться на счет 26.
Определяйте счет учета не по должности, а по функции. Если сотрудник фактически участвует в производстве или выполнении конкретного договора, оформите это документально: должностной инструкцией, приказом о закреплении за проектом, табелем, нарядом, заданием, отчетом о выполненных работах или распределением рабочего времени. Тогда часть его зарплаты можно обоснованно отнести на 20 или 25. Но если сотрудник управляет организацией в целом, оставляйте расходы на счете 26.
Теперь перейдем к раздельному учету. При казначейском сопровождении организация должна вести учет доходов и затрат по каждому контракту. При этом накладные расходы включаются в расчет по конкретному договору пропорционально базе распределения, выбранной организацией и закрепленной в учетной политике.
Именно здесь расходы счета 26 могут участвовать в расчете результата по контракту. Но участвовать они должны не через искусственное закрытие на счет 20, а через аналитику и распределение накладных расходов в рамках раздельного учета.
Разберем логику:
В бухгалтерском учете общехозяйственные расходы собираются на счете 26.
В конце месяца счет 26 закрывается на счет 90 как расходы периода.
Для целей раздельного учета организация дополнительно распределяет эти общехозяйственные расходы между контрактами по утвержденной базе.
В регистрах аналитического учета по контракту показывается доля накладных расходов, приходящаяся на этот контракт.
Финансовый результат по контракту определяется с учетом прямых затрат, распределенных общепроизводственных расходов и распределенных общехозяйственных накладных расходов.
Таким образом, расходы 26 счета не исчезают и не завышают прибыль по контракту, если раздельный учет организован правильно. Они не попадают в бухгалтерскую производственную себестоимость через счет 20, но попадают в аналитический расчет результата по контракту как распределенные накладные расходы.
Рассмотрим подробнее это различие, потому что оно является ключевым для решения задачи. Бухгалтерская себестоимость запасов и незавершенного производства нужна для оценки активов в бухгалтерской отчетности. Если управленческие расходы включить в НЗП или готовую продукцию без оснований, организация завысит активы и занизит расходы периода.
Раздельный учет по контракту нужен для другого: показать, какие доходы, прямые расходы, накладные расходы и финансовый результат относятся к конкретному контракту. Здесь контролирующим органам важно увидеть, что целевые средства использованы по назначению, расходы подтверждены, распределение накладных затрат обосновано, а финансовый результат не искажен.
Поэтому возможна ситуация, когда одна и та же сумма:
в бухгалтерских проводках закрывается с 26 на 90 как управленческий расход периода;
в аналитическом регистре раздельного учета распределяется между контрактами как накладный расход;
в отчете по контракту участвует в расчете финансового результата конкретного договора.
Это не противоречие, если порядок описан в учетной политике, применяется последовательно и подтверждается регистрами. Главное — не пытайтесь решить задачу только проводкой Дт 20 Кт 26, если речь идет о типовых управленческих расходах.
Разберем по шагам, что нужно прописать в учетной политике для целей раздельного учета. Одной фразы «ведем раздельный учет по контрактам» недостаточно. Нужно описать методику распределения затрат.
В учетной политике закрепите:
перечень прямых затрат, которые относятся непосредственно на конкретный контракт;
перечень общепроизводственных расходов, учитываемых на счете 25;
перечень общехозяйственных расходов, учитываемых на счете 26;
порядок закрытия счета 25 на счет 20;
порядок закрытия счета 26 на счет 90 в регламентированном бухгалтерском учете;
порядок распределения общехозяйственных расходов между контрактами для целей раздельного учета;
базу распределения накладных расходов;
периодичность распределения: ежемесячно, ежеквартально или по этапам исполнения договора;
форму бухгалтерской справки или регистра распределения накладных расходов;
порядок подтверждения расходов первичными документами.
Рассмотрим пример формулировки. В учетной политике можно указать, что общехозяйственные расходы, отраженные на счете 26, в бухгалтерском учете признаются расходами периода и списываются на счет 90.08. Для целей раздельного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности по контрактам с казначейским сопровождением такие расходы распределяются между контрактами как накладные расходы пропорционально выбранной базе. Результат распределения оформляется бухгалтерской справкой и отражается в регистрах аналитического учета по каждому контракту.
Не забывайте: база распределения должна быть экономически обоснованной. Проверяющие будут смотреть не только на наличие методики, но и на ее связь с деятельностью организации.
Посмотрим, какие базы распределения можно использовать. Универсальной базы для всех организаций нет. Выбирайте показатель, который лучше всего отражает связь накладных расходов с исполнением контрактов.
На практике применяют следующие базы:
Прямые затраты по контрактам. Подходит, если структура расходов по договорам сопоставима и прямые затраты объективно отражают объем работ.
Заработная плата производственного персонала. Подходит, если трудозатраты являются основным фактором выполнения контрактов.
Машино-часы или нормо-часы. Подходит для производственных организаций, где основная нагрузка связана с оборудованием или производственными операциями.
Выручка по контрактам. Может применяться, если расходы управления связаны с объемом реализации, но этот вариант требует осторожности, потому что выручка не всегда отражает фактическую нагрузку на административный аппарат.
Количество часов сотрудников, занятых в проектах. Подходит для проектных, инжиниринговых, сервисных и научно-технических организаций.
Срок исполнения контрактов. Применяется, когда порядок казначейского сопровождения требует учитывать сроки исполнения или сроки использования аванса при распределении накладных расходов.
Комбинированная база. Может применяться, если разные группы накладных расходов имеют разную экономическую природу.
Разберем пример. Если основная часть общехозяйственных расходов связана с администрированием персонала и документооборотом, разумной базой может быть заработная плата производственного персонала или трудозатраты. Если расходы администрации обслуживают все договоры пропорционально их объему, можно рассмотреть прямые затраты. Если контракты существенно отличаются по длительности, можно дополнительно учитывать сроки исполнения.
Не выбирайте базу только потому, что она дает удобный финансовый результат. Выберите базу, которую можно объяснить проверяющим и подтвердить документами.
Посмотрим на пример. За месяц организация собрала на счете 26 общехозяйственные расходы на сумму 900 000 руб. В этом же месяце исполнялись три контракта с казначейским сопровождением и один коммерческий договор. Организация закрепила в учетной политике, что общехозяйственные расходы для целей раздельного учета распределяются пропорционально прямым затратам.
Прямые затраты за месяц составили:
контракт А — 2 000 000 руб.;
контракт Б — 1 000 000 руб.;
контракт В — 500 000 руб.;
коммерческий договор — 1 000 000 руб.
Общая база распределения — 4 500 000 руб. Теперь рассчитаем долю каждого договора:
контракт А: 2 000 000 / 4 500 000 = 44,44%;
контракт Б: 1 000 000 / 4 500 000 = 22,22%;
контракт В: 500 000 / 4 500 000 = 11,11%;
коммерческий договор: 1 000 000 / 4 500 000 = 22,22%.
Распределенные общехозяйственные расходы составят:
контракт А: 900 000 × 44,44% = 399 960 руб.;
контракт Б: 900 000 × 22,22% = 199 980 руб.;
контракт В: 900 000 × 11,11% = 99 990 руб.;
коммерческий договор: 900 000 × 22,22% = 199 980 руб.
В бухгалтерском учете вся сумма счета 26 будет закрыта на счет 90.08. Но в аналитическом регистре раздельного учета по контракту А будет показано, что на него приходится 399 960 руб. общехозяйственных накладных расходов. Эти расходы уменьшат финансовый результат по контракту А в управленческом и контрольном расчете.
Именно так решается опасение автора о завышенной прибыли. Прибыль по контракту не должна считаться только как выручка минус прямые затраты и счет 25. В раздельном учете к расходной части добавляйте распределенную долю накладных расходов, включая экономически обоснованную часть расходов счета 26.
Теперь посмотрим, как подойти к настройке в 1С. Конкретный интерфейс зависит от конфигурации: 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, отраслевые решения для гособоронзаказа или казначейского сопровождения. Но общая логика будет одинаковой.
Для прямых затрат используйте аналитику по конкретному договору, заказу, проекту или направлению деятельности. В зависимости от конфигурации это могут быть объекты ДоговорыКонтрагентов, ЗаказыПокупателей, Проекты, НаправленияДеятельности, НоменклатурныеГруппы, Подразделения, СтатьиЗатрат.
Для счета 25 настройте методы распределения общепроизводственных расходов. Обычно в 1С для этого применяются настройки закрытия месяца, способы распределения косвенных расходов, статьи затрат и аналитика производственных подразделений. Расходы счета 25 распределяются на счет 20 и участвуют в формировании производственной себестоимости.
Для счета 26 настройте закрытие на счет 90.08 или другой субсчет счета 90, установленный учетной политикой. В типовой бухгалтерской базе это часто задается в настройках учетной политики и закрытия счетов затрат. Если программа предлагает вариант «директ-костинг» или списание общехозяйственных расходов в расходы периода, выбирайте его для соответствия современному подходу по управленческим расходам.
Для раздельного учета дополнительно настройте аналитику, которая позволит распределять расходы счета 26 по контрактам. В зависимости от конфигурации это можно сделать:
через статьи затрат с признаком распределения по направлениям деятельности;
через справочник НаправленияДеятельности или Проекты;
через аналитику договоров и заказов;
через отдельные регистры раздельного учета;
через документ Операция или Бухгалтерская справка для отражения аналитического распределения;
через специализированный блок учета контрактов с казначейским сопровождением, если он есть в используемой конфигурации.
Главная задача в 1С — не обязательно сделать проводку Дт 20 Кт 26, а обеспечить отчетность по контракту. То есть программа должна показать, какая часть счета 26 относится к каждому контракту в аналитике раздельного учета.
Разберем контрольный список. После настройки учета сформируйте отчеты и проверьте, что расходы распределяются корректно.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 20 и проверьте прямые затраты по контрактам.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 25 и проверьте закрытие общепроизводственных расходов.
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 26 и убедитесь, что счет закрывается на 90.
Проверьте Анализ счета 26 по статьям затрат и подразделениям.
Проверьте Карточку счета 26, чтобы увидеть состав расходов.
Сформируйте отчет по затратам в разрезе НаправленияДеятельности, Проекты, Договоры или другой аналитики, применяемой для контрактов.
Проверьте регистр распределения накладных расходов, если он ведется в вашей конфигурации.
Сформируйте расчет финансового результата по каждому контракту.
Сравните сумму распределенных общехозяйственных расходов с оборотом по счету 26 за период.
Проверьте, что одна и та же сумма не попала в расчет контракта дважды.
Если отчет по контракту показывает только прямые затраты и распределенный счет 25, но не показывает долю счета 26, значит, раздельный учет настроен неполно. В этом случае не меняйте автоматически счет затрат на 25. Сначала настройте аналитическое распределение общехозяйственных расходов.
Рассмотрим, какие документы подготовить для проверки. При казначейском сопровождении важно не только сделать правильные проводки, но и показать методику и расчет.
Подготовьте следующий комплект:
учетную политику с разделом о раздельном учете по контрактам;
перечень прямых, общепроизводственных и общехозяйственных расходов;
описание базы распределения накладных расходов;
расчет суммы накладных расходов за период;
бухгалтерскую справку распределения накладных расходов по контрактам;
регистры аналитического учета по каждому контракту;
расшифровку счета 26 по статьям затрат;
расшифровку базы распределения;
первичные документы по расходам;
отчет о финансовом результате по каждому контракту.
В бухгалтерской справке укажите период, общую сумму общехозяйственных расходов, исключаемые расходы при их наличии, базу распределения, долю каждого контракта и сумму, приходящуюся на каждый контракт. Приложите оборотно-сальдовую ведомость по счету 26 и расчет базы распределения.
Документальное оформление особенно важно, если расходы счета 26 существенны. Без справки и методики проверяющие могут увидеть только проводку Дт 90 Кт 26 и сделать вывод, что к контрактам общехозяйственные расходы не распределялись. Правильный регистр раздельного учета решает эту проблему.
Теперь отдельно разберем зарплату директора, бухгалтеров и других административных сотрудников. Не переводите ее на счет 25 автоматически. Сначала классифицируйте сотрудников по функциям.
Используйте такой порядок:
Определите, выполняет ли сотрудник работу непосредственно по конкретному контракту.
Если да, оформите распределение рабочего времени и относите соответствующую часть зарплаты на счет 20 по этому контракту.
Если сотрудник обслуживает производственные подразделения, учитывайте зарплату на счете 25 и распределяйте ее на производство.
Если сотрудник выполняет общеуправленческие функции для организации в целом, учитывайте зарплату на счете 26.
Для целей раздельного учета распределяйте сумму счета 26 между контрактами как накладные расходы по закрепленной базе.
Посмотрим на директора. Если директор управляет всей организацией, подписывает договоры, контролирует финансы, персонал, общие процессы, его зарплата — это типичный счет 26. Ее не нужно относить на 25. Но доля этой зарплаты может участвовать в раздельном учете как часть накладных расходов, распределенных на контракты.
Посмотрим на бухгалтера. Если бухгалтер ведет весь учет организации, начисляет зарплату всем сотрудникам, сдает отчетность, работает с банком и налоговой, это счет 26. Если в организации есть отдельный бухгалтер проекта, который оформляет первичку, казначейские платежи и отчетность только по конкретному контракту, можно рассмотреть прямое или проектное отнесение части его зарплаты, но это нужно подтвердить должностными обязанностями и учетом рабочего времени.
Посмотрим на инженера. Если инженер непосредственно выполняет технические работы по контракту, его зарплату можно относить на 20. Если он обеспечивает производственные участки, используйте 25. Если он занимается общеорганизационными административными задачами, используйте 26.
Рассмотрим важный нюанс. Не все расходы счета 26 обязательно нужно распределять между контрактами с казначейским сопровождением. Сначала проанализируйте состав расходов.
Например, на счете 26 могут быть расходы, которые явно не относятся к исполнению сопровождаемых контрактов:
расходы по коммерческому направлению, не связанному с государственными контрактами;
штрафы, пени и санкции;
представительские расходы, не относящиеся к исполнению контрактов;
расходы на проекты, которые не финансируются целевыми средствами;
затраты, не принимаемые по условиям конкретного контракта;
расходы, которые должны быть отнесены на иные виды деятельности.
Поэтому перед распределением сформируйте «пул» распределяемых общехозяйственных расходов. В учетной политике можно указать, что распределению между контрактами подлежат общехозяйственные расходы, связанные с обеспечением деятельности по исполнению договоров. Расходы, не связанные с такими договорами, распределяются на прочие направления деятельности или исключаются из расчета по контрактам.
Такой подход защищает организацию от двух ошибок: от завышения затрат по контрактам и от завышения прибыли по ним. Мы распределяем только те общехозяйственные расходы, которые экономически относятся к исполнению контрактов.
Посмотрим на ситуацию, когда в контракте или приложениях к нему предусмотрена структура цены: материалы, зарплата, страховые взносы, накладные расходы, прибыль и другие статьи. В этом случае раздельный учет должен быть связан не только с бухгалтерскими счетами, но и со статьями структуры цены.
Разберите соответствие:
прямые материалы отражайте по статье материалов;
зарплату производственного персонала отражайте по статье оплаты труда;
страховые взносы распределяйте вместе с зарплатой или отдельной статьей;
счет 25 включайте в общепроизводственные или накладные расходы;
счет 26 включайте в общехозяйственные или административно-управленческие накладные расходы;
прибыль показывайте после учета всех расходов, которые относятся к контракту.
Если в структуре цены предусмотрены накладные расходы, это как раз тот раздел, где обычно отражается распределенная часть общехозяйственных затрат. Но не путайте это с бухгалтерским включением счета 26 в НЗП. Для структуры цены и раздельного учета можно показать накладные расходы аналитически, даже если в бухгалтерских проводках счет 26 закрыт на 90.
Разберем опасение автора: если счет 26 не попадет в расходную часть контракта, прибыль по контракту будет завышена. Это действительно возможно, если организация ведет раздельный учет только по прямым расходам и счету 25, а общехозяйственные расходы никак не распределяет.
Чтобы этого не произошло, действуйте так:
Не закрывайте счет 26 на 20 только ради формирования полной себестоимости.
Закрывайте счет 26 на 90 в регламентированном бухгалтерском учете.
Создайте отдельный аналитический расчет распределения расходов счета 26 по контрактам.
Отражайте распределенную долю в регистрах раздельного учета.
В отчете по финансовому результату контракта показывайте прямые затраты, общепроизводственные расходы и общехозяйственные накладные расходы.
Сверяйте итог распределенных сумм с оборотом счета 26.
Такой порядок позволяет одновременно выполнить два требования: не нарушить правила бухгалтерского учета запасов и не занизить расходную часть по контракту для целей раздельного учета.
Проанализируем распространенные ошибки, которые приводят к претензиям при проверке.
Ошибка 1: закрывать весь счет 26 на счет 20. После перехода на ФСБУ 5/2019 такой подход для типовых управленческих расходов обычно неправилен, потому что управленческие расходы не должны формировать стоимость НЗП и готовой продукции.
Ошибка 2: переносить административную зарплату на счет 25 без изменения функций сотрудников. Если директор и бухгалтерия управляют организацией в целом, это счет 26, а не 25.
Ошибка 3: вообще не распределять счет 26 в раздельном учете. Тогда финансовый результат по контракту может быть завышен, потому что часть накладных расходов не попадет в расчет.
Ошибка 4: распределять 26 счет без учетной политики. Если база распределения не закреплена, проверяющим сложно подтвердить обоснованность расчета.
Ошибка 5: менять базу распределения от месяца к месяцу ради нужного результата. Методика должна применяться последовательно.
Ошибка 6: распределять на контракты расходы, которые к ним не относятся. Например, расходы по коммерческому направлению или штрафы не нужно автоматически включать в накладные расходы сопровождаемого контракта.
Ошибка 7: не оформлять бухгалтерскую справку. Даже если расчет сделан в Excel или в 1С, его нужно подтвердить внутренним регистром.
Ошибка 8: смешивать бухгалтерскую себестоимость и структуру цены контракта. Для ФСБУ 5/2019 и для казначейского сопровождения могут использоваться разные аналитические представления расходов.
Соберем решение в практический алгоритм. Используйте его, чтобы выстроить учет без искусственного переноса затрат между счетами.
Определите, какие контракты подлежат казначейскому сопровождению и раздельному учету.
Создайте по каждому контракту отдельную аналитику в 1С: договор, заказ, проект, направление деятельности или номенклатурную группу.
Прямые затраты относите сразу на конкретный контракт через счет 20.
Общепроизводственные расходы учитывайте на счете 25 и распределяйте на счет 20 по выбранной базе.
Общехозяйственные расходы учитывайте на счете 26.
В бухгалтерском учете закрывайте счет 26 на счет 90 как расходы периода.
Для целей раздельного учета распределяйте расходы счета 26 между контрактами как накладные расходы.
Закрепите базу распределения в учетной политике.
Ежемесячно оформляйте расчет распределения накладных расходов.
Формируйте отчет о финансовом результате по каждому контракту с учетом прямых, общепроизводственных и общехозяйственных расходов.
Такой порядок позволит показать реальную расходную часть контракта, не нарушая правил бухгалтерского учета. При проверке вы сможете объяснить, почему счет 26 не закрыт на 20, но при этом его доля учтена при расчете результата по контракту.
Теперь сформулируем ответ по существу. Зарплата директора, бухгалтерии и другого административно-управленческого персонала не должна автоматически попадать в производственную себестоимость через счет 20. Если эти сотрудники выполняют функции управления организацией в целом, учитывайте их зарплату и страховые взносы на счете 26.
Переносить такие расходы на счет 25 только для того, чтобы включить их в себестоимость контракта, не следует. Счет 25 используйте для расходов, связанных с управлением и обслуживанием производственных подразделений. Если конкретный сотрудник фактически занят производственным сопровождением или выполнением работ по договору, распределите его зарплату по функциям и подтвердите это документами.
При этом для раздельного учета по контрактам с казначейским сопровождением расходы счета 26 можно учитывать в расходной части контракта как распределенные накладные расходы. Для этого закрепите методику распределения в учетной политике, ведите аналитику по каждому контракту и оформляйте расчет бухгалтерской справкой или регистром раздельного учета.
Итоговая логика такая: в бухгалтерских проводках счет 26 закрывайте на 90, а в раздельном учете распределяйте его по контрактам аналитически. Тогда бухгалтерская отчетность будет соответствовать ФСБУ 5/2019, а финансовый результат по контракту не будет искусственно завышен.
В завершение разберем контрольный список для учетной политики. Проверьте, есть ли в ней следующие положения:
указано, что управленческие расходы не включаются в фактическую себестоимость НЗП и готовой продукции, кроме случаев непосредственной связи с производством;
прописано, что счет 26 закрывается на счет 90;
описан порядок учета прямых затрат по контрактам;
описан порядок распределения счета 25;
описан порядок распределения накладных расходов для целей раздельного учета;
указано, включаются ли общехозяйственные расходы счета 26 в состав распределяемых накладных расходов по контрактам;
выбрана база распределения;
установлена периодичность распределения;
утверждена форма регистра или бухгалтерской справки;
описан порядок хранения подтверждающих документов.
Если этих положений нет, доработайте учетную политику. Это важнее, чем просто изменить счет затрат в документах 1С. При казначейском сопровождении проверяющие оценивают не только проводки, но и методику, аналитику, первичные документы и связь расходов с конкретным контрактом.
Расходы счета 26 при ведении раздельного учета по контрактам с казначейским сопровождением учитывайте аккуратно в двух контурах. В регламентированном бухгалтерском учете общехозяйственные управленческие расходы, такие как зарплата директора, бухгалтерии и административного персонала, не включайте в фактическую себестоимость НЗП и готовой продукции через счет 20. Обычно закрывайте их на счет 90 как расходы периода.
Для целей раздельного учета результатов финансово-хозяйственной деятельности эти же расходы можно распределять между контрактами как накладные расходы. Делайте это по экономически обоснованной базе, закрепленной в учетной политике, и оформляйте расчет в регистрах аналитического учета. В 1С используйте аналитику по договорам, проектам, направлениям деятельности, номенклатурным группам, статьям затрат и настройки закрытия месяца. Не подменяйте раздельный учет искусственным переносом зарплаты административного персонала на счет 25.
Информация носит справочный характер