Рассмотрим ситуацию подробно. ООО выдало денежные средства под отчет генеральному директору, который одновременно является единственным учредителем. Деньги были выданы для оплаты аренды помещения. Директор фактически оплатил аренду наличными, сомнений в оплате нет, но кассовый чек, квитанцию к приходному кассовому ордеру или иной платежный документ он не принес. В бухгалтерии есть только акты аренды, оформленные надлежащим образом: с реквизитами, подписями и печатями сторон, без НДС. Из-за отсутствия платежного документа в учете продолжает висеть кредиторская задолженность перед поставщиком на счете 60.
Разберем, как правильно закрыть такую задолженность, какие документы собрать, какие проводки использовать и почему вариант через счет 91 лучше не применять без крайней необходимости.
Сначала зафиксируем основное решение. Если арендодатель подтверждает, что оплату получил, а директор действительно оплатил аренду наличными из подотчетных средств, задолженность перед поставщиком нужно закрывать через авансовый отчет.
Основная проводка будет такой:
Дт 60.01 Кт 71.01 — отражена оплата поставщику подотчетным лицом.
Эта проводка закрывает задолженность перед арендодателем и одновременно закрывает задолженность директора по подотчетным суммам. То есть в учете мы показываем, что деньги, ранее выданные директору под отчет, были использованы не на его личные цели, а на оплату обязательства организации перед поставщиком.
Важно: проводки Дт 91.02 Кт 71 и Дт 60.01 Кт 91.01 в этой ситуации применять не стоит. Они искусственно создают прочий расход и прочий доход, хотя по сути произошла обычная оплата поставщику через подотчетное лицо. Счет 91 используем только тогда, когда есть реальное основание для списания задолженности: истечение срока исковой давности, прощение долга, невозможность взыскания, решение руководителя, документы инвентаризации и бухгалтерская справка.
Проанализируем исходные документы. Акт аренды подтверждает, что услуга оказана: помещение предоставлено, арендатор пользовался объектом, стороны признают факт оказания услуги. Поэтому на основании акта можно отразить расход по аренде и задолженность перед арендодателем.
Типовая проводка по акту аренды:
Дт 20, 26, 44 или 91.02 Кт 60.01 — отражены расходы на аренду помещения.
Конкретный счет затрат выбираем по назначению помещения. Если помещение используется для основного производства, применяем счет 20. Если это офис, административное помещение или управленческие нужды, чаще применяем счет 26. Если помещение используется для торговли, можно использовать счет 44. Если расход не связан с обычной деятельностью, возможен счет 91.02, но для обычной аренды помещения под деятельность организации это обычно не основной вариант.
Но акт аренды не подтверждает оплату. Он подтверждает оказание услуги. Поэтому после проведения акта в учете появляется кредиторская задолженность перед поставщиком:
Кт 60.01 — организация должна арендодателю.
Чтобы закрыть эту задолженность, нужен документ, который подтверждает оплату. В обычной ситуации это кассовый чек, квитанция к ПКО, банковская выписка, платежное поручение или иной платежный документ. Если оплатил директор наличными из подотчетных денег, таким внутренним документом становится авансовый отчет, а внешними подтверждениями — документы от поставщика и акт сверки.
Разберем правильный порядок действий. Сначала не спешим закрывать задолженность только объяснительной запиской. Сначала попробуем восстановить платежный документ у арендодателя.
Запросите у арендодателя дубликат кассового чека. Если арендодатель применяет ККТ, он может найти чек по дате, сумме и назначению платежа. Электронный чек также может подтверждать расход, если его можно идентифицировать и проверить.
Запросите копию квитанции к приходному кассовому ордеру. Если арендодатель оформлял прием наличных через ПКО, попросите копию или дубликат квитанции.
Запросите письмо от арендодателя о получении оплаты. Если чек восстановить невозможно, попросите арендодателя письменно подтвердить, что оплата по договору аренды за конкретный период получена наличными от представителя вашей организации.
Оформите акт сверки расчетов. В акте сверки должно быть видно, что задолженность по спорному периоду отсутствует либо что оплата была зачтена арендодателем.
Лучший вариант — получить дубликат чека или квитанции к ПКО. Рабочий компромиссный вариант — акт сверки, объяснительная директора, акты аренды и бухгалтерская справка. Но нужно понимать, что отсутствие платежного документа повышает налоговые риски, особенно если организация применяет УСН «доходы минус расходы» или кассовый метод.
Рассмотрим подробнее. Если кассовый чек получить невозможно, в ситуации из вопроса можно оформить авансовый отчет на основании имеющихся документов: актов аренды, акта сверки с арендодателем и объяснительной записки директора об утрате платежного документа.
Такой вариант не идеален, но он логичен для бухгалтерского учета, если одновременно выполняются условия:
арендодатель подтверждает оказание услуги актами;
арендодатель подтверждает получение оплаты актом сверки или письмом;
директор письменно объясняет, почему платежный документ отсутствует;
организация признает, что подотчетные деньги были израсходованы на ее нужды;
сумма, дата и назначение платежа совпадают с договором аренды и актами;
в учете одновременно числятся задолженность перед поставщиком и задолженность директора по подотчету.
В этом случае оформляем авансовый отчет и делаем проводку:
Дт 60.01 Кт 71.01 — подотчетное лицо оплатило задолженность организации перед арендодателем.
Эта проводка не признает новый расход. Расход уже был признан ранее по акту аренды. Здесь мы отражаем только оплату. Поэтому важно не задвоить расходы: не нужно повторно относить сумму аренды на счет 26, 20 или 44, если акт аренды уже проведен в учете.
Теперь разберем предложенный вариант:
Дт 91.02 Кт 71
Дт 60.01 Кт 91.01
На первый взгляд кажется, что эти проводки закрывают обе задолженности: задолженность директора по подотчету и задолженность перед поставщиком. Но по сути они искажают хозяйственную операцию.
Проводка Дт 91.02 Кт 71 означает, что организация списала задолженность подотчетного лица на прочие расходы. То есть как будто директор не подтвердил расход документами, а организация решила принять потерю на себя. Но если директор фактически оплатил аренду за организацию, это не прочий расход. Это оплата поставщику через подотчетное лицо.
Проводка Дт 60.01 Кт 91.01 означает, что организация списала кредиторскую задолженность перед поставщиком в прочие доходы. Так делают, например, когда истек срок исковой давности или кредитор простил долг. Но в рассматриваемой ситуации поставщик не прощал долг. Наоборот, он получил оплату. Значит, основание для прочего дохода отсутствует.
Если использовать счет 91 без реального основания, возникнут сразу несколько проблем:
в бухгалтерском учете появятся искусственные прочие доходы и расходы;
финансовый результат будет искажен;
налоговый учет может стать спорным;
у проверяющих возникнет вопрос, почему задолженность поставщика списана как доход, если поставщик фактически получил оплату;
задолженность директора может быть признана его доходом, если организация фактически отказалась ее взыскивать без подтверждения расхода.
Вывод: если оплата действительно была, задолженность перед поставщиком закрываем не через 91 счет, а через счет 71 с оформлением авансового отчета.
Разберем по шагам, какие документы приложить к авансовому отчету, если чек получить невозможно.
Акты аренды. Они подтверждают, что услуга аренды оказана. В актах должны быть реквизиты сторон, период аренды, сумма, подписи и дата.
Договор аренды. Он подтверждает основание расчетов, сумму арендной платы, порядок оплаты и периодичность платежей.
Акт сверки расчетов с арендодателем. В нем должно быть видно, что спорная сумма оплачена и задолженность по этому периоду отсутствует. Чем подробнее акт сверки, тем лучше.
Письмо арендодателя о получении оплаты. Это не всегда обязательно, но желательно. В письме пусть арендодатель укажет дату, сумму, договор, период аренды и факт получения наличных.
Объяснительная записка директора. В ней директор указывает, что денежные средства были получены под отчет, переданы арендодателю в оплату аренды, но платежный документ был утерян.
Бухгалтерская справка. В ней бухгалтер описывает ситуацию, указывает проводку Дт 60.01 Кт 71.01, перечисляет документы-основания и объясняет, почему задолженность закрывается через авансовый отчет.
Авансовый отчет. Это основной внутренний документ, которым директор отчитывается за полученные под отчет деньги.
Если директор является единственным учредителем, это не отменяет оформления документов. В этой ситуации он выступает не как собственник бизнеса, а как работник организации и подотчетное лицо. Поэтому авансовый отчет, объяснительную и подтверждающие документы оформляем в общем порядке.
Посмотрим на содержание объяснительной. Она должна быть не формальной, а полезной для подтверждения операции. Укажите в ней конкретные обстоятельства.
В объяснительной желательно отразить:
дату получения денег под отчет;
сумму полученных денег;
назначение выдачи — оплата аренды помещения;
наименование арендодателя;
номер и дату договора аренды;
период аренды, за который внесена оплата;
дату фактической передачи наличных арендодателю;
причину отсутствия чека или квитанции;
ссылку на акт сверки или письмо арендодателя, подтверждающее получение оплаты.
Формулировка может быть такой: «Денежные средства, полученные мной под отчет, были переданы арендодателю в оплату аренды помещения по договору № ... за период ... . Платежный документ был утерян. Факт оказания услуг подтверждается актами аренды, факт отсутствия задолженности подтверждается актом сверки расчетов с арендодателем».
Не пишите в объяснительной расплывчато: «чек потерян, прошу списать». Нам нужно подтвердить не потерю чека, а реальную хозяйственную операцию: подотчетные деньги были использованы на оплату обязательства организации.
Теперь разберем авансовый отчет. Если акты аренды уже отражены в учете документом поступления услуг, в авансовом отчете нужно показать именно оплату поставщику, а не повторное приобретение услуги.
В 1С для этого используем документ Авансовый отчет. В зависимости от версии 1С нужная операция может отражаться на вкладке Оплата. Там указываем поставщика, договор, сумму, счет расчетов 60.01 и счет расчетов с подотчетным лицом 71.01.
После проведения авансового отчета должна сформироваться проводка:
Дт 60.01 Кт 71.01 — оплачена задолженность поставщику подотчетным лицом.
Если в программе используется субсчет 60.02 для авансов выданных, проверьте, что операция закрывает именно тот долг, который висит в оборотно-сальдовой ведомости. В рассматриваемой ситуации обычно висит задолженность по 60.01, потому что акты аренды уже проведены и услуга принята.
Если акты аренды еще не были проведены, порядок будет другим: сначала отразите услугу аренды, а затем оплату через авансовый отчет. Но если услуга уже отражена, повторно проводить расход в авансовом отчете нельзя.
Рассмотрим порядок в 1С:Бухгалтерии. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии программы, но логика будет одинаковой.
Проверьте выдачу денег директору. Найдите документ Выдача наличных или Списание с расчетного счета с видом операции Выдача подотчетному лицу. По нему должна быть проводка Дт 71.01 Кт 50.01 или Дт 71.01 Кт 51.
Проверьте отражение аренды. Найдите документ Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции Услуги. По нему должна быть проводка Дт 20, 26, 44 Кт 60.01. Если аренда без НДС, входной НДС не выделяем.
Создайте документ Авансовый отчет. В качестве подотчетного лица укажите директора. Дату документа выбирайте по ситуации: если исправляем прошлый период, обычно оформляем текущей датой выявления и прикладываем бухгалтерскую справку. Не создавайте задним числом документы без оснований.
Заполните вкладку Оплата. Укажите арендодателя, договор аренды, сумму оплаты, счет расчетов с поставщиком 60.01 и счет расчетов с подотчетным лицом 71.01.
Приложите документы. К авансовому отчету приложите акты аренды, акт сверки, объяснительную директора, бухгалтерскую справку и письмо арендодателя, если оно есть.
Проведите документ. Проверьте проводки. Нужная проводка — Дт 60.01 Кт 71.01.
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость. Проверьте счет 60.01 по арендодателю и счет 71.01 по директору. После проведения авансового отчета задолженности должны закрыться.
Важно: не используйте вкладки авансового отчета, которые повторно формируют расходы, если аренда уже отражена актами. Нам нужно закрыть расчеты, а не еще раз признать аренду в расходах.
Разберем отдельный вопрос по дате. Деньги были выданы и потрачены в 2023 году, а ошибка обнаружена позднее. Возникает соблазн оформить авансовый отчет датой 05.10.2023. Но если периоды уже закрыты и отчетность утверждена, задним числом формировать документы нужно очень осторожно.
Если авансовый отчет фактически предоставлен сейчас, безопаснее оформить его текущей датой, то есть датой, когда директор представил объяснительную и документы, а бухгалтер выявил основание для закрытия расчетов. В самом авансовом отчете, объяснительной и бухгалтерской справке укажите, что оплата была произведена 05.10.2023.
Почему это допустимо? Потому что проводка Дт 60.01 Кт 71.01 не создает новый расход и новый доход. Она закрывает две встречные задолженности, которые уже числятся в балансе: задолженность организации перед арендодателем и задолженность директора перед организацией. Финансовый результат прошлых лет такая проводка обычно не меняет, если расходы по аренде уже были отражены по актам.
Если сумма существенная и ошибка влияет на бухгалтерскую отчетность, дополнительно проанализируйте порядок исправления ошибок прошлых лет по правилам бухгалтерского учета. Если организация относится к малым предприятиям и ошибка несущественная, обычно ее исправляют в текущем периоде. Но решение нужно закрепить бухгалтерской справкой и внутренней оценкой существенности.
Бухгалтерская справка нужна, чтобы связать документы между собой и объяснить, почему задолженность закрывается без кассового чека. В справке не нужно писать общие фразы. Разберем, что включить.
Укажите дату и сумму выдачи денег под отчет.
Укажите подотчетное лицо — генерального директора.
Укажите поставщика — арендодателя.
Укажите договор аренды и период аренды.
Укажите документы, подтверждающие оказание услуги: акты аренды.
Укажите документы, подтверждающие оплату косвенно: акт сверки, письмо арендодателя, объяснительная директора.
Укажите причину отсутствия кассового чека: документ утерян, восстановить у арендодателя невозможно.
Укажите бухгалтерскую запись: Дт 60.01 Кт 71.01.
Укажите, что повторное признание расхода не производится, так как расход по аренде уже отражен по актам.
Справку подпишите у бухгалтера и руководителя. Если руководитель одновременно является подотчетным лицом, все равно оформите документ. В малой организации это обычная ситуация, но желательно, чтобы проверку документов выполнил бухгалтер или лицо, ответственное за учет.
Теперь рассмотрим другой вариант. Если арендодатель не дает дубликат чека, не подписывает акт сверки и не подтверждает получение оплаты, закрывать счет 60 через авансовый отчет рискованно. В такой ситуации у организации нет достаточного подтверждения, что поставщик действительно получил деньги.
Разберем возможные решения:
Если поставщик подтверждает долг. Тогда задолженность перед поставщиком остается на счете 60. Деньги, выданные директору, остаются задолженностью директора на счете 71. Нужно требовать от директора документы или возврат подотчетных сумм.
Если директор не может подтвердить расход и не возвращает деньги. Организация должна решить вопрос с взысканием подотчетной задолженности. Если задолженность списывают за счет организации, могут возникнуть налоговые последствия для директора как для физического лица.
Если истек срок исковой давности по кредиторской задолженности поставщика. Тогда можно рассматривать списание кредиторской задолженности в прочие доходы проводкой Дт 60.01 Кт 91.01, но только при наличии инвентаризации, бухгалтерской справки и приказа руководителя.
Если истек срок взыскания задолженности с директора или организация отказалась ее взыскивать. Тогда списание подотчета через Дт 91.02 Кт 71.01 может привести к признанию дохода у директора и необходимости оценить НДФЛ и страховые взносы.
Главное правило: нельзя одновременно считать, что директор оплатил поставщику, и при этом списывать задолженность поставщика как прощенный или просроченный долг. Если была оплата — закрываем через 71. Если оплаты доказать нельзя — отдельно решаем вопрос с поставщиком и отдельно с директором.
Рассмотрим налоговый учет. По налогу на прибыль расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Документальное подтверждение может включать не только один кассовый чек, но и документы, которые прямо или косвенно подтверждают расход. Однако чем слабее комплект документов, тем выше риск спора с налоговой.
В рассматриваемой ситуации расходы на аренду подтверждаются актами аренды. Если организация применяет метод начисления, сам факт оплаты обычно не является условием признания арендного расхода. Расход признается по факту оказания услуги и наличия надлежащих документов. Поэтому для налога на прибыль ключевыми будут договор аренды и акты аренды.
Но если организация применяет УСН «доходы минус расходы» или кассовый метод, факт оплаты становится принципиальным. Тогда отсутствие кассового чека или квитанции повышает риск. Акт сверки и объяснительная могут помочь, но они слабее, чем платежный документ. Поэтому для УСН особенно важно попытаться получить у арендодателя дубликат чека, квитанцию к ПКО или письменное подтверждение получения оплаты.
Если организация не готова спорить с налоговой, можно разделить бухгалтерский и налоговый учет: в бухгалтерском учете закрыть расчеты через авансовый отчет, а в налоговом учете принять расход только при достаточном документальном подтверждении или оставить сумму как постоянную разницу. Конкретное решение зависит от налогового режима, суммы и готовности организации защищать позицию.
Посмотрим на кассовую сторону вопроса. Если директор оплатил наличными арендодателю, нужно понять, кто арендодатель: организация, ИП или физическое лицо.
Если арендодатель — организация или ИП, при наличном расчете обычно должен быть оформлен кассовый чек. При расчетах между организациями и ИП в чеке могут требоваться дополнительные реквизиты покупателя, включая наименование и ИНН покупателя, если расчет идет от имени организации. Поэтому отсутствие чека — это не только проблема арендатора, но и вопрос к арендодателю.
Если арендодатель — физическое лицо без статуса ИП, ситуация другая. Тогда кассового чека может не быть, но у организации могут возникнуть обязанности налогового агента по НДФЛ, если организация арендует имущество у физического лица. В таком случае нужно отдельно проверить договор аренды, сумму выплат и обязанности по удержанию НДФЛ.
Также учитывайте лимит наличных расчетов между организациями и ИП в рамках одного договора. Если платежи наличными по договору с организацией или ИП превышают установленный лимит, это отдельный риск по кассовой дисциплине. Поэтому при крупных суммах лучше использовать безналичную оплату.
После оформления авансового отчета обязательно проверим результат. Не ограничивайтесь тем, что документ проведен. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость и карточки счетов.
Сформируйте ОСВ по счету 60.01 по арендодателю. По спорному договору не должно остаться кредитового сальдо, если вся сумма оплачена.
Сформируйте ОСВ по счету 71.01 по директору. Не должно остаться дебетового сальдо по сумме, выданной на аренду.
Откройте карточку счета 60.01. Проверьте, что акт аренды закрыт оплатой через авансовый отчет.
Откройте карточку счета 71.01. Проверьте, что выдача денег под отчет закрыта авансовым отчетом.
Проверьте, что расходы по аренде не задвоены. В карточке затрат должна быть одна сумма аренды по акту, а не повторное списание через авансовый отчет.
Проверьте налоговый учет. Если сумма принята в налоговых расходах, убедитесь, что комплект документов достаточен для вашего налогового режима.
Если после проведения авансового отчета счет 60 закрылся, а счет 71 не закрылся, проверьте сумму. Возможно, директору было выдано больше денег, чем оплачено арендодателю. Остаток подотчетных сумм директор должен вернуть в кассу или на расчетный счет организации.
Если счет 71 закрылся, а счет 60 продолжает висеть, проверьте договор, документ расчетов и субсчет. Возможно, в авансовом отчете указан другой договор или другой счет расчетов, например 60.02 вместо 60.01.
Разберем альтернативный вариант в 1С. Иногда бухгалтер пытается закрыть такую ситуацию документом Корректировка долга или ручной операцией. Технически ручная проводка Дт 60.01 Кт 71.01 может закрыть остатки, но методологически лучше использовать Авансовый отчет, потому что именно он является документом, которым подотчетное лицо отчитывается за полученные деньги.
Корректировка долга больше подходит для зачетов, переносов задолженности, списаний, корректировок расчетов с контрагентами. В нашей ситуации подотчетное лицо оплатило поставщику. Поэтому основной документ — Авансовый отчет.
Ручную операцию Операция, введенная вручную используйте только если программа не позволяет корректно оформить оплату поставщику через авансовый отчет или если нужно исправить старые остатки после переноса базы. В этом случае обязательно приложите бухгалтерскую справку и пакет подтверждающих документов.
В вопросе указано, что акты без НДС. Значит, входной НДС к вычету не принимаем. В 1С при проведении поступления услуг проверьте, что ставка НДС указана корректно: Без НДС. Не формируйте счет-фактуру полученный и не отражайте сумму на счете 19, если поставщик не предъявлял НДС.
Проводка по акту аренды без НДС будет простой:
Дт 20, 26 или 44 Кт 60.01 — отражены услуги аренды без НДС.
Проводка по оплате через подотчетное лицо:
Дт 60.01 Кт 71.01 — закрыта задолженность перед арендодателем.
НДС в этой цепочке не появляется.
Теперь рассмотрим нарушение срока отчетности по подотчетным суммам. Подотчетное лицо должно отчитаться за полученные деньги в срок, установленный правилами организации и кассовой дисциплиной. Если директор принес документы спустя длительное время, это нарушение внутреннего порядка расчетов с подотчетными лицами, но оно не означает автоматически, что операцию нельзя исправить.
Что делаем:
принимаем от директора авансовый отчет текущей датой;
прикладываем объяснительную о причине задержки и утере чека;
оформляем бухгалтерскую справку;
проверяем, не нужно ли обновить или утвердить положение о расчетах с подотчетными лицами;
закрываем расчеты проводкой Дт 60.01 Кт 71.01.
В дальнейшем установите внутренний порядок: подотчетные суммы выдаем под конкретное назначение, срок отчета фиксируем, документы требуем сразу после оплаты, а при оплате за организацию просим поставщика указывать в чеке данные организации-покупателя, если это применимо.
В вопросе операция относится к 2023 году, а закрыть ее хотят позднее. Рассмотрим, как подойти к старой задолженности.
Если в бухгалтерии с 2023 года одновременно висят:
Дт 71.01 — директор должен организации по подотчету;
Кт 60.01 — организация должна арендодателю;
то проводка Дт 60.01 Кт 71.01 просто закрывает взаимосвязанную ошибку в расчетах. Она не должна создавать новый расход или доход. Но документально нужно объяснить, почему операция отражается сейчас.
Если же срок исковой давности по задолженности поставщику истек, не спешите списывать ее на доходы. Сначала выясните, действительно ли поставщик не получил оплату. Если поставщик подписывает акт сверки и подтверждает отсутствие задолженности, значит, долг не нужно списывать как просроченный. Его нужно закрыть как оплаченный через подотчетное лицо.
Если поставщик подписывал акты сверки после 2023 года, срок исковой давности мог прерываться или подтверждаться заново. Поэтому автоматическое списание через Дт 60.01 Кт 91.01 может быть ошибочным.
Соберем практический алгоритм.
Проверьте, как сейчас отражены остатки. Сформируйте ОСВ по счетам 60.01 и 71.01. Убедитесь, что по арендодателю висит кредиторская задолженность, а по директору — задолженность по подотчету.
Попросите арендодателя восстановить платежный документ. Запросите дубликат чека, квитанцию к ПКО или письмо о получении оплаты.
Оформите акт сверки. В акте должно быть видно, что задолженность по аренде отсутствует или что спорная сумма оплачена.
Получите объяснительную директора. Укажите дату выдачи денег, дату оплаты, сумму, договор аренды, период аренды и причину отсутствия чека.
Составьте бухгалтерскую справку. Опишите, что чек утерян, но услуга подтверждена актами, а оплата подтверждена актом сверки и объяснительной.
Оформите авансовый отчет. В 1С используйте документ Авансовый отчет, вкладку Оплата, поставщика-арендодателя и счет расчетов 60.01.
Проверьте проводку. Должна сформироваться запись Дт 60.01 Кт 71.01.
Проверьте остатки после проведения. По арендодателю и директору спорные суммы должны закрыться.
Не используйте 91 счет без оснований. Счет 91 применяем только при реальном списании задолженности, а не при оплате через подотчетное лицо.
Оцените налоговые риски. Если организация на УСН «доходы минус расходы» или применяет кассовый метод, без платежного документа риск выше. По возможности получите дополнительное подтверждение от арендодателя.
Рассмотрим итоговую цепочку проводок.
При выдаче денег директору:
Дт 71.01 Кт 50.01 — выданы наличные под отчет.
Или, если деньги перечислялись на карту директора:
Дт 71.01 Кт 51 — перечислены деньги под отчет.
При отражении аренды по акту:
Дт 26 Кт 60.01 — отражены расходы на аренду офиса без НДС.
Если помещение используется в торговле:
Дт 44 Кт 60.01 — отражены расходы на аренду торгового помещения.
Если помещение используется в производстве:
Дт 20 Кт 60.01 — отражены расходы на аренду производственного помещения.
При утверждении авансового отчета:
Дт 60.01 Кт 71.01 — закрыта задолженность перед арендодателем оплатой через подотчетное лицо.
После этого по счету 60 задолженность перед арендодателем должна закрыться, а по счету 71 директор должен отчитаться за полученные деньги.
В рассматриваемой ситуации правильнее не списывать задолженность через счет 91, а закрыть ее через авансовый отчет. Соберите акты аренды, договор, акт сверки, объяснительную директора и бухгалтерскую справку. Если возможно, дополнительно получите у арендодателя дубликат чека, квитанцию к ПКО или письмо о получении наличной оплаты.
В 1С оформите документ Авансовый отчет по директору и отразите оплату поставщику. Если акты аренды уже проведены, используйте вкладку Оплата, чтобы сформировать проводку Дт 60.01 Кт 71.01. Не проводите аренду повторно через расходы, чтобы не задвоить затраты.
Проводки Дт 91.02 Кт 71 и Дт 60.01 Кт 91.01 используйте только тогда, когда оплаты подтвердить нельзя и есть отдельные основания для списания задолженности. В вашем случае, если арендодатель подтверждает отсутствие долга, а директор объяснил утерю чека, логичное решение — авансовый отчет и закрытие расчетов между счетами 60 и 71.
Информация носит справочный характер